公司行政辦公人員管理辦法

1、公司行政辦公人員管理辦法辦公室工作是公司的窗口，是關(guān)系到公司整個(gè)工作上請(qǐng)下達(dá)的重要環(huán)節(jié)， 為 了使辦公室的工作真正達(dá)到服務(wù)、 協(xié)調(diào)、高效的目的，更好地發(fā)揮好辦公室工作 的職能，特制定本工作管理辦法。（一）請(qǐng)示報(bào)告制度：1 向總經(jīng)理報(bào)告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況，同時(shí)請(qǐng)示 及時(shí)處理的意見。2.及時(shí)報(bào)告上級(jí)的文件、電話通知和交辦的急事，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見， 及時(shí)有效地處理好這些工作。3 對(duì)突發(fā)的緊急事件，立即請(qǐng)示報(bào)告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見立即辦妥，事 后匯報(bào)辦理情況。4 對(duì)有爭(zhēng)議的工作和事情而決定不下，應(yīng)請(qǐng)示報(bào)告，在取得領(lǐng)導(dǎo)明確批示 意見后，即開展工作。（二）文件的起草、校對(duì)、審批、

2、傳閱制度：1 公司的重要文件由秘書起草，編好文件編號(hào)、標(biāo)明擬發(fā)單位 （人）、印制 份數(shù)，呈報(bào)總經(jīng)理審批后，交付打印，并在校對(duì)無(wú)誤后，交由檔案員上報(bào)下發(fā)，同時(shí)做好登記。2 各部門起草的文件，經(jīng)由秘書審閱，呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后，交 付打印，由檔案員上報(bào)下發(fā)，同時(shí)做好登記。3 上級(jí)來(lái)文，由秘書進(jìn)行登記，并填好文件傳閱審批單，呈報(bào)總經(jīng)理閱批。 同時(shí)根據(jù)總經(jīng)理批示的意見進(jìn)行傳閱、督辦、并做好文件的回收、轉(zhuǎn)存。（三 ）印信管理制度：1 印信的種類：公司印章、部門章、總經(jīng)理名章、總裁名章。2 印信的使用規(guī)定：對(duì)公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司 名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行

3、文，蓋公司印章。如需要， 還應(yīng)加蓋總經(jīng)理名章或總裁名章；各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營(yíng) 事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)加蓋部門章。3印信蓋用：文件需用印，經(jīng)核準(zhǔn)后連同經(jīng)審核的文件稿等交監(jiān)印人用印。4 各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，印章因公外出使用，做好登記備案，如有 遺失或誤用，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。5 監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)核準(zhǔn)的文件等，不得擅自用印。6 印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。7 禁止攜帶有印鑒的空白信件。8 開啟和報(bào)廢印鑒，均須按有關(guān)規(guī)定正式行文，由辦公室統(tǒng)一承辦（四）保密制度：1 為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。2 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依

4、照特定程序確定在一定時(shí)間內(nèi)只限 一定的人員知悉的事項(xiàng)。3 公司附屬機(jī)構(gòu)及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。4 公司保密工作實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。5. 公司秘密包括的事項(xiàng)：1公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；2公司尚未討諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng) 決策；3公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)錄；4公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；5公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息；6公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入資料；7經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的其他事項(xiàng)。6. 保密措施：1屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)傳遞、使用、復(fù)制、 摘抄、保存

5、和銷毀，由公司檔案員負(fù)責(zé)執(zhí)行；2非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；3在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；4不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密； 不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛? 不準(zhǔn)通過(guò)其它方式傳遞公司秘密。7 .責(zé)任與處罰：出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資 30元以上500元以下：1泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；2違反本制度第6條規(guī)定的秘密內(nèi)容的；3已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的；出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失：1故意或過(guò)失泄露秘密，造成嚴(yán)重，后果或重大經(jīng)濟(jì)損失；2為他人竅取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；3利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的

