高效能人士時間管理－學員版

1、高效能人士時間管理學員 版 高效能人士時間管理學員版 目錄 第一部分 思維與習慣 第二部分 第四代時間管理 第三部分 要事為先 第四部分 不斷更新 高效能人士時間管理學員版 第一部分 思維與習慣 高效能人士時間管理學員版 思維定義思維定義 思維是什么？ 不是實際的事物 是對事物的詮釋或理論 行為與態(tài)度的根本 高效能人士時間管理學員版5 成長的三個層次（依賴成長的三個層次（依賴- -獨立獨立- -互利）互利） 依賴：依賴：圍繞“你”這個思維 （幼年的經(jīng)歷）需要你照顧我，事情若有差錯，我便怪罪你， 你要對我的成敗負責。（靠別人來完成愿望） 獨立：獨立：著眼于“我”的思維 我可以獨立自主對自己負責，

2、我可以自由選擇。（靠自己打 天下） 互利：互利：從“我們”的思維出發(fā) 我們可以自主、合作、統(tǒng)合綜效，共同開創(chuàng)偉大的前程。 （群策群力達到成功） 高效能人士時間管理學員版6 允許外面的影響（情緒、感受、或環(huán)境）允許外面的影響（情緒、感受、或環(huán)境） 來控制他們的回應(yīng)（反應(yīng)）來控制他們的回應(yīng)（反應(yīng)） 消極被動行為消極被動行為 刺激刺激 受制于人受制于人 回應(yīng)（反應(yīng)）回應(yīng)（反應(yīng)） 高效能人士時間管理學員版7 主動積極的人會用最適宜的價值觀來選擇，他們 智慧地運用刺激及回應(yīng)（反應(yīng)）的空間、擴展了 選擇的自由。 主動積極行為主動積極行為 （自覺）自我意識 想象力 良知 獨立意志 刺激回應(yīng)（反應(yīng)） 用價值觀

3、做 自由的選擇 高效能人士時間管理學員版 主動積極的人具有的三種特質(zhì)：主動積極的人具有的三種特質(zhì)： 一、依價值觀來回應(yīng)一、依價值觀來回應(yīng) 二、為他們自己的行為負責二、為他們自己的行為負責 三、重點放在影響范圍上三、重點放在影響范圍上 高效能人士時間管理學員版 關(guān)注范圍關(guān)注范圍 影響影響 范圍范圍 一個人的影響范圍包括所有一個人的影響范圍包括所有 他或她可以影響的事情他或她可以影響的事情 影響范圍影響范圍 一個人的關(guān)注范圍包含所有一個人的關(guān)注范圍包含所有 他或她關(guān)心的事件在內(nèi)。他或她關(guān)心的事件在內(nèi)。 關(guān)注范圍關(guān)注范圍 高效能人士時間管理學員版 第二部分 第四代時間管理 高效能人士時間管理學員版

4、以終為始的含義 以人生基本原則為核心 確定自己的努力方向 整理自己的價值觀 確定自己的需要和追求點 高效能人士時間管理學員版 三個基本問題三個基本問題 高效能人士時間管理學員版 常見的家庭與工作的沖突 不能在家照顧孩子而感到內(nèi)疚 不能充分地與家人共度很多時光 工作時間過長而錯過社會生活 收入不能滿足期望的生活模式 在家庭和工作方面都希望十全十美 高效能人士時間管理學員版 設(shè)法達到總體平衡 先問自己以下三個問題？ 你想使自己的生活達到一種什么樣的目的與境 界？ 生活的各個方面達到什么程度，你才滿足？ 當前生活，你如何分配自己的時間？ 高效能人士時間管理學員版 效果的定義 效果是我們對某項努力的結(jié)

5、果的滿意程度 “事倍功半”說的是滿意程度達到最低： 效果不好 “事半功倍”說的是滿意程度達到最高： 效果很好 高效能人士時間管理學員版 四代時間管理理論的演進 第一代理論著重利用便條與備忘錄，在 忙碌中調(diào)配時間與精力。 第二代理論強調(diào)行事歷與日程表，反映 出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。 第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的 觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、 長期目標，再逐日訂定實現(xiàn)目標的計劃， 將有限的時間、精力加以分配，爭取最 高的效率。 高效能人士時間管理學員版 第四代時間管理 與以往截然不同之處在于，它根本否定 “時間管理”這個名詞，主張關(guān)鍵不在 于時間管理，而在于個人管理。 與其

