基層檔案信息化問題與對策VIP

1、基層檔案信息化問題與對策 一、基層檔案信息化建設(shè)的基本任務 1.檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)涵。所謂信息化是利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，促進經(jīng)濟增長，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型進程。信息化的前提是服務于檔案信息管理的信息化技術(shù)手段，目的是信息交流、信息共享、提高績效。檔案信息化是指在檔案管理活動中，與社會信息化相融合，全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行接收采集、處置傳遞、存儲提供和為社會提供服務的一體化，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理模式將從以面向檔案實體保管為重點，向以多種形式的數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化、智力化。理解的關(guān)鍵點

2、在于檔案信息及信息數(shù)字化過程和檔案管理及信息化技術(shù)實現(xiàn)四個環(huán)節(jié)。2.基層檔案信息化建設(shè)基本任務。基層檔案信息化建設(shè)工作，就是貫徹國家和上級機關(guān)發(fā)展戰(zhàn)略意圖和部署，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，將傳統(tǒng)的檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化（基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)），將傳統(tǒng)的檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的手工勞作，通過數(shù)字和網(wǎng)絡技術(shù)，最終實現(xiàn)最大限度地采集和保存真實完整的信息實體，安全、合理地開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為社會各方面提供信息高度共享的“全壽命”現(xiàn)代化管理模式。基層檔案信息化建設(shè)基本任務概括為三個層面：頂層設(shè)計層面：編制適合本單位實際的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃；根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范標準，結(jié)合本單位

3、檔案信息源和信息服務對象特點，編制適合本單位建設(shè)細則；構(gòu)建行政、技術(shù)兩條線，以電子文件歸檔和管理為重點，形成檔案管理與信息化技術(shù)的無縫對接?；A(chǔ)設(shè)施及技術(shù)實現(xiàn)層面。融合本單位辦公自動化或電子政務等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施情況，構(gòu)建與上級管理系統(tǒng)握手的系統(tǒng)平臺和設(shè)備環(huán)境，完成檔案信息數(shù)字化、信息數(shù)據(jù)庫、管理軟件、系統(tǒng)平臺、網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館（室）等軟硬件建設(shè)和技術(shù)儲備，推進檔案部門網(wǎng)絡化管理，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。管理保障層面。主要包括專項資金投入、專業(yè)人才隊伍建設(shè)、專門監(jiān)管機構(gòu)和專用安全保障制度要求等。 二、基層檔案信息化建設(shè)面臨和存在的問題 “十三五”規(guī)劃中，對加快檔案管理信息化進程提出了“

4、持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設(shè)，加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享服務平臺建設(shè)”的要求。對照反思，基層檔案信息化建設(shè)在做什么、怎么做、依據(jù)和標準等方面還存在一些不足和問題。1.政策文件理解深度不夠，工作重點落實不到位。在非檔案管理為主業(yè)的基層，檔案工作被看成小眾專業(yè)，檔案信息化工作又具有檔案管理和信息化技術(shù)一體化的特殊性，容易出現(xiàn)對政策性文件理解深度不夠的問題，對一些“兩辦意見、四個全面、四個體系、兩個平臺、三個（類）數(shù)據(jù)庫、四個保證系統(tǒng)、五個（處理對象）管理系統(tǒng)”等概念理解不清，對檔案信息化建設(shè)“干什么”理解不透，勢必出現(xiàn)工作重點抓不住、宏觀方向把握不準等問題。2.標準規(guī)范掌握不到位，工

