一個ERP系統(tǒng)切換的案例

1、erp系統(tǒng)切換案例 ebp實(shí)施的過程好比構(gòu)筑一座嶄新的城市。這座城市干凈整潔，工商、娛樂、教育一應(yīng)俱全且功能強(qiáng)大，交通異常便捷你充滿希望地構(gòu)筑了它，希望早一天離開你現(xiàn)在居住的早已擁擠混亂的村落。但是這座城市建在河的對岸，隨著完工日期一天天地臨近你發(fā)現(xiàn)隔在中間的河又寬又深，要讓你的子民安然地遷徒到新家去事實(shí)上遠(yuǎn)比想象的困難。從舊系統(tǒng)向erp系統(tǒng)的切換就像渡河搬家。事實(shí)上，很多ehp項(xiàng)目在走完系統(tǒng)配置和測試時看上去都還順利，但在渡河搬家時卻被淹了個半死。 難點(diǎn) 概括地說，erp系統(tǒng)切換有以下難點(diǎn)： （l）集成 erp是一個集成的系統(tǒng)，它不是對銷售、儲運(yùn)、采購、生產(chǎn)、會計、資金這些模塊和功能的簡單加

2、法，它們之間是銜接的連貫的。對于日常運(yùn)作和企業(yè)管理，集成具有不可比擬的優(yōu)點(diǎn)。但是在系統(tǒng)切換時，集成意味著更復(fù)雜的切換計劃和對指揮協(xié)調(diào)工作更高的要求。 （2）多模塊 上述難點(diǎn)的推論是：上線的模塊和功能越多、越復(fù)雜，系統(tǒng)切換的困難也就越大，而且難度是成倍增加的。打個比方來說，兩條線相交是1個交點(diǎn)，3條線相交就是3個交點(diǎn)，4條線就是6個交點(diǎn)，再往后是10個、15個、21個集成點(diǎn)會隨著模塊和功能的增加而成倍增加。即使使用同樣的模塊，但是由于erp系統(tǒng)是可配置的，不同公司也會設(shè)計出不同的流程。再加上每家公司的實(shí)際情況都不相同，這就使得幾乎每家公司的系統(tǒng)切換方式都會有所不同。包治百病的靈丹妙藥是不存在的。

3、 （3）舊系統(tǒng) 舊系統(tǒng)的資料一般質(zhì)量較低也較分散（這是可以肯定的，否則也不會有實(shí)施brp的需求）。但是，在向erp系統(tǒng)切換時需要的主資料和期初資料中，相當(dāng)大的部分需求要通過加工舊系統(tǒng)資料來獲得，因此，從這方面來說，系統(tǒng)切換的難度完全取決于舊系統(tǒng)的質(zhì)量這里需要解釋幾個概念： 舊系統(tǒng)，并不單指企業(yè)目前正在使用的計算機(jī)系統(tǒng)，如果你的倉儲部門仍然在用手工做臺賬，或者你的財務(wù)部沒有使用任何會計軟件，那么這些手上賬也是你的舊系統(tǒng)的一部分。 主資料和期初資料，系統(tǒng)切換最重要的工作之一是資料的轉(zhuǎn)換。這主要包含兩大類資料。比如總賬科目（gl account master）、物料主資料（material mast

4、er）、物料清單（bill of materials）、供貨商主資料（vendor master）、客戶主資料（customer master）、工藝路線（routings）、采購信息記錄（purchase information records）、銷售定價記錄（condition records（pricing）等都屬于主資料。而期初采購申請（open chase requisitions）、期初銷售定單（open salesorders）、期初應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票（open ar and open a/p invoices）、期初總賬余額（open gl account balances）、期初庫

5、存（open stocks）都是期初資料。這兩者共同構(gòu)成了erp系統(tǒng)資料的起點(diǎn)。 （4）舊流程 為什么舊的流程還會影響brp系統(tǒng)？道理很簡單，因?yàn)榕f的流程會影響期初資料。比如舊的流程是始終先發(fā)貨，隨后緊接著開票和入賬，還是允許先開票和入賬，以后再發(fā)貨或客戶提貨？這會直接影響期初銷售定單和期初庫存。舊流程越是不夠規(guī)范統(tǒng)一，系統(tǒng)切換時就越麻煩。 （5）指揮 困難都是相對的，它遇到卓越的指揮會變得很謙卑，而對于拙劣的指揮它會非常強(qiáng)大。事實(shí)上，erp系統(tǒng)切換絕不僅僅是實(shí)施項(xiàng)目組的任務(wù)，它涉及企業(yè)很多部門（究竟有多少取決于實(shí)施的模塊和功能），因此對于這場戰(zhàn)役的指揮是否成功，取決于指揮官的權(quán)柄和能力，取決

