EMS程序文件文件控制程序

1、文件管理程序編號ep05版本/版次a/0ems程序文件頁次1/41 目的為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運行中的各個場所，使用相應(yīng)文件的有效版本，并且能夠及時地從所有發(fā)放場所撤消作廢的文件，特建立此文件控制程序。2 適用范圍本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。3 職責(zé)3.1總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書與方針、目標(biāo)指標(biāo)等；3.2環(huán)境管理者代表負責(zé)審核環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和目標(biāo)指標(biāo)等；3.3品管部負責(zé)公司環(huán)境管理體系文件的編制，及環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改、回收的管理和控制；3.4各部門負責(zé)本部門室內(nèi)部環(huán)境管理體系文件的管理。4 程

2、序4.1文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布4.1.1文件的分類a、 環(huán)境管理手冊b、 環(huán)境管理程序iso14001：2004標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；環(huán)境手冊(一層次)程序文件作業(yè)規(guī)范 記錄公司為確保環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運行和控制所需的文件，見程序文件目錄c 、第三層次文件管理制度外來文件或者資料d、第四層次文件記錄：體系運行產(chǎn)生的各種記錄。4.1.2文件的編寫與審批4.1.2.1各類文件的編制與起草部門，對其所起草的文件都必須經(jīng)過規(guī)定的責(zé)任人員審核和批準(zhǔn)后方能發(fā)布。文件類別編 制審 核批 準(zhǔn)環(huán)境手冊品管部環(huán)境管理者代表總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門環(huán)境管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書各相關(guān)部門部門主管管理

3、代表內(nèi)審報告品管部環(huán)境管理者代表總經(jīng)理管理評審報告品管部環(huán)境管理者代表總經(jīng)理文件管理程序編號ep05版本/版本a/0ems程序文件頁次2/44.1.2.2環(huán)境體系文件應(yīng)保持清晰，語句應(yīng)通順，易于理解和參照執(zhí)行。4.1.2.3文件應(yīng)說明文件編制的目的、使用范圍、相應(yīng)職責(zé)具體的要求（和程序）、所需的記錄等。4.1.2.4文件中應(yīng)注明相應(yīng)參考文件的名稱，以利于檢索，綜合辦公室應(yīng)編制并定期更新各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。4.2文件的編號方法4.2.1 環(huán)境管理手冊的編號ems-x/x版次（0、1、2、3、依此類推） 版本號（a、b、依次類推） 代表環(huán)境手冊 4.2.2 程序文件ep-xx-

4、x/x版次（0、1、2、3、依次類推） 版本號（a、b、依次類推） 順序號（01、02、依次類推） 程序文件代號4.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書ep-ewg-xx-x/x版次（0、1、2、3、依次類推） 版本號（a、b、依次類推） 順序號（01、02、依次類推） 程序文件代號4.2.4 記錄ep-er-xx-x/ x版次（0、1、2、3、依次類推 版本號（a、b、依次類推） 順序號（01、02、依次類推） 表單代號 程序文件代號4.2.5 版本標(biāo)識版本標(biāo)識采用數(shù)字遞增方法，最初版表示為“a/0”，每修訂1次，版本號遞增1，當(dāng)文件修改三次時，文件應(yīng)換版，版本號也向前遞增。文件管理程序編號ep05版本/版次

5、a/0ems程序文件頁次3/ 44.3文件的配置和發(fā)放4.3.1環(huán)境管理體系文件(手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書)由品管部統(tǒng)一發(fā)放。4.3.2文件發(fā)放部門，應(yīng)填寫文件分發(fā)回收管制表并對受控文件注分發(fā)號，收文部門簽收，以便確認。4.4文件受控與非受控4.4.1受控文本指對文本的每一次修訂、換版，負責(zé)進行修訂的部門，需通知文本的持有者，并同時對其持有的文本進行相應(yīng)的修改、換版，受控文本一般用于公司內(nèi)部管理。4.4.2非受控文本修訂不需通知文本持有者，也不需進行相應(yīng)換版和回收。非受控文本一般用于學(xué)習(xí)和交流。4.4.3受控文本蓋“文件管制章”。4.4.4受控的環(huán)境管理體系相關(guān)文件有： (1)環(huán)境手冊(2)

6、程序文件(3)作業(yè)指導(dǎo)書(包括操作規(guī)程、監(jiān)測規(guī)程等)4.5體系文件的評審4.5.1體系文件在運行過程中或在內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫文件制定、修定、廢止申請單，交品管部對修改內(nèi)容文件組織原編制審核批準(zhǔn)人員進行會簽后發(fā)放各部門進行其他受控文件相關(guān)內(nèi)容的修改。4.5.2每年的管理評審會議，對體系文件的適用性、充分性及有效性進行評審。4.6文件的更改和修訂4.6.1當(dāng)ems文件在運行過程中或在內(nèi)審，管理評審和審核認證過程中，發(fā)現(xiàn)不符合時應(yīng)及時予以改正。4.6.2對文件有異議的部門，應(yīng)填寫文件制定、修定、廢止申請單，交品管部，如需評審，由品管部組織相關(guān)部門進行審議。文件的更改和修訂需經(jīng)原審

7、批部門的同意。4.7文件換版和作廢4.7.1當(dāng)體系文件經(jīng)多次更改或進行大幅度修改時，體系文件應(yīng)進行換版，依照4.2.5之規(guī)定進行變化。4.7.2作廢文件，蓋“作廢”章，作廢的環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交品管部歸檔。4.8文件的借閱、保管、保管期限及銷毀4.8.1環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的原件(包括每次修訂的原件)由品管部保管，各部門負責(zé)現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。4.8.2文件原件的保管期限為三年，過期后由品管部回收，受控的文件經(jīng)修改、換版作廢及到期資料上交品管部處理，不受控的文件及資料各部門不定期自行處理。文件管理程序編號ep05版本/版本a/0ems程序文件頁次4/45

8、 相關(guān)文件 無6 記錄5.1環(huán)境管理體系文件目錄表5.2文件修訂記錄表5.3ems文件收發(fā)記錄表5.4文件制定、修定、廢止申請表印 紙 品 廠ems環(huán)境管理體系手控文件目錄表序號文件名稱文件編號制定部門制定日期發(fā)行日期現(xiàn)行版本發(fā)行日期總經(jīng)理管理部業(yè)務(wù)部品管部制造部資材部abcde核準(zhǔn)： 審核： 制定：彩 印 紙 品 廠ems環(huán)境管理體系文件文件修訂記錄表項次修訂表單名稱表單編號項次修訂表單名稱表單編號彩 印 紙 品 廠ems文件收發(fā)、回收記錄表文件名稱： 文件編號：分發(fā)部門發(fā)行版本a版b版c版d版e版發(fā)行日期份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)份數(shù)簽收人回收數(shù)彩 印 紙 品 廠制定、修定、廢止申請單申請單位：申請人：原制定單位：文件名稱：申請日期：現(xiàn)行版本：申請類別：新制定 修訂 廢止申請單位主管審核：修改后版本：新制定、修訂前后或廢止內(nèi)容說明敘述：各部門會簽部門： 簽名： 日期