信用社（銀行）信貸檔案規(guī)范化管理辦法

1、信用社（銀行）信貸檔案規(guī)范化管理辦法第一條 為了加強信用社信貸檔案的科學(xué)管理，保障信貸資金安全，有效地為信貸管理和投資決策提供參考依據(jù)，根據(jù)中華人民共和國商業(yè)銀行法、貸款通則和遼寧省農(nóng)村信用社信貸管理基本制度有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。 第二條 信用社貸款檔案，是各社在管理和經(jīng)辦各類人民幣貸款和外匯貸款工作活動中形成的，具有史料價值和查考利用價值的貸款管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱，是貸款管理工作的原始憑證和參考依據(jù)。 第三條 信用社貸款檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、逐級建檔的管理原則。即：在聯(lián)社的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各基層信用社負(fù)責(zé)建立本社所管理和經(jīng)辦的信貸檔案，并負(fù)責(zé)對本社系統(tǒng)貸款檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。同

2、時接受聯(lián)社對本社貸款檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第四條 各基層信用社應(yīng)重視貸款檔案管理工作，加強對貸款檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。信貸業(yè)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)相互支持，密切配合，使貸款檔案得到完整的保存、科學(xué)的管理和有效的利用。 第五條 凡是本社管理和本社直接經(jīng)辦的用信貸資金發(fā)放的各類人民幣、外匯貸款項目，均屬于貸款檔案歸檔范圍，均應(yīng)按照本辦法建立貸款檔案。其中屬于本社經(jīng)辦的貸款項目，應(yīng)保證其檔案材料的齊全完整；屬于本社管理的貸款項目，其檔案資料的收集，以能夠滿足貸款工作管理需要為準(zhǔn)。 第六條 貸款檔案的具體內(nèi)容包括： （一）自然人貸款歸檔內(nèi)容： 借款人基礎(chǔ)資料 （1）貸款申請書（2） 借款人及配偶身份證明

3、（復(fù)印件）（3）借款人及配偶戶口簿（復(fù)印件）（4）借款人及配偶收入證明（5）申請人及家庭有效資產(chǎn)證明2貸款信息材料 （1） 調(diào)查報告（2）借款人還款計劃或還款承諾（3）所在村委會組織的意見（4）貸款審批會議記錄（5）借款合同及擔(dān)保、抵（質(zhì)）押合同3保證人需提供的資料 （1） 保證人及配偶身份證明（復(fù)印件）（2） 保證人及配偶收入證明（3） 保證人財務(wù)狀況或財產(chǎn)收入證明4抵押人需提供的資料 （1） 同意抵押意向書（原件）（2） 抵押物評估報告（由中介機(jī)構(gòu)提供原件）（3） 評估單位資格證明（復(fù)印件）（4） 抵押物清單（原件或復(fù)印件）（5） 抵押物權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋所有權(quán)使用證（復(fù)印件）

4、（6） 客戶及家庭18歲以上成員同意抵押的證明（7） 房產(chǎn)交易契稅證（8） 第三方財產(chǎn)共有人抵押同意書（9） 房屋他項權(quán)利證復(fù)印件（10） 房產(chǎn)抵押登記表5質(zhì)押人需提供的資料 （） 同意質(zhì)押意向書（原件）（） 出質(zhì)人身份證明（復(fù)印件）（） 質(zhì)押物出質(zhì)人及財產(chǎn)共有人同意質(zhì)押的方面材料（） 質(zhì)押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）6信用社內(nèi)部需提供的資料借款 （） 開立貸款帳戶通知書（） 貸款憑證（） 還款憑證（） 信貸員的日常貸后檢查記錄（） 信貸業(yè)務(wù)到期通知書（） 會計部門出具的本金及利息結(jié)清清單（） 信貸業(yè)務(wù)逾期催收通知書（） 貸款展期協(xié)議書（） 自然人其他貸款五級分類認(rèn)定表（5萬元以上）（） 其

5、他需要說明的材料（二）農(nóng)戶小額信用貸款歸檔內(nèi)容： 借款申請書。 農(nóng)村信用社農(nóng)戶信用等級測評表 農(nóng)戶經(jīng)濟(jì)情況登記卡 農(nóng)戶小額信用貸款證 借款人及配偶身份證明(復(fù)印件) 借款人及配偶戶口簿(復(fù)印件) 借款人及與偶收入證明 申請人及家庭有效資產(chǎn)證明 調(diào)查報告 借款人的歷史還款記錄 所在村委會組織的意見 貸款審批會議記錄 貸款人還款計劃或還款承諾 貸款憑證 還款憑證 信貸員的日常貸后檢查記錄 信貸業(yè)務(wù)到期通知書 會計部門出具的本金及利息結(jié)清清單 信貸業(yè)務(wù)逾期催收通知書 貸款展期申請書 貸款展期協(xié)議書 其他需要說明的材料（三）農(nóng)戶聯(lián)保貸款歸檔內(nèi)容： 聯(lián)保小組成員借款申請書 農(nóng)戶聯(lián)保貸款聯(lián)保協(xié)議書 借款人

