利用信息化手段提升合同集中化管控效能

1、利用信息化手段提升合同集中化管控效能摘要：本文結(jié)合某運(yùn)營(yíng)商推行合同集中化管理的實(shí)踐，探索利用信息化手段固化全流程管控要求，把控合同管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，增強(qiáng)合同信息整合、分析能力，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理效能。關(guān)鍵詞：信息化；集中化；合同；管理1引言合同管理作為企業(yè)法律管理的重要組成部分，在企業(yè)安全運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)方面發(fā)揮著重要的支撐保障作用。2015年以來(lái)，某運(yùn)營(yíng)商在全省范圍內(nèi)推行合同集中化管理，加強(qiáng)合同集中審核、集中簽署、集中統(tǒng)計(jì)分析，有效避免了合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)，但同時(shí)大大增加了省公司合同管理人員的工作量。如何實(shí)現(xiàn)集中化管理后合同數(shù)量、質(zhì)量的雙提升，成為了合同管理工作面臨的難題。實(shí)現(xiàn)合同管理數(shù)量、

2、質(zhì)量的有效統(tǒng)一，必須借助信息化手段。某運(yùn)營(yíng)商開(kāi)發(fā)的合同管理信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了在線電子化管理，有助于固化流程、減輕人力負(fù)擔(dān)、加強(qiáng)全流程管控，并且通過(guò)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的統(tǒng)計(jì)分析，有助于挖掘合同信息，延伸合同管理鏈條，提升管理效能，實(shí)現(xiàn)合同集中化管理的目標(biāo)。2粗放式合同管理模式存在的問(wèn)題企業(yè)的合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中，訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理的全過(guò)程就是由立項(xiàng)、采購(gòu)、草擬、簽訂、生效

3、開(kāi)始，直至合同失效為止。合同管理的系統(tǒng)性要求凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，步調(diào)一致。合同管理的動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過(guò)程的情況變化，特別要掌握對(duì)己方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止、終止。在依法治國(guó)、深化改革的大背景下，某運(yùn)營(yíng)商原來(lái)的粗放式合同管理模式，即各經(jīng)營(yíng)單位分別負(fù)責(zé)本單位合同管理模式的弊端日益顯現(xiàn)，主要表現(xiàn)在：（1）合同管理質(zhì)量問(wèn)題某運(yùn)營(yíng)商17市分公司法律人員共有18人，其中具有法律職業(yè)資格的9人，占50%;專職從事法律工作的5人，占27%;無(wú)法律專業(yè)背景的2人（還少2個(gè)?。。??；鶎臃扇藛T專業(yè)力量不足，且絕大多數(shù)系兼職從事法律工作，還有相當(dāng)比例人員從事法律崗位工作

4、不足兩年。對(duì)法律工作不熟悉，大量工作時(shí)間被非法律工作占用，導(dǎo)致合同審核質(zhì)量不高，合同風(fēng)險(xiǎn)隱患較大。（2）合同管理規(guī)范性問(wèn)題某運(yùn)營(yíng)商雖不斷完善合同管理制度，但由于合同分散在各市分公司，缺乏統(tǒng)一有效管理，因此存在管理制度落實(shí)不到位、合同范本使用不規(guī)范、合同審查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、審查質(zhì)量參差不齊甚至合同審查流于形式等問(wèn)題。（3）合同全流程管控問(wèn)題隨著集采力度的加大、財(cái)務(wù)集中化的推行，合同管理鏈條由基層單位上延至省公司、統(tǒng)談分簽的合同簽署模式，使得采購(gòu)過(guò)程與簽約過(guò)程在不同層級(jí)的單位執(zhí)行，基層單位合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較低，合同談判能力較弱，存在采購(gòu)決策要求貫徹不到位的情況，不利于合同的統(tǒng)一規(guī)范管理，在一定程度上削弱了

5、基層單位對(duì)合作伙伴的管控力度，為后續(xù)合同履行埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患，也不利于合同的全流程管控。（4）合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析問(wèn)題現(xiàn)代企業(yè)的合同管理已不僅限于合同文本審核，而是重在通過(guò)合同管理工作，利用合同數(shù)據(jù)運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析的思維模式，對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、利用，從而進(jìn)一步完善合同管理，甚至延伸至其他專業(yè)領(lǐng)域，為其他領(lǐng)域工作提供數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮合同數(shù)據(jù)的作用。但粗放式的合同管理模式下，合同數(shù)據(jù)分散，合同信息的價(jià)值無(wú)法充分體現(xiàn)。此外，隨著內(nèi)外部審計(jì)監(jiān)督力度的不斷加大，需要公司提取大量合同信息，但粗放式模式很難快速、準(zhǔn)確地完成數(shù)據(jù)提取，無(wú)法滿足全省性、多維度數(shù)據(jù)信息提取的要求。（5）合同整體風(fēng)險(xiǎn)管控問(wèn)題首先，由于基

