合同管理的概述及作用

1、合同管理：合同管理(Contract Management),企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通 過合同形式進(jìn)行的。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān) 系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、 履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為 的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi) 容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、 系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。概述：合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同 失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng) 性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動(dòng)態(tài)性

2、就是注 重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時(shí)對合 同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。在項(xiàng)目管理中，給迥管理是一個(gè)較新的管理職能。在國外，從二 十世紀(jì)七十年代初開始，隨著工程項(xiàng)目管理理論研究和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積 累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發(fā)達(dá)國家，八十年代前人 們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事 務(wù)管理(Contract Administration)；從八十年代中期以后，人們 開始更多地從項(xiàng)目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同 管理己成為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。它將 項(xiàng)忖管理的理論研究和實(shí)際應(yīng)用推向新階段。組

3、織設(shè)置合同管理的任務(wù)必須由一定的組織機(jī)構(gòu)和人員來完成。要提高合 同管理水平，必須使合同管理工作專門化和專業(yè)化，在承包企業(yè)和建筑工程項(xiàng)目組織中應(yīng)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)和人員 負(fù)責(zé)合同管理工作。對不同的企業(yè)組織和工程項(xiàng)目組織形式，合同管理組織的形式不 一樣，通常有如下幾種情況：1. 進(jìn)承包企業(yè)應(yīng)設(shè)置合同管理部門（科室），專門負(fù)責(zé)企業(yè)所 有工程合同的總體的管理工作。主要包括參與投標(biāo)報(bào)價(jià),對招標(biāo)文件,對合同條件進(jìn)行審查和分析；收集市場和工程信息；對工程合同進(jìn)行總體策劃；參與合同談判與合同的簽訂，為報(bào)價(jià)、合同談判和簽訂提岀意見、 建議甚至警告；向工程項(xiàng)目派遣合同管理人員；對工程項(xiàng)目的合同履行情況進(jìn)行匯總、分析，

4、對工程項(xiàng)目的進(jìn)度、成木和質(zhì)量進(jìn)行總體計(jì)劃和控制；協(xié)調(diào)項(xiàng)目各個(gè)合同的實(shí)施；處理與業(yè)主，與其它方而重大的合同關(guān)系；具體地組織重大的索賠；對合同實(shí)施進(jìn)行總的指導(dǎo)，分析和診斷。2. 對于大型的工程項(xiàng)目，設(shè)立項(xiàng)目的合同管理小組，專門負(fù)責(zé) 與該項(xiàng)目有關(guān)的合同管理工作。在美國凱撤公司的施工項(xiàng)目管理組織 結(jié)構(gòu)中，將合同管理小組納入施工組織系統(tǒng)中，設(shè)立合同經(jīng)理、合同 工程師和合同管理員。3. 對于一般的項(xiàng)目，較小的工程，可設(shè)合同管理員。他在項(xiàng)目 經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行施工現(xiàn)場的合同管理工作。而對于處于分包地位，且 承擔(dān)的工作量不大，工程不復(fù)雜的承包商，工地上可不設(shè)專門的合同 管理人員，而將合同管理的任務(wù)分解下達(dá)給各職能

5、人員，由項(xiàng)目經(jīng)理 作總體協(xié)調(diào)。4. 對一些特大型的，合同關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)大、爭執(zhí)多的項(xiàng)目， 在國際工程中，有些承包商聘請合同管理專家或?qū)⒄麄€(gè)工程的合同管 理工作(或索賠工作)委托給他公司或管理公司o這樣會(huì)大大提高工 程合同管理水平和工程經(jīng)濟(jì)效益，但花費(fèi)也比較高。常見問題1. 合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：(1) 合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生岐義和誤解, 導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙 方的真實(shí)意思。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字?？梢哉f，合 同講究咬文嚼字。(2) 只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨(dú)立存在的合同。 從合

6、同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從 合同是沒有根據(jù)的合同，是“無源之水”，而“無源之水”是不存 在的。(3) 合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往 往是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話，只講正面的，不講反 而的，一旦發(fā)生違約,在合同中看不到違約如何處理的條款。2. 合同簽訂后沒有進(jìn)行合同交底很多單位在簽訂合同時(shí)，公司總部一級都很重視，但一旦合同簽 訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項(xiàng)工作， 合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 的抽屜內(nèi)，其它人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對合同總體情況知之甚 少，甚至完全不了解合同

