高校院系辦公室目標(biāo)管理化的探討

1、高校院系辦公室目標(biāo)管理化的探討 摘要：通過對高校院系辦公室現(xiàn)狀的分析，提出院系辦公室要實(shí)施目標(biāo)管理化改革，從而最大限度地發(fā)揮辦公室在院系日常管理中的重要作用。 關(guān)鍵詞：高校；院系辦公室；目標(biāo)管理 中圖分類號：g647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a文章編號：16711580（2015）09007902 高校院系辦公室是各院系管理的樞紐機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著學(xué)校政策和本學(xué)院政策的貫徹實(shí)施任務(wù)，在工作中既接受上級單位和本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的指示，又為基層廣大教職員工服務(wù)。面對高校新的發(fā)展時(shí)期和更高的工作要求，為進(jìn)一步完善和快速提高院系辦公室工作，可以將整體工作進(jìn)行目標(biāo)管理，這將使院系辦公室工作操作更加規(guī)范、穩(wěn)定，整體工作水平得到很大提

2、高。 一、高校院系辦公室管理現(xiàn)狀分析 1.目前高校院系辦公室的主要行政職能 （1）參謀助手職能。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層在教學(xué)、科研、行政等方面制定相應(yīng)的規(guī)章制度時(shí)，辦公室要根據(jù)基層不斷出現(xiàn)的新情況、新問題將信息及時(shí)反饋到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層，以便學(xué)院制定出符合實(shí)際的政策。辦公室應(yīng)有大局意識，同時(shí)兼顧基層教職員工的想法，要提前做出預(yù)案，為領(lǐng)導(dǎo)提供詳實(shí)和實(shí)際的參考意見。 （2）綜合協(xié)調(diào)職能。高校院系辦公室在各學(xué)院起到中樞節(jié)點(diǎn)作用，辦公室應(yīng)上下協(xié)調(diào)使本部門的人員做到齊心協(xié)力共同完成、落實(shí)好工作。辦公室在協(xié)調(diào)各部門和人員調(diào)配時(shí)應(yīng)做到有理、有序，務(wù)求上級和領(lǐng)導(dǎo)布置的工作不拖拉，盡快得以實(shí)施。 （3）督辦督查職能。高校院系辦公

3、室在落實(shí)上級機(jī)關(guān)和本單位的重要決策的過程中，應(yīng)依法辦事，按照組織紀(jì)律辦事，不能違反國家政策和學(xué)校的規(guī)章制度去做事。辦公室在圍繞學(xué)院整體工作過程中，要及時(shí)分析、發(fā)現(xiàn)政策落實(shí)過程中可能遇到的問題和困難，然后由專人負(fù)責(zé)督辦、督查，確保學(xué)院工作的順利開展。 （4）服務(wù)保障職能。高校院系辦公室擔(dān)負(fù)服務(wù)保障職能，既要為上級機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)保障工作，又要為基層廣大教職工提供優(yōu)良的服務(wù)，只有耐心細(xì)致地做好每件事，學(xué)院整體工作合理有序的進(jìn)行才能得到切實(shí)保障。 2.高校院系辦公室管理工作中存在的問題 有些院系辦公室的辦公條件和辦公環(huán)境較差直接影響到辦公水平的提高。高校院系辦公室管理制度不規(guī)范，工作繁雜，工作人員

4、較少，辦公室人員整體個(gè)人素質(zhì)和工作能力相對較低，管理不到位，導(dǎo)致辦公室工作效率較低，缺乏有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，嚴(yán)重影響辦公室人員工作積極性。個(gè)別院系辦公室管理人員不能明確自己的工作職能，工作缺乏目的性，嚴(yán)重影響辦公效率的提高。 二、高校院系辦公室實(shí)施目標(biāo)管理化前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備 在高校院系辦公室采用目標(biāo)管理化首先應(yīng)讓辦公室全員做好充分的思想準(zhǔn)備，使每名辦公室職工認(rèn)識到當(dāng)前的管理方式和管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)不適應(yīng)日新月異的高校發(fā)展形式，充分認(rèn)識和了解目標(biāo)管理的內(nèi)容和對學(xué)院未來適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的重要意義。目標(biāo)管理是對辦公室管理工作的改變，是將每名辦公室人員的上進(jìn)心、求發(fā)展的想法轉(zhuǎn)化為具體的目標(biāo)、行為準(zhǔn)則，轉(zhuǎn)化為干好工