6、層合同審核質(zhì)量不高、合同制度落實(shí)不到位等問(wèn)題，不利于合同風(fēng)險(xiǎn)管控。其次，合同由各市分公司分別管理，合同背后隱藏的管理問(wèn)題容易被掩蓋。第三，無(wú)法對(duì)一些共性的合同管理問(wèn)題進(jìn)行識(shí)別、分析，形成全省統(tǒng)一的解決方案和預(yù)防措施，影響了全省合同風(fēng)險(xiǎn)的統(tǒng)一防控。3合同管理信息化的路徑探索-某運(yùn)營(yíng)商的實(shí)踐合同集中化管理是指基于合同管理需要，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一審核標(biāo)準(zhǔn)的一種新型合同管理理念和模式。既適應(yīng)了企業(yè)集中化、一體化運(yùn)營(yíng)的需要，也有利于實(shí)現(xiàn)合同管理的扁平化、管理制度執(zhí)行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，可以有效整合省市公司法律資源，防范基層合同風(fēng)險(xiǎn)。某運(yùn)營(yíng)商在2005年實(shí)現(xiàn)了合同管理信息化，功能更完善的合同管

7、理系統(tǒng)于2009年投入使用；自2015年起開(kāi)始推行合同集中化管理模式，截至目前，全省50萬(wàn)元以上的合同已實(shí)現(xiàn)了省公司集中審核。（1）問(wèn)題梳理、調(diào)研與方案制定在集中化實(shí)施之前，某運(yùn)營(yíng)商已對(duì)合同系統(tǒng)進(jìn)行了一系列改造、完善，打通了省、市、縣三級(jí)合同信息化管理通道，基本滿足了合同集中化的需要。在合同集中過(guò)程中，通過(guò)先試點(diǎn)后推廣的方式，逐步實(shí)現(xiàn)全省全量合同的統(tǒng)一集中管理。信息化建設(shè)也采用上述方式，在保障合同系統(tǒng)正常運(yùn)行的前提下，邊集中，邊發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，邊改造跟進(jìn)。通過(guò)一年多的建設(shè)，逐步完善了20個(gè)模塊33項(xiàng)子功能。（2）完善與信息化建設(shè)相關(guān)的管理制度流程要開(kāi)展適用于合同集中的信息化系統(tǒng)建設(shè)，就需要建立、完善

8、省、市、縣一體化的合同管理信息化體系，修訂現(xiàn)有的制度、流程，明確各層級(jí)的合同管理職責(zé)、權(quán)限，確定合同審批流轉(zhuǎn)路徑，并通過(guò)信息化手段加以固化。為此，某運(yùn)營(yíng)商修訂了合同管理辦法、頒布了合同系統(tǒng)管理細(xì)則，明確了職責(zé)分工，優(yōu)化了審批流程。例如，鑒于渠道類和客戶類協(xié)議具有數(shù)量大、管理分散、協(xié)議內(nèi)容可復(fù)制性強(qiáng)等特點(diǎn)，專門制定了渠道協(xié)議管理辦法和客戶類協(xié)議管理辦法，明確業(yè)務(wù)管理及審批流程，并在合同管理系統(tǒng)中改造相應(yīng)模塊，以逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)協(xié)議的信息化管控。（3）加強(qiáng)合同起草認(rèn)證信息化為提升合同起草質(zhì)量，強(qiáng)化起草人的責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，某運(yùn)營(yíng)商制定了合同起草資格認(rèn)證制度，明確了合同知識(shí)培訓(xùn)、起草資格測(cè)評(píng)、動(dòng)態(tài)考核等

9、要求，并在合同管理系統(tǒng)中加強(qiáng)權(quán)限管理，對(duì)通過(guò)資格測(cè)評(píng)的人員開(kāi)通起草權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)合同起草認(rèn)證工作的信息化。（4）將合同審批職責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)固化制定合同法律審核通用規(guī)范分類合同法律審核規(guī)范，在審查環(huán)節(jié)重點(diǎn)規(guī)范了合同管理相關(guān)部門及不同層級(jí)管理人員的審批職責(zé)、審批要點(diǎn)等，在信息化系統(tǒng)中將這些要求予以固化，確保了系統(tǒng)與制度的對(duì)接。（5）加強(qiáng)合同范本管理及綠色審批通道建設(shè)為提升合同范本質(zhì)量，降低合同退回率，提升合同審批效率，某運(yùn)營(yíng)商2016年集中對(duì)全省合同范本進(jìn)行了修訂，共完善范本139份，著力解決了合同起草、審核中存在的條款冗雜、權(quán)利義務(wù)界分（界限？）不明、違約責(zé)任約定簡(jiǎn)單等問(wèn)題，使得文本更加精簡(jiǎn)務(wù)實(shí)。開(kāi)通

