[法律資料]歸檔文件整理

1、歸檔文件整理歸檔文件整理是將已經(jīng)辦理完畢的公文，有選擇地收集起來,分門別類地整理集中，以備向檔案部門移交歸檔的工作。（大家注意是已經(jīng)辦理完畢的公文，有選擇地收集,不是全部收集歸檔）。國(guó)家檔案局2000年12月6日發(fā)布，2001年1月1日起實(shí)施的中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則，對(duì)我國(guó)從20世紀(jì)50年代開始的立卷制度進(jìn)行改革，取消了案卷，推行文件級(jí)管理，從而使檢索目錄一目了然，減輕了歸檔人員的工作量，也提高了工作效率，為文檔一體化和電子文件管理奠定了基礎(chǔ)。第一節(jié) 歸檔文件整理的含義及整理原則一、首先我們來看一下歸檔文件整理的含義：歸檔文件整理，是將文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列

2、、編號(hào)、裝盒，使之有序化的過程。這里說的歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件整理的含義可以從以下幾方面來理解：1、應(yīng)進(jìn)行整理文件的來源和范圍就是本單位在職能活動(dòng)中形成的文件材料，既包括本單位形成的文件，也包括外單位發(fā)來的與本單位職能活動(dòng)相關(guān)的收文，不是所有的收文都?xì)w檔，與本單位職能活動(dòng)相關(guān)的文件才整理歸檔。 2、整理的文件必須是辦理完畢而且有保存價(jià)值的文件，正處于公文辦理過程中的文件不能整理，只有公文處理程序完成結(jié)束以后，才能整理歸檔。處理完畢的沒有保存價(jià)值的也不用歸檔。沒有保存價(jià)值就是和本單位業(yè)務(wù)工作沒有聯(lián)系的，對(duì)本單位工作

3、沒有指導(dǎo)意義的，不需要本單位貫徹執(zhí)行的文件。3、歸檔文件整理僅指文書檔案中的紙質(zhì)文件?？萍?、會(huì)計(jì)、聲像等專門文件有專門的整理方法，電子文件等非紙質(zhì)文件也有專門的整理方法。4、歸檔文件整理是以“件”為單位，和傳統(tǒng)的以卷為整理單位的方法不一樣，（演示卷）這是立卷歸檔制度改革前的檔案，是一卷，是由多個(gè)內(nèi)容相近或有密切聯(lián)系的文件組成一卷，還要根據(jù)卷內(nèi)文件的內(nèi)容歸納擬寫案卷題名，抄寫卷內(nèi)目錄，現(xiàn)在是一文一件。5、公文整理分裝訂、分類、排列、編號(hào)、編制目錄、裝盒等六個(gè)步驟，比文書立卷方法簡(jiǎn)化。二、歸檔文件整理原則：（一）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件是伴隨著各單位的職能活動(dòng)而產(chǎn)生的，不同

4、的機(jī)關(guān)，盡管職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動(dòng)總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件也存在著各種聯(lián)系。（二）區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用。歸檔文件要根據(jù)機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍和文書檔案保管期限表的規(guī)定來確定歸檔范圍、區(qū)分不同價(jià)值。辦理完畢的有保存價(jià)值的文件都需要?dú)w檔，根據(jù)文件的重要程度，劃分為永久、30年和10年。對(duì)無保存價(jià)值、不需要?dú)w檔的文件，可以保留近幾年的，按照來文機(jī)關(guān)分別裝盒以作備查。為了便于保管利用，文件應(yīng)按照事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，這樣既便于手工方式的提供利用，也能滿足將來進(jìn)館后系統(tǒng)利用的需要。第二節(jié) 歸檔文件整理的組織歸檔文件整理的組織包括明確歸檔文件整理組織形式、明確責(zé)

