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文檔簡(jiǎn)介

1、工會(huì)合同管理信息系統(tǒng)操作使用手冊(cè)1、系統(tǒng)概述合同管理是企事業(yè)單位管理中合同信息流的完整流動(dòng)過(guò)程, 當(dāng)一個(gè)合同管理信息流流動(dòng) 完成后, 表示一個(gè)合同生命周期的完成。 本合同管理信息系統(tǒng)按照合同規(guī)范化管理的建設(shè)目 標(biāo),將實(shí)現(xiàn)從合同的訂立、審批、履行、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的自動(dòng)化作業(yè)處理 和相關(guān)決策分析。2、用戶操作使用說(shuō)明2.1 主界面主要功能說(shuō)明2.1.1 登錄界面顯示用戶訪問(wèn)“ ”網(wǎng)址,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄界面,在用戶登錄區(qū)域輸入工資號(hào)和密碼點(diǎn)擊登錄后,系統(tǒng)會(huì)顯示合同管理信息系統(tǒng)界面。2.1.2 個(gè)人簽名功能系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子簽名的功能, 用戶登錄后在系統(tǒng)主界面點(diǎn)擊個(gè)人簽名按鈕

2、,彈出個(gè)人簽名管理界面, 默認(rèn)顯示上傳簽名界面, 可以使用筆在紙上寫好自己的手寫簽名,拍照后通過(guò)該功能上傳到系統(tǒng)。 當(dāng)人員參與了合同的審核過(guò)程, 在合同履行管理下載合同審核單后, 如 果參與審核的人員上傳了個(gè)人簽名, 合同審核單中對(duì)應(yīng)人員的簽名位置就會(huì)顯示人員上傳的 簽名。用戶登錄系統(tǒng)后, 可以在系統(tǒng)的主界面看到待辦事項(xiàng)信息, 可以直接點(diǎn)擊審核按鈕對(duì)合同進(jìn)行審核。操作界面如下圖所示:22.2 合同訂立管理2.2.1 合同訂立申請(qǐng) 合同訂立申請(qǐng)是合同管理信息系統(tǒng)中最重要的模塊之一,主要功能有合同信息的增加、 修改、刪除,合同申請(qǐng)的送審,合同修改記錄的查看功能。合同訂立申請(qǐng)的系統(tǒng)界面如下圖所示:2

3、.2.1.1合同信息增加用戶通過(guò)此功能來(lái)完善合同的基本信息, 可以點(diǎn)擊列表中的 “增加 ”按鈕,完善后可以直 接在列表點(diǎn)擊送審,提交單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。合同訂立信息必填項(xiàng):合同名稱、合同分類、合同金額、承辦單位、承辦人、合同履行 期限開(kāi)始時(shí)間、 合同履行期限結(jié)束時(shí)間、 甲方名稱、 甲方聯(lián)系人、 甲方聯(lián)系方式、 乙方名稱、 乙方聯(lián)系人、乙方聯(lián)系方式、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼或納稅人識(shí)別號(hào)、 合同文本填寫上傳、 付款 信息。合同信息增加的參考系統(tǒng)界面如下圖所示:4該界面主要功能特點(diǎn):該頁(yè)面中帶紅色“ * ”代表必填項(xiàng)。承辦單位和承辦人會(huì)根據(jù)當(dāng)前登陸人姓名和單位自動(dòng)進(jìn)行填充。上傳合同文本為必填項(xiàng),上傳合同文

4、本時(shí)系統(tǒng)支持Word 、pdf,合同文本只允許上傳一個(gè); 上傳其他附件為選填項(xiàng), 可上傳除合同文本外其他需要送審的附件, 支持常見(jiàn)的圖片 文件、 office 文件、 pdf 文件中、 zip 壓縮包;未提交前的文件不支持在線預(yù)覽,上傳后的圖 片文件、 word 文件、 zip 壓縮包文件支持在線預(yù)覽, word 文檔系統(tǒng)會(huì)轉(zhuǎn)換成 PDF 進(jìn)行預(yù)覽, 壓縮包支持提取其中的圖片和 PDF 文件進(jìn)行預(yù)覽;所有的附件都支持下載和刪除功能;在 合同修改和審批過(guò)程中,可以對(duì)合同原件進(jìn)行預(yù)覽和下載。2.2.1.2合同送審合同承辦人增加合同確認(rèn)信息無(wú)誤后可以點(diǎn)擊列表中的 “送審” 按鈕, 將合同提交至承 辦

