grp-u管理軟件操作手冊(cè)

1、GRP-U8 管理軟件操作手冊(cè)汕尾市恒宇科技有限公司TELAX:0660-33481882016 年 1 月賬務(wù)日常業(yè)務(wù)流程： 1系統(tǒng)基礎(chǔ)資料設(shè)置；2賬務(wù)憑證編制：每月 /日都要進(jìn)行的操作；3賬務(wù)憑證審核：憑證錄入后一定要進(jìn)行審核，才能登記賬簿；4、賬務(wù)憑證記賬：憑證記賬后，系統(tǒng)自動(dòng)生成相關(guān)的總分類(lèi)，明細(xì) 賬和輔助賬；5期末結(jié)賬處理：每月要進(jìn)行一次結(jié)賬（可在年底一起結(jié)賬） 。 6賬表輸出（總賬、明細(xì)賬、多欄賬等）1系統(tǒng)登錄一、安裝好系統(tǒng)以后， 重新啟動(dòng)電腦， 使用賬務(wù)處理系統(tǒng)之前， 先打開(kāi) ， 這是一個(gè)軟件加密程序， 必須先雙擊這個(gè)程序， 等程序檢測(cè)到加密狗的序列號(hào)

2、以后， 軟 件才能正常運(yùn)行， 如果加密程序沒(méi)有運(yùn)行或者檢測(cè)不到序列號(hào)， 軟件只能是試用版運(yùn)行。 正常情況下， 雙擊加密程序以后， 它只會(huì)在桌面停留一瞬間便消失， 如果我們要看加密 程序是否檢測(cè)到加密狗， 在桌面的右下角有個(gè)加密程序的圖標(biāo)， 鼠標(biāo)雙擊打開(kāi)， 出現(xiàn)如圖標(biāo)。二、紅色方框就是我們加密狗的程序， 如上圖， 只能使用電子報(bào)表系統(tǒng)和賬務(wù)處理 系統(tǒng)兩個(gè)模塊， 如果產(chǎn)品列表下面沒(méi)有出現(xiàn)， 即使在安裝軟件的時(shí)候多安裝了固定資產(chǎn) 或者出納之類(lèi)，也是無(wú)法使用的。確定軟件的加密程序能正常讀取到加密狗的序列號(hào)以后，返回桌面，雙擊圖標(biāo)。雙 擊 了 GRP-U8 管 理 軟 件 的 圖 標(biāo) 以 后 ， 系 統(tǒng)

3、 彈 出 軟 件 的 登 錄 框三、選擇我們需要入賬的帳套、業(yè)務(wù)日期、登錄的用戶(hù)，輸入用戶(hù)口令，點(diǎn)擊確定即可進(jìn)入軟件進(jìn)行基礎(chǔ)資料的設(shè)置、憑證的錄入、賬務(wù)的查詢(xún)和電子報(bào)表的編制。四、進(jìn)入系統(tǒng)以后，系統(tǒng)提供四個(gè)功能模塊，系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)資料管理、賬務(wù)處理和電子報(bào)表。五、系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理下面提供系統(tǒng)設(shè)置和下年度處理1、系統(tǒng)初始化引導(dǎo)是我們?cè)凇昂笈_(tái)數(shù)據(jù)管理工具”建立帳套以后，從這個(gè)選項(xiàng)里面可以設(shè)置帳套的一些基礎(chǔ)資料，比如帳套的啟用日期、帳套名稱(chēng)、帳套屬性、科目模板等。2、輔助核算類(lèi)別是在我們做憑證的過(guò)程中，有些科目是需要按照輔助科目來(lái)核算 的，比如往來(lái)單位、經(jīng)濟(jì)分類(lèi)、功能分類(lèi)等。3、操作員管理可以增加

