采購管理制度采購管理制度上傳

1、采購管理制度采購管理制度標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序 采購作業(yè)內(nèi)容是從收到請購案件開始進(jìn)行分發(fā)采購案件,由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容,查閱廠商資料,采購記錄及其他有關(guān)資料后,開始辦理詢價,于報價后,整理報價資料,擬訂議價方式及各種有利條件,進(jìn)行議價,辦妥后,依核決權(quán)限,呈核訂購.詳細(xì)作業(yè)程序及要點如: 采購作業(yè)程序及要點標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則 請 購第一條 請購部門的劃分各項材料的請購部門如下:(一)常備材料:生產(chǎn)管理部門(二)預(yù)備材料:物料管理部門(三)非常備材料:1.訂貨生產(chǎn)用料:生產(chǎn)管理部門2.其他用料:使用部門或物料管理部門第二條 請購單的開立,遞送(一)請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn),用料預(yù)算,參酌庫存

2、情況開立請購單,并注明材料的品名,規(guī)格,數(shù)量,需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權(quán)限呈核并編號(由各部門依事業(yè)部別編訂),請購單(內(nèi)購)(外購)附請購案件寄送清單送采購部門.(二)需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料,請購部門應(yīng)以請購單附表,一單多品方式,提出請購.(三)緊急請購時,由請購部門于請購單說明欄注明原因,并加蓋緊急采購章,以急件卷宗遞送.(四)材料檢驗須待試車方能實施者,請購部門應(yīng)于請購單上注明試車檢驗及預(yù)定試車期限.(五)庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況,并考慮庫存情況,填制請購單提出請購.第三條 免開請購單部分(一)下列總務(wù)性物品免開請購單,并可以總務(wù)用品申請單

3、委托總務(wù)部門辦理,但其核決權(quán)限另訂,其列舉如下:1. 賀奠用物品:花圈,花籃,禮物等.2. 招待用品:飲料,香煙等.3. 書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物),名片,文具等.4. 打字,刻印,報表等.(二)零星采購及小額零星采購材料項目.第四條 請購核決權(quán)限(壹) 內(nèi)購:1. 原物料:(1) 請購金額預(yù)估在1萬元以上者,由科長核決.(2) 請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者,由經(jīng)理核決.(3) 請購金額預(yù)估在5萬元以上者,由總經(jīng)理核決.2.財產(chǎn)支出:(1)請購金額預(yù)估在2000元以下者,由科長核決.(2)請購金額預(yù)估在2000元至2萬元者,由經(jīng)理核決.(3)請購金額預(yù)估在2萬元以上者,由總經(jīng)理核決.3.

4、 總務(wù)性用品:(1)請購金額預(yù)估在1000元以下者,由科長核決.(2)請購金額預(yù)估在1000元至1萬元者,由經(jīng)理核決.(3)請購金額預(yù)估在1萬元以上者,由總經(jīng)理核決.附注:凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以財產(chǎn)支出核決權(quán)限呈核.(二)外購:1.請購金額預(yù)估在10萬(含)元以下者,由經(jīng)理核決.2.請購金額預(yù)估在10萬元以上者,由總經(jīng)理核決.第五條 請購案件的撤銷(一)請購案件的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購,同時于請購單(內(nèi)購)或請購單(外購)第一,二聯(lián)加蓋紅色撤銷的戳記及注明撤銷原因.(二)采購部門辦妥撤銷后,依下列規(guī)定辦理:1.采購部門于原請購單加蓋撤銷章后,送回原請購部門.2.原

5、請購單已送物料管理部門待辦收料時,采購部門應(yīng)通知撤銷,并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門.3. 原請購單未能撤銷時,采購部門應(yīng)通知原請購部門. 采 購第一節(jié) 一般規(guī)定第六條 采購部門的劃分(一)內(nèi)購:由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理.(二)外購:由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理,其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理.(三)總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購,可直接與供應(yīng)商或代理商議價.專案用料,必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè).第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外,采購部門可依材料使用及采購特性,選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購:(一)集中計劃采購:凡具有共同性的材料,須以集中計劃辦理采購較

6、為有利者,可核定材料項目,通知各請購部門依計劃提出請購,采購部門定期集中辦理采購.(二)長期報價采購:凡經(jīng)常性使用,且使用量較大宗的材料,采購部門應(yīng)事先選定廠商,議定長期供應(yīng)價格,呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購.第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū),材料特性及市場供需,分類制定材料采購作業(yè)處理期限,通知各有關(guān)部門以便參考,遇有變更時,應(yīng)立即修正.第二節(jié) 國內(nèi)采購作業(yè)處理 第九條 詢價,比價,議價(一)采購經(jīng)辦人員接獲請購單(內(nèi)購)后應(yīng)依請購案件的緩急,并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外,另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價.(二)若廠