5、作成果考核不精確。檔案信息化建設(shè)工作橫跨檔案管理和信息化技術(shù)兩個專業(yè)，專業(yè)性強，是一項“信息系統(tǒng)工程”項目。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，上級機關(guān)對發(fā)展規(guī)劃、電子文檔、管理軟件、信息系統(tǒng)、數(shù)字化館（室）建設(shè)等都有標準和規(guī)范，計算機軟件和網(wǎng)絡技術(shù)又有自身的國際標準、國家標準或檔案信息技術(shù)行業(yè)標準，基層兼顧檔案管理和信息技術(shù)的人才缺乏，對檔案信息化標準規(guī)范掌握難以到位，造成對工作成果考核不夠精確。3.規(guī)劃設(shè)計系統(tǒng)性不強，工程管理手段不嚴謹。檔案管理人員對信息化工程缺乏實踐經(jīng)驗，而信息工程人員又缺乏檔案管理實踐和對檔案信息化標準的掌握，一些海量分布式數(shù)據(jù)庫存儲和組織技術(shù)、數(shù)字檔案信息利用中的隱

6、私和知識產(chǎn)權(quán)保護等問題還需實踐，容易出現(xiàn)規(guī)劃設(shè)計系統(tǒng)性不強和工程管理手段不夠嚴謹?shù)葐栴}。檔案信息的生成和管理時空跨度較大，易造成管理系統(tǒng)的不確定性；各個職能部門間數(shù)據(jù)共享壁壘，易造成電子檔案的采集、歸檔和其真實、完整不足等問題，給系統(tǒng)性規(guī)劃設(shè)計增加了難度。4.觀念和資金投入滯后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不平衡。信息化已滲透到日常工作的每個環(huán)節(jié)，但基層往往忽視了檔案信息化建設(shè)和業(yè)務工作、電子政務間的平衡關(guān)系，忽視了檔案信息化的服務對象已從內(nèi)部到外部、從領(lǐng)導層到基層的迅速擴展。觀念滯后，造成了軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施等資金投入滯后，信息資源建設(shè)投入很少，重設(shè)備硬件、輕軟件管理和重基礎(chǔ)設(shè)施、輕信息資源建設(shè)，“建而不用”的

7、形象工程傾向依然存在。5.人才專業(yè)素質(zhì)不全面，隊伍建設(shè)滯后實際需求。檔案信息化建設(shè)人才，既要懂得傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，又要懂得檔案信息化建設(shè)法規(guī)、規(guī)范、標準，還要懂得電子文件管理方法指導、信息資源加工與存儲、電子檔案數(shù)據(jù)庫及系統(tǒng)平臺管理和維護、數(shù)字檔案館（室）運營與管理等。當前，基層無論是信息化技術(shù)還是檔案管理人員，綜合專業(yè)素質(zhì)不夠，適應現(xiàn)代化管理的“檔案基礎(chǔ)業(yè)務+電子檔案管理+信息化技術(shù)”復合型人才嚴重缺乏，制約著信息化建設(shè)的質(zhì)量和進程。 三、針對問題的解決對策 1.強化政策法規(guī)標準宣貫，把握好工作重點和方向。強化政策標準學習宣貫，正確把握輿論導向，瞄準工作重點和方向，做到“清腦醒目”；搜集“全國

8、檔案事業(yè)發(fā)展“XX五”計劃全國檔案信息化建設(shè)實施綱要電子文件歸檔與管理規(guī)范、電子文件管理術(shù)語檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)指南檔案信息安全管理規(guī)范等，在檔案信息化系統(tǒng)平臺設(shè)立政策、法規(guī)、標準等數(shù)據(jù)庫、本單位檔案管理制度數(shù)據(jù)庫模塊和瀏覽平臺，為檔案信息化建設(shè)提供直觀依據(jù)，創(chuàng)新學習手段，加大學習和宣貫力度。2.統(tǒng)籌謀劃法規(guī)標準落實，把握好建設(shè)規(guī)劃的科學性。作為一項“信息系統(tǒng)工程”，要依據(jù)法規(guī)標準，著力解決好規(guī)劃設(shè)計的系統(tǒng)性、工程管理的嚴謹性和技術(shù)實現(xiàn)的科學性，把準方向性問題；以增強提高領(lǐng)導者“互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作執(zhí)政本領(lǐng)”為前提，把握好規(guī)劃設(shè)計的領(lǐng)導層