5、單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。點(diǎn)擊送審后,彈出送審界面,填寫送審備注,系統(tǒng)界面如下圖所示:52.2.2 我的待辦合同該系統(tǒng)界面主要顯示的是等待當(dāng)前登錄用戶簽收、 審核的合同數(shù)據(jù)。 相關(guān)審核人員可以 點(diǎn)擊合同列表中的 “審核” 按鈕,彈出合同審核界面, 然后可以點(diǎn)擊 “同意” 或者“不同意” 按鈕對(duì)合同進(jìn)行審核。點(diǎn)擊 “同意 ”則跳轉(zhuǎn)至下一審核環(huán)節(jié);點(diǎn)擊“不同意”則需要輸入審批 意見(jiàn),確定提交后將返回至第一個(gè)合同承辦人節(jié)點(diǎn), 由合同承辦人根據(jù)審批意見(jiàn)修改后重新 提交。系統(tǒng)界面如下圖所示:2.2.3 我的已辦合同該系統(tǒng)界面顯示的是當(dāng)前登錄用戶所有辦理過(guò)的合同, 用戶從 “我的待辦合同” 審批過(guò) 的合同會(huì)自動(dòng)

6、顯示到 “我的已辦合同”中,該模塊主要有合同審核記錄查看、合同修改記錄 查看。該系統(tǒng)主要便捷操作功能:點(diǎn)擊“監(jiān)督 ”按鈕可以彈出流程的監(jiān)督查看界面,顯示合同的歷史審批信息、審批任 務(wù)的下一個(gè)辦理人、流程圖等信息;點(diǎn)擊“查看”按鈕,會(huì)顯示合同的修改記錄;系統(tǒng)界面如下圖所示:82.3 合同履行與變更2.3.1合同履行管理合同審批完成后, 合同承辦人會(huì)收到審批完成的提醒信息, 進(jìn)入合同履行管理階段, 合同履行管理主要有如下功能:維護(hù)合同簽訂信息:點(diǎn)擊”按鈕后可以彈出合同訂立增加頁(yè)面,在該界面可以維護(hù)甲乙方合同的簽訂時(shí)間。生成合同審核單:點(diǎn)擊“”按鈕,會(huì)下載審批完成、由系統(tǒng)自動(dòng)生成的附帶二維碼和合同編

7、號(hào)的合同審核單。其中合同審批過(guò)程中涉及的合同基本信息、相關(guān)審核人員的審核意見(jiàn)都會(huì)自動(dòng)顯示出來(lái),合同編號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。 生成的合同審核單最終以 PDF形式提供用戶下載。合同文本:點(diǎn)擊“按鈕,可以下載帶二維碼防偽標(biāo)記的合同文本。如果合同文本為 doc、docx,下載時(shí)會(huì)在頁(yè)眉處右側(cè)添加合同的二維碼和合同編號(hào)信息;如果是掃描版的 PDF 文件,則會(huì)在 PDF 文件尾頁(yè)追加新的一頁(yè)并在中間顯示合同二維和合同編號(hào)信息;反之則會(huì)在 PDF 文件的頁(yè)眉處顯示合同名稱和合同編號(hào)信息。附件下載:點(diǎn)擊“”按鈕,可下載合同的其他附件,如果只有一個(gè)附件,則直接下載該附件;如果有多個(gè)附件則系統(tǒng)壓縮為zip 文件提供下

8、載。系統(tǒng)界面如下圖所示:2.4 合同后續(xù)管理2.4.1合同檔案維護(hù) 合同檔案維護(hù)主要是對(duì)已經(jīng)驗(yàn)收過(guò)的合同進(jìn)行歸檔操作的執(zhí)行與管理, 添加完對(duì)應(yīng)的合 同檔案維護(hù)記錄之后,該合同的歸檔狀態(tài)就由“未歸檔”變?yōu)椤耙褮w檔”。合同檔案維護(hù)模塊默認(rèn)以合同歸檔記錄表格顯示, 點(diǎn)擊操作菜單中的 “切換視圖” 按鈕 可以切換至合同歸檔記錄的“父子表”界面。在合同檔案添加頁(yè)面,合同名稱,資料類型、附件(上傳簽字蓋章后的合同掃描件 )為必填項(xiàng),用戶可通過(guò)附件后面的“ +”、“ -”號(hào)按鈕進(jìn)行附加的維護(hù),這里的附件支持任何形 式的文件, 保存后用戶可以在子表中點(diǎn)擊 “附件” 列的查看按鈕在線預(yù)覽, 如果附件是圖片 或