6、及配偶身份證明(復(fù)印件) 借款人及配偶戶口簿(復(fù)印件) 借款人及配偶收入證明 申請人及家庭有效資產(chǎn)證明 各聯(lián)保戶身份證明(復(fù)印件) 各聯(lián)保戶家庭有效財產(chǎn)證明 農(nóng)戶聯(lián)保貸款借款合同 調(diào)查報告 借款人的歷史還款記錄 所在村委會組織的意見 農(nóng)戶聯(lián)保貸款調(diào)查審查審批表 借款人還款計劃或還款承諾 貸款憑證 還款憑證 信貸員的日常貸后檢查記錄 信貸業(yè)務(wù)到期通知書 會計部門出具的本金及利息結(jié)清清單 信貸業(yè)務(wù)逾期催收通知書 貸款展期申請書 貸款展期協(xié)議書 其他需要說明的材料（四）企事業(yè)單位貸款歸檔內(nèi)容： 借款人基礎(chǔ)資料 （） 營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)（） 法定代表人身份證明(原件或復(fù)印件)、簽字樣本（原件）（） 貸

7、款卡（復(fù)印件）密碼及近期貸款卡查詢記錄（） 公司章程（復(fù)印件）及成立文件（） 驗資報告及企業(yè)主要資產(chǎn)明細(xì)材料（） 客戶近2年及近期的財務(wù)報告、其他相關(guān)的財務(wù)資料（） 組織機(jī)構(gòu)代碼證（復(fù)印件）（） 開戶證明（復(fù)印件）（） 稅務(wù)登記證（復(fù)印件）（） 驗資報告（） 特殊行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營許可證貸款信息材料 （） 借款人的貸款申請書（） 貿(mào)易購銷合同、承包協(xié)議書（） 信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告（原件）（） 信貸審批決策文件（原件）（） 信貸審批決策文件（原件）（） 信貸借款合同及保證合同、抵（質(zhì)）押合同（原件） 3保證人需提供的資料 （） 營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）（） 法定代表人身份證明（原件或復(fù)印件）、簽字樣本（原件）（

8、） 組織機(jī)構(gòu)代碼證（復(fù)印件）（） 貸款證（卡）密碼（復(fù)印件）（） 客戶近2年及近期財會報告（原件或復(fù)印件）（） 董事會同意提供保證的決議或具有同等效力的證明（原件）4抵押人需提供的資料 （） 同意抵押意向書（原件）（） 抵押物評估報告（由中介機(jī)構(gòu)提供原件）（） 評估單位資格證明（復(fù)印件）（） 抵押物清單（原件或復(fù)印件）（） 抵押物權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證（復(fù)印件）（） 有處分權(quán)人同意抵押的證明文件，包括：董事會同意抵押的決議或具有同等效力的證明（原件）第三人同意提供抵押的書面證明（原件）抵（押）物財產(chǎn)共同人同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關(guān)鍵設(shè)備同意抵押的證明

9、（原件）（） 抵押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）（） 抵押物保險單據(jù)（原件或復(fù)印件）（） 抵押登記證明（原件）5質(zhì)押人需提供的資料 （） 同意質(zhì)押意向書（原件）（） 出質(zhì)人身份證（復(fù)印件）（） 質(zhì)押物出質(zhì)人及財產(chǎn)共有人同意質(zhì)押的書面材料（） 質(zhì)押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）（） 存單登記止付的證明（原件）（） 權(quán)利質(zhì)物清單（） 質(zhì)押登記證明（原件）6信用社內(nèi)部需提供的資料 （） 貸款憑證（） 還款憑證）含分期還款憑證（） 信貸員的日常貸后檢查記錄（走訪考察記錄、備忘錄）（） 貸后檢查報告（） 貸款到期通知書（） 農(nóng)村信用社催款通知（） 處置抵押物通知書（） 信貸資產(chǎn)五級分類認(rèn)定表（） 信貸資

