grp-u管理軟件操作手冊

1、GRP-U8 管理軟件操作手冊汕尾市恒宇科技有限公司TELAX:0660-33481882016 年 1 月賬務日常業(yè)務流程： 1系統(tǒng)基礎資料設置；2賬務憑證編制：每月 /日都要進行的操作；3賬務憑證審核：憑證錄入后一定要進行審核，才能登記賬簿；4、賬務憑證記賬：憑證記賬后，系統(tǒng)自動生成相關的總分類，明細 賬和輔助賬；5期末結賬處理：每月要進行一次結賬（可在年底一起結賬） 。 6賬表輸出（總賬、明細賬、多欄賬等）1系統(tǒng)登錄一、安裝好系統(tǒng)以后， 重新啟動電腦， 使用賬務處理系統(tǒng)之前， 先打開 ， 這是一個軟件加密程序， 必須先雙擊這個程序， 等程序檢測到加密狗的序列號

2、以后， 軟 件才能正常運行， 如果加密程序沒有運行或者檢測不到序列號， 軟件只能是試用版運行。 正常情況下， 雙擊加密程序以后， 它只會在桌面停留一瞬間便消失， 如果我們要看加密 程序是否檢測到加密狗， 在桌面的右下角有個加密程序的圖標， 鼠標雙擊打開， 出現(xiàn)如圖標。二、紅色方框就是我們加密狗的程序， 如上圖， 只能使用電子報表系統(tǒng)和賬務處理 系統(tǒng)兩個模塊， 如果產(chǎn)品列表下面沒有出現(xiàn)， 即使在安裝軟件的時候多安裝了固定資產(chǎn) 或者出納之類，也是無法使用的。確定軟件的加密程序能正常讀取到加密狗的序列號以后，返回桌面，雙擊圖標。雙 擊 了 GRP-U8 管 理 軟 件 的 圖 標 以 后 ， 系 統(tǒng)

3、 彈 出 軟 件 的 登 錄 框三、選擇我們需要入賬的帳套、業(yè)務日期、登錄的用戶，輸入用戶口令，點擊確定即可進入軟件進行基礎資料的設置、憑證的錄入、賬務的查詢和電子報表的編制。四、進入系統(tǒng)以后，系統(tǒng)提供四個功能模塊，系統(tǒng)管理、基礎資料管理、賬務處理和電子報表。五、系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理下面提供系統(tǒng)設置和下年度處理1、系統(tǒng)初始化引導是我們在“后臺數(shù)據(jù)管理工具”建立帳套以后，從這個選項里面可以設置帳套的一些基礎資料，比如帳套的啟用日期、帳套名稱、帳套屬性、科目模板等。2、輔助核算類別是在我們做憑證的過程中，有些科目是需要按照輔助科目來核算 的，比如往來單位、經(jīng)濟分類、功能分類等。3、操作員管理可以增加

4、或刪除賬務系統(tǒng)的操作員。4、下年度數(shù)據(jù)處理是系統(tǒng)對下年度信息進行初始化，使得系統(tǒng)可以進行下年度的業(yè)務處理。六、基礎數(shù)據(jù)管理基礎數(shù)據(jù)管理里面有很多個選項，不過我們正常能使用到的應該只有“公共”下面的“往來單位資料”和“會計”下面的“建立會計科目”兩個功能。1、往來單位資料指的是在跟我們單位有來往款項的單位。如需增加往來單位資料，點擊基礎數(shù)據(jù)管理下面的往來單位資料， 系統(tǒng)右邊出現(xiàn) “往來單位資料” ，在菜單欄上面的 “增 加”下面“增加往來單位” ，在彈出的“編輯往來單位”方框中，輸入需要增加的往來單位資料，代碼和簡稱市一定要輸入的，單位全稱正常情況下會復制簡稱，但也可以修改。輸入以后，點擊下面的

5、紅色“勾”增加了往來單位以后，這個單位還沒有對會計科目核算，面我們還要點擊 “編輯往來單位”方框右邊的“其他信息”選項，點擊方框右方的“往來單位核算”，這個彈出來的對話框里比如我們要剛增加的往來單位是屬于 110 應收及暫付款，雙擊左邊待選科目的“ 110 應收及暫付款”，然后點擊下面的 “確定”，那么在我們以后編制憑證使用到 110 這個會計科目的時 候，便會彈出一個對話框，要你輸入核算的單位。2、建立會計科目是指原本的會計科目不夠使用需要增減新會計科目，會計科目一定要 按照科目的編碼來建立。 如：我們需要在 102 銀行存款下面增加二級科目 “中國工商銀行” 點擊菜單欄上面的增加，系統(tǒng)彈出