6、于部門間的責(zé)任和配合，也取決于整個公司的文化。但不幸的是，舊系統(tǒng)和舊流程很混亂的企業(yè)，在brp實(shí)施過程中項(xiàng)目組得到的支持往往也較少。企業(yè)管理高層的支持無疑是有效指揮的前提條件。 （6）士氣 我們內(nèi)心深處都恐懼變化，除非這些變化能給我們帶來看得見的好處。很明顯的一點(diǎn)是并不是所有的人都愿意搬到河對岸的新城市去。如果搬家意味著幾個月加倍的勞動，艱苦的學(xué)習(xí)和適應(yīng)，而自己連半句贊揚(yáng)和肯定都得不到，換了是你，你愿意嗎？如果說在項(xiàng)目前期、實(shí)施主體是項(xiàng)目組（包括顧問和關(guān)鍵用戶），客戶方的不足可以由實(shí)施顧問方彌補(bǔ)，在系統(tǒng)切換階段，客戶方的很多工作則是外界元法替換的。此時士氣低落意味著時間和數(shù)據(jù)質(zhì)量上的失控，無論

7、哪種情況，對干系統(tǒng)切換而言都是致命的打擊。 （7）并行 系統(tǒng)切換在時間上有嚴(yán)格的要求。在系統(tǒng)切換的這段時間里，有三樣?xùn)|西可能是并行的：業(yè)務(wù)、舊系統(tǒng)和新系統(tǒng)。幾乎沒有公司會為了erp上線而停止業(yè)務(wù)，因此業(yè)務(wù)的處理始終在進(jìn)行之中。那么，對于這段時間業(yè)務(wù)的記錄是使用舊系統(tǒng)，還是新系統(tǒng)？這是一個艱難的選擇。如果選擇新舊系統(tǒng)并行，那所有相關(guān)人員的工作就被加倍了，此外，兩套系統(tǒng)并行必然涉及到對賬的問題。此時系統(tǒng)切換的難度更增加了。這一點(diǎn)放在最后并不意味著它不重要，相反地，我個人的觀點(diǎn)是：并行問題成為困擾我國 erp系統(tǒng)切換的頭號問題。在下文還會有專門的探討。 上面我們介紹了一下erp系統(tǒng)切換面對的困難。就

8、好比沒有兩片樹葉是完全一樣的，每家企業(yè)的實(shí)際情況也千差萬別。我們在制定上線計劃時一定要對上述問題有一個全面的了解，見招拆招，而不能生搬硬套。 切換計劃 下面這個事例會有助于大家理解系統(tǒng)切換的過程。李明是erp財務(wù)顧問，他目前正在實(shí)施的項(xiàng)目包括了幾個主要的模塊：財務(wù)、銷售、庫存、采購和生產(chǎn)。7月1日，項(xiàng)目經(jīng)理召開項(xiàng)目組會議討論系統(tǒng)切換計劃。會議上明確了以下幾個決定： 以8月1日作為本次切換點(diǎn)； 所有模塊同時切換； 鑒于客戶方的強(qiáng)烈要求，第一個月新舊系統(tǒng)需并行。 由于看上去切換和財務(wù)的關(guān)系最大，所以項(xiàng)目經(jīng)理要求李明在會議結(jié)束后編制一個詳細(xì)的切換計劃。下面介紹的是轉(zhuǎn)個計劃的一部分和銷售相關(guān)聯(lián)的切換計

9、劃。 期初資料 李明的計劃首先從期初資料的準(zhǔn)備工作人手?！扒闆r稍微有點(diǎn)復(fù)雜，但是還難不倒我”，李明想。首先必須兼顧到以下一些問題： * 新系統(tǒng)的期初資料必須和舊系統(tǒng)的資料完全一致 * 新系統(tǒng)的庫存必須賬實(shí)相符 7月31日仍在執(zhí)行過程中的銷售定單需要作為期初銷售定單輸人系統(tǒng)圖l是從系統(tǒng)切換的角度來看業(yè)務(wù)以及舊系統(tǒng)和新系統(tǒng)的關(guān)系。圖上方是在系統(tǒng)切換日，即7月31日仍未執(zhí)行完畢的銷售定單。假如某筆銷售定單部分發(fā)貨，那么在7月31日的期末庫存中將不包括已經(jīng)發(fā)貨的產(chǎn)品。我們在7月31日必須進(jìn)行一次完整的庫存盤點(diǎn)，隨后，根據(jù)盤點(diǎn)的結(jié)果更新舊財務(wù)系統(tǒng)的存貨及相關(guān)其它科目，圖中的粗箭頭代表了這一過程。 由于e

10、rp系統(tǒng)是分模塊的集成系統(tǒng)，所以不同科目的期初余額是布不同的模塊中分別輸人的，隨后系統(tǒng)自動更新到總賬模塊中，圖下方是本例中涉及的erp庫存管理模塊、應(yīng)收帳款模塊和總賬模塊?？傎~模塊兩邊的箭頭代表了自動更新總賬。由于是分模塊的輸入，所以我們專門設(shè)置“系統(tǒng)切換過渡科目”，作為所有科目輸人時的對方科目。最后,當(dāng)期初資料全部輸人完畢后，該科目的余額應(yīng)該結(jié)平。當(dāng)舊系統(tǒng)于7月31日月末結(jié)賬完成后，他將根據(jù)盤點(diǎn)的清單和財務(wù)上的商品價格，將庫存的期初余額導(dǎo)入erp系統(tǒng)的庫存管理模塊。同時應(yīng)收賬款的明細(xì)科目（明細(xì)到未清發(fā)票或預(yù)付款）導(dǎo)入應(yīng)收賬款模塊。其它的科目也是分模塊按各自的要求導(dǎo)人erp系統(tǒng)。圖中從舊財務(wù)系