10、合同綠色審批通道，將修訂后的合同范本嵌入合同系統(tǒng)中，對(duì)直接套用范本的合同開(kāi)辟綠色通道，減少預(yù)審環(huán)節(jié)，從而提升了合同的流轉(zhuǎn)效率。（6）加強(qiáng)全流程與重點(diǎn)流程信息化管控隨著合同管理工作的不斷深化，合同管理已不僅僅局限于合同文本的審核，而是向著合同全流程管理延伸；信息化建設(shè)的完善，使得合同全流程管控成為現(xiàn)實(shí)。特別是在虛假合同治理中，某運(yùn)營(yíng)商通過(guò)梳理6.6萬(wàn)份合同全流程數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)合同在立項(xiàng)、履行監(jiān)控方面存在薄弱環(huán)節(jié)，容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。為此，公司以合同集中化為契機(jī)，堅(jiān)持制度先行、信息化建設(shè)跟進(jìn)、延伸管理鏈條，將合同全流程管控內(nèi)容寫(xiě)入合同管理辦法，出臺(tái)合同履行監(jiān)控管理辦法，完善全流程管控流程，重點(diǎn)關(guān)注合同立項(xiàng)、

11、履行監(jiān)控這“一頭一尾”,打破部門壁壘，融通合同管理各個(gè)節(jié)點(diǎn)，并在合同管理系統(tǒng)中加以固化，實(shí)現(xiàn)了從立項(xiàng)管理到履行監(jiān)控的全流程管控。為管控“一頭”,將合同立項(xiàng)、采購(gòu)過(guò)程、決策內(nèi)容等關(guān)鍵信息寫(xiě)入合同系統(tǒng)，起草人提交合同時(shí)必須填寫(xiě)相關(guān)信息，并將相關(guān)文件作為附件上傳，確保合同訂立依據(jù)充分。此外，將合同系統(tǒng)與工程建設(shè)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，防止投資類項(xiàng)目未經(jīng)立項(xiàng)就直接簽署合同或者超越立項(xiàng)金額簽署合同的違規(guī)情形。為把控“一尾”,制定合同履行監(jiān)控管理辦法合同履行管理實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步明確了各部門在各類合同履行過(guò)程中的職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)，細(xì)化了采購(gòu)類、營(yíng)銷服務(wù)類等7類合同履行管理制度、監(jiān)控管理等內(nèi)容，并將合同履行情況納入合同系

12、統(tǒng)管理，由執(zhí)行部門填寫(xiě)履行情況，對(duì)于違約或履約不良的供應(yīng)商及時(shí)啟動(dòng)后續(xù)程序，保證了合同管理的全流程透明可查。4某運(yùn)營(yíng)商合同管理信息化的成效（1）合同起草質(zhì)量顯著提升1）建立在線合同起草資格認(rèn)證機(jī)制在合同管理平臺(tái)上增加合同起草資格在線測(cè)評(píng)功能，提升了合同起草資格測(cè)評(píng)的便捷性，節(jié)約了大量人力、物力和時(shí)間成本，也有利于培養(yǎng)更多高質(zhì)量合同起草人員，提高合同起草平均水平。自實(shí)施以來(lái)，起草人數(shù)從12065人減至2363人，合同起草人員素質(zhì)提升明顯，合同審查一次性通過(guò)率較之前提高了18%.2）合同范本使用有效落實(shí)集中前，省公司雖然下發(fā)了標(biāo)準(zhǔn)文本，但分公司執(zhí)行效果并不理想；集中后，省、分公司充分聯(lián)動(dòng)，針對(duì)性梳

13、理、解決問(wèn)題，優(yōu)化了合同范本，在合同系統(tǒng)中建立在線合同范本數(shù)據(jù)庫(kù)，范本類型覆蓋了全部主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域，共11大類139個(gè)。通過(guò)嚴(yán)格規(guī)范合同范本管理，利用合同管理平臺(tái)統(tǒng)計(jì)合同范本適用率，并以范本適用率為考核通報(bào)指標(biāo)，從源頭上提升了合同起草質(zhì)量。（2）合同管理質(zhì)量顯著提升集中后，通過(guò)改造合同信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了由省公司專職合同管理人員負(fù)責(zé)全省合同審核。較之市分公司人員，省公司人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，更了解企業(yè)的合同管理要求，更便于形成統(tǒng)一的合同審核標(biāo)準(zhǔn)，合同審核時(shí)間得到保障，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理問(wèn)題，并形成統(tǒng)一有效的解決方案，進(jìn)而將相關(guān)管理要求通過(guò)合同管理平臺(tái)迅速傳遞到合同起草單位，從而提升整體合同管理