7、商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?采購經(jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于請購單上予以證明,經(jīng)主管核發(fā)后,先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核.(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量),采購經(jīng)辦人員于議價后,應(yīng)于請購單詢價記錄欄中注明,經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核.(四)對于廠商的報價資料經(jīng)整理后,經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后,以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價. (五)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件,主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價,議價,待接到請購單后,按一般采購程序優(yōu)先辦理.(六)試車檢驗的采購條件,采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單注明與廠商議定的付款條件呈核.第十條 呈核及核決(一)采購經(jīng)辦人員詢價完

8、成后,于請購單詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經(jīng)主管審核,并依請購核決權(quán)限呈核.(二)采購核決權(quán)限: 第十一條 訂購(一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的請購單后應(yīng)以訂購單向廠商訂購,并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期,同時要求供應(yīng)商于送貨單上注明請購單編號及包裝方式.(二)若屬分批交貨者,采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單上加蓋分批交貨章以資識別.(三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時,應(yīng)于請購單加蓋暫借款采購章,以資識別.第十二條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系(一)國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價,訂購,交貨三個階段,以采購進(jìn)度控制表控制采購作業(yè)進(jìn)度. (二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時,應(yīng)填制進(jìn)度異常反

9、應(yīng)單并注明異常原因及預(yù)定完成日期,經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門,依請購部門意見擬訂對策處理.第十三條 整理付款(一)物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的請購單連同材料檢驗報告表(其免填材料檢驗報告表部分,應(yīng)于收料單加蓋免填材料檢驗報告表章)送采購部門,經(jīng)與發(fā)票核對無誤,于翌日前由主管核章后送會計部門.會計部門應(yīng)于結(jié)帳前,辦妥付款手續(xù).如為分批收料者,請購單(內(nèi)購)的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門.(二)內(nèi)購材料須待試車檢驗者,其訂立合同部分,依合同規(guī)定辦理付款,未訂合同部分,依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款.(三)短交應(yīng)補足者,請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量,進(jìn)行整理付款.(四)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實收

10、數(shù)量進(jìn)行整理付款,否則僅依訂貨數(shù)付款.第三節(jié) 境外采購作業(yè)處理(含進(jìn)口事務(wù),關(guān)務(wù))第十四條 詢價,比價,議價(一)外購部門依請購單(外購)的需求日及急緩件加以整理,并依據(jù)供應(yīng)廠商資料,并參考市場行情及過去詢價記錄,以電話或傳真方式進(jìn)行詢價作業(yè),但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于請購單(外購)注明外,原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價,比價或經(jīng)分析后議價.(二)請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時,外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后,會請購部門確認(rèn). 第十五條 呈核及核決(一)比價,議價完成后,外購部門應(yīng)填制請購單(外購),擬訂訂購廠商預(yù)定裝船日期等,連同廠商報價資料,送請購部門依采購核決權(quán)

11、限核決.(二)核決權(quán)限1.采購金額以CIF美元總價折合在元(含)以下者由經(jīng)理核決.2.采購金額以CIF美元總價折合超過元以上者由總經(jīng)理核決.(三)采購案件經(jīng)核決后,如發(fā)生采購數(shù)量,金額的變更時,請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核;但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決.第十六條 訂購與合同(一)請購單(外購)經(jīng)核決送回外購部門后,即向廠商訂購并辦理各項手續(xù).(二)需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者,外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書,依采購核決權(quán)限呈核后辦理.第十七條 進(jìn)度控制及異常處理(一)外購部門應(yīng)以請購單(外購)及采購控制表控制外購作業(yè)進(jìn)度.(二)外購部門于每一

12、作業(yè)進(jìn)度延遲時,應(yīng)主動開立進(jìn)度異常及反應(yīng)單記明異常原因及處理對策,據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請購部門.(三)外購部門于外購案件裝船日期有延誤時,應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交,并開立進(jìn)度異常反應(yīng)單記明異常原因及處理對策,通知請購部門,并依請購部門意見處理.第十八條 進(jìn)口簽證前(請購單(外購)核準(zhǔn)后)的專案申請(一)專案進(jìn)口機器設(shè)備的申請專案進(jìn)口機器設(shè)備時,外購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請核發(fā)輸入許可證,申請函中并應(yīng)請求國貿(mào)局在輸入許可證加蓋國內(nèi)尚無產(chǎn)制的戳記及核準(zhǔn)章,以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請專案進(jìn)口及分期繳稅.(二)進(jìn)口度量衡器及管理物品時,外購部門應(yīng)于申請輸入許可證之前準(zhǔn)備報價單及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府

13、機關(guān)申請核準(zhǔn)進(jìn)口.第十九條 進(jìn)口簽證 外購材料訂購后,外購部門應(yīng)即檢具請購單(外購)及有關(guān)申請文件,以申請外匯處理單(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時,加填緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單)送進(jìn)口單位辦理簽證.進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向國貿(mào)局辦理簽證,并于輸入許可證核準(zhǔn)時通知外購部門.第二十條 進(jìn)口保險(一)FOB,FAS,C&F條件的進(jìn)口案件,進(jìn)口單位應(yīng)依請購單(外購)外購部門指示的保險范圍辦理進(jìn)口保險.(二)進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在請購單(外購)上標(biāo)示,以便貨品進(jìn)口必須公證時,進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證.第二十一條 進(jìn)口船務(wù)(一)FOB,FAS的進(jìn)口案件,進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲請購單(外