5、作的強(qiáng)烈信念，在工作中明確自己的工作職責(zé)，確保工作目標(biāo)的順利完成。其次辦公室目標(biāo)管理化還應(yīng)做好組織準(zhǔn)備，辦公室建立適應(yīng)目標(biāo)管理的組織機(jī)構(gòu)，改善以往不合理的組織結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)橫向聯(lián)系。根據(jù)辦公室的職能、編制、學(xué)院的發(fā)展要求設(shè)置崗位，按照崗位的重要性和需求合理分配人員，嚴(yán)格明確崗位職責(zé)，學(xué)歷、職稱較高的人員安排到對知識層次要求高的崗位，學(xué)歷、職稱較低的人員安排到協(xié)調(diào)、服務(wù)等相對知識要求較低的崗位。 三、高校院系辦公室目標(biāo)管理化的目標(biāo)設(shè)定 高校院系辦公室崗位目標(biāo)確立是目標(biāo)管理化實(shí)施的重要前提，但辦公室許多工作在程序和操作過程中很難確定明確的具體目標(biāo)。目標(biāo)確立要掌握一定的原則，首先崗位目標(biāo)要明確具體的工作

6、量、完成時(shí)限、負(fù)責(zé)人，這樣在管理過程中才能有針對性地指導(dǎo)、考核、檢查。其次崗位目標(biāo)確立要與實(shí)際相符合，要實(shí)事求是，脫離實(shí)際或過高的目標(biāo)將使工作無法順利進(jìn)行。最后崗位目標(biāo)確立要有時(shí)限性，可以督處責(zé)任人及時(shí)完成目標(biāo)任務(wù)。 辦公室目標(biāo)要根據(jù)學(xué)校發(fā)展方向和學(xué)院相應(yīng)發(fā)展規(guī)劃來制定，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要召集全體成員共同研究確立總體目標(biāo)和各成員的崗位目標(biāo)，做到辦公室工作逐層分解，責(zé)任細(xì)化到個(gè)人，每名成員須明確自身責(zé)任，增強(qiáng)完成總目標(biāo)的信心和決心。院系辦公室目標(biāo)確立后應(yīng)形成書面材料，以備辦公室自評和學(xué)院評價(jià)。 辦公室目標(biāo)確立要做到辦公室所有教職工全員參與，廣泛征求每名成員的意見和建議，讓每名成員自覺參與到目標(biāo)管理化中

7、來，辦公室領(lǐng)導(dǎo)和每名成員對自己的崗位目標(biāo)任務(wù)做出承諾、簽訂責(zé)任書，把工作任務(wù)落到實(shí)處，最終達(dá)到總體目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。 四、高校院系辦公室目標(biāo)管理化的具體實(shí)施 辦公室目標(biāo)管理化實(shí)施過程中首先要授予相應(yīng)崗位責(zé)任人權(quán)利，目標(biāo)管理的主旨含義是在管理中激勵(lì)參與人的主動(dòng)性，使參與人自覺參與到管理中來，當(dāng)責(zé)任人被授予一定的權(quán)利時(shí)會(huì)有被關(guān)注的感覺，由此激發(fā)出干好工作的愿望。授予的權(quán)利與崗位目標(biāo)的完成相對應(yīng)，不是無限制的權(quán)利。在目標(biāo)管理化實(shí)施過程中個(gè)人崗位目標(biāo)也要根據(jù)學(xué)院和辦公室工作的實(shí)際情況而做相應(yīng)調(diào)整，辦公室的主要領(lǐng)導(dǎo)不但要靈活地授予下屬權(quán)利，而且還要在出現(xiàn)問題時(shí)勇于承擔(dān)責(zé)任，這樣辦公室全體成員就會(huì)大膽地為完

