證券公司檔案管理暫行辦法

1、證券公司檔案管理暫行辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)國(guó)泰君安證券股份有限公司系統(tǒng)檔案工作的管理，根據(jù)中華人民共和國(guó)頒發(fā)的檔案法、國(guó)家檔案局制定的機(jī)關(guān)檔案工作條例和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 本辦法所指的檔案是公司系統(tǒng)中經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖象、聲音及其他方式和載體記錄的材料。第三條 凡國(guó)泰君安證券股份有限公司系統(tǒng)內(nèi)員工，在職務(wù)活動(dòng)中形成的一切應(yīng)歸檔的文件材料，均歸公司所有，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。第二章 檔案工作的管理體制和任務(wù)第四條 總公司對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。國(guó)泰君安證券股份有限公司總部檔案

2、工作接受上海市檔案局和上級(jí)主管部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)；各分公司的檔案工作同時(shí)接受總公司和地方檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)；各分公司根據(jù)總公司授權(quán)對(duì)其營(yíng)業(yè)部檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。第五條 公司總部形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案由公司總部檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理；各分公司形成各門(mén)類(lèi)檔案由分公司檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理；各營(yíng)業(yè)部形成的經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)電子檔案必須做好備份，交總公司檔案部門(mén)集中管理，其他各門(mén)類(lèi)檔案則由營(yíng)業(yè)部自行集中統(tǒng)一管理。第六條 公司設(shè)立檔案管理部門(mén)?？偣九鋫鋵?zhuān)職檔案管理人員，各直屬部門(mén)、各分公司秘書(shū)均為當(dāng)然兼職檔案管理員。各分公司應(yīng)建立檔案室，并根據(jù)檔案工作量大小配備專(zhuān)職或以檔案工作為主的兼職檔案管理人員。第

3、七條 檔案部門(mén)必須配備政治上可靠，熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)，能勝任檔案工作的人員。檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，并應(yīng)掌握和熟悉檔案管理知識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。第八條 各級(jí)分公司的檔案管理人員必須根據(jù)國(guó)家檔案法、國(guó)家檔案局有關(guān)檔案管理規(guī)定及本辦法，進(jìn)行檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷(xiāo)毀等檔案管理工作。第九條 公司檔案管理部門(mén)的主要任務(wù)是：（一）指導(dǎo)和督促、檢查公司直屬部門(mén)、分公司及其所屬營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)搞好立卷、歸檔工作；（二）集中統(tǒng)一管理各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案及重要資料；（三）編制各種檢索工具和參考資料，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，開(kāi)展檔案的編研工作，為積極提供利用創(chuàng)造有

4、利條件。（四）按照檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范接收、收集、管理、保管公司各部門(mén)的檔案資料，并統(tǒng)計(jì)掌握總公司、各分公司檔案的基本情況和成分。（五）對(duì)本公司的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的管理，在公司開(kāi)展證券發(fā)行、科研、基建工程等項(xiàng)目或其他業(yè)務(wù)項(xiàng)目的同時(shí)，必須會(huì)同有關(guān)部門(mén)明確檔案歸檔要求，保證上述項(xiàng)目材料齊全歸檔完整系統(tǒng)。（六）嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密制度，確保檔案的完整與安全；（七）組織安排對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀；（八）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（九）按規(guī)定向檔案館辦理檔案移交。第三章 立卷的基本原則和方法第十條 立卷的基本原則是：按照文件的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，正確

5、區(qū)分文件的保存價(jià)值，使案卷既反映本公司工作活動(dòng)的特點(diǎn)和歷史面貌，又便于保管和查找利用。第十一條 公司總部及各分公司都應(yīng)按照其各自工作活動(dòng)的內(nèi)容和不同的載體，制定統(tǒng)一的分類(lèi)方案，分類(lèi)方案應(yīng)保持前后一致。第十二條 堅(jiān)持以文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)立卷的原則，各部門(mén)將工作和活動(dòng)中形成的文件材料，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)交文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)的文檔人員進(jìn)行預(yù)立卷。第十三條 立卷的方法依據(jù)文件的問(wèn)題特征、作者特征、名稱(chēng)特征、時(shí)間特征、收發(fā)文機(jī)關(guān)特征及地區(qū)特征進(jìn)行。一般采用以問(wèn)題特征為主，結(jié)合其他特征的方法進(jìn)行組卷。第十四條 各部門(mén)文檔人員應(yīng)在每年年度開(kāi)始前，按照立卷的要求和方法結(jié)合本部門(mén)職能和工作活動(dòng)規(guī)律，擬定案卷類(lèi)