14、購)時,應(yīng)視其裝運口岸及裝船期限并參照航運資料,原則上選定三家以上船公司或承攬商,以便進(jìn)口貨品可機動選擇船只裝運.(二)進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱,提供進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員,于信用狀開發(fā)申請書列明,作為信用狀條款,向發(fā)貨人指示裝船.(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需,為避免到貨延誤,外購部門應(yīng)于請購單(外購)上注明,避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船.第二十二條 進(jìn)口結(jié)匯 進(jìn)口單位應(yīng)依請購單(外購)標(biāo)示的間發(fā)信用狀日期辦理結(jié)匯,并于信用狀(L/C)開出后以開發(fā)L/C快報通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商.第二十三條 稅務(wù)(一)免貨物稅及工業(yè)用證明的申請1.進(jìn)口的

15、貨品可申請免貨物稅者,外購部門應(yīng)于輸入許可證核準(zhǔn)后,檢具必需文件,向稅捐處申請,經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨物稅.2.除免憑經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進(jìn)口的項目外,其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料,外購部門應(yīng)于開發(fā)信用狀后檢具必需文件向經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局申請非供塑膠用證明,以便于報關(guān)時據(jù)此向海關(guān)申請依工業(yè)用物品稅率繳納進(jìn)口關(guān)稅.(二)專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進(jìn)口前,檢具有關(guān)文件,憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估,等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù).第二十四條 輸入許可證,信用狀的修改 供應(yīng)商成本公司要求修改輸入許可證或信用狀時,外購部門應(yīng)開立信用狀,輸入許可證修改申請書經(jīng)呈核后,檢具

16、修改申請文件送進(jìn)口事務(wù)科辦理.第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供(一)外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時,應(yīng)立即填制裝船通知單分別通知請購部門,物料管理部門及有關(guān)部門.(二)外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時,應(yīng)檢具輸入許可證及有關(guān)文件,以裝運文件處理單先送進(jìn)口單位辦理提貨背書.(三)提貨背書辦妥后,外購部門應(yīng)檢具輸入許可證及提貨等有關(guān)文件,以裝運文件處理單辦理報關(guān)提貨.(四)管理進(jìn)口物品放行證的申請: 進(jìn)口管理物品時,外購部門應(yīng)于收到裝運文件后,檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請進(jìn)口放行證或進(jìn)口護(hù)照,以便據(jù)此報關(guān)提貨.第二十六條 進(jìn)口報關(guān)(一)關(guān)務(wù)部門收到請購單(外購)及報關(guān)文件時,

17、應(yīng)視買賣,保險及稅率等條件填制進(jìn)口報關(guān)處理單連同報關(guān)文件,委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù),同時開立外購到貨通知單(含外購收料單)送材料庫辦理收料.(二)不結(jié)匯進(jìn)口物品,進(jìn)口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)于接獲到貨通知時,查明品名,數(shù)量等資料,并會外購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨.如系無價進(jìn)口的材料,補運賠償及退貨換料等,報關(guān)時關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立外購到貨通知單(含外購收料單)通知收貨部門辦理收料,而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后,送處理部門處理.(三)關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)確實核對稅則,稅率后申請暫借款繳納. (四)海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時,進(jìn)口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資

18、料,于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議,申請復(fù)查,并申請暫借款辦理押款提貨.押款提貨的案件,進(jìn)口單位應(yīng)于進(jìn)口報關(guān)追蹤表記錄,以便督促銷案.(五)稅捐記帳的進(jìn)口案件,進(jìn)口單位應(yīng)依請購單(外購),于報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記帳,并將記帳情況記入稅捐記帳額度記錄表及稅捐記帳額度控制表.(六)船邊提貨的進(jìn)口材料,進(jìn)口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù),以便船只抵港時,即時辦理提貨.第二十七條 報關(guān)進(jìn)度控制 關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān),驗關(guān),估稅,繳稅,放行五階段,以進(jìn)口報關(guān)追蹤表控制通關(guān)進(jìn)度.第二十八條 公證(一)各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素,研判材料項目(如外購散裝材料),通知進(jìn)口單位于材料進(jìn)港時,會同公證行前往公證.(二)外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者,進(jìn)口單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時,聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證.(三)進(jìn)口貨品辦理公證時,進(jìn)口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時效,索取公證報告分送有關(guān)部門.第二十九條 退匯(一)外購部門依進(jìn)口材料的裝運情況,判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時,應(yīng)于提供報關(guān)文件時提示進(jìn)口單位,并于進(jìn)口材料放行及輸入許可證收回后,開立信用狀退匯通知