14、質(zhì)量。（3）合同審核效率顯著提升隨著合同標(biāo)準(zhǔn)文本使用率及合同起草質(zhì)量的提高，通過(guò)綠色通道審核的合同比例加大，再加上合同范本比對(duì)功能的實(shí)現(xiàn)，合同集中化之后，在人均合同審核數(shù)量增加的情況下，合同審批時(shí)長(zhǎng)明顯降低，合同審核效率顯著提升。合同集中化以來(lái)，合同審查人員人均合同審查量由集中前的人均83件/月提升至127件/月，增長(zhǎng)了53%,但合同法律平均審查時(shí)長(zhǎng)卻由2個(gè)工作日縮短至0.8個(gè)工作日，縮短了60%,合同整體流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)由7.4個(gè)工作日縮短為5.1個(gè)工作日。通過(guò)信息化手段，彌補(bǔ)了合同集中化后人員不足的缺陷，也為公司迅速開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)、快速適應(yīng)市場(chǎng)需要節(jié)省了時(shí)間，真正實(shí)現(xiàn)了“多、快、好、省”.（4）合同

15、全流程管控能力提升通過(guò)合同信息化系統(tǒng)的改造、完善，彌補(bǔ)了“一頭一尾”信息化管控的空白，將合同管理鏈條的各個(gè)節(jié)點(diǎn)在合同系統(tǒng)中予以展現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)立項(xiàng)、招標(biāo)采購(gòu)、定標(biāo)決策、合同審批、合同簽署、合同交接、合同履行、合同付款、后評(píng)估的全流程管控，相關(guān)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和過(guò)程性文件通過(guò)信息化手段加以固化，保證了合同相關(guān)信息和流程的清晰、準(zhǔn)確、可查。此外，將合同系統(tǒng)與報(bào)賬平臺(tái)、法律管理平臺(tái)、工程建設(shè)系統(tǒng)、全面預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)了信息同步交互、相互校驗(yàn)，打破了系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制壁壘，最終實(shí)現(xiàn)了省、市、縣三級(jí)的縱向融合與各系統(tǒng)之間的橫向融合。（5）合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力提升通過(guò)合同集中化管理的深入推進(jìn)，合同信息化系統(tǒng)的各

16、項(xiàng)功能不斷優(yōu)化完善，強(qiáng)化了對(duì)全省合同數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、抓取和管理，合同數(shù)據(jù)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值得以充分顯現(xiàn)。從合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的角度，分析各單位的合同數(shù)量及金額情況、各類型合同的數(shù)量分布及金額分布、簽約主體情況等，了解運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域、投資方向和資金流向，更好地支撐企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策；從合同管理效能方面，通報(bào)各單位的合同審批時(shí)長(zhǎng)、合同退回率、合同補(bǔ)簽率等，督促審批時(shí)長(zhǎng)較長(zhǎng)、退回率較高的單位及時(shí)采取措施提升合同管理效能；從問(wèn)題精準(zhǔn)解決的角度，通過(guò)合同管理發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在的問(wèn)題，分類識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提出風(fēng)險(xiǎn)防范建議，通過(guò)合同管理問(wèn)題通報(bào)提升業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合法合規(guī)性。此外，信息化支撐也滿足了應(yīng)對(duì)各類審計(jì)、檢查的多維度數(shù)據(jù)提取需求，而且數(shù)據(jù)提取更為高效、準(zhǔn)確。（6）合同整體風(fēng)險(xiǎn)防控能力提升通過(guò)信息化手段助力全省合同集中，實(shí)現(xiàn)了“兩個(gè)優(yōu)化”“三個(gè)統(tǒng)一”,達(dá)到了“五個(gè)提升”:優(yōu)化了省、市公司之間的法律事務(wù)職責(zé)分工界面，彌補(bǔ)了基層人員及其專業(yè)素質(zhì)的不足；優(yōu)化了合同需求、承辦、執(zhí)行部門的職責(zé)分工，完善了合同全流程管理。通過(guò)統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一審批流程、統(tǒng)一合同審查標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到了合同起草質(zhì)量、合同審核質(zhì)量、合同審核效率、合同全流程管控、合同統(tǒng)計(jì)分析能力的顯著提升，從