6、。（五 ）會(huì)議管理制度：1. 開會(huì)準(zhǔn)備：1擬定會(huì)議內(nèi)容、目的、歸納會(huì)議事項(xiàng)與要點(diǎn)；2決定會(huì)議的方式，如出席人員、會(huì)場(chǎng)、時(shí)間等；3會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備。如會(huì)議橫幅、擴(kuò)音設(shè)備、桌椅等。2 主持會(huì)議須知。3 .參加會(huì)議人員需知。4 .列席參加公司的例會(huì)或行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)時(shí)應(yīng)做好會(huì)議的記錄，需形成會(huì) 議紀(jì)要的做好有關(guān)覆行手續(xù)。（六）考勤及請(qǐng)消假制度：1. 公司機(jī)關(guān)人員應(yīng)自覺遵守組織紀(jì)律，嚴(yán)格上下班打卡制度。如遇特殊情 況未能按時(shí)打卡，應(yīng)在次日由部門負(fù)責(zé)人出具證明并簽字， 再由辦公室簽字后方 予補(bǔ)勤。否則視同遲到或早退處理。2 .公司機(jī)關(guān)人員有事請(qǐng)假，需寫出請(qǐng)假條，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。否則視同 曠工處理。請(qǐng)假在半天之內(nèi)

7、，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批；一天之內(nèi)經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)；一 天以上需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。并在休假后及時(shí)向簽批領(lǐng)導(dǎo)消假。3 .考勤管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)公司職員考勤管理，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司全體職員。第三條 職員正常工作時(shí)間為上午8時(shí)30分至12時(shí)，下午1時(shí)30分至6 時(shí)，每周日不上班，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時(shí)間時(shí)由辦公室另行通知。第四條公司職員一律實(shí)行上下班打卡登記制度。第五條 所有職員上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理 打卡，違犯此條規(guī)定者，代理人和被代理人均給予記過(guò)一次的處分。第六條公司每天安排人員監(jiān)督員工上下班打卡，并負(fù)責(zé)將員工出勤情況報(bào) 告值班領(lǐng)導(dǎo)，由值班領(lǐng)導(dǎo)報(bào)至人力資源部，

8、人力資源部據(jù)此核發(fā)全勤獎(jiǎng)金及填報(bào) 員工考核表。第七條所有人員須先到公司打卡報(bào)到后，方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情 況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽卡批準(zhǔn)，不辦理批準(zhǔn)手續(xù)者，按遲到或曠工處理。第八條 上班時(shí)間開始后5分鐘至30分鐘內(nèi)到班者，按遲到論處，超過(guò)30 分鐘以上者，按曠工半日論處。提前 30分鐘以內(nèi)下班者按早退論處，超過(guò) 30 分鐘者按曠工半天論處。第九條 員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向本部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）申明外出原 因，否則按外出辦私事處理。第十條上班時(shí)間外出辦私事者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即扣除當(dāng)月全勤獎(jiǎng)，并給予警 告一次的處分。第十一條 員工一個(gè)月內(nèi)遲到、早退累計(jì)達(dá)三次者扣發(fā)全勤獎(jiǎng)50%，達(dá)五次者扣發(fā)100%全勤

9、獎(jiǎng)，并給予一次警告處分。第十二條 員工無(wú)故曠工半日者，扣發(fā)當(dāng)月全勤獎(jiǎng)，并給予一次警告處分， 每月累計(jì)三天曠工者，扣除當(dāng)月工資，并給予記過(guò)一次處分，無(wú)故曠工達(dá)一個(gè)星 期以上者，給予除名處理。第十三條 職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經(jīng)理以下人員由部門 經(jīng)理批準(zhǔn)；各部門經(jīng)理出差由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；高層管理人員出差須報(bào)經(jīng)總裁批準(zhǔn)； 工作緊急無(wú)法請(qǐng)假時(shí)，須在總經(jīng)理辦公室備案，到達(dá)出差地后應(yīng)及時(shí)與公司取得 聯(lián)系。出差人員應(yīng)于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至人力資源部備案。凡過(guò)期或未填寫出差登記表者不再補(bǔ)發(fā)全勤獎(jiǎng)， 不予報(bào)銷出差費(fèi)用，特殊情況須報(bào)總經(jīng) 理審批。第十四條 當(dāng)月全勤者，獲得全勤獎(jiǎng)金100元。（