10、產(chǎn)風(fēng)險分類認(rèn)定工作底稿（） 信貸資產(chǎn)五級分類分析報告（） 其他需要說明的有關(guān)材料（五）貼現(xiàn)業(yè)務(wù)歸檔內(nèi)容： 貼現(xiàn)業(yè)務(wù)申請書 法人授權(quán)委托代理人證明（原件） 貸款證（卡）密碼（復(fù)印件）及近期貸款卡查詢記錄 董事會同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明（原件） 有效的商品（原料）購、銷合同（復(fù)印件） 申請貼現(xiàn)的商業(yè)匯票（正面及背面復(fù)印件） 申請人與其前手之間的增值稅發(fā)票和商品發(fā)運單據(jù)，或者其他能夠證明票據(jù)合法持有的證明 會計部門對票據(jù)合法有效性審查的反饋意見及票據(jù)真實性查詢通知書 信貸調(diào)查及審批文件（原件） 貸款憑證（貼現(xiàn)憑證） 貼現(xiàn)協(xié)議 第七條 根據(jù)各貸款項目不同的保存和利用價值，人民幣貸款檔案的

11、保管期限分為三種。凡國家重點建設(shè)項目，以及具有史料價值建設(shè)項目的貸款檔案資料為永久保管；一般大中型建設(shè)項目、限額以上技改項目的貸款檔案資料，保管期限為年；農(nóng)戶小額信用、農(nóng)戶聯(lián)保、城鎮(zhèn)自然人及小型建設(shè)項目、限額以下技改項目和流動資金貸款項目的檔案資料，保管期限為年。 第八條 貸款檔案的保管期限，從貸款本息全部還清后的第二年開始計算。 第九條 各社信貸業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)貸款檔案資料的收集、整理和立卷歸檔工作。 第十條 貸款檔案每年固定歸檔一次。固定資產(chǎn)貸款項目的檔案資料一般分兩期歸檔，即項目竣工后進(jìn)行第一期歸檔，貸款本息按期收回后再進(jìn)行補充歸檔；流動資金貸款項目的檔案資料，在貸款本息按期收回后

12、一次全部歸檔；逾期貸款的檔案材料可比正常歸檔時間推遲一年移交歸檔。 第十一條 信貸業(yè)務(wù)部門指定的貸款檔案管理人員，應(yīng)于每年三月底以前，將上一年應(yīng)歸檔的全部貸款檔案資料收集齊全，并整理立卷，然后，第一期歸檔的固定資產(chǎn)貸款檔案資料，按照項目竣工時間的先后順序，第二期歸檔的固定資產(chǎn)貸款及流動資金貸款檔案資料，按照如期收回貸款本息時間的先后順序，逐筆登記“貸款檔案移交單”。移交單一式兩份，檔案部門和移交部門各存一份。 第十二條 在辦理逾期貸款檔案移交前，移交部門的貸款檔案管理人員，應(yīng)先登記“逾期貸款統(tǒng)計臺帳”，以便于信貸部門對逾期貸款的清收。然后再按照貸款到期日的先后順序，逐項目登記“貸款檔案移交單”

13、，并分別在移交單“備注”一欄注明“逾期”字樣。 第十三條 逾期貸款本息全部收回或呆帳貸款經(jīng)批準(zhǔn)核銷后，信貸業(yè)務(wù)部門貸款檔案管理人員應(yīng)在“逾期貸款統(tǒng)計臺帳”上，對該項目予以注銷。然后，填寫“收回逾期（核銷呆帳）貸款通知單”，并及時送檔案部門補充歸檔。 第十四條 貸款檔案資料的收集，應(yīng)圍繞項目建設(shè)和管理的全過程，按照貸款管理操作程序和貸款檔案歸檔內(nèi)容，形成多少歸檔多少，保證貸款檔案資料的齊全與完整，避免破損和遺漏現(xiàn)象。 第十五條 一份文件如果既屬于貸款檔案歸檔范圍，又屬于文書檔案歸檔范圍，其原件應(yīng)首先滿足文書檔案歸檔的需要，貸款檔案可采用復(fù)印或摘記主要內(nèi)容、文號的方法收集歸檔。 第十六條 歸檔的每

14、一個貸款項目的檔案資料，應(yīng)按照項目前、中、后三期的順序和貸款管理程序，視檔案資料的多少，設(shè)立一個或多個案卷。每一案卷應(yīng)抄寫三份卷內(nèi)目錄，其中一份放在卷首，一份交檔案部門作為檢索工具，另一份留信貸業(yè)務(wù)部門備查。項目調(diào)查與信貸業(yè)務(wù)分設(shè)機(jī)構(gòu)的，信貸業(yè)務(wù)部門的貸款檔案管理人員可多抄寫一份卷內(nèi)目錄，送項目調(diào)查部門備查。 第十七條 屬于國家秘密和信用社商業(yè)秘密的文件，信貸業(yè)務(wù)部門的貸款檔案管理人員應(yīng)在卷內(nèi)目錄“備注”欄內(nèi)注明密級和保密期限，以免造成泄密、失密現(xiàn)象。 第十八條 卷內(nèi)文件以件為單位裝訂。每件文件首頁的左上角應(yīng)編寫與卷內(nèi)目錄順序號相一致的件號，同時，每件文件都應(yīng)在有效張頁正面的右上角和背面的左上