8、成總體目標(biāo)而努力工作。 辦公室在實(shí)施目標(biāo)管理化過程中還應(yīng)進(jìn)行有效的控制，個(gè)人崗位目標(biāo)任務(wù)雖然已經(jīng)確立，主管領(lǐng)導(dǎo)仍應(yīng)做到督導(dǎo)和掌控，這樣才能促進(jìn)目標(biāo)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)。當(dāng)辦公室人員在完成目標(biāo)任務(wù)過程中工作出現(xiàn)了失誤和偏差，領(lǐng)導(dǎo)就要對下屬及時(shí)做出指導(dǎo)，找到原因，及時(shí)糾正，讓其工作恢復(fù)到管理活動(dòng)的正確軌道上來。如果是崗位目標(biāo)本身因?yàn)閷W(xué)院的客觀原因發(fā)生變化，辦公室也應(yīng)及時(shí)把原來的崗位目標(biāo)修改為新的符合實(shí)際情況的目標(biāo)任務(wù)。在控制過程中，領(lǐng)導(dǎo)對下屬工作也不應(yīng)過多干預(yù)，以免影響下屬積極性。 辦公室在實(shí)施目標(biāo)管理化過程中要進(jìn)行定期檢查，主要檢查實(shí)施目標(biāo)任務(wù)過程中產(chǎn)生的問題和達(dá)標(biāo)進(jìn)展情況，通過檢查督促目標(biāo)順利完成。發(fā)現(xiàn)

9、不能按時(shí)完成目標(biāo)任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)對其及時(shí)提醒，督促其改進(jìn)工作作風(fēng)，快速完成崗位目標(biāo)任務(wù)。在此過程中辦公室領(lǐng)導(dǎo)要給予必要的指導(dǎo)和支持，協(xié)助其克服困難，保證崗位目標(biāo)任務(wù)順利實(shí)現(xiàn)。 五、高校院系辦公室目標(biāo)管理化的考核 目標(biāo)管理化實(shí)施完成后，要將完成的結(jié)果與預(yù)設(shè)的目標(biāo)進(jìn)行對比，以此作為對崗位責(zé)任人獎(jiǎng)懲的依據(jù)，同時(shí)也使目標(biāo)管理進(jìn)入下一循環(huán)的更高起點(diǎn)。在目標(biāo)管理化實(shí)施過程中各崗位目標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)要一致，要與學(xué)院客觀實(shí)際情況相適應(yīng)，考核過程要嚴(yán)肅認(rèn)真，標(biāo)準(zhǔn)要高，考核內(nèi)容主要從政治素養(yǎng)、個(gè)人品行、工作能力、表現(xiàn)、遵章守紀(jì)、業(yè)務(wù)成績等幾方面來全面考查。全面考核可避免領(lǐng)導(dǎo)憑主觀想象去評價(jià)成員，利于完成辦公室共同的目標(biāo)任務(wù)。目標(biāo)管理的考核結(jié)果要與獎(jiǎng)金、評優(yōu)、評職稱、職務(wù)升遷等人事政策掛鉤，對完成目標(biāo)任務(wù)突出的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對完成目標(biāo)任務(wù)較差的人員提出誡勉，對未完成目標(biāo)任務(wù)的人員適度進(jìn)行懲罰，真正做到獎(jiǎng)懲分明，充分發(fā)揮考核結(jié)果的激勵(lì)作用。 高校院系辦公室施行目標(biāo)管理化是一個(gè)不斷完善的過程，目標(biāo)管理化這種管理模式將有效地提高院系辦公室的工作效率，增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任心，為高校