煤礦物資采購管理制度（試行）

1、煤礦物資采購管理制度（試行）1. 總則1.1 為加強煤礦物資采購的管理，控制采購風險，提高采購效率，特制定煤礦物資采購管理制度。1.2 本制度適用于國投大同能源有限責任公司塔山煤礦的物資采購管理工作。2. 職責及范圍2.1 公司采購委員會：負責煤礦招標采購物資的定標及50萬元以上物資采購審核批準工作。2.2 公司采購委員會：負責物資采購制度、流程的制定及供應商管理工作，負責煤礦50萬元以上物資招標、采購工作。對煤礦自主采購部分負有監(jiān)督責任。2.3 公司計劃經營部：負責所有物資采購計劃的辦理。2.4 煤礦綜合辦采購組：負責煤礦年度計劃單項合同估算價50萬元以下非招標物資的詢價及采購工作，年度計劃

2、單項合同估算超過50萬元以上的材料、設備配件采購由采購委員會執(zhí)行。2.5 煤礦計劃經營辦：負責全礦物資計劃匯總、平庫及上報工作，負責物資到貨驗收的組織、出入庫及倉儲工作。2.6 公司財務部：負責所有物資采購過程中的財務監(jiān)督并提供資金支持。2.7 公司監(jiān)審部：對物資采購進行監(jiān)督檢查，并參與物資采購的招標、議標工作。2.8 煤礦應成立采購領導組，并報公司備案，煤礦采購領導組含采購技術組。2.9 煤礦采購領導組：采購領導組負責50萬元以下物資采購審核批準工作，并提供物資采購過程中的技術支持。3. 控制內容與要求3.1 計劃管理3.1.1 年度計劃：煤礦計劃經營辦根據次年生產計劃編制年度物資采購計劃，

3、于每年10月15日報公司計劃經營部。3.1.2 月度計劃：煤礦計劃經營辦應于每月22日早9時前將煤礦的庫存情況告知煤礦分管領導及各使用部門，煤礦各使用部門根據生產需要及庫存情況，將月度計劃于每月26日早9時報于煤礦計劃經營辦（全礦納入設備管理的大型配件及設備由各區(qū)隊報機電部審批后，由機電部報煤礦計劃經營辦），計劃經營辦經平庫審批后于每月28日早9時上報公司計劃經營部，次月1日9時計劃經營部將公司領導審批后的計劃根據公司相關管理制度辦理。3.1.3 機動計劃：每月的機動計劃不得超過月度計劃額的5%，在每月上報月度計劃時預留，由公司計劃經營部審核后執(zhí)行，機動計劃額只限當月使用。3.1.4 急用物資

4、計劃：月計劃中不包括油脂類，每月需要的油脂類材料，隨時用隨時報在急用物資計劃中，領導審批后及時采購，當月報的急用物資計劃金額列入下月的計劃總金額中考核。3.1.5 公司計劃經營辦要嚴格執(zhí)行材料、設備庫存、當月使用的急用物資計劃和次月的材料計劃累加不得超過1200萬元（煤礦）的指標，所提報的材料、配件、設備計劃，其范圍、數量必須是年度預算范圍內的。3.1.6 涉及應急、搶險等安全方面的物資計劃，由煤礦采購組請示分管安全的副總經理或總經理審批后可執(zhí)行采購，并由煤礦采購組補辦相關程序。3.1.7 煤礦采購組于每月5日9時前將上月的采購報表，報公司領導及計劃經營部，送煤礦領導、計劃經營辦及各使用部門。