4、或刪除賬務(wù)系統(tǒng)的操作員。4、下年度數(shù)據(jù)處理是系統(tǒng)對(duì)下年度信息進(jìn)行初始化，使得系統(tǒng)可以進(jìn)行下年度的業(yè)務(wù)處理。六、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理里面有很多個(gè)選項(xiàng)，不過(guò)我們正常能使用到的應(yīng)該只有“公共”下面的“往來(lái)單位資料”和“會(huì)計(jì)”下面的“建立會(huì)計(jì)科目”兩個(gè)功能。1、往來(lái)單位資料指的是在跟我們單位有來(lái)往款項(xiàng)的單位。如需增加往來(lái)單位資料，點(diǎn)擊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理下面的往來(lái)單位資料， 系統(tǒng)右邊出現(xiàn) “往來(lái)單位資料” ，在菜單欄上面的 “增 加”下面“增加往來(lái)單位” ，在彈出的“編輯往來(lái)單位”方框中，輸入需要增加的往來(lái)單位資料，代碼和簡(jiǎn)稱(chēng)市一定要輸入的，單位全稱(chēng)正常情況下會(huì)復(fù)制簡(jiǎn)稱(chēng)，但也可以修改。輸入以后，點(diǎn)擊下面的

5、紅色“勾”增加了往來(lái)單位以后，這個(gè)單位還沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)科目核算，面我們還要點(diǎn)擊 “編輯往來(lái)單位”方框右邊的“其他信息”選項(xiàng)，點(diǎn)擊方框右方的“往來(lái)單位核算”，這個(gè)彈出來(lái)的對(duì)話(huà)框里比如我們要?jiǎng)傇黾拥耐鶃?lái)單位是屬于 110 應(yīng)收及暫付款，雙擊左邊待選科目的“ 110 應(yīng)收及暫付款”，然后點(diǎn)擊下面的 “確定”，那么在我們以后編制憑證使用到 110 這個(gè)會(huì)計(jì)科目的時(shí) 候，便會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，要你輸入核算的單位。2、建立會(huì)計(jì)科目是指原本的會(huì)計(jì)科目不夠使用需要增減新會(huì)計(jì)科目，會(huì)計(jì)科目一定要 按照科目的編碼來(lái)建立。 如：我們需要在 102 銀行存款下面增加二級(jí)科目 “中國(guó)工商銀行” 點(diǎn)擊菜單欄上面的增加，系統(tǒng)彈出

6、“編輯會(huì)計(jì)科目”對(duì)話(huà)框，在對(duì)話(huà)框里面輸入 102 銀行存 款的下級(jí)科目代碼 10201 和科目名稱(chēng)“中國(guó)工商銀行” ，再點(diǎn)擊最下面的紅色“勾”即可建 立銀行存款的下級(jí)科目中國(guó)工商銀行， 這里需要注意的是一定要看好上級(jí)科目代碼。 因?yàn)橄?統(tǒng)設(shè)置的科目分級(jí)是 3-2-2 ，所以二級(jí)科目只需要輸入兩位數(shù)。以此類(lèi)推，可以把需要增加 的會(huì)計(jì)科目全部建立起來(lái)。七、賬務(wù)處理賬務(wù)處理下面內(nèi)置了很多項(xiàng)目，也是我們?cè)谶@個(gè)軟件中使用最多的一個(gè)選項(xiàng)。1、帳套參數(shù)設(shè)置里面可以設(shè)置本帳套的財(cái)務(wù)主管、普通參數(shù)和憑證的選項(xiàng)，具體的選擇可以按照自己的使用習(xí)慣來(lái)選擇。2、憑證管理里面的編制憑證就是我們使用最多的選項(xiàng)。打開(kāi)編制憑證

7、，輸入摘要、點(diǎn)擊科目框中右下角的，可以在里面雙擊我們所需要的會(huì)計(jì)科目，然后在借方或者貸方輸入金額， 鼠標(biāo)直接點(diǎn)擊第二分錄行的科目，系統(tǒng)會(huì)把上一行的摘要和金額復(fù)制下來(lái)，如果沒(méi)有變動(dòng)的話(huà)， 第二分錄行只要選擇好需要的科目，然后點(diǎn)擊菜單欄上面的保存便完成了這張憑證了。 正常情況下保存完好每張憑證以后，菜單欄上面的保存選項(xiàng)是呈灰色狀態(tài)。如需要繼續(xù)新增憑證，可點(diǎn)擊保存左邊的新單即可編制下一張憑證。3、憑證處理，憑證錄入完成以后，需要對(duì)憑證進(jìn)行審核和記賬，打開(kāi)賬務(wù)處理-憑證管理 -憑證處理，系統(tǒng)就會(huì)把我們以前編制的憑證全部顯示出來(lái)，注意在每張憑證的后面， 審核人、 審核日期、 記賬人和記賬日期是空白的，