6、“編輯會計科目”對話框，在對話框里面輸入 102 銀行存 款的下級科目代碼 10201 和科目名稱“中國工商銀行” ，再點擊最下面的紅色“勾”即可建 立銀行存款的下級科目中國工商銀行， 這里需要注意的是一定要看好上級科目代碼。 因為系 統(tǒng)設置的科目分級是 3-2-2 ，所以二級科目只需要輸入兩位數(shù)。以此類推，可以把需要增加 的會計科目全部建立起來。七、賬務處理賬務處理下面內置了很多項目，也是我們在這個軟件中使用最多的一個選項。1、帳套參數(shù)設置里面可以設置本帳套的財務主管、普通參數(shù)和憑證的選項，具體的選擇可以按照自己的使用習慣來選擇。2、憑證管理里面的編制憑證就是我們使用最多的選項。打開編制憑證

7、，輸入摘要、點擊科目框中右下角的，可以在里面雙擊我們所需要的會計科目，然后在借方或者貸方輸入金額， 鼠標直接點擊第二分錄行的科目，系統(tǒng)會把上一行的摘要和金額復制下來，如果沒有變動的話， 第二分錄行只要選擇好需要的科目，然后點擊菜單欄上面的保存便完成了這張憑證了。 正常情況下保存完好每張憑證以后，菜單欄上面的保存選項是呈灰色狀態(tài)。如需要繼續(xù)新增憑證，可點擊保存左邊的新單即可編制下一張憑證。3、憑證處理，憑證錄入完成以后，需要對憑證進行審核和記賬，打開賬務處理-憑證管理 -憑證處理，系統(tǒng)就會把我們以前編制的憑證全部顯示出來，注意在每張憑證的后面， 審核人、 審核日期、 記賬人和記賬日期是空白的，

8、這樣就說明了我們看到的憑證是沒有審核 和記賬的。點擊菜單欄上面的 ,系統(tǒng)彈出憑證審核的對話框，如只審核單張憑證，可選擇“已 選憑證”，如需全部審核，則選擇“所有未審核憑證”或者“當前憑證” 。（注：在我們審核 和記賬憑證的時候要注意軟件下面狀態(tài)欄這里把所有未審核、已審核、已記賬、已作廢、錯誤憑證都分類了，用戶選擇哪個分類，系統(tǒng)會把已經(jīng)處理的憑 證區(qū)分出來， 但是選擇所有憑證選項的話， 系統(tǒng)會把后面未審核、 已審核、 已記賬、 已作廢、 錯誤憑證全部顯示出來，在“所有憑證”欄中憑證是不能審核和記賬的。4、憑證匯總是每個月編制好所有的憑證以后，在這里可以匯總當月的科目發(fā)生額。點擊賬務處理 -憑證管

9、理 -憑證匯總，在彈出的對話框中，選擇要匯總的會計期間，這里要注意的是“憑證狀態(tài)”的選項，一般情況下我們先編制好憑證（不要審核和記賬） ，然后查詢 科目全部匯總起來。憑證匯總，如出現(xiàn)錯誤，即可返回憑證處理修改憑證。點擊 “憑證匯總” 右上角的確定以后， 系統(tǒng)就會把我們當前會計期間所有憑證所用到的會計-帳表輸入 - 科目明細賬。系這里可以一個年度或者一個月5、帳表輸出、輔助核算可以查詢科目余額。點擊賬務處理 統(tǒng)彈出科目明細賬賬簿對話框， 對話框的右上角是會計期間， 的查詢。選好會計期間以后，直接按右下角的打開。輔助賬的查詢（經(jīng)濟科目、功能科目、往來單位）-核算科目 - 輔助明細賬。輔助賬目的查詢