5、3.2 采購原則在采購時應遵守以下的原則：3.2.1 采購活動應遵循質量、經濟、安全、環(huán)保、效率的原則；采購的全過程，必須符合國家的法律法規(guī)。3.2.2 充分利用公司現有的資源，并發(fā)揮公司在地方的優(yōu)勢，不斷提高公司的經濟效益，為公司爭取最大利益。3.2.3 應選擇具有承擔所采購項目實力、質量和信譽好的供應商。供貨商的選擇應有原則性規(guī)定和審核意見，在物資采購中，選擇供應商的順序為廠家、廠家指定代理商、中間商或分銷商，以確保質量、降低費用和減少公司承擔的風險。3.2.4 在涉及煤礦安全生產的物資采購時，供貨商必須經技術和商務兩方面評審合格，才能作為合格的供應商被邀請參加報價、投標或議標，下達訂單或

6、簽訂合同。3.2.5 不具備招標條件的物資，采用比價采購，特殊要求或必須用原廠家的（包括加工件）可采用議價方式，但必須保證公司利益。通過比價采購的物資，如果中國物資采購網上有標價，要注明標價并說明價格差異。3.2.6 盡可能采用貨到驗收后付款或按到貨量分批付款的方式，一般不接受先付款后發(fā)貨或托收承付方式，以及比例過高的預付款，若供方堅持款到發(fā)貨，而我公司又確實需要從該供方訂貨的則必須有雙方簽訂的書面合同或協議確認函；也可以通過指定的中間商或代理商進行采購，以降低公司采購風險。3.2.7 在與供應商交往中，各有關人員應注意：第一、嚴守公司商業(yè)秘密，各供貨商的技術投標文件、報價單，采購人員必須保密

7、，決不能將先前報價商的信息透露給后續(xù)報價商；第二、如有公私利益沖突，主動回避，及時申報，保持廉潔公正；第三、保存完整可靠的文件和記錄；第四、商務談判時，公司方面應有兩人以上參加比價小組。3.3 采購的依據3.3.1 物資訂貨、采購的依據是經公司計劃經營部審批執(zhí)行的物資采購計劃。3.3.2 比價采購必須經使用單位專業(yè)負責人簽認方可采購，在比價表中必須體現各供應商單價與金額。3.3.3 招標采購（含議標、內部招標）必須有使用單位專業(yè)負責人參加，并簽字認可后才能采購。3.3.4 訂貨、采購計劃必須名稱正確、型號規(guī)格齊全、計量單位規(guī)范、數量準確、材質、圖號完整。3.3.5 采購人員必須嚴格按采購計劃執(zhí)

8、行、不得隨意變更名稱、型號、規(guī)格和計劃數量，如需變更，應先征得計劃經營辦、使用部門同意，由使用部門經辦人出具書面變更單（需主管領導簽字）并經計劃經營部審核后方可執(zhí)行。3.4 采購程序在采購過程中按采購金額的大小，規(guī)定了所需辦理的最低限度手續(xù)，單筆物資5萬元以上必須簽訂合同，并按公司的合同管理辦法辦理。3.4.1 小于5萬元的零星采購，先由采購員選擇不少于三家供應商進行比價，再由煤礦綜合辦采購組組長審核，煤礦礦長批準后實施采購。3.4.2 5萬元至10萬元的物資采購，由煤礦綜合辦采購組組長選擇不少于三家供應商進行比價，煤礦礦長審核，公司總經理批準后實施采購。10萬元到30萬元由礦領導組組織進行議

9、標采購。30萬元到50萬元由礦領導組組織進行內部招標采購。3.4.3 50萬元以上物資采購由公司采購委員會采購，因時間等原因不宜招標采購部分，由公司招標領導組同意后方可實施采購。3.4.4 如采購對象為固定資產類，按公司有關固定資產管理辦法進行。3.4.5 對一般的采購項目，根據市場資源情況分為：3.4.5.1 多方詢價（三家以上）、比價采購：在同等供貨質量、滿足需用時間的前提下，有三家以上供應商可以供貨的，需填寫比價單進行報批，原則上選擇價格低的供應商供貨。3.4.5.2 獨家采購：對于專用物資（設備、材料、備件），只有一家供貨商（由煤礦采購技術組確認），詢價、議價后填寫價格審批單（與比價單