11、統(tǒng)到庫存管理模塊和應(yīng)收賬款模塊的箭頭以及從銷售定單到銷售模塊的箭頭就代表了這種導(dǎo)入的過程。由于舊系統(tǒng)的存貨資料已根據(jù)實(shí)際盤點(diǎn)調(diào)整過，所以，新系統(tǒng)的庫存管理模塊的出發(fā)點(diǎn)是賬實(shí)相符的（圖中的虛線）。與此同時，對子7月31日未執(zhí)行完畢的銷售定單，也應(yīng)當(dāng)導(dǎo)入系統(tǒng)的銷售模塊。只是不能將整張定單導(dǎo)入，而是應(yīng)當(dāng)扣除7月31e以前已經(jīng)發(fā)貨的部分。圖中左土方的箭頭代表了期初銷售定單（open sales order）的導(dǎo)入。 分析完期初資料的準(zhǔn)備工作，李明覺得很滿意，畢竟這看上去不太復(fù)雜。接下來應(yīng)該是具體的切換計劃了。 計劃 圖2是李明設(shè)計的切換計劃。首先，在7月20日之前關(guān)于庫存地點(diǎn)的系統(tǒng)配置以及所有的物料主

12、資料必須都學(xué)人erp系統(tǒng)。7月30日也就是系統(tǒng)切換前大盤點(diǎn)的前一天，盤點(diǎn)計劃和盤點(diǎn)表格必須已下發(fā)無誤。7月3l日停產(chǎn)一天正式盤點(diǎn)。8月1日盤點(diǎn)結(jié)束，財務(wù)人員匯總盤點(diǎn)結(jié)果，開始7月份的舊系統(tǒng)月末結(jié)賬。月末結(jié)賬預(yù)計耗費(fèi)15天，到8月15日舊系統(tǒng)月末結(jié)帳完畢。隨后，信息技術(shù)部和財務(wù)部再花兩天時間將日系統(tǒng)的期初資料整理和轉(zhuǎn)化成符合erp系統(tǒng)導(dǎo)入的格式。這項(xiàng)工作將在8月17日完成，隨后再花二天時間將期初資料批輸入erp系統(tǒng)。這時已經(jīng)是8月20日。 由于第一個月，也就是8月，新舊系統(tǒng)必須并行運(yùn)行，所以財務(wù)部從8月l日起繼續(xù)在舊系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。這樣和7月結(jié)賬的時間一樣，舊系統(tǒng)在9月15日完成8月的月末結(jié)賬與

13、此同時，從8月20日起，所有相關(guān)部門都開始在新的erp系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。這樣經(jīng)過31天，到9月20日，在新系統(tǒng)中8月的賬目也結(jié)算完畢。隨后用5天時間完成新舊系統(tǒng)的對賬。到了9月25日，整個系統(tǒng)切換工作將徹底完成。客戶將完全在新的erp系統(tǒng)中開始處理9月份的新業(yè)務(wù)，當(dāng)然這時仍有幾天的工作要追趕，但是經(jīng)過了并行，加上erp的強(qiáng)大功能，再加上一點(diǎn)努力，完全可以順利地追上20多天的業(yè)務(wù)。 李明的計劃很順利地通過了項(xiàng)目組的審定。激動人心的系統(tǒng)切換就要開始了！ 切換 7月20日 事情從一開始就不太順利，這個項(xiàng)目的一個特點(diǎn)就是這家公司的物料主資料非常多，而且各個部門的編碼有很多是不同的。按計劃今天是主資料導(dǎo)入

14、系統(tǒng)的最后一天，但是別說物料清單（bom），目前連物料主數(shù)據(jù)還沒有整理完。項(xiàng)目組和相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)開了緊急會議，最后制定了緊急計劃：5天內(nèi)完成物料主資料的整理工作，再用20天完成物料清單的整理，定要在8月20日新系統(tǒng)運(yùn)行前導(dǎo)入系統(tǒng)。項(xiàng)目組的部分物流顧問和關(guān)鍵用戶也放下了用戶接受測試（user acceptance testing），投入到資料的整理工作中。最后又晚了兩天才勉強(qiáng)把商品主資料批輸入了系統(tǒng)，幾個顧問和關(guān)鍵用戶一連加了幾天班。但是庫存管理部門已經(jīng)來不及按整理后的物料編碼來準(zhǔn)備所有的盤點(diǎn)表格了，幾個變化最大的倉庫只能直接用整理之前的編碼做出盤點(diǎn)表格，有些物料甚至沒有編碼，只寫了名稱和規(guī)格。