6、著重于時間與事務(wù)的安排，不如把 重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。 高效能人士時間管理學員版 第三部分 要事第一 高效能人士時間管理學員版 要事第一(put first things first) 要事第一是通過獨立意志的發(fā)揮，建立 以原則為重心的處事態(tài)度，進而達到有 效的自我管理。 高效能人士時間管理學員版 時間管理的概念時間管理的概念 時間管理的要義是“選擇” 高效能人士時間管理學員版 正確地做事得到效率 用更高的速度做更多的事替代 不了做正確的事 做正確的事得到效果 我的理想與我的現(xiàn)實：為什么做不 到？ 高效能人士時間管理學員版 緊急與重要 根據(jù)新一代個人管理理論，將耗費時間 的事務(wù)依據(jù)急

7、迫性與重要性分為四類。 急迫性是指必須立即處理，比方電話鈴 響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得 不放下手邊工作去接聽。一般說來接電 話總要優(yōu)先于你的私人工作。 急迫之事通常都顯而易見，推拖不得； 也可能較討好、有趣，卻不一定很重要 。 高效能人士時間管理學員版 緊急與重要 重要性與目標有關(guān)，凡有價值、有利于 實現(xiàn)個人目標的就是要事。一般人往往 對燃眉之急立即反應(yīng)，對當務(wù)之急卻不 盡然，所以更需要自制力與主動精神， 急所當急。 高效能人士時間管理學員版 I+重要性 MI MII MIIIMIV U+緊迫性 I+ U+ I+ U I U+ I U 工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性工具：區(qū)分時間的重要

8、性和緊迫性 重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。 緊迫的事：此刻不做就會給我們帶來麻煩的事情。 緊迫的事情不一定是重要的事情。 高效能人士時間管理學員版 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放棄不做？ 為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？為什么？ 高效能人士時間管理學員版 緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動 重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的

9、事 受歡迎的活動 不緊急不緊急 高效能人士時間管理學員版 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局 高效能人士時間管理學員版 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機處理 被視為巧言令色 輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 高效能人士時間管理學員版 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責任感 工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生 高效能人士時間管理學員版 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想 平衡 紀律 自制 少有危機 高效能人士時間管理學員版 時間管理的重點 認清角色，確立目標，分清工作的輕重 緩急 高效能人士時間管理學員版 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆

10、放棄不做？ 為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？為什么？ 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟 確定角色 選擇目標 安排進度 逐日調(diào)整 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟確定角色 首先，寫下個人認為重要的角色。假若 以往不曾認真考慮這個問題，就把這時 閃過腦際的角色逐一寫下。 除了“個人”以外，父母、兒女、職員 、老師凡是你愿意定期投入時間精 力的，都可以納入其中。 不必想得太嚴肅，仿佛立下終身職志， 只須考慮未來一周中應(yīng)該扮演的角色即 可。 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟確定角色 一、個人 二、丈夫/父親 三、新產(chǎn)品經(jīng)理 四、研究經(jīng)理 五

11、、人事經(jīng)理 六、行政經(jīng)理 七、公司董事長 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟確定角色 一、個人發(fā)展 二、妻子 三、母親 四、房地產(chǎn)推銷員 五、主日學老師 六、交響樂團董事 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟選擇目標 其次，為每個角色訂定未來1周欲達成的 2至3個重要成果，列入目標欄中 這些短期目標應(yīng)與使命宣言中的終極目 標有所關(guān)聯(lián)，至少有一部分如此。 即使不曾寫過使命宣言，也可以自己設(shè) 想每一角色及重要目標。 在未來1周的目標中，務(wù)必有一些真正重 要但不急迫之事。 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟安排進度 根據(jù)上面所列目標，安排未來7天的行程。 比方說，目標之一是完成個人使

12、命宣言初稿， 那么不妨在周日抽出連續(xù)2個小時完成此事。 通常星期日(或一周中對你最有意義或最特殊的 一天)，正是思考如何提升自我及規(guī)劃一周行事 的最佳時刻。 再比方，鍛煉身體是你的目標，那么不妨安排 3至4天，每天運動1小時。 有些目標可能必須在辦公時間完成，有些得在 全家共聚一堂時實現(xiàn)。 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟安排進度 每個目標都可當做某一天的第一要務(wù)， 更理想的是當做特殊的約會，全力以赴 。 對本年度或1個月內(nèi)已定的約會則一一檢 討，凡是符合個人目標的加以保留，否 則便取消或更改時間。 左下角的方格是“精益求精”欄，提醒 你定期就身體、心智、精神、社會情感 四個層面，來檢

