合同管理員崗位說明書及用人標準

1、職位說明書職位 需稱合同管理員所屬 部門管理部人員 編制直屬 上級直屬 下級有效 日期崗位槪述：審查合同規(guī)范性，將接收的每一份合同都能做好詳細記錄，根據(jù)介同中的簽單內(nèi)容下單到客 服，同時根據(jù)合同的到帳情況進行各種形式的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析等。職位權(quán)限：1有權(quán)將不符合規(guī)立的合同給客戶代表指出，并要求他們對這類合同重新填寫 2對自己所負責(zé)事項的改進方法等有決策權(quán)/建議權(quán)主要工作職責(zé)及工作流程：一、空白合同領(lǐng)用客戶代表憑“合同領(lǐng)用申請單”到合同管理員處領(lǐng)取空白合同，合同管理員負責(zé)監(jiān)督客 戶代表手中的空白合同不能超過五份，同時一次性發(fā)放的空白合同不能超過2份，并對已領(lǐng) 用的空白合同做好記錄，按規(guī)定進行領(lǐng)取。

2、二、對已簽合同進行審查客戶代表上交合同，合同管理員審查合同的規(guī)范性及簽單的合規(guī)性，如無問題，則可以 收取合同及款項，并給每一份交來的合同編合同號，此外，合同管理員還應(yīng)收取合同執(zhí)行中 所涉及的各項申請表、資料、跟進單，然后收款并給客戶代表開收據(jù)（包括：日期、姓名、 部門、合同號、公司名稱、金額大小寫及類別、訂單文本序號）雙方簽字后撕第二聯(lián)給交款 人。之后，合同管理員將合同中所簽的詳細內(nèi)容及收款情況錄入合同管理詳細情況記錄表格和內(nèi) 部跟單系統(tǒng)，并于當(dāng)天下班時，將當(dāng)天收到的合同統(tǒng)一做合同交接明細上交財務(wù)部。如審查 中發(fā)現(xiàn)合同有問題，則分兩種情況進行處理：1、若是客戶代表未將合同及時拿回，而只拿 回客

3、戶給的預(yù)付款，則需要辦理合同未及時交回的相關(guān)手續(xù)；2、合同管理員審查合同的時 候發(fā)現(xiàn)客戶代表所簽的合同違反公司的相關(guān)政策、規(guī)左，遇到這種情況，則需要請示相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)予以解決之后，才能收取該份合同。三、下單的流程每天與客服交接制作單，（多時一天兩次，少時一天一次）內(nèi)容包括與客服交接的域軻/ 通用網(wǎng)址交接單、網(wǎng)站制作交接單，交接的內(nèi)容包括制作資料、及有制作要求的合同首頁復(fù) 印件、跟進單等一并交與客服，交接表一式兩份雙方簽字留底。四、與前臺文員核對已簽合同客戶代表將完整的合同交回到合同管理員時，合同管理員當(dāng)即必須將該份合同按文本序 號落實到客戶代表所領(lǐng)走的合同之列，以此證明該份合同已經(jīng)使用，同時合同管

4、理員每天與 前臺文員核對商務(wù)人員已交單的合同類型文本編號等，以便前臺文員掌握被領(lǐng)用合同的使用 情況。五、合同變更的處理如客戶需要變更所簽的合同內(nèi)容，則需要事先調(diào)查淸楚所變更的內(nèi)容雙方尚未執(zhí)行，這 時，還需要客戶出具變更證明，并蓋上合同章或公章方可生效。六、合同解除的處理如果遇到合同必須要解除的情況，則首先確認合同所簽內(nèi)容我方尚未執(zhí)行，同時要求客 戶代表將三聯(lián)合同收集完整，并由雙方簽署合同解除協(xié)議書，并按規(guī)立經(jīng)審核后加蓋公章或 合同專用章，再由合同管理員交財務(wù)部存檔。七、合同未及時交回的處理遇到合同未及時交回的情況，合同管理員應(yīng)于月底結(jié)束之后，將這批合同按客戶代表統(tǒng) 一匯總交于客戶經(jīng)理，并催促客

5、戶代表及時將合同盡快補回。八、保護系統(tǒng)資料錄入和確認在錄入保護系統(tǒng)需單時，須在客戶代表的單、款全到并且所填內(nèi)容屬實的情況下，合同 管理員對已簽單進行點擊確認。九、相關(guān)報表A、報總經(jīng)辦的周報表、月報表周、月報表的模式按公司統(tǒng)一格式填寫，按銷售周報、月報的項目累訃 當(dāng)周、當(dāng)月各部門發(fā)生的各項目的總數(shù)填入此表中，填寫完畢后報總經(jīng)辦。B、報人事的人事銷售淸單按照人事報表的統(tǒng)一格式填寫，分部門記錄每一位客戶代表簽單、到帳明晰，其中，當(dāng)月發(fā) 生的退款、硬件等相關(guān)費用也應(yīng)一并記入，當(dāng)月的遠期支票由財務(wù)統(tǒng)一月底匯總給，并不記 入當(dāng)月的人事報表，還有未及時補回的合同，同樣也不記入當(dāng)月的人事報表C、報財務(wù)的相關(guān)報

6、表a、將當(dāng)天所填日報紙版打印兩份及當(dāng)天收到的全部款項，交與財務(wù)。b、將當(dāng)月的域名、基礎(chǔ)服務(wù)、集團郵箱、通用網(wǎng)址按統(tǒng)一格式計提產(chǎn)品成本D、報市場培訓(xùn)部的排名將當(dāng)月的凈到帳匯總分別按客戶代表和客戶經(jīng)理排出劍次，報培訓(xùn)部E、客戶主任、高級客戶主任的評比將當(dāng)月的到帳按著客戶代表匯總，并扣除促銷、退款、路路通成本、硬件費用、通用網(wǎng) 址、域名的成本等作為評選客戶主任和高級客戶主任的標準。F、報銷售管理部的日報將每天的到帳按部門進行分類統(tǒng)計，報銷售管理部十、合同歸檔、整理合同管理員每周將收到的合同按合同號排序進行整理歸檔，并在月初將當(dāng)月收到的合同 按合同號、客戶劃稱、客戶代表、部門、說明打印淸單目錄，用以方便客戶代表査詢。關(guān)鍵考核指標（KPI）1、報表上交的及時性：2、報表數(shù)據(jù)的準確性：3、審査合同嚴謹性：4、下單及時性、合規(guī) 性：5、存檔合同易于査找性職位內(nèi)部關(guān)系所受監(jiān)督財務(wù)客服人員人力資源部總經(jīng)辦總部銷售管理部工作所施監(jiān)督客戶代表關(guān)系合作關(guān)系培訓(xùn)部行政助理外部關(guān)系應(yīng)具備之基本資格及條件個 人 條 件性別女性較佳知 能領(lǐng)導(dǎo)力極需要 需要 不需要年齡23歲以上應(yīng)變力極需要 需要 不需要最低學(xué)歷大專汁劃力極需要 需要 不需要工作經(jīng)歷有過做行政、會計 工作的經(jīng)歷最好創(chuàng)造力極需要 需要 不需要技 能語言漢語體能腦力極需要 需要 不需要專業(yè)知識會計、法律、統(tǒng)計、 管理等相關(guān)專業(yè)體力極需