物業(yè)管理公司文件控制程序

1、本文格式為word版，下載可任意編輯物業(yè)管理公司文件控制程序 物業(yè)管理公司文件控制程序 1.0 目的 對質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控的場合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。 2.0 適用范圍 適用于公司質(zhì)量體系和相關(guān)的外來文件(如強制執(zhí)行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。 3.0 引用文件及術(shù)語(略) 4.0 職責 4.1 總經(jīng)理負責批準質(zhì)量手冊、程序文件、部門工作手冊，管理者代表負責審核。 4.2 品質(zhì)督察部負責對全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。 4.3 品質(zhì)督察部負責質(zhì)量手冊、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。 4.4

2、各部門負責人或指定一名文件管理人員負責對本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。 5.0 工作程序 5.1 文件和資料的分類 本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。 a. 文件內(nèi)容： 按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標和適用標準描述的質(zhì)量體系; 描述各職能部門為實施質(zhì)量體系要素所開展的活動; 詳細的工作文件，包括各類工作規(guī)程、表格、報告等。 本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件和其他質(zhì)量文件，其層次結(jié)構(gòu)如下圖： 質(zhì)量手冊

3、(第一級文件) 程序文件 (第二級文件) 其他質(zhì)量文件 (第三級文件) b. 質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級管理機構(gòu)發(fā)布的各類強制性法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求，詳細的工作文件等。 5.2 質(zhì)量體系文件的控制 5.2.1編制與審批 a. 質(zhì)量手冊和程序文件由品質(zhì)督察部負責編寫，由管理者代表組織相關(guān)部門及有關(guān)人員對初稿進行討論后，質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表負責最終審核、總經(jīng)理批準; b. 工作規(guī)程由各部門負責人組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 c. 質(zhì)量文件頁面編排： 紙張：標準a4紙，頁面設(shè)置為：頁邊距上為2.3厘米，下為2厘米，左為

4、2.5厘米，右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。 版式：標題，居中，小二號楷體，;正文，首行縮進二字符，小四楷體。 5.2.2標識與編碼 a. 受控的質(zhì)量手冊、程序文件和工作手冊封面加蓋受控文件專用印章，但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質(zhì)量體系文件封面均加蓋非受控文件專用印章; b. 質(zhì)量手冊編碼 cshy/qm/ -01 序號 質(zhì)量手冊 加州城市花園公司 a) 程序文件編碼 cshy/ qp/- 順序號 程序文件 公司 b) 作業(yè)文件編碼 cshy/qw/- 順序號 部門代碼 公司/作業(yè)文件 d) 外來文件編碼 外來文件用其原編號作為文件編碼。 e) 質(zhì)量記錄編碼 -qr- 順序號 質(zhì)

5、量記錄 部門代碼 f) 部門記錄編碼： - - 順序號 年號 部門代碼 g) 部門代碼： xz行政部 pz品質(zhì)督察部 kh客戶服務(wù)部 rl人力資源部 gc工程維修部 ba保安部 cw財務(wù)部 sc市場拓展部 5.2.3復(fù)制 受控文件未經(jīng)批準不得復(fù)制，質(zhì)量手冊和程序文件的復(fù)印由各部門文件控制員填寫受控文件復(fù)印申請表，經(jīng)品質(zhì)督察部確認后執(zhí)行;工作手冊的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請，經(jīng)本部門負責人批準，由部門文件管理員負責執(zhí)行。 5.2.4發(fā)放與保管 a. 受控文件的發(fā)放與保管 質(zhì)量手冊:品質(zhì)督察部向有關(guān)部門或人員發(fā)放，并做好發(fā)放記錄; 程序文件和工作手冊:由品質(zhì)督察部填寫文件發(fā)放/回收記錄發(fā)放到有關(guān)的場所和人員，并做好簽收記錄; 工作手冊:工作手冊正本由品質(zhì)督察部保存，各部門持有的工作手冊由其部門文件管理員負責保存，并保證相關(guān)場所或人員現(xiàn)場使用的文件是最新有效版本; b. 文件破損嚴重影響使用或不慎遺失時，應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù)，由品質(zhì)督察部文件管理員填寫受控文件復(fù)印申請表后按5.2.3執(zhí)行補發(fā); c. 文件管理員在發(fā)放文件時，應(yīng)注意文件分發(fā)號的確定 受控文件的分發(fā)號按照文件的發(fā)放順序，由文件管理員確定，要求每份文件只有一個對應(yīng)的分發(fā)號。 d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請，經(jīng)管理者代表批準后，由文件管理員做發(fā)放登記。 5.2.