15、 7月31日 公司停產(chǎn)一天，開始全面的盤點(diǎn)。盤點(diǎn)進(jìn)行得還算順利，負(fù)責(zé)庫存管理的顧問和關(guān)鍵用戶也參加了監(jiān)盤。他們回來后告訴項(xiàng)目經(jīng)理和李明：情況挺好，只是倉管員們對整理后的物料編碼還不太熟悉，基本上都是按名稱和規(guī)格來盤的，而且發(fā)現(xiàn)好多沒有編碼的物料，只好臨時用名稱來記錄。盤點(diǎn)表已經(jīng)整理完畢，不過估計財務(wù)部使用這些盤點(diǎn)表的時候會有困難。項(xiàng)目經(jīng)理提醒李明在財務(wù)部結(jié)賬的這段時間多去看看。 8月14日 離預(yù)定的舊系統(tǒng)月末結(jié)賬完成還有一天，李明真有點(diǎn)著急了，財務(wù)部告訴他，可能會來不及。這次上線把原來的一些問題全端到了臺面上：比如說庫存帳實(shí)不符，財務(wù)部和庫存部門的物料編碼不同等等。這次僅核對和整理盤點(diǎn)報告就多

16、花了一周時間，新整理的物料編碼錯漏、重復(fù)不少，而且兩個部門都不太熟悉，特別是對于顧問整理的相當(dāng)大的部分，客戶方頗有微詞。同時財務(wù)經(jīng)理告訴李明，最后盤點(diǎn)結(jié)果，賬實(shí)不符的比例可能相當(dāng)大“幾乎占了總庫存的20。當(dāng)李明問起原因時，財務(wù)經(jīng)理面露難色，說：“不太好說。不過我們不贊成全部算盤盈盤虧，再說稅務(wù)局也不會同意。所以最好是掛賬?！崩蠲鳑]有辦法只好同意。不過為了掛賬的需要，他又建了幾個科目，因?yàn)樵瓉淼拇尕浛颇渴遣辉试S財務(wù)手工更改的。 8月17日 在晚了兩天以后，財務(wù)部終于完成了舊系統(tǒng)7月份的結(jié)賬?？蛻舻男畔⒓夹g(shù)部把舊財務(wù)系統(tǒng)的資料導(dǎo)入了電子表格就交給了李明。這時是8月18日，星期六，信息技術(shù)部的王工還

17、鬧了個老大不高興。李明找到項(xiàng)目經(jīng)理，幾個顧問商量了一陣，決定與其爭吵浪費(fèi)時間，不如顧問自己做整理和導(dǎo)入。按下來的四天是沒日沒夜的。好在李明的準(zhǔn)備工作做得不錯，新舊科目對照表、新舊客戶編碼對照表、新舊供貨商編碼對照表等等都在關(guān)鍵用戶的合作下準(zhǔn)備好了。存貨清單是財務(wù)部根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果和財務(wù)資料整理的，和財務(wù)賬面的差異的確很大，都轉(zhuǎn)入了掛賬科目。銷售部門也提供了未清銷售定單的資料，負(fù)責(zé)銷售模塊的顧問也在負(fù)責(zé)導(dǎo)入新系統(tǒng)。8月22日凌晨，所有的期初資料終于都成批輸入了系統(tǒng)，系統(tǒng)切換過渡科目也對平了。此時，幾乎所有的顧問都已精疲力竭，不過大家都很高興，成功仿佛就在眼前。當(dāng)然，在導(dǎo)入的過程中，碰到了不少問題，有

18、些得不到的信息在輸入時只能用“虛擬資產(chǎn)”、“虛擬物料”、“虛擬利潤中心”等方式臨時解決。不過到目前為止，只落后計劃兩天，大家都很有信心。 8月22日 從凌晨開始新系統(tǒng)停機(jī)做全備份，上午大部分的顧問都在睡覺。下午李明到財務(wù)部轉(zhuǎn)了一圈，大家都忙著在舊系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。財務(wù)經(jīng)理說，新系統(tǒng)期初資料完成已經(jīng)宣布了。不過大家今天都很忙，所以沒空在新系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)，再說對新系統(tǒng)也不熟，培訓(xùn)是幾個星期前做的，現(xiàn)在都還給老師了。李明問了一下負(fù)責(zé)物流的顧問們，情況也是如此 8月23日 項(xiàng)目經(jīng)理召集項(xiàng)目組和各部門負(fù)責(zé)人，重申到：根據(jù)項(xiàng)目計劃我們現(xiàn)在已經(jīng)落后了，新系統(tǒng)的輸入必須立刻開始，9月20日前必須結(jié)束。但是各部門

19、都抱怨說，最終用戶實(shí)在沒有技能也沒有信心操作新系統(tǒng)，況且當(dāng)初的培訓(xùn)和現(xiàn)在的實(shí)際操作是兩碼事。最后平衡的結(jié)果是：大部分的顧問都放下手頭的事，全面投人用戶支持，挑選一部分接受能力強(qiáng)的用戶先開始新系統(tǒng)的輸入，隨后再推廣其它用戶。項(xiàng)目經(jīng)理又召集了顧問們，他強(qiáng)調(diào)必須強(qiáng)行推進(jìn)項(xiàng)目，明天一定要開始輸入，哪怕以后這段時間天天坐在用戶旁邊。 8月24日 在隨后的一個多星期里，項(xiàng)目組經(jīng)歷了真正的考驗(yàn)，輸入工作從開始就面臨困難： （l）因?yàn)檩斎氲亩际?月份已經(jīng)處理過的業(yè)務(wù)，所以這僅僅是輸入，而不是業(yè)務(wù)流程處理。部門問如何在這個過渡階段銜接是原來沒有考慮到的。比如財務(wù)部要做銷售定單開票，卻發(fā)現(xiàn)倉管部門的該筆發(fā)貨還沒有