5、任分工、制定相關(guān)制度，保障歸檔文件整理有序進(jìn)行。一、 明確歸檔文件整理組織形式（一）建立文書部門整理歸檔文件制度：是指由機(jī)關(guān)的承辦和處理公文的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行文件整理的制度。也就是說，歸檔文件整理應(yīng)該由機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門的專職或兼職文書人員負(fù)責(zé)。因?yàn)槲臅块T熟悉了解文件，有利于提高文件整理效率，保證整理的質(zhì)量，有利于確保文件的齊全完整，文書部門還可以暫存當(dāng)年的文件，有利于平時(shí)對(duì)文件的查找利用，歸檔文件經(jīng)文書部門整理后，有利于文書部門和檔案部門分清職責(zé)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的開展。有的單位整檔的不是文書工作人員，她一年到頭一份文件也見不著，到了歸檔的時(shí)候，打字員把文件材料一塊交給整檔的工作人員，打字

6、員認(rèn)為自己就是負(fù)責(zé)打字，責(zé)任心不強(qiáng)，發(fā)文后留存歸檔的文件有時(shí)也被借出，沒做借閱登記，致使文件材料不全，有的請(qǐng)示都沒有批復(fù)，也沒做任何說明，問誰誰也不知道，誰也不愿負(fù)這個(gè)責(zé)。還有前段我們開展的市直機(jī)關(guān)各部門的集中整檔工作，有的單位的工作人員說，我負(fù)責(zé)收文，還有一個(gè)負(fù)責(zé)發(fā)文，比較亂，也沒確定由誰來整，我要先問問再說。這都是文書部門整理歸檔制度的不完善、不健全。（二）、確定整理環(huán)節(jié)確定整理環(huán)節(jié)是指選擇文件整理在哪個(gè)部門進(jìn)行、由什么人來完成。歸檔文件整理地點(diǎn)一般與機(jī)關(guān)文書處理工作的組織形式相適應(yīng)，有集中式、分散式和集中與分散相結(jié)合的形式。小型機(jī)關(guān)或基層單位，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，辦公地點(diǎn)集中，公文數(shù)量不多，人

7、員較少，可用集中式。各部門辦理完畢的文件材料定期或不定期交到辦公室，歸檔文件整理工作由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行。大中型機(jī)關(guān)或單位，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)層次多，可根據(jù)機(jī)關(guān)駐地遠(yuǎn)近、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量等情況，采用分散式或分散與集中相結(jié)合的形式進(jìn)行歸檔文件整理。如機(jī)關(guān)駐地分散，文件數(shù)量多，業(yè)務(wù)分工明確，可將歸檔文件分散在形成公文的各部門進(jìn)行。也可集中與分散相結(jié)合，綜合方面的集中在辦公室整理，業(yè)務(wù)方面的由各業(yè)務(wù)部門整理。機(jī)關(guān)中人事、審計(jì)、會(huì)計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、基建等業(yè)務(wù)性質(zhì)特殊的機(jī)構(gòu)，形成的專門文件材料，應(yīng)單獨(dú)整理，按規(guī)定向檔案室歸檔。無論采用何種形式，都要確定具體的歸檔整理人員。文書處理部門中負(fù)責(zé)文件收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦的人員，

8、對(duì)公文很熟悉，通常由這些人來承擔(dān)歸檔文件整理工作。（三）明確責(zé)任分工明確責(zé)任分工是指明確機(jī)關(guān)各部門間文件整理的范圍，避免歸檔文件整理出現(xiàn)重復(fù)和遺漏。歸檔文件整理涉及到許多文件，有本機(jī)關(guān)形成的，也有外單位發(fā)來的。文件整理首先應(yīng)以本單位形成的文件材料為主。1、不管是本機(jī)關(guān)的發(fā)文還是外機(jī)關(guān)的來文，根據(jù)文件內(nèi)容都會(huì)有業(yè)務(wù)對(duì)口的相關(guān)部門、科室，就由相對(duì)口的科室、部門整理。沒有合適的對(duì)口部門，由哪個(gè)部門承辦就由哪個(gè)部門整理。2、會(huì)議文件整理的分工。以機(jī)關(guān)名義召開會(huì)議形成的文件材料，由辦公室整理；業(yè)務(wù)部門召開專業(yè)會(huì)議形成的材料由召開會(huì)議的業(yè)務(wù)部門整理；幾個(gè)部門聯(lián)合召開會(huì)議形成的材料由主辦部門整理；參加上級(jí)召