6、目，設(shè)置臨時(shí)卷夾，對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料組合歸卷。第四章 檔案的接受范圍和歸檔要求第十五條 凡是在本公司各項(xiàng)工作和各項(xiàng)活動(dòng)中形成的保存價(jià)值的文件材料，不論其何種載體，都屬于本公司檔案部門(mén)接收范圍。第十六條 各部門(mén)應(yīng)將文件材料的積累，整理和立卷工作納入本部門(mén)職責(zé)范圍之內(nèi)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好歸檔工作，并于次年四月份向本公司檔案部門(mén)移交歸檔，按要求填寫(xiě)檔案移交（接受）清單，一式二份，一份交檔案室，一份留部門(mén)保存，歸檔時(shí)雙方根據(jù)交接清單清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)，以示負(fù)責(zé)。第十七條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)符合下列要求：（一）歸檔文件材料要齊全完整；（二）每份文件的正件和附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)件與原

7、件、多種文字形成的同一文件，應(yīng)放在一起組卷；（三）聲像檔案獨(dú)立組卷，并照文字標(biāo)出攝像或錄音的時(shí)間、地點(diǎn)、事件內(nèi)容；（四）不同年度的文件，一般不要放在一起立案，跨年度的文件分類(lèi)歸檔要準(zhǔn)確，即： 、年度計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等歸入文件內(nèi)容針對(duì)的一年； 、長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃、規(guī)劃、預(yù)算歸入開(kāi)始年度； 、多年的總結(jié)、決算歸入最后的一年； 、總結(jié)、計(jì)劃寫(xiě)在一起的文件，歸入主要內(nèi)容的年度； 、請(qǐng)示、批復(fù)的文件，歸入批復(fù)年立卷，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年度立卷； 、跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷； （五）卷內(nèi)文件材料排列要有條理、有系統(tǒng)，保持文件之間聯(lián)系。具體排列順序是： 、對(duì)單一作者、單一問(wèn)題的案卷，按文件

8、日期先后順序排列； 、專(zhuān)案文件，按批復(fù)、結(jié)論、決定文件、綜合性報(bào)告，查證材料和個(gè)人寫(xiě)的材料順序排列； 、會(huì)議文件的排列順序?yàn)椋号?、?qǐng)示、通知、名單、議程、報(bào)告、總結(jié)、或會(huì)議紀(jì)要；、一份文件，正文在前，底稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，原件在后，重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后；、多種文字形成的同一文件，應(yīng)組合在一起，不要分開(kāi)；（六）立卷時(shí)按照規(guī)定將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件資料分類(lèi)整理立卷；（七）卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目要齊全，用鋼筆填寫(xiě)，放在卷首；（八）卷內(nèi)需要注明的問(wèn)題，認(rèn)真填寫(xiě)在備考表內(nèi)，備考表于卷尾；（九）案卷封皮逐次按規(guī)定填寫(xiě)清楚，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切、反

9、映卷內(nèi)文件的作者、問(wèn)題、名稱(chēng)等主要內(nèi)容和成分； （十） 案卷裝訂前，要去掉文件材料上的金屬物，破損文件要修補(bǔ)好，字跡擴(kuò)散的要復(fù)制并與原件一并立卷； （十一）案卷應(yīng)用線(xiàn)繩裝訂，三孔一線(xiàn)，右側(cè)和下邊取齊，結(jié)頭在背面，裝訂要牢靠整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓文件字跡、不損壞文件，整齊、美觀； （十二）案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表、備考表、檔號(hào)的格式按統(tǒng)一格式執(zhí)行。第十八條 所有的檔案應(yīng)按規(guī)定的不同保管期分開(kāi)。 （一）凡是反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的檔案列為永久保管； （二）凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料；列為長(zhǎng)期保管（十六年至十五年左右）