20、追進(jìn)去，而新的流程要求開票必須有相關(guān)的發(fā)貨記錄。這時財務(wù)只能先跳過這筆業(yè)務(wù)。第一天李明坐在財務(wù)部的趙強(qiáng)旁邊，一連五六張票都是這樣做不過去，趙強(qiáng)已經(jīng)唉聲嘆氣了，李明強(qiáng)作鎮(zhèn)定，換了一本費(fèi)用的憑證，才得以開始。同樣的，倉管部門在做發(fā)貨時根本無法從舊的發(fā)貨單上知道是新系統(tǒng)中哪張銷售定單的貨，幸好新系統(tǒng)的查詢功能還不錯，可以從銷售的商品、客戶等相關(guān)信息追蹤查找銷售定單，但是進(jìn)度和準(zhǔn)確性大打折扣。同時也有很多發(fā)貨中所對應(yīng)的銷售定單銷售部尚未輸入。 （2）期初銷售定單的問題在第一天就發(fā)現(xiàn)了，按計劃銷售部門需要提供的期初銷售定單是必須扣除7月31日以前已發(fā)貨部分的剩余未執(zhí)行部分。但是銷售部和財務(wù)部不同，銷售員

21、們根本沒有和財務(wù)人員一樣嚴(yán)格的期間概念。很多的期初銷售定單都沒有扣除已發(fā)貨部分或者扣錯了。結(jié)果是期初銷售定單可能會被重復(fù)發(fā)貨。和期初銷售定單相關(guān)的業(yè)務(wù)被暫停處理。銷售員被要求適新檢查期初銷售定單，顧問和關(guān)鍵用戶也忙著幫助手工更正那些原來批輸入的期初定單。倉管員們和財務(wù)部被要求特別留神期初定單。但是錯誤看來還是難以避免的。 （3）當(dāng)銷售員開始錄入新的銷售定單時，客戶主資料的問題暴露出來了。在準(zhǔn)備客戶主資料的時候，曾要求銷售員將現(xiàn)有客戶檔案報給風(fēng)險管理都統(tǒng)一整理和編號。但是很多銷售員都沒有報全。當(dāng)然出于歷史原因，該公司的客戶檔案被銷售員視做個人財產(chǎn)。在流程設(shè)計時考慮到了這種習(xí)慣，雖然公司管理層和風(fēng)

22、險管理部有權(quán)限看到所有客戶主資料，但是銷售員之間是不共享客戶資料的。但是，他們沒想到銷售員的抵觸情緒仍然那么大，很多銷售員除了7月底財務(wù)帳上有的客戶外，其它客戶則一律沒有提供。現(xiàn)在要在新系統(tǒng)中管理銷售定單了，可是很多客戶的主資料在新的erp系統(tǒng)中都沒有，貨發(fā)不出去，銷售員們怨聲載道。沒別的辦法，項(xiàng)目組重新要求銷售員上報客戶資料，風(fēng)險管理部加班加點(diǎn)地輸人客戶資料，由于太零散，也太急，批輸入程序被放在一邊，風(fēng)險管理部的幾個用戶在銷售員的催促下已經(jīng)輸?shù)醚勖敖鹦橇?。很多資料不完整的只能用缺省值應(yīng)付了。李明在系統(tǒng)中看了一下客戶清單，發(fā)現(xiàn)很多名稱相近的，懷疑是重復(fù)編碼了。他報告了項(xiàng)目經(jīng)理和用戶。項(xiàng)目經(jīng)理嘆

23、了口氣：“等過了這陣再清理吧。” （4）輸入的第三天負(fù)責(zé)庫存管理的顧問急沖沖地跑來找李明，倉管員發(fā)現(xiàn)很多發(fā)貨在系統(tǒng)中無法輸入，原因是這樣的：比如7月31日財務(wù)部已經(jīng)開票，但是客戶尚未提貨或倉庫尚未發(fā)貨的情況下，財務(wù)已經(jīng)在賬上做了結(jié)轉(zhuǎn)成本和確認(rèn)收入，這樣，期初銷售定單中應(yīng)該已扣除了這筆賬面上的發(fā)貨。所以，現(xiàn)在實(shí)際要發(fā)貨時找不到任何對應(yīng)的銷售定單。李明立即去問了客戶的財務(wù)經(jīng)理，回答是：“確實(shí)存在這種情況，而且數(shù)量是比較大的。此外相反的情況也是存在的，比如有些貨已經(jīng)發(fā)了，但是發(fā)票還沒有開，所以這些貨在賬上仍然存在。這些問題是造成庫存賬實(shí)不符的重要原因?！崩蠲髡f：“現(xiàn)在我們必須把這兩種情況的數(shù)量都清理

