信貸文件管理解決方桉

1、信貸文件管理解決方案概述xx銀行xx銀行與新中國同齡，是xx地區(qū)最悠久的金融機構(gòu)之一。擁有xx金融機構(gòu)中數(shù)量最多、分布最廣的服務(wù)網(wǎng)點，資金實力雄厚，機構(gòu)遍布城鄉(xiāng)。數(shù)百個營業(yè)網(wǎng)點分布于全市，為超過三分之二的市民提供金融服務(wù)。 紹林科技紹林科技是我國最早的文檔一體化軟件供應(yīng)商之一，自1989年推出第一個文檔一體化產(chǎn)品以來，紹林科技緊跟科技發(fā)展的步伐，精益求精，不斷進(jìn)取，始終處于計算機應(yīng)用軟件技術(shù)發(fā)展的前列，在公司自己取得成功的同時，亦帶給用戶成功的滿足與喜悅。 通過十余年的努力，紹林科技已將自己成功的轉(zhuǎn)型為知識類信息管理解決方案的開發(fā)與供應(yīng)商，能為客戶提供各式各樣的知識類信息管理解決方案。 紹林科

2、技的下一個目標(biāo)是，在為客戶提供知識類信息管理軟件的同時，為客戶提供知識類信息管理系統(tǒng)的運營服務(wù)，即成為軟件運營商。 3hmisdoc文檔管理平臺3hmisdoc是采用紹林科技擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的3hmis內(nèi)核開發(fā)而成的，其核心思想是：集成數(shù)字化管理、面向?qū)ο蟮墓芾硪约芭c職能相適應(yīng)的權(quán)限管理。 3hmis內(nèi)核的開發(fā)者，通過把用戶的管理需求高度抽象化，提升為各種管理對象，并賦予不同的管理對象不同的管理功能，用戶可通過類型定義來形成自己的管理架構(gòu)，將各種信息集成統(tǒng)一管理，并通過屬性來定義信息的特征，通過授權(quán)來體現(xiàn)職責(zé)，以滿足自己的獨特的管理需求。 協(xié)作，現(xiàn)在是軟件行業(yè)的熱名詞，一般認(rèn)為，它有兩層含義，

3、即：人與人之間的協(xié)作和系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)同。3hmis是一個通用而又專業(yè)的文檔類、知識類信息管理平臺，在同一系統(tǒng)內(nèi)，可滿足人與人之間協(xié)作的需要，在不同系統(tǒng)之間，亦能滿足系統(tǒng)間的協(xié)同需求。 3hmis內(nèi)核，提供了非常豐富的二次開發(fā)函數(shù)與組件，使得3hmis成為能滿足不同行業(yè)需求的知識類信息管理平臺。 信貸業(yè)務(wù)文件與檔案的重要性一般認(rèn)為，信貸業(yè)務(wù)文件與檔案對xx銀行有效防范信貸風(fēng)險起著極其重要的作用，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點： 1、有效控制信貸風(fēng)險源頭； 2、有效預(yù)警信貸風(fēng)險； 3、有效防范借款人經(jīng)營風(fēng)險； 4、有效規(guī)避借款人改制風(fēng)險； 5、為依法管貸提供依據(jù)。 xx銀行信貸業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)實施

4、原則xx銀行決定采用3hmisdoc企業(yè)版作為信貸業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)，并確定以下實施原則： 1、 該系統(tǒng)由信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站、信貸業(yè)務(wù)文檔與信息管理、信貸業(yè)務(wù)檔案與資料管理等三大核心模塊（三個獨立的數(shù)據(jù)庫軟件內(nèi)核）組成，三個內(nèi)核獨立并行運行，并且，內(nèi)核之間的信息可以共享，可以交換，可以協(xié)作。 2、 在銀行總部創(chuàng)建數(shù)據(jù)中心，所有信貸業(yè)務(wù)文件與檔案集中統(tǒng)一管理，文件與檔案實體則根據(jù)需要與條件集中或分散保管。 3、 由于信貸業(yè)務(wù)分屬多個職能部門，在xx銀行整體管理原則的基礎(chǔ)上，賦予各部門相當(dāng)?shù)墓芾盱`活性，由各部門自主確定自己的文件與信息管理架構(gòu)。 4、 每一個信貸員都有一個信息保管箱，用于分門別類保管自