8、這樣就說(shuō)明了我們看到的憑證是沒(méi)有審核 和記賬的。點(diǎn)擊菜單欄上面的 ,系統(tǒng)彈出憑證審核的對(duì)話(huà)框，如只審核單張憑證，可選擇“已 選憑證”，如需全部審核，則選擇“所有未審核憑證”或者“當(dāng)前憑證” 。（注：在我們審核 和記賬憑證的時(shí)候要注意軟件下面狀態(tài)欄這里把所有未審核、已審核、已記賬、已作廢、錯(cuò)誤憑證都分類(lèi)了，用戶(hù)選擇哪個(gè)分類(lèi)，系統(tǒng)會(huì)把已經(jīng)處理的憑 證區(qū)分出來(lái)， 但是選擇所有憑證選項(xiàng)的話(huà)， 系統(tǒng)會(huì)把后面未審核、 已審核、 已記賬、 已作廢、 錯(cuò)誤憑證全部顯示出來(lái)，在“所有憑證”欄中憑證是不能審核和記賬的。4、憑證匯總是每個(gè)月編制好所有的憑證以后，在這里可以匯總當(dāng)月的科目發(fā)生額。點(diǎn)擊賬務(wù)處理 -憑證管

9、理 -憑證匯總，在彈出的對(duì)話(huà)框中，選擇要匯總的會(huì)計(jì)期間，這里要注意的是“憑證狀態(tài)”的選項(xiàng)，一般情況下我們先編制好憑證（不要審核和記賬） ，然后查詢(xún) 科目全部匯總起來(lái)。憑證匯總，如出現(xiàn)錯(cuò)誤，即可返回憑證處理修改憑證。點(diǎn)擊 “憑證匯總” 右上角的確定以后， 系統(tǒng)就會(huì)把我們當(dāng)前會(huì)計(jì)期間所有憑證所用到的會(huì)計(jì)-帳表輸入 - 科目明細(xì)賬。系這里可以一個(gè)年度或者一個(gè)月5、帳表輸出、輔助核算可以查詢(xún)科目余額。點(diǎn)擊賬務(wù)處理 統(tǒng)彈出科目明細(xì)賬賬簿對(duì)話(huà)框， 對(duì)話(huà)框的右上角是會(huì)計(jì)期間， 的查詢(xún)。選好會(huì)計(jì)期間以后，直接按右下角的打開(kāi)。輔助賬的查詢(xún)（經(jīng)濟(jì)科目、功能科目、往來(lái)單位）-核算科目 - 輔助明細(xì)賬。輔助賬目的查詢(xún)

10、比科目明細(xì)賬的查詢(xún)多一個(gè)步驟，點(diǎn)擊賬務(wù)處理選擇需要查詢(xún)的核算明細(xì)賬，點(diǎn)擊右下角的打開(kāi)。如上我們查詢(xún)經(jīng)濟(jì)科目，系統(tǒng)彈出輔助明細(xì)賬的查詢(xún)欄，下拉“經(jīng)濟(jì)科目”可以查詢(xún)到已審 核和已記賬的核算分類(lèi)科目。6、初始數(shù)據(jù)下面的期初余額裝入是我們建立好會(huì)計(jì)科目和往來(lái)單位以后，輸入我們上 年余額的選項(xiàng)。點(diǎn)擊賬務(wù)處理 -初始數(shù)據(jù) -期初余額裝入。直接確定進(jìn)入期初余額錄入界面并輸入上年的本年的期初余額。單擊“年初余額”下的白色小方框，輸入余額。，如果借貸雙方平衡，這里在輸入期初余額的時(shí)候，需要注意的的是狀態(tài)欄下面的“差額”的差額是空白或者為“ 0”，如果出現(xiàn)數(shù)字，則要檢查借貸方的數(shù)字是否輸入錯(cuò)誤。八、反記賬和刪除作