24、出來，重新調(diào)整期初庫存，開票未提的庫存做無賬面價值的處理，發(fā)貨未開票的做虛擬庫存商品?！必攧?wù)經(jīng)理搖搖頭：“不可能，現(xiàn)在根本沒有時間和人手整理?！弊詈笳壑缘姆桨甘牵簩τ陂_票未提，在系統(tǒng)中另外配置一種物料移動類型，財務(wù)上的自動記賬則設(shè)為直接沖銷期初盤點(diǎn)帳實(shí)不符的掛賬科目。對于發(fā)貨未開票的情況，實(shí)際結(jié)轉(zhuǎn)成本時由財務(wù)部直接從掛賬科目中轉(zhuǎn)出。等過一段時間這些歷史情況都處理完畢后，如果掛賬科目的余額不顯著，就認(rèn)為是實(shí)際盤盈或盤虧結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用，目前暫定為3個月。顧問和關(guān)鍵用戶們馬不停蹄地更改系統(tǒng)配置，重新培訓(xùn)倉管員和財務(wù)。李明心中隱隱的不安：“倉管員們?nèi)绾螀^(qū)分哪些發(fā)貨是期初開票未提，哪些是銷售部還沒來得及追人系

25、統(tǒng)的銷售定單發(fā)貨呢？再說，如果期初銷待定單仍然包括了這些開票未提貨，那倉管員將錯就錯地發(fā)貨，掛賬科目企不是總也消不掉？”不過他實(shí)在太累了，只能把這些問題放在一邊又去干別的了。 （5）這兒天還有另一件事令李明非常煩心：從流程上說，財務(wù)往往在最后階段，往往是如果前面的步驟出錯，那么到了財務(wù)這里就過不去了，比如銷售員追進(jìn)去的銷售定單及開票中請的價格錯了，等財務(wù)追開票過賬時被發(fā)現(xiàn)了，隨后部尋不著是哪個銷售員，這又大大地影響了財務(wù)部的進(jìn)度，財務(wù)部已經(jīng)被批評了好幾次了，真是讓人百口莫辯。最后，李明對財務(wù)說，“如果錯誤確定的話就直接改物流的單據(jù)吧”。但是財務(wù)人員大都沒有這樣的權(quán)限也沒有培訓(xùn)過物流模塊。李明只

26、好一邊加權(quán)限，一邊教，大部分時間還自己直接改物流單據(jù)。項(xiàng)目經(jīng)理對李明說最好不要自己改權(quán)限，也不要自己改物流單據(jù)，應(yīng)該走流程。李明只好苦笑。 （6）很多流程被發(fā)現(xiàn)存在問題，有些流程還被忽略了，各種配置和主資料中也發(fā)現(xiàn)了各種各樣的問題。本來有些配置和主資料的更改應(yīng)該走流程解決，但是由于關(guān)鍵用戶和最終用戶的訓(xùn)練不足，現(xiàn)在都直接反映到了顧問這里。一邊支持用戶，一邊更改配置，李明和他的同事們已經(jīng)快堅持不住了。而用戶們卻都在抱怨朝令夕改，令他們永遠(yuǎn)跟不上變化。 （7）不滿的暗流在整個公司擴(kuò)散。有些從一開始就有抵觸情緒的銷售員變得更加肆無忌憚，不會操作或不愿操作新系統(tǒng)被光榮地掛在嘴邊。連原來支持者此時也禁聲

27、了。一個業(yè)務(wù)員發(fā)給李明一篇文章，標(biāo)題是類似erp實(shí)施成功率為零之類的，是從網(wǎng)上下載的，作者是某國際知名管理咨詢公司的c什么o據(jù)說這篇文章已經(jīng)傳遍了全公司。李明怒火中燒。 （8）吃午飯的時候，李明遇到了趙強(qiáng)，趙強(qiáng)是最早熟練操作系統(tǒng)的財務(wù)，所以李明已經(jīng)好多天沒有去趙強(qiáng)那里了。李明問趙強(qiáng)情況怎么樣。越強(qiáng)說：“苦死了，這個月從月初準(zhǔn)備期初資料開始，幾乎天天加班，周末也加班，屁股都像黏在凳子上了。系統(tǒng)要輸兩套，工資倒不發(fā)兩份，輸慢了還要挨罵”。李明無言以對，自己也不知道為什么竟然會感到內(nèi)疚。. 出現(xiàn)的問題幾乎數(shù)不勝數(shù)，其它模塊的情況也好不到哪里去，可能還更糟。負(fù)責(zé)生產(chǎn)計劃的顧問說，由于銷售定單的問題和物

28、料清單的不準(zhǔn)確，現(xiàn)在運(yùn)行mrp的結(jié)果實(shí)在沒法用，況且由于是在追資料，采購和生產(chǎn)目前也用不止新系統(tǒng)的結(jié)果，照單據(jù)輸就是了。 項(xiàng)目經(jīng)理問李明目前的情況，將來對賬會不會有問題。李明說：肯定有問題，不過現(xiàn)在顧不了了。 9月3日 星期早，項(xiàng)目組和各部門的負(fù)責(zé)人開會，討論一個重要的決定：9月份還要不要并行。幾乎沒有什么爭論就做出了決定刊月份繼續(xù)并行。理由很簡單：目前新系統(tǒng)8月的輸入進(jìn)展實(shí)在太緩慢了，什么時候能輸完對完賬誰都不敢說。現(xiàn)在放棄舊系統(tǒng)，風(fēng)險太大，沒人負(fù)得起這個責(zé)任。 對于新系統(tǒng)大家已經(jīng)不抱希望能夠追上實(shí)際業(yè)務(wù)了，日前也只能把這次切換和上線作為對新系統(tǒng)的一次測試、驗(yàn)證和對人員的培訓(xùn)。最后決定在公司