7、的具體內(nèi)容，給日后合同糾紛埋下了隱患。3. 合同執(zhí)行過程中忽視變更管理應(yīng)變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情， 問題在于不少負(fù)責(zé)履約的管理人員缺乏這種及時(shí)變更的意識(shí)，結(jié)果導(dǎo) 致了損失。合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體變更兩種情形。合 同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的 的實(shí)現(xiàn)。問題原因1. 對市場與合同的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這是一 種相互依存的關(guān)系。一方面，市場的運(yùn)作需要合同。市場是靠合同動(dòng) 作的，市場主體各方都是靠合同去履行其權(quán)利義務(wù)的。另一方而，合 同的成立必須以市場為前提。沒有市場談不上什么合同。合同是市場 的產(chǎn)物，是市場可持續(xù)發(fā)展

8、的動(dòng)力。有些業(yè)內(nèi)人士只顧到市場上承攬 任務(wù)，卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結(jié)果遇上糾紛就沒有協(xié)商與調(diào) 解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。2. 對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。這也是一種相互依存的 關(guān)系。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止 或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段。在這一階段 往往受到高度重視。一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，甚至忘記 了合同履行過程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過 程。因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這 并不是說前期階段就沒有問題。前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于 急于簽成合同而過于草率或者對發(fā)包人的遷就。3.

9、 企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識(shí)淡薄。最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn) 識(shí)合同與合同法律的關(guān)系。訂立和履行合同往往離開合同法律，缺乏 依法訂立和履行的意識(shí)，以致產(chǎn)生了合同管理上的問題，造成不少失 誤和損失。合同法律的作用，從宏觀來說是維護(hù)社會(huì)主義市場秩序， 發(fā)展社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì);從微觀來說是規(guī)范合同各方主體的行為，維 護(hù)他們的合法權(quán)益。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同， 不受法律保護(hù)。主要對策企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè) 管理的方方而而都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開展。在市場競爭FI趨激烈的 當(dāng)今，加強(qiáng)合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。放松工程建設(shè) 過程中的合同管理，就很難取得

10、工程盈利，甚至造成工程虧損。1. 增強(qiáng)合同和索賠意識(shí)由于中國長期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響，國內(nèi)工程管理中合同管理和索賠 尚未引起業(yè)主和承包商的高度重視。所以，首先應(yīng)加強(qiáng)對經(jīng)理部各層 次的管理人員進(jìn)行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓(xùn)和教育。其次 還要研究FIDIC合I司條件、研究國際工程承包商的合同管理方法與程 序、研究國際工程合同與索賠案例，使項(xiàng)目組成員認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題的 重要性，重視合同和合同管理。合同意識(shí)是市場經(jīng)濟(jì)意識(shí)、法律意識(shí)、 工程管理意識(shí)的綜合體現(xiàn)。2. 嚴(yán)格進(jìn)行合同交底首先應(yīng)該由公司合同管理人員向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目合同管理人 員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合 同執(zhí)行要

11、點(diǎn)及特殊情況處理。其次，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目部職能部門負(fù) 責(zé)人進(jìn)行合同交底，并解答各職能部門提出的問題，形成書而交底記 錄。然后再由各職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳 述合同基木情況、本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)、合冋風(fēng)險(xiǎn)防范措施 等，并解答所屬人員提出的問題。最后，各部門將交底情況反饋給項(xiàng) 目部合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計(jì)劃、合同管理程序、合同管理 措施及風(fēng)險(xiǎn)防范措施進(jìn)行進(jìn)一步修改完善，并形成合同管理文件，下 發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動(dòng)。3. 加強(qiáng)合同變更管理合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更的處理要迅速、全 而、系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實(shí)施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合 同變更中，量最大、最頻繁的是匚程變更,它在工程索賠中所占的份 額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現(xiàn)出來。對工程變更的 責(zé)任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠 的重要的直接的依據(jù)。4. 建立合同實(shí)施的保證體系首先要建立合同管理的工作程序。在工程實(shí)施過程中，要協(xié)調(diào)好 各方而關(guān)系，使總承包合同的實(shí)施