10、； （三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管（十五年以下）；（四）檔案的保管期限是從檔案的所屬年份的下一年一月一日起計(jì)算，長(zhǎng)期計(jì)劃、協(xié)議、規(guī)定、合同等有關(guān)文書(shū)材料的保管期限按其有效期滿(mǎn)后的下一年一月一日起計(jì)算。第十九條 案卷排列應(yīng)以全宗為單位，按不同門(mén)類(lèi)、載體和不同保管期限分別存放，并根據(jù)案卷排列順序按不同保管期限混年度或分年度編制案卷號(hào)（即大流水號(hào)或小流水號(hào)），以固定案卷位置。第五章 檔案的保管第二十條 公司總部、各分公司必須保證檔案的安全，根據(jù)需要建立檔案專(zhuān)用庫(kù)房和配備足夠的檔案裝具。新建辦公大樓應(yīng)把檔案部門(mén)用房列入基建計(jì)劃。檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固，并力求配備防盜、防光、

11、防高溫、防火、防潮、防塵、防漏、防蟲(chóng)等設(shè)施，庫(kù)房技術(shù)管理按照國(guó)檔發(fā)（1987）19號(hào)檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定執(zhí)行。庫(kù)房應(yīng)留有庫(kù)房余量，以利于檔案接收。庫(kù)房必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，對(duì)所接收的案卷，要進(jìn)行審查、分類(lèi)、編號(hào)、加工整理入庫(kù)妥善保管。第二十一條 檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要增置濕溫計(jì)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備和計(jì)算機(jī)等。第二十二條 檔案管理人員對(duì)收進(jìn)、移出的檔案必須進(jìn)行登記，定期檔案的保管狀況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取有效措施，對(duì)破損和編制的檔案材料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制，確保檔案的完整和安全。 第六章 檔案的管理和利用第二十三條 檔案部門(mén)要建立全宗卷，以積累、存儲(chǔ)本機(jī)構(gòu)案卷的立卷說(shuō)

12、明、分類(lèi)方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等材料。第二十四條 檔案的利用是檔案管理的目的，為了積極提供利用，檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏檔案的情況，主動(dòng)了解各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，編制必要的檢索工具（如案卷目錄、卡片、索引等），并結(jié)合本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)的情況，編寫(xiě)組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、文件匯集、業(yè)務(wù)專(zhuān)題匯集及各種專(zhuān)題檔案史料匯編。第二十五條 公司總部檔案室負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)各部門(mén)檔案借閱，各分公司檔案室分別負(fù)責(zé)各自機(jī)構(gòu)的檔案的借閱，做好借閱登記手續(xù)，并解答利用者查檔中的問(wèn)題。公司內(nèi)跨部門(mén)、跨機(jī)構(gòu)借閱檔案的，必須經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦好借閱手續(xù)，方可調(diào)卷。第七章 檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

13、第二十六條 公司各分公司應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的檔案保管期限，會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)人員，定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。第二十七條 檔案的鑒定應(yīng)在有關(guān)職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或分公司主管負(fù)責(zé)人的主持下，由檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)組織鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后寫(xiě)出鑒定報(bào)告和編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，對(duì)超過(guò)保管期限，確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制清冊(cè)，經(jīng)主管總裁批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。非經(jīng)鑒定與批準(zhǔn)，不得任意銷(xiāo)毀檔案。第二十八條 銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失或泄露、漏銷(xiāo)，銷(xiāo)毀完畢，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔，永久保管。第八章 檔案的移交第二十九條 公司總部永久保存的檔案在本公司檔案部門(mén)保存二十年后向國(guó)家檔案館或上海市檔案館移交；分公司永久保存的檔案在本機(jī)構(gòu)保存二十年后向當(dāng)?shù)赝?jí)檔