13、討追求人生目標后的情 況。 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟安排進度 經(jīng)過一番規(guī)劃，這張“一周行事歷”中 ，居然還留有不少空白。 足以應(yīng)付突發(fā)事件，調(diào)整工作日程，建 立人際關(guān)系，或偷得浮生半日閑。 由于一切都在個人掌握之中，便無須瞻 前顧后。 高效能人士時間管理學員版 個人管理四步驟逐日調(diào)整 每天早晨依據(jù)行事歷，安排一天的大小 事務(wù)。 第三代理論強調(diào)的逐日計劃行事，在此 可以派上用場，使事情井然有序，不致 因小失大。 高效能人士時間管理學員版 時間管理的工具時間管理的工具 Stephen Covey 的日計劃表 一一三三四四五五六六日日二二 高效能人士時間管理學員版 時間管理工具每日計

14、劃時間表 必須做的事情 應(yīng)該做的事情 能夠做的事情 高效能人士時間管理學員版 時間的加減乘除 ：找出隱藏時間 ：減少無謂的時間浪費 ：提高工作成效 ：根除浪費時間習慣 高效能人士時間管理學員版 時間的加法 1、善于利用等候 的時間 2、創(chuàng)造時間區(qū) 人的平均生命是72歲 ，工作占你人生到底 有多少？ 睡覺 21 旅游 6 工作 14 排隊 5 個人衛(wèi)生7 學習 4 吃飯 6 開會 3 電話 2 找東西 1 睡覺 31% 工作 20% 個人衛(wèi)生 10% 吃飯 9% 電話 3% 旅游 9% 排隊 7% 學習 6% 開會 4% 找東西 1% 睡覺 工作 個人衛(wèi)生 吃飯 電話 旅游 排隊 學習 開會 找

15、東西 高效能人士時間管理學員版 時間的減法 五分鐘思考法五分鐘思考法 分鐘：決定目標及課題 分鐘：思考的擴張及探求 分鐘：整理思路，定出方法 高效能人士時間管理學員版 時間的乘法 ）物盡其所，物歸原處。 ）建立有效的工作環(huán)境。 ）有效的文件處理。 高效能人士時間管理學員版 時間的除法 時間的死敵拖延 對付拖延的方法當機立斷 高效能人士時間管理學員版 時間竊賊分析 人為因素人為因素造成的時間障礙 管理因素管理因素造成的時間障礙 環(huán)境因素環(huán)境因素造成的時間障礙 【小組討論】你知道你身邊的時間竊賊嗎，找出他們！ 高效能人士時間管理學員版 企圖做的太多 安排紊亂：桌子上的東西雜亂 無章 不會說：“不”

16、 缺乏自我約束能力 做事經(jīng)常拖延，猶豫不決 工作時過多地和別人拉家常 人為因素造成的時間障礙人為因素造成的時間障礙 高效能人士時間管理學員版 危機管理：缺乏優(yōu)先處理。 缺乏目標，計劃。 無效的委派。 員工未受訓。 缺乏交流或交流不清。 責權(quán)混亂。 缺乏控制，進展報告。 不會傾聽。 管理因素造成的時間障礙管理因素造成的時間障礙 高效能人士時間管理學員版 電話打斷。 不速之客的拜訪。 會議。 內(nèi)容不全或延誤的信息。 過多的文件工作。 繁雜，拖拉的辦事程序，過多的閱 讀工作。 人員不足或者人員過多。 嘈雜環(huán)境導(dǎo)致注意力不集中。 環(huán)境因素造成的時間障礙環(huán)境因素造成的時間障礙 高效能人士時間管理學員版