5、己的業(yè)務(wù)文件與信息。 5、 創(chuàng)建部門與個人博客，以方便內(nèi)部的工作溝通與協(xié)作。 6、 采用與組織架構(gòu)和工作職能一致的權(quán)限管理體系，提出崗位概念，并由上級授予下級權(quán)限。創(chuàng)建各種工作組，通過對組授權(quán)來簡化授權(quán)。 7、 任何文件和信息都可提交流轉(zhuǎn)，并自動記錄所有重要的處理痕跡，歸檔時，所有處理痕跡一并歸入檔案。 8、 所有文件與信息都要數(shù)字化，對于以往的信貸業(yè)務(wù)檔案，亦要逐步數(shù)字化，檢索利用原則上采用數(shù)字化信息，除非法律程序和管理需要，不再提供原件的借閱。 9、 利用內(nèi)嵌的手機短信平臺，擴展管理的移動性，并且，還可提供周期性、重復(fù)性工作的提醒服務(wù)。 注：3hmisdoc是一個伸縮自如的系統(tǒng)，如果用戶的

6、系統(tǒng)規(guī)模不大，或者出于投資的考慮，亦可將三大核心模塊集成在一個數(shù)據(jù)庫軟件內(nèi)核中，即采用3hmisdoc標(biāo)準(zhǔn)版。由此也可以看出3hmisdoc的靈活與強大。 1. 系統(tǒng)配置建議3hmisdoc本身，對系統(tǒng)的配置沒有任何特殊的要求，用戶在配置系統(tǒng)時，一般要考慮以下因素：可靠性對可靠性的要求，是影響系統(tǒng)配置方案的最為關(guān)鍵的因素之一。如果容許一個工作日以上的故障停機時間，帶磁盤陳列的單臺服務(wù)器就可滿足要求。隨著容許停機時間的縮短，系統(tǒng)配置的要求將顯著提高，亦會帶來設(shè)備投入的明顯增加。信息量文件與檔案數(shù)字化信息的容量，也決定著系統(tǒng)的配置方案。信息量的增加，需要更大容量的存儲設(shè)備，并且，也將帶來信息處理速

7、度的相對降低。所以，要處理的信息量越大，對系統(tǒng)的要求也就越高。并發(fā)用戶數(shù)服務(wù)器的配置和網(wǎng)絡(luò)帶寬應(yīng)能滿足最大并發(fā)用戶訪問時的需要。服務(wù)器平臺軟件3hmisdoc的運行，需要windows server 2003和sql server 2000/5的支持，用戶可根據(jù)本身的系統(tǒng)規(guī)模來選擇操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的版本。數(shù)據(jù)中心創(chuàng)建信貸業(yè)務(wù)文件與檔案數(shù)據(jù)中心，集中存儲和處理信貸業(yè)務(wù)文件與檔案的數(shù)字化信息，至于信貸業(yè)務(wù)的文件與檔案實體，則可根據(jù)工作的需要和庫房條件，考慮采用集中或分散保管的方式。對現(xiàn)有設(shè)備的利用可考慮在充分利用已有設(shè)備的情況下，再添置新的設(shè)備。 2. 建立信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站，

8、是信貸業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)的門戶，是信貸業(yè)務(wù)部門面向全銀行的宣傳、推廣與交流平臺，也是信貸業(yè)務(wù)部門內(nèi)部宣傳、協(xié)作與溝通的基礎(chǔ)，以及信貸業(yè)務(wù)文件、信息與檔案管理的入口。 信貸業(yè)務(wù)內(nèi)部網(wǎng)站主要包含以下欄目：資訊（新聞及內(nèi)部公告等）現(xiàn)行文件（與信貸業(yè)務(wù)有關(guān)的政府、行業(yè)及本銀行文件）法律與規(guī)章（國家、政府及行業(yè)的法律與規(guī)章）電子期刊（可出版數(shù)種定期或不定期的電子期刊）表格和格式文件樣式下載（提供常用的報表及應(yīng)用文范例下載）信貸業(yè)務(wù)大事記（公布xx銀行的信貸業(yè)務(wù)大事記）信貸知識庫（對全銀行開放的信貸知識庫）論壇中心（對全銀行開放的論壇中心）登錄（授權(quán)用戶登錄進(jìn)入3hmisdoc后，根據(jù)其工作職能，管理和利用