10、比科目明細賬的查詢多一個步驟，點擊賬務處理選擇需要查詢的核算明細賬，點擊右下角的打開。如上我們查詢經(jīng)濟科目，系統(tǒng)彈出輔助明細賬的查詢欄，下拉“經(jīng)濟科目”可以查詢到已審 核和已記賬的核算分類科目。6、初始數(shù)據(jù)下面的期初余額裝入是我們建立好會計科目和往來單位以后，輸入我們上 年余額的選項。點擊賬務處理 -初始數(shù)據(jù) -期初余額裝入。直接確定進入期初余額錄入界面并輸入上年的本年的期初余額。單擊“年初余額”下的白色小方框，輸入余額。，如果借貸雙方平衡，這里在輸入期初余額的時候，需要注意的的是狀態(tài)欄下面的“差額”的差額是空白或者為“ 0”，如果出現(xiàn)數(shù)字，則要檢查借貸方的數(shù)字是否輸入錯誤。八、反記賬和刪除作

11、廢憑證， 在編制憑證的時候， 我們有可能錯誤或者重復的輸入憑證， 在這樣的情況下， 我們就必須要修改或者刪除憑證了， 如果在已經(jīng)審核和記賬以后， 憑證無 法直接刪除的，必須要通過以下幾個步驟：反記賬，點擊憑證處理進入憑證箱， 選擇要反記賬的憑證， 然后點擊菜單欄上的 “文件”， 在下拉框的中間就有“憑證反記賬”選項。單擊“憑證反記賬”選擇反記賬的范圍，如整月需要反記賬，則可點擊右邊的“全月憑證反記賬” ，選擇了以后， 系統(tǒng)提示反記賬成功。 如果憑證箱有多張憑證的話， 我們會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)反記賬的那張憑 證已經(jīng)不見了，這時要點擊狀態(tài)欄下面的“已審核”剛剛反記賬的憑證已經(jīng)過來的憑證回到了“未審核”這里了

12、，同樣再點擊菜單欄上面的“文件” ，在下拉框的中間選擇“憑證銷審” ，銷審完畢后 ，點擊需要作廢的憑證，在菜單欄的文件下選擇“憑證作廢”作廢后的憑證會跳到狀態(tài)欄下的“已作廢” ，再選擇要刪除的憑證，只有作廢以后的憑證才能刪除。 (注：如果在做憑證的過程中，發(fā)現(xiàn)憑證有誤，可以通過修 改憑證來糾正， 但是修改憑證必須要在未審核和記賬的狀態(tài)下才能完成， 如已記賬， 必須要 反記賬和憑證銷審。刪除憑證一般只有憑證重復才能用到。 )- 期末處理 -期末處九、期末結轉是把當月份的憑證審核和記賬完畢后，打開賬務處理 理向導。點擊“結轉期間損益” ，系統(tǒng)重新彈出期末處理對話框，這個對話框里面可以自定義要結轉

13、的憑證，用戶可以根據(jù)單位的實際情況增加或刪除結轉憑證。如定義的結轉憑證確定沒有問題后，點擊對話框下面的“結轉”按鍵即可結轉當月的損益。(注：在期末處理的對話框右上角，有個“自動對結轉生成的憑證進行審核并記賬” ，如用 戶不知道對結轉生成的憑證是否正確， 可以去掉前面的勾， 這樣生成的憑證必須要到憑證處理里面進行審核和記賬。 )如果結轉成功， 可以點擊確定并退出。 這是回到憑證處理， 可以看到我們剛才結轉生成的憑 證。注意結轉生成的憑證， 在憑證來源那里是 GA 開頭的。 如果我們在期末結轉的 “期末結轉損 益”界面沒有打上勾，那么這里就要把 GA 憑證審核及記賬，接下來的就是編制報表了。報表的編制是在憑證確認無誤后進行的，點擊電子報表-報表編制。此時在報表樹中出現(xiàn)了系統(tǒng)內置的五張報表，其中有四張是可以自動生成的，現(xiàn)在雙 擊“中小學會計報表”下的“資產(chǎn)負債表” 。在編制電子報表的時候， 報表的會計日期會跟進入賬務系統(tǒng)的業(yè)務時間是保持一致的。在打開資產(chǎn)負債表的時候，電子報表是一張空白表格，這是要點擊菜單欄上面的編制電子報表系統(tǒng)就會根據(jù)已經(jīng)內置到報表里面的公式直接到憑證箱里面取數(shù)。如果取出來的數(shù)據(jù)沒有問題，即可保存 、打印。其他幾張報表也是一樣操作。數(shù)據(jù)的備份，可以通過后臺數(shù)據(jù)管理工具來實現(xiàn)這個操作。點擊“后臺數(shù)據(jù)管理工具