9、PDF 格式,則支持在線預(yù)覽,如果附件是非圖片和 PDF 格式,則點(diǎn)擊查看按鈕就可以直 接下載保存到電腦。合同檔案管理為不可逆操作,已進(jìn)行合同歸檔的合同不能取消歸檔。 合同檔案維護(hù)界面如下圖所示:102.5 合同統(tǒng)計(jì)分析合同統(tǒng)計(jì)分析是以統(tǒng)計(jì)圖表的形式對(duì)合同數(shù)量、金額、歸檔等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.5.1 合同數(shù)量統(tǒng)計(jì)( 1)合同數(shù)量統(tǒng)計(jì)界面主要從上至下主要分為三個(gè)區(qū)塊,區(qū)塊一主要顯示統(tǒng)計(jì)條件, 區(qū)塊二顯示統(tǒng)計(jì)圖表,區(qū)域三顯示統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)。(2)區(qū)域一中“篩選條件”分別有部門名稱、合同類型、合同狀態(tài),合同分類、合同 金額、 申請(qǐng)時(shí)間,預(yù)計(jì)履行期限結(jié)束時(shí)間,根據(jù)這些篩選字段可以同時(shí)對(duì)統(tǒng)計(jì)圖表、統(tǒng)計(jì)表 格的

10、數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。(3)區(qū)域一中的“分組條件”可以按照承辦單位進(jìn)行分組。默認(rèn)是以承辦單位進(jìn)行分 組統(tǒng)計(jì),顯示每個(gè)承辦單位承辦的合同數(shù)量; 如果要統(tǒng)計(jì)歸口管理部門自己承辦的合同數(shù)量, 分組條件中選中歸口管理部門即可。合同統(tǒng)計(jì)分析界面如下圖所示:112.5.1 合同金額統(tǒng)計(jì)( 1)合同金額統(tǒng)計(jì)界面主要從上至下主要分為三個(gè)區(qū)塊,區(qū)塊一主要顯示統(tǒng)計(jì)條件, 區(qū)塊二顯示統(tǒng)計(jì)圖表,區(qū)域三顯示統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)。(2)區(qū)域一中“篩選條件”分別有部門名稱、合同類型、合同狀態(tài),合同分類、合同 金額、 申請(qǐng)時(shí)間,預(yù)計(jì)履行期限結(jié)束時(shí)間,根據(jù)這些篩選字段可以同時(shí)對(duì)統(tǒng)計(jì)圖表、統(tǒng)計(jì)表 格的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。(3)區(qū)域一中的“分組條件”可以

11、按照承辦單位進(jìn)行分組。默認(rèn)是以承辦單位進(jìn)行分 組統(tǒng)計(jì),顯示每個(gè)承辦單位承辦的合同金額; 如果要統(tǒng)計(jì)歸口管理部門自己承辦的合同金額, 分組條件中選中歸口管理部門即可。合同統(tǒng)計(jì)分析界面如下圖所示:122.5.3 合同歸檔統(tǒng)計(jì)( 1)合同歸檔統(tǒng)計(jì)界面主要從上至下主要分為三個(gè)區(qū)塊,區(qū)塊一主要顯示統(tǒng)計(jì)條件, 區(qū)塊二顯示統(tǒng)計(jì)圖表,區(qū)域三顯示統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)。(2)區(qū)域一中“篩選條件”分別有部門名稱、合同類型、合同狀態(tài),合同分類、合同 金額、 申請(qǐng)時(shí)間,預(yù)計(jì)履行期限結(jié)束時(shí)間,根據(jù)這些篩選字段可以同時(shí)對(duì)統(tǒng)計(jì)圖表、統(tǒng)計(jì)表 格的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。(3)區(qū)域一中的“分組條件”可以按照承辦單位進(jìn)行分組。默認(rèn)是以承辦單位進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì),顯示每個(gè)承辦單位承辦的歸檔合同數(shù)量;合同歸檔統(tǒng)計(jì)分析界面如下圖所示:132.6 合同模板管理2.6.1合同模板管理合同模版管理主要可以由管理員在系統(tǒng)中內(nèi)置不同類別的合同模版, 合同承辦人在合同訂 立時(shí)可以根據(jù)合同的類別選擇合適的模版進(jìn)行下載, 所有用戶都可以在該模塊下主要對(duì)合同 的模板信息進(jìn)行查看、下載。(

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