29、5個事業(yè)部中，挑選兩個配合比較順利的部門進(jìn)行重點(diǎn)突擊，爭取盡快輸完8月份的資料，進(jìn)入對賬。好在這5個事業(yè)部在內(nèi)部都是相對獨(dú)立核算的。 9月29日 差不多一個月的時間，項(xiàng)目組所有力量都投人到了兩個選定的事業(yè)部。終于趕在國慶節(jié)前完成了這兩個事業(yè)部8月份的資料輸人。但是其它3個事業(yè)部的輸人工作幾乎全放了羊?！八懔税桑确磐昙倩貋碓賹~吧?！崩蠲魇帐靶欣顪?zhǔn)備回家，“項(xiàng)目要做，命也得要?！?10月8日 對賬正式開始了，財務(wù)部仍然沒有人手可以提供，只好所有的財務(wù)顧問都加人了對賬。在開始之前，李明羅列了以下困難和注意事項(xiàng)： （1）因?yàn)樗心K同時切換，所以相當(dāng)大的一部分財務(wù)憑證是通過集成自動生成的，而且在產(chǎn)

30、品成本的核算方法上新舊系統(tǒng)還存在不同，因此無法通過新舊憑證的相互參照來進(jìn)行自動核對（這種方式稱為自下而上的方式），只能用自上而下的方式核對，即以試算平衡表科目憑證分組憑證的方式檢查，對于有些科日如產(chǎn)成品、主營業(yè)務(wù)成本等還要為對賬開發(fā)額外的報表。 （2）新舊系統(tǒng)的資料下載到電子表格后進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)錯誤時不能直接更改系統(tǒng)，而是在系統(tǒng)外編制調(diào)整分錄，這主要是因?yàn)閰⑴c對賬的人多，而且是分科目對的，又因?yàn)椴皇怯涃~的人本身在核對，所以如果直接更正系統(tǒng)，被有可能一個錯誤被重復(fù)更正。調(diào)整分錄的清單是共享的。 （3）對于新舊系統(tǒng)的差異如何處理是一個不折不扣的難題。如果差異是新系統(tǒng)輸人錯誤造成的，那最簡單，只要調(diào)

31、整新系統(tǒng)就行了。但是如果是舊系統(tǒng)輸人錯誤造成的，問題就來了，因?yàn)椴⑿须A段一般是以舊系統(tǒng)為主，在這個項(xiàng)目中就更是如此了，但是舊系統(tǒng)8月已經(jīng)結(jié)賬，按照規(guī)定對8月的調(diào)整應(yīng)該做在發(fā)現(xiàn)錯誤的月份，只要還在本年度。所以對賬時只能將錯誤記錄下來，更正到舊系統(tǒng)的的月份，對賬調(diào)整分錄仍然是調(diào)整新系統(tǒng)。對干因?yàn)闀嬛贫茸兏蚝怂惴椒ㄕ{(diào)整造成的差異，更正是不可行的，只能通過報告解釋原因，隨后編制調(diào)整分錄調(diào)整新系統(tǒng)。此外，由于憑證的數(shù)量巨大，而且又不是記賬者自已對賬，所以要找出所有差異的原因幾乎是不可能的。只能參考審計中的重要性原則，找出重要的差異，對于小差異則直接編制調(diào)整分錄了。 （4）對于調(diào)整分錄如何處理，又是傷

32、腦筋的問題。比如由于產(chǎn)品成本核算方式不同造成的差異，通過報表可以解釋差異和編制調(diào)整分錄，但是在新系統(tǒng)中如何調(diào)整呢？一種方法是根據(jù)舊系統(tǒng)的產(chǎn)品成本在新系統(tǒng)中重估庫存，但是這樣做的工作量是相當(dāng)大的。另一種方法是直接在財務(wù)上調(diào)整，作類似商品成本差異科目處理，但是這種做法在以后的月份中還是要考慮它的分?jǐn)?，等于將工作量向后移了。此外對于沒有找到原因的小差異，直接調(diào)整新系統(tǒng)將受到內(nèi)部和外部的質(zhì)疑，畢竟所有的憑證都應(yīng)當(dāng)有原始支持憑證。不過在這個項(xiàng)目中李明還不用太苦惱，因?yàn)椴⑿幸呀?jīng)變成了測試，只要找到重要的差異，編制調(diào)整分錄將新舊系統(tǒng)報表調(diào)平，對賬報告雙方簽字確認(rèn)就可以了。 計劃中的五天對賬顯然大大低估了對賬