9、文件與檔案信息。） 3. 信貸業(yè)務(wù)文件與信息管理文件與信息的分類 信貸業(yè)務(wù)文件與信息，概括起來，有四種類型，即：規(guī)范性、通用性文件信貸客戶與項目文件部門文件個人文件對于這四種類型的文件，3hmisdoc都提出了相應(yīng)的解決方案。規(guī)范性、通用性文件創(chuàng)建專門的信貸業(yè)務(wù)文件管理對象，用于管理規(guī)范性、通用性文件。該種文件的分類，可按年度和文件的性質(zhì)進(jìn)行。信貸客戶與項目文件為每一個客戶建立一個管理對象，用于保存該客戶的信貸業(yè)務(wù)文件，并且，為每一筆業(yè)務(wù)建立一個文件夾（一卷），以保管該筆業(yè)務(wù)的所有文件。部門文件在系統(tǒng)中創(chuàng)建與現(xiàn)實一致的組織架構(gòu)，各組織可根據(jù)自己的工作需要建立自己的文件與信息分類體系。個人文件可

10、在組織下面，為組織中的每一個人分配一個信息保管箱，用于個人分門別類管理業(yè)務(wù)文件與信息，信息保管箱的容量，由系統(tǒng)管理員根據(jù)需要設(shè)定。組織與個人博客創(chuàng)建組織機構(gòu)和個人信息保管箱時，該組織或該個人也就有了自己的內(nèi)部博客。3hmisdoc提供的博客頁面，非常簡潔，適合于辦公室使用。內(nèi)部博客為企業(yè)內(nèi)部的溝通與協(xié)作，提供了不受時間與空間限制的新渠道。將博客引入企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)，已受到越來越多的機構(gòu)與企業(yè)的重視，應(yīng)該是大勢所趨。與職能一致的權(quán)限管理引入崗位概念，按崗位授權(quán)。可設(shè)立各種工作組，以簡化授權(quán)。遵循現(xiàn)實中的組織原則，由上級授予下級權(quán)限。根據(jù)工作職能授權(quán)，滿足工作所需，又符合保密要求。可跨部門授權(quán)，符

11、合扁平化管理和跨部門協(xié)作的需要。文件的流轉(zhuǎn)與工作協(xié)作任何文件與信息都可提交流轉(zhuǎn)。在文件的審批過程中，實體文件可以跟隨流程同時流轉(zhuǎn)，也可以部份或全部無紙化。可將文件提交組織中的任何人處理，以符合扁平化管理與跨部門協(xié)作的需要。自動保存所有流轉(zhuǎn)痕跡。系統(tǒng)提供了專門的流程郵局來處理文件與信息的流轉(zhuǎn)。文件與信息的查找最常用的是快速查找和信息查詢兩種方式?？焖俨檎遥涸谀夸浟斜淼挠疑辖?，輸入要查找信息的關(guān)鍵詞，再點擊查找，即可快速查找出兩年內(nèi)的文件。信息查詢：點擊工具條上的信息查詢按鈕，或右鍵菜單上的信息查詢菜單項，即可進(jìn)入信息查詢頁面，可根據(jù)頁面的提示，進(jìn)行查找操作。提醒服務(wù)可對周期性、重復(fù)性的工作按日、