10、的審批程序相同）。3.4.6 詢價單、比價單、價格審批單是簽訂合同的依據，同類物資詢價單、比價單、價格審批單有效期為90天。3.5 采購的形式及操作規(guī)范3.5.1 招標采購招標采購由公司采購管理委員會組織并負責簽訂合同，按照國投大同能源有限公司招投標管理辦法執(zhí)行。3.5.2 詢價、比價、議價采購原則上選擇公司確定供應商進行詢比價工作，因新增物資或原有供應商不能滿足生產需求，若需新增供應商，由公司物資供應部門組織各相關部門考核并報公司采購管理委員會批準后方可選用。否則公司財務部將不予結算。3.5.2.1 對于采購金額未達到公司規(guī)定必須采用招標方式采購的項目，均可采用詢價、比價、議價采購，但必須有

11、書面記錄。3.5.2.2 詢價一般應在三家以上較有實力的廠家或代理商、供應商中進行。詢價單必須包含采購計劃中要求的所有附件和服務、交貨期等。3.5.2.3 詢價工作結束后，采購人員根據詢價情況，填寫詢價、比價、議價表（技術產品由煤礦采購技術組的認可），由比價或議價小組推薦擬選供貨方后，根據金額和審批權限交由相關領導審批（采購單應由使用單位簽署意見，納入設備管理的大型配件及設備應由機電部簽署意見）。3.5.2.4 比價或議價小組根據審批權限由各相關部門人員組成。3.5.2.5 通過合同談判或比價后公司確定的采購項目，采購人員應盡快辦理相關事宜，確保按時供應。3.6 比價采購的審批程序詢價單匯總形

12、成比價單，由煤礦采購領導組簽署意見，煤礦綜合辦采購組擬選供貨商，根據審批權限報批。3.7 質量要求與監(jiān)督3.7.1 大型設備、更新改造設備、大修非標項目設備的訂貨，對設備的供貨范圍、質量技術要求、配套輔機等，必須由煤礦采購領導組提出書面技術協議和質量要求，到貨后由煤礦采購技術組驗收，對存在的質量問題及時予以解決。3.7.2 采購物資憑物資需求計劃及審批后的比價單或合同按庫房驗收辦法辦理入庫手續(xù)。各類物資的入庫驗收必須嚴格，大型設備、關鍵的備品配件，必須由煤礦采購技術組參加，并做好驗收記錄；一般設備和重要的備品配件由使用人員參加驗收，常規(guī)產品、消耗性材料由計劃員、采購員和保管員共同驗收，驗收記錄

13、要準確、真實，對存在的質量、安全、環(huán)保問題要及時聯系處理，堅決杜絕質次、假冒偽劣產品進入庫房。3.7.3 設備、備件在使用中出現的質量問題，應由煤礦采購技術組等人員進行鑒定并寫出書面報告，報告要求語言精練，數據翔實，觀點明確，物資供應部門據此與供應商聯系更換或索賠，報告中不得出現“估計”、“可能”、“大概”、“差不多”等含混詞句。3.8 對供應商定期進行評價對經常性采購的消耗物資，要選擇一批服務好、信譽高、質量可靠、價格合理的供應商并建立供應商檔案，每年對供應商進行一次評價，建立合格供貨商清單，評價合格的供應商繼續(xù)保持協作關系，對不符合我方要求和供貨不及時的供貨商，要解除協作關系。對于沒有列入合格供貨商清單的供方，須經公司采購管理委員會考察合格后，經公司采購管理委員會批準后方可列入合格供貨商名單。3.9 采購的審批權限采購審批權限：煤礦礦長（5萬元以下），總經理（5萬元500萬元），董事長（500萬元以上）。3.10 結算及付款審批權限結算流程：采購員-采購組長-煤礦礦長-財務經理-總經理-董事長結算及付款審批權限：按財務審批權限辦理。公司財務部接到審批后結算單進行付款結算。3.11 物資采購執(zhí)行采購計劃所規(guī)定的時間，采購計劃只能是當月