17、謀殺時間的兇手謀殺時間的兇手 1沒有日程計劃。 有沒有日程計劃，決定了你這一天是主動地 生活，還是被動地回應(yīng)外界環(huán)境。如果你沒 有規(guī)劃時間，那么你對時間的使用便無效率 可言。你的時間變成一塊蛋糕，誰來了都可 以分上一塊，你不控制自己的時間，別人就 會來控制它。你把方向盤的操縱權(quán)讓給了別 人，或者信馬由韁，雖然你在努力工作不斷 前進，卻有可能走上了錯誤的方向，成天忙 忙碌碌地做些沒有意義的事情，不但浪費了 時間，還浪費了精力。 高效能人士時間管理學員版 謀殺時間的兇手謀殺時間的兇手 2生活失去平衡。 我們的生活由七個不可或缺的部分構(gòu)成 ：健康、家庭、金錢、知識、社交、事 業(yè)、精神。我們不需要把每

18、天的時間均 分給它們，但要保證每一項都得到充足 的時間，維持生活的平衡。如果長期忽 視某個部分，不對它投入時間，生活就 會失衡，其他的各項將受干擾，致使我 們無法取得成功。 高效能人士時間管理學員版 謀殺時間的兇手謀殺時間的兇手 3桌面雜亂。 研究表明，桌面雜亂的人平均每天要花一個 半鐘頭找東西或因此走神。一個半鐘頭，聽 起來不可想象，但確實是這么多。這兒多花 幾分鐘，那么多花幾分鐘，嘀嘀答答，就像 漏水的水龍頭的一樣，積少成多，每天漏去 大把時間。效率高的人，桌面和工作間一般 是很整潔的，這樣他們就給把精力集中到今 天的工作重點上，不會被觸目所及雜亂無章 的東西分神，而且能很快找到所要的東西

19、。 高效能人士時間管理學員版 謀殺時間的兇手謀殺時間的兇手 4睡眠不足。 我們常常抱怨精力不足。我們每天的睡 眠時間通常一樣，但睡眠的質(zhì)量并不一 致。白天壓力過大，常使我們成晚睡不 著。這會使人陷入惡性循環(huán)：精力不足 ，無法完成工作，壓力加大，晚上睡不 著，精力更加不足。要跳出這個循環(huán)， 首先要規(guī)劃好自己的時間，提高白天工 作的效率，提高成就感，減輕壓力；其 次，要有意識地進行自我心理調(diào)適，緩 解焦慮不安的心理。 高效能人士時間管理學員版 謀殺時間的兇手謀殺時間的兇手 5不吃午飯。 許多人不吃午飯，把午休時間用來工作 ，期望取得更大成效。這樣做往往適得 其反。在午休時間工作也許是有效率的 ，但

20、吃午飯能使工作效率更高。哪怕短 短15 分鐘的午飯和休息，也能使我們精 力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀 不誤砍柴功”這句老話就明白了。 高效能人士時間管理學員版 時間管理的學習點：時間管理的學習點： 高效能人士時間管理學員版 高效能人士的時間管理高效能人士的時間管理 高效能人士時間管理學員版 職業(yè)人士的時間管理職業(yè)人士的時間管理 時間管理工具時間管理工具 高效能人士時間管理學員版 內(nèi)容 甘特圖 工作計劃表 “不處理”清單 索引卡即時貼法 盤點法 名片整理法 高效能人士時間管理學員版 表明表明: 強調(diào)強調(diào): 20世紀提出的圖表系統(tǒng)法,后以他的名字來命名的 管理圖表,它被認為是管理工作上的一次

21、革命,社會歷史 學家視為 20世紀最重要的社會發(fā)明世紀最重要的社會發(fā)明 工作計劃中各“事件”之間在時間上的相互關(guān)系 時間和成本在計劃和控制中的重要性 1、甘特圖 高效能人士時間管理學員版 甘特圖甘特圖(Gantt chart)(Gantt chart) 是本世紀初由亨利甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡 單,基本是一條線條圖,橫軸表示時間,縱軸表示活動(項 目),線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況. 它直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進行,及實際進展與 計劃要求的對比. 管理者由此極為便利地弄清一項任務(wù)(項目)還剩下 哪些工作要做,并可評估工作是提前還是滯后,亦或正常 進行.是一種理想的控制工具.