11、廢憑證， 在編制憑證的時(shí)候， 我們有可能錯(cuò)誤或者重復(fù)的輸入憑證， 在這樣的情況下， 我們就必須要修改或者刪除憑證了， 如果在已經(jīng)審核和記賬以后， 憑證無(wú) 法直接刪除的，必須要通過(guò)以下幾個(gè)步驟：反記賬，點(diǎn)擊憑證處理進(jìn)入憑證箱， 選擇要反記賬的憑證， 然后點(diǎn)擊菜單欄上的 “文件”， 在下拉框的中間就有“憑證反記賬”選項(xiàng)。單擊“憑證反記賬”選擇反記賬的范圍，如整月需要反記賬，則可點(diǎn)擊右邊的“全月憑證反記賬” ，選擇了以后， 系統(tǒng)提示反記賬成功。 如果憑證箱有多張憑證的話(huà)， 我們會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)反記賬的那張憑 證已經(jīng)不見(jiàn)了，這時(shí)要點(diǎn)擊狀態(tài)欄下面的“已審核”剛剛反記賬的憑證已經(jīng)過(guò)來(lái)的憑證回到了“未審核”這里了

12、，同樣再點(diǎn)擊菜單欄上面的“文件” ，在下拉框的中間選擇“憑證銷(xiāo)審” ，銷(xiāo)審?fù)戤吅?，點(diǎn)擊需要作廢的憑證，在菜單欄的文件下選擇“憑證作廢”作廢后的憑證會(huì)跳到狀態(tài)欄下的“已作廢” ，再選擇要?jiǎng)h除的憑證，只有作廢以后的憑證才能刪除。 (注：如果在做憑證的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)憑證有誤，可以通過(guò)修 改憑證來(lái)糾正， 但是修改憑證必須要在未審核和記賬的狀態(tài)下才能完成， 如已記賬， 必須要 反記賬和憑證銷(xiāo)審。刪除憑證一般只有憑證重復(fù)才能用到。 )- 期末處理 -期末處九、期末結(jié)轉(zhuǎn)是把當(dāng)月份的憑證審核和記賬完畢后，打開(kāi)賬務(wù)處理 理向?qū)?。點(diǎn)擊“結(jié)轉(zhuǎn)期間損益” ，系統(tǒng)重新彈出期末處理對(duì)話(huà)框，這個(gè)對(duì)話(huà)框里面可以自定義要結(jié)轉(zhuǎn)

13、的憑證，用戶(hù)可以根據(jù)單位的實(shí)際情況增加或刪除結(jié)轉(zhuǎn)憑證。如定義的結(jié)轉(zhuǎn)憑證確定沒(méi)有問(wèn)題后，點(diǎn)擊對(duì)話(huà)框下面的“結(jié)轉(zhuǎn)”按鍵即可結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)月的損益。(注：在期末處理的對(duì)話(huà)框右上角，有個(gè)“自動(dòng)對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證進(jìn)行審核并記賬” ，如用 戶(hù)不知道對(duì)結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證是否正確， 可以去掉前面的勾， 這樣生成的憑證必須要到憑證處理里面進(jìn)行審核和記賬。 )如果結(jié)轉(zhuǎn)成功， 可以點(diǎn)擊確定并退出。 這是回到憑證處理， 可以看到我們剛才結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑 證。注意結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證， 在憑證來(lái)源那里是 GA 開(kāi)頭的。 如果我們?cè)谄谀┙Y(jié)轉(zhuǎn)的 “期末結(jié)轉(zhuǎn)損 益”界面沒(méi)有打上勾，那么這里就要把 GA 憑證審核及記賬，接下來(lái)的就是編制報(bào)表了。報(bào)表的編制是在憑證確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行的，點(diǎn)擊電子報(bào)表-報(bào)表編制。此時(shí)在報(bào)表樹(shù)中出現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)置的五張報(bào)表，其中有四張是可以自動(dòng)生成的，現(xiàn)在雙 擊“中小學(xué)會(huì)計(jì)報(bào)表”下的“資產(chǎn)負(fù)債表” 。在編制電子報(bào)表的時(shí)候， 報(bào)表的會(huì)計(jì)日期會(huì)跟進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)時(shí)間是保持一致的。在打開(kāi)資產(chǎn)負(fù)債表的時(shí)候，電子報(bào)表是一張空白表格，這是要點(diǎn)擊菜單欄上面的編制電子報(bào)表系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)已經(jīng)內(nèi)置到報(bào)表里面的公式直接到憑證箱里面取數(shù)。如果取出來(lái)的數(shù)據(jù)沒(méi)有問(wèn)題，即可保存 、打印。其他幾張報(bào)表也是一樣操作。數(shù)據(jù)的備份，可以通過(guò)后臺(tái)數(shù)據(jù)管理工具來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)操作。點(diǎn)擊“后臺(tái)數(shù)據(jù)管理工具