9、面問題；按工程項目管理統(tǒng)籌，明確目標、原則、服務對象、服務內(nèi)容、服務方式、系統(tǒng)功能、技術(shù)手段與標準等問題，嚴格履行規(guī)劃設(shè)計的論證評審，解決好“先有雞和先有蛋”的問題；嚴控策劃論證、方案設(shè)計、技術(shù)實現(xiàn)、驗證測試、試用完善、成果鑒定等質(zhì)量環(huán)節(jié)，施行工程化閉環(huán)管理；抓住檔案行政和技術(shù)兩條主線，與現(xiàn)有辦公自動化、業(yè)務系統(tǒng)和電子政務等平臺系統(tǒng)整體籌劃，融合建設(shè)，同步發(fā)展；扭住關(guān)鍵問題和薄弱環(huán)節(jié)突出，形成落實規(guī)劃的支撐和抓手。3.強化專項資金投入管控，把握好系統(tǒng)建設(shè)的平衡發(fā)展。進一步轉(zhuǎn)變觀念，尤其是基層主官和主管領(lǐng)導，要提高認識，要加大指導力度，在資金、人力和服務規(guī)模上主動作為，?？顚Ｓ?，合理分配和管控。

10、通常中等規(guī)模的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，資金投入大致比例應為：硬件設(shè)備占40%，軟件20%，標準規(guī)范制定和應用模式調(diào)整占10%，信息資源建設(shè)占30%。以現(xiàn)有檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，加強檔案信息資源建設(shè)，并與數(shù)字檔案館、管理信息庫、公共信息庫有機結(jié)合；軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)和信息技術(shù)應用的基本條件，應與內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)站等多級網(wǎng)絡組合融建；以檔案管理軟件優(yōu)化和推廣應用為基礎(chǔ)，以電子文件歸檔系統(tǒng)研制為重點，加強檔案管理應用系統(tǒng)建設(shè)；以開放性檔案信息資源管理方法和相關(guān)技術(shù)、高性能信息發(fā)布平臺系統(tǒng)的開發(fā)等研究為突破，確保以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化四個

11、體系的信息化質(zhì)量；群策群力，確保基礎(chǔ)設(shè)施、標準規(guī)范、檔案信息資源、應用系統(tǒng)和人才隊伍建設(shè)平衡發(fā)展。4.強化選人和培訓環(huán)節(jié)，把握好人才隊伍專業(yè)水平?！笆逡?guī)劃”中提出了“檔案隊伍專業(yè)化”要求，“體系育人”是人才培養(yǎng)的客觀要求。以人為本，按照復合型人才標準，按年齡、知識、梯次結(jié)構(gòu)層次，以管理型人才為基礎(chǔ)，突出高層次人才、特殊人才和骨干人才培養(yǎng)，強化選人和培訓兩個環(huán)節(jié)，在“專業(yè)化”上下功夫，構(gòu)建檔案人才培訓體系建設(shè)，制定出突出法規(guī)標準、信息化技術(shù)和實際應用能力為牽引的培訓內(nèi)容、培訓教材、培訓計劃和培訓方式；優(yōu)選本單位檔案管理和兼職專職IT專長人才，與高等院校、職業(yè)院校和檔案部門深入合作交流，形成開放式引才育才機制，“聚天下英才而用之”；發(fā)揮檔案學術(shù)團體和專家學者的優(yōu)勢，采取遠程網(wǎng)絡教育等多種社會培訓形式，加快人才梯隊建設(shè)與培養(yǎng)。 四、結(jié)束語 隨著單位業(yè)務發(fā)展和管理變化，系統(tǒng)功能需求必然會隨之完善。因此，要保證系統(tǒng)的長期有效運行，必須建立一個可拓展的、配置靈活的