12、周、月、季或年提醒，每一份文件或信息都可點擊右鍵進(jìn)行提醒設(shè)置，提醒信息將按時在待辦事宜中顯示。提醒服務(wù)非常適用于收息日的提醒和貸款到期提醒等，以便信貸業(yè)務(wù)人員及時去了解信貸合同的執(zhí)行進(jìn)展。短信平臺可短信提示新郵件、短信提交流程郵件、短信批復(fù)郵件以及短信提醒服務(wù)和直接群發(fā)短信等，利用手機短信，可大大擴展3hmisdoc的移動性。短信功能為可選件。論壇中心面向信貸業(yè)務(wù)人員的內(nèi)部論壇，可分專業(yè)或行業(yè)、部門，設(shè)立不同的論壇，每個論壇都可提出不同的主題，供大家討論與交流。（組織和個人博客提供了論壇功能，每一組織或個人都可設(shè)立一個論壇。）文件歸檔在信貸業(yè)務(wù)處理過程中，信貸業(yè)務(wù)文件由相應(yīng)的部門或個人（信貸員

13、）錄入、修改和管理，信貸業(yè)務(wù)確定或終止后，即提交歸檔，形成信貸業(yè)務(wù)檔案。文件的所有處理痕跡，同時跟隨歸入檔案。 4. 信貸業(yè)務(wù)檔案與資料管理信貸業(yè)務(wù)檔案的分類信貸業(yè)務(wù)檔案的分類，遵循xx市xx銀行信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定。檔案實體與數(shù)字化檔案信息數(shù)字化檔案集中統(tǒng)一管理，即建立整個銀行的信貸業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)中心，銀行的所有信貸業(yè)務(wù)數(shù)字化檔案信息，都保存在數(shù)據(jù)中心的信貸業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫中。這種集中管理方式，不但可降低設(shè)備的整體投入成本，提高系統(tǒng)的可靠性與安全性，而且，利用和管理也更加方便和高效，至于實體檔案，則不一定要集中保管?？筛鶕?jù)工作的需要與方便，以及庫房條件，采取相應(yīng)的對策。管理分工與授權(quán)由

14、銀行風(fēng)險管理部統(tǒng)一制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法，公司業(yè)務(wù)部、個人業(yè)務(wù)部、國際業(yè)務(wù)部、資產(chǎn)管理部、貸款審批部等業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對相應(yīng)的信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，并可以根據(jù)管理辦法制定各自所管理信貸業(yè)務(wù)的檔案管理細(xì)則。根據(jù)以上管理分工，由市銀行風(fēng)險管理部設(shè)定信貸業(yè)務(wù)檔案的整體管理架構(gòu)，并將管理權(quán)限授予相應(yīng)部門的檔案管理人員，再下一級架構(gòu)的創(chuàng)建以及權(quán)限管理，則由相應(yīng)部門的檔案管理人員負(fù)責(zé)。一級檔案與二級檔案信貸業(yè)務(wù)檔案有一級檔案和二級檔案之分。在傳統(tǒng)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度中，二級檔案需要包含一級檔案的復(fù)印件，但檔案數(shù)字化后，由于一級檔案中已有數(shù)字化信息，這種方式則顯得有點重復(fù)了。所以，檔案數(shù)字化后，二級檔案不必

15、再包含一級檔案的復(fù)印件。歸檔文件的檢查與審核銀行業(yè)，在金融業(yè)務(wù)的流程管理與審核方面，積累了豐富的經(jīng)驗。這種經(jīng)驗，實際上，也可以移植到信貸文件與檔案的管理上來。也就是說，可參照事后監(jiān)督的方式來檢查和審核數(shù)字化檔案信息。檔案數(shù)字化后的利用方式調(diào)整檔案信息數(shù)字化后，除非法律程序和管理需要，原則上不再提供檔案的原件借閱。信貸業(yè)務(wù)人員可依授權(quán)在檔案數(shù)據(jù)庫中檢索所需要的檔案信息，對于沒有授權(quán)查閱的檔案，可按規(guī)定的流程提出申請，待批準(zhǔn)后，可由檔案管理人員代為查找，并以電子郵件方式發(fā)送給申請人，如果有需要，亦可打印輸出提供給申請人。如確因工作需要借閱原件，亦可無紙化完成整個審批流程，待批準(zhǔn)后，再按規(guī)定手續(xù)借閱。未實