10、七）接待管理制度：1 做好來(lái)賓的接待工作，應(yīng)做到文明、禮貌、熱情并向接待領(lǐng)導(dǎo)做好引見 工作。2 公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐，必須到辦公室開派餐單方可。 如遇特殊情況需外出就餐，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可，并于次日向總經(jīng)理報(bào)帳簽 字。3 辦公室每月匯總酒店的就餐明細(xì)，報(bào)總經(jīng)理審閱，嚴(yán)格控制好招待費(fèi)的 開支。（八）通訊費(fèi)用管理制度：公司通訊費(fèi)用每月由辦公室負(fù)責(zé)到電信局對(duì)帳結(jié)算。爾后報(bào)總經(jīng)理審閱簽字 后方可報(bào)銷?？偨?jīng)理的手機(jī)費(fèi)用按實(shí)報(bào)銷。中層以上干部的手機(jī)費(fèi)用按每月300元包干使用，節(jié)支歸公司所有，超支部分按每季度的考核從本人的工資中抵扣。（九）打字復(fù)印及印刷品的管理制度：1.公司各部門的微機(jī)

11、、復(fù)印機(jī)的日常耗材由各部門各辦公室提供使用明細(xì)， 經(jīng)辦公室報(bào)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一購(gòu)買發(fā)放， 發(fā)放時(shí)由領(lǐng)用人簽字。辦公室微機(jī)管理 員建立每臺(tái)機(jī)器耗材的使用數(shù)量及價(jià)值回收臺(tái)帳，并必須做到帳物相符。2 公司各部門使用的印刷品、部門負(fù)責(zé)人提報(bào)規(guī)格明細(xì)和數(shù)量，經(jīng)辦公室 報(bào)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一印刷，均由檔案室進(jìn)行登記入帳，并負(fù)責(zé)管理發(fā)放，屬公司 的列管理費(fèi)，屬下屬單位的列施工費(fèi)用。檔案室對(duì)印刷品的管理必須做到帳物相 符。（十）辦公用品的購(gòu)置與發(fā)放管理制度：1、公司所有辦公用品的購(gòu)置都必須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可購(gòu)置。2 低值易耗辦公用品各部門每月初應(yīng)向辦公室提報(bào)所購(gòu)物品的明細(xì)，辦公 室將根據(jù)庫(kù)存情況，上報(bào)審批后統(tǒng)一購(gòu)置

12、。3 固定資產(chǎn)的購(gòu)置，經(jīng)審批購(gòu)買后，辦公室統(tǒng)一登記入帳，交由需用人使 用。使用人應(yīng)加以愛護(hù)和妥善保管，不得丟失和無(wú)故損壞，發(fā)現(xiàn)上述情況，將由使用人進(jìn)行賠償，賠償金額按所丟失或損失物品的凈值計(jì)算。4 .低值易耗品的發(fā)放，辦公室應(yīng)做好發(fā)放登記，并做到帳物相符。（十一）檔案管理制度：1. 檔案的分類：技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、物資檔案、合同檔案、圖集、圖書、音像 照片檔案、文書檔案、其他檔案。2. 檔案資料的立卷歸檔：1立卷歸檔要求書寫工整、字跡清晰、卷面整潔干凈、嚴(yán)禁亂涂亂畫；2歸檔的原始記錄簽證應(yīng)真實(shí)、齊全，日期、部位明確，嚴(yán)禁事后增減或 涂改，使用復(fù)印件時(shí)，應(yīng)注明原件存放處，以備查詢；3檔

13、案管理人員要根據(jù)工作需要，編制目錄、卡片、索引等檢索工具，編 輯檔案文件匯集的各種參考資料，以便于查閱。要定期檢查檔案存放狀況，對(duì)破 損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或，作其他技術(shù)處理，機(jī)密文件、資料歸檔要 注意保密，并采取專門的保密措施，專門保管。3 .檔案資料的立卷歸檔的時(shí)限：1文書文件等類檔案資料每年內(nèi)歸檔一次；2財(cái)務(wù)檔案每年歸檔一次；3技術(shù)檔案，質(zhì)量體系運(yùn)行管理資料在網(wǎng)站交付使用驗(yàn)收后12日內(nèi)完成歸檔工作。4人事檔案、職工技術(shù)、職工勞資、社會(huì)保險(xiǎn)及車輛檔案每年度內(nèi)整理歸 檔一次；4. 檔案的查閱與借用：1檔案歸檔后，需查閱或借用時(shí)，必須經(jīng)專業(yè)部門的負(fù)責(zé)人辦理查閱或借 用手續(xù)，并由檔案員做