15、角編寫文件頁號，（如文件本身有打印頁號的，可以借用，不必重復(fù)編頁號），以便于保管和借閱利用。 第十九條 貸款檔案裝具采用卷盒形式。卷盒封面應(yīng)標(biāo)有經(jīng)辦部門、借款單位、貸款種類、項目名稱、案卷標(biāo)題、歸檔號、案卷號、目錄號、保管期限、收回全部貸款本息時間、合同到期日、卷內(nèi)件數(shù)等項目。卷盒脊背應(yīng)標(biāo)有經(jīng)辦部門、借款單位、貸款種類、項目名稱、歸檔號、案卷號等項目。 第二十條 案卷封面及案卷脊背各項目應(yīng)逐項填寫清楚。具體填寫內(nèi)容和填寫要求如下： 經(jīng)辦部門：填寫本社內(nèi)部經(jīng)辦該項目的具體部門。 借款單位：填寫借款單位全稱或規(guī)范化簡稱。 貸款種類：填寫相應(yīng)的會計科目名稱。 項目名稱：固定資產(chǎn)貸款填寫項目名稱，流動

16、資金貸款填寫借款用途。 案卷標(biāo)題：應(yīng)包括經(jīng)辦單位、項目名稱和文件內(nèi)容三部分。 保管期限：按本辦法第七條規(guī)定填寫或蓋章。 收回全部貸款本息時間：填寫實際收回全部貸款本息的時間。 合同到期日：填寫借款合同正本中規(guī)定的借款期限的止日。 卷內(nèi)件數(shù)：應(yīng)與卷內(nèi)目錄順序號尾數(shù)相一致。 歸檔號：填寫：“貸款檔案移交單”上的歸檔順序號。 案卷號：由檔案部門按照編定的案卷順序填寫。 目錄號：由檔案部門填寫統(tǒng)一編排的目錄順序號。 第二十一條 信貸業(yè)務(wù)部門貸款檔案管理人員，在移交項目竣工后先期歸檔的固定資產(chǎn)貸款檔案和逾期貸款檔案時，其案卷封面的案卷標(biāo)題和卷內(nèi)件數(shù)兩個欄目應(yīng)用鉛筆填寫，以便補充歸檔時改寫有關(guān)內(nèi)容。 第二

17、十二條 檔案部門對各信貸業(yè)務(wù)部門移交的貸款檔案，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的分類、排列與編目。 第二十三條 貸款檔案采用“幣種保管期限全部收回貸款本息的時間順序”的分類和編號方法，即首先按幣種劃分人民幣和外幣兩大類，每一幣種再區(qū)分不同的保管期限，每一保管期限內(nèi)再按年度和全部收回貸款本息的時間順序進(jìn)行排列。然后，按照上述分類排列順序，編制混年度大流水案卷號。每一種保管期限擁有一個案卷順序號。 第二十四條 項目竣工后先期歸檔的固定資產(chǎn)貸款檔案，不分保管期限，由檔案部門按照移交順序編制臨時案卷號（用鉛筆），待補充歸檔時，再按照貸款本息全部收回的時間順序，在相應(yīng)的保管期限內(nèi)，統(tǒng)一編制案卷號，并注銷其臨時案卷號。 第二十五條 逾期貸款檔案亦不分保管期限，由檔案部門按照貸款到期日的先后順序編制臨時案卷號。待檔案部門接到“收回逾期（核銷呆帳）貸款通知單”后，再按照貸款本息全部收回的時間順序，在相應(yīng)的保管期限內(nèi)，統(tǒng)一編制案卷號，并注銷其臨時案卷號。 第二十六條 案卷順序固定后，檔案管理人員應(yīng)區(qū)分幣種和不同的保管期限，逐卷登記“貸款檔案案卷目錄”。每一種保管期限形成一本貸款檔案案卷目錄。 第二十七條 人民幣貸款檔案和外匯貸款檔案應(yīng)分別存放與保管，并應(yīng)建立定期檢查制度，以確保其完整與安全，便于保管和提供利用。 第二十八條 貸款檔案應(yīng)實行借閱登記制度。