22、甘特圖簡介甘特圖簡介 高效能人士時間管理學員版 甘特的思想甘特的思想 甘特的貢獻甘特的貢獻 把總的計劃目標看成把總的計劃目標看成 人們能夠了解和執(zhí)行的, 具有相互關(guān)系的一系列計劃 或各項事件。 體現(xiàn)一個既簡單又基本的控制原理體現(xiàn)一個既簡單又基本的控制原理 從計劃中選取關(guān)鍵內(nèi)容并予以密切注視。 高效能人士時間管理學員版 A B C D E 任務(wù) 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 甘特圖 高效能人士時間管理學員版 A B C D E 任務(wù) 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 2 1 3 45 79 8 6 .帶有分項目的甘特圖 高效能人士時間管理學員版 A B C D E 任務(wù) 2

23、6 1 3 45 79 8 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 .帶有分項目和分項目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖 高效能人士時間管理學員版 甘特圖 NO 任務(wù)名稱 持續(xù) 時間 擔當人員 1測量階段40天 a進行培訓4天胡偉 b 完成測量系 統(tǒng)分析 3天 張兵 c收集數(shù)據(jù)30天李小兵等 d 分析過程現(xiàn)狀 3天 李小兵 2分析階段9天 李小兵等 a圖示數(shù)據(jù)2天 李小兵等 1020 30 10 20 30 10 20 30 九月十月十一月 高效能人士時間管理學員版 d制訂改進計劃 3天 a實驗設(shè)計1天 項目組 成員 王剛等 b進行試驗15天 小組成員 3改善階段16天 4控制階段長期 a 操作程序標 準化 3

24、天 李林 b 統(tǒng)計過程控 制 長期 生產(chǎn)線 人員 b分析數(shù)據(jù)2天 李小兵等 c確認關(guān)鍵的Xs 2天 項目組 成員 高效能人士時間管理學員版 2、工作計劃表 列出一張工作計劃表，應(yīng)該包括以下各類：列出一張工作計劃表，應(yīng)該包括以下各類： 確立工作目標； 注明工作目標的排序； 描述完成目標的各種途徑； 選定最佳人選； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 目的：明確工作目標，清晰目標排序，時間期限壓力。目的：明確工作目標，清晰目標排序，時間期限壓力。 高效能人士時間管理學員版 3 3、“不處理不處理”清單清單 列出一張“不處理”清單，應(yīng)該包括以下各類： 低優(yōu)先

25、度的項目。除非你已完成所有更高優(yōu)先度的事 可以合理授權(quán)給其它人的任何事 其它人所提的不適當或欠思慮的工作要求 任何即使忽略也不會有什么不良后果的差事 所有你替其他人做，但其實應(yīng)該是他自己該做的事 目的：計算可節(jié)省時間、減輕壓力，感覺被“釋放” 高效能人士時間管理學員版 4 4、索引卡即時貼法、索引卡即時貼法 方法 將每一項工作寫在一張索 引卡片上 把卡片攤在平面上 根據(jù)重要性或必要性排出 順序 好處 直觀，易于調(diào)整 高效能人士時間管理學員版 5 5、盤點法盤點法 檢討每天所做的事，獲得經(jīng)驗教檢討每天所做的事，獲得經(jīng)驗教 訓，將其應(yīng)用于未來。訓，將其應(yīng)用于未來。 重點是評估每天活動的相對生產(chǎn)重點

26、是評估每天活動的相對生產(chǎn) 力。力。 關(guān)注結(jié)果而非價值。關(guān)注結(jié)果而非價值。 運用回饋協(xié)助行為改變。運用回饋協(xié)助行為改變。 高效能人士時間管理學員版 6 6、名片整理法、名片整理法 分成工作、公司等幾個項目來整理名片。分成工作、公司等幾個項目來整理名片。 整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在 名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。 立刻在收到的名片上寫立刻在收到的名片上寫“當事人當事人”的資料。的資料。 與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐 的芳名。的芳名。 名片上除名片上除“個人

27、資料外個人資料外”，另記錄其他資料以加，另記錄其他資料以加 深印象。深印象。 高效能人士時間管理學員版 方程式 “被動”性的工作（） 是指沿用舊的方法去處理的工作每天 的例行任務(wù)。 “主動”性的工作（） 是指針對舊的工作任務(wù)使用改變了 的做法謀求更佳成績。 “突破”性的工作（） 包括任何慣性工作之外的職業(yè)行為。 高效能人士時間管理學員版 我們應(yīng)做這樣幾件事情 1 計算我們的時間，像一個吝嗇的守財 奴一樣，清點自己的財富； 2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一 筆時間支出； 3 保護我們的時間，找出生活中的時間 小偷，把它們拒之門外； 4 投資我們的時間，找出可以令時間增 值的機會。 高效能人士時間管理學員版 第四部分 不斷更新 高效能人士時間管理學員版 不斷