14、好登記，否則任何人無(wú)權(quán)查閱或借用；2凡屬公司需對(duì)外保密的檔案資料， 必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦好登記手續(xù)后， 方可查閱或借用；3各種圖集、書籍、文書檔案由檔案員辦理查閱或借用手續(xù)；4查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無(wú)關(guān)內(nèi)容，對(duì)檔案資料必須注意 愛護(hù)，不得損壞，不得涂改、勾畫、剪截和拆卷，更不準(zhǔn)抽取或撕毀張頁(yè)等。如 發(fā)現(xiàn)上述情況，檔案員有權(quán)立即制止，停止查閱；并按有關(guān)規(guī)定予以處理；5對(duì)批準(zhǔn)摘抄、復(fù)制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準(zhǔn)公布、翻印、 轉(zhuǎn)借和擴(kuò)大閱讀范周圍；6利用檔案資料完畢后，要親自送還，經(jīng)審查無(wú)誤注銷查借手續(xù)。5. 檔案鑒定銷毀：1按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種

15、。永久指無(wú) 限期保存；長(zhǎng)期保存為16-50年；短期保存為15年以下；2短期保管的檔案，15年期滿后應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后可以銷毀；長(zhǎng)期保存的檔案滿 50年，經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無(wú)繼續(xù)保存的必 要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)都門批準(zhǔn)后方可銷毀；3對(duì)需要銷毀的檔案，要編造檔案銷毀清冊(cè)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)手續(xù)進(jìn)行銷 毀，銷毀時(shí)必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷完畢，監(jiān)銷人員要簽字。4檔案資料保管期具體分類劃分詳見國(guó)家檔案法或青島市檔案管理規(guī)定。（十二）公司復(fù)印機(jī)使用制度：1 復(fù)印文件資料耍辦理登記審批手續(xù)，詳填復(fù)印時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任以及核稿人批準(zhǔn)簽字后方可復(fù)印，超過(guò)30份的原則上應(yīng)打字印刷

16、。2 不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，否則需公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3 復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)。（十三）公司打字管理制度：I負(fù)責(zé)打印以公司名義發(fā)出的文件和公司領(lǐng)導(dǎo)同意印發(fā)的資料會(huì)議紀(jì)要等文 件材料。2 凡需打印的文件必須經(jīng)核稿，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)及編號(hào)后，方可予以打印。3 打印文件材料要辦理登記手續(xù)。首先填好文印單，然后送公司或職能處 室至領(lǐng)導(dǎo)以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。4 凡送打字室打印的文件、表格等，字跡要清楚，語(yǔ)句要通順。5 文件打印完畢，收稿人當(dāng)面清點(diǎn)原稿中的正文部分及打印好的文件并簽 字，方可取走打印件。6 打字室為機(jī)要部門，打字員要嚴(yán)守機(jī)密，做到不泄密，不

17、失密，和打印 無(wú)關(guān)的人員不能進(jìn)入打印室。（十四）公司的報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度：1 公司的公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電均由公司辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)。2 公司各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人應(yīng)到辦公室審批或登記后可自行 到郵局發(fā)，也可由辦公室統(tǒng)一辦理。3 .外來(lái)郵件一律經(jīng)辦公室簽收分發(fā)。4 .凡掛號(hào)、書籍、包單、匯款單、貨運(yùn)單等由辦公室及時(shí)通知收件人并辦 理簽收手續(xù)。5 .一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收后及時(shí)送到各個(gè)部門或 本人。6. 不論公私郵件辦公室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤。7. 報(bào)刊訂購(gòu)每年由辦公室統(tǒng)一辦理一次， 各部門可自行根據(jù)需要書面申請(qǐng)， 總經(jīng)理批準(zhǔn)到辦公室辦理。個(gè)人訂購(gòu)可由辦公室辦理。8 報(bào)刊的收發(fā)均由辦公室負(fù)責(zé)并及時(shí)分發(fā)到各部門或個(gè)人。需集中裝訂閱 覽的要做好管理工作。嚴(yán)禁個(gè)人私自拿走。（十五）值班制度：1 公司因工作需要，實(shí)行部門經(jīng)理級(jí)輪流值班制，值班時(shí)應(yīng)保持不漏崗、 不退崗、按時(shí)交接班。2 及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)指示、通知、重要信息和電話，