33、的工作量，雖然5個事業(yè)部只對兩個，項(xiàng)目組仍然花了3個星期才通過了對賬報告。項(xiàng)目室里堆滿了憑證，顧問和關(guān)鍵用戶顯得虛弱而亢奮。 10月29日 在10月的最后幾天，終于對平了兩個事業(yè)部8月的賬。接下來怎么辦？項(xiàng)目組決定用幾個星期的時間重新整理流程和主資料，培訓(xùn)用戶，隨后清全系統(tǒng)，做第二次切換和上線。當(dāng)然這次的切換將是嶄新的和成功的。erp的彼岸就在眼前了。 重要說明 李明的項(xiàng)目只是千奇百怪的系統(tǒng)切換經(jīng)驗(yàn)中比較有代表性的一種。事實(shí)上沒有兩個項(xiàng)目是一樣的，客戶方的行業(yè)和文化不同，erp軟件不同，實(shí)施顧問方的不同，實(shí)施的模塊和功能不同，都會使項(xiàng)目的過程產(chǎn)生極大的不同。并不是所有的項(xiàng)國都會經(jīng)歷這樣的痛苦，

34、個別跨國大公司在中國的推廣項(xiàng)目（rollout），比較而言就順利得多。但也有很多項(xiàng)目的情況比這更糟，有些項(xiàng)目因此而失敗了。經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn) 從李明的項(xiàng)目中，相信大家已經(jīng)能得到很多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。下面我們將著重提供一些非常有用的經(jīng)驗(yàn)供大家參考，當(dāng)然實(shí)際的運(yùn)用仍然要視項(xiàng)目的實(shí)際情況來靈活判斷。fimm方法 fi-mm方法實(shí)質(zhì)上就是分步切換。這個名稱實(shí)際土是兩個經(jīng)常率先切換的模塊的縮寫。我們發(fā)現(xiàn)在我國這種分步切換的方法非常具有實(shí)際意義。我們首先讓財務(wù)和庫存管理兩個模塊切換，隨后銷售、采購、生產(chǎn)等模塊再跟進(jìn)。這種方法至少有以下一些好處：（1）容易控制相對于所有模塊一起切換的大兵團(tuán)作戰(zhàn)，這種方式更容易控制。而且財

35、務(wù)和倉管部門一般較力嚴(yán)謹(jǐn)，第一個月先穩(wěn)住這兩個部門的陣腳，對于士氣會是非常大的鼓舞。（2）速度加快。只有這兩個模塊進(jìn)行切換，在操作上是大大簡化了，系統(tǒng)操作的速度和質(zhì)量將大大提高。（3）對賬簡化。如果第一個月仍然并行，那么只有財務(wù)和庫存管理的新系統(tǒng)和舊系統(tǒng)的對賬工作就大大簡化了，甚至可以用自動對賬的工具從憑證直接核對。（4）期初定單。不再需要準(zhǔn)備期初定單了，所有和期初定單有關(guān)的錯誤和問題也可以避免了。（5）關(guān)注新定單、新流程。當(dāng)其它模塊跟進(jìn)時，我們只關(guān)心嶄新的業(yè)務(wù)，比如對于完全新的銷售定單，我們可以直接用新的流程處理這些定單。而對于期初定單，我們不再關(guān)心處理它們的過程，而僅僅是在財務(wù)和庫存管理上

36、核算它就可以了，一段時間以后它們的影響將自然地結(jié)束。（6）大大降低了工作量。這一優(yōu)勢是顯而易見的。當(dāng)然，這種做法的缺點(diǎn)也是明顯的： （l）最大的麻煩是：相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，有些信息會丟失或不完整，這主要和期初定單相關(guān)。比如盈利分析的資料將不完整，和期初銷售定單相關(guān)的盈利分析資料就丟失了。不要低估這一點(diǎn)，因?yàn)樯暇€后看不到完整的報表，會使不了解情況的領(lǐng)導(dǎo)們非常不高興。因此這個問題一定要在使用前就明確說明。（2）切換期間拉長。這不能完全說是一個缺點(diǎn)，因?yàn)榍袚Q期拉長其實(shí)分散了工作量也提高了成功率。但是對于某些條件好的公司，可能因?yàn)檫@一點(diǎn)而選擇更快的全向切換方法。（3）更多的系統(tǒng)設(shè)置。比如要設(shè)置兩套物料移動類型，一套是配合銷售定單、采購定單和生產(chǎn)定單的，一套是獨(dú)立的。權(quán)限也需要做相應(yīng)的設(shè)置。不過這個問題不大，幾個人的工作總好過幾十上百個人的混亂。總而言之，對于實(shí)施困難大、定單執(zhí)行周期較短的項(xiàng)目，考慮fimm方法會有不錯的效果。并行和測試、培訓(xùn)的關(guān)系 并行是一個困擾我國erp實(shí)施的一個非常嚴(yán)重的問題。曾研究過幾種主要的實(shí)施方法論（methodology），但定都沒有發(fā)現(xiàn)關(guān)于并行的論述。從這個角度看，并行不是一種理想的系統(tǒng)切換模式。并行所造成的痛苦我們從李明的項(xiàng)目中都看到了，但是為什么并行在我國仍然是一種普遍的實(shí)踐呢？理由只有兩個字：風(fēng)險。事實(shí)上，雖然在我國某些