9、開會(huì)議帶回的材料也是由相對(duì)口的科室部門整理。3、機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文形成的文件材料，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔整理，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形成的副本歸檔整理。機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。二、建立文件材料整理及歸檔制度為保證機(jī)關(guān)歸檔文件整理的順利開展，各機(jī)關(guān)必須建立文件材料整理及歸檔辦法，將機(jī)關(guān)歸檔文件整理的組織形式、責(zé)任分工和工作標(biāo)準(zhǔn)、要求等用制度固定下來，并納入相關(guān)部門、人員崗位責(zé)任考核，認(rèn)真監(jiān)督實(shí)施。文件材料整理及歸檔辦法內(nèi)容具體應(yīng)包括：1、明確整理工作的組織方式。歸檔文件的整理工作是分散由各業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，還是集中由綜合部門或檔案部門承擔(dān)，做到分工明確，落實(shí)

10、到人。2、明確分類方案。在文件歸檔之前，應(yīng)確定分類方法和分類方案。我們現(xiàn)在統(tǒng)一采用的是年度保管期限-機(jī)構(gòu)分類法，就是將文件先按年度分開，再把每一個(gè)年度的文件按保管期限和機(jī)構(gòu)分類，這種分類方法在后面要具體講到。3、確定整理方法。依據(jù)規(guī)則，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定整理方法的具體要求，比如件的確定、裝訂方式、排列方法、編號(hào)方法等。注意細(xì)化的規(guī)定不能與規(guī)則要求及我們市檔案局的要求相違背。4、對(duì)機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔的其他門類和載體的檔案，會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、照片等以及本機(jī)關(guān)職能業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的特殊載體形式的文件材料，必須依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定一并提出整理和歸檔要求。5、限定歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求。如果由各部門整

11、理，在規(guī)定中就須限定各部門歸檔整理完畢后，向檔案部門歸檔移交的具體時(shí)間。一般機(jī)關(guān)應(yīng)在下一年度的第一季度內(nèi)完成歸檔整理。還應(yīng)對(duì)移交至檔案部門的歸檔文件整理質(zhì)量、移交手續(xù)等加以規(guī)定。書上p32是山東省農(nóng)業(yè)廳文書材料整理歸檔辦法的示例，其中對(duì)歸檔范圍、整理分工、整理方法和質(zhì)量要求及移交都作了詳盡的規(guī)定，大家回去后自己看一下。第三節(jié) 文件的歸檔鑒定文件的歸檔鑒定是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)，它包括兩方面內(nèi)容：一是鑒定歸檔文件是否有保存價(jià)值，即確定歸檔文件的范圍；二是確定文件歸檔的保管期限。一、確定歸檔文件整理的范圍06年頒布的國(guó)家檔案局8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活

12、動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬整理范圍。有的單位的檔案工作人員對(duì)文件材料的歸檔范圍不明確，不知道哪些文件材料應(yīng)該歸檔，哪些文件材料不應(yīng)該歸檔，到最后是該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的沒有用的倒存了不少。首先，我們就要明確歸檔文件整理的范圍。大家把書翻到33頁，劃一下：（一）機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍是：1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材

13、料。概括地說，發(fā)文除了無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、校稿不歸檔，其他都需要?dú)w檔，根據(jù)重要程度劃分相應(yīng)的保管期限；收文中本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的、下級(jí)報(bào)送的重要文件、對(duì)本機(jī)關(guān)具有查考利用價(jià)值的文件材料，還有本機(jī)關(guān)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)預(yù)算、年底向組織部門等報(bào)送的黨員統(tǒng)計(jì)、干部統(tǒng)計(jì)等報(bào)表。紅字標(biāo)注的本機(jī)關(guān)的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)預(yù)算、年底向組織部門等報(bào)送的黨員統(tǒng)計(jì)、干部統(tǒng)計(jì)等報(bào)表在收集歸檔時(shí)往往容易被遺漏，好多單位都沒有保存，大家要注意一下。有的單位會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要都沒保存，說是在主任手里，由誰單獨(dú)保存，或是從來沒存過，或者說很少，就一點(diǎn)兒，其

14、實(shí)不管多少都得存。它是文書檔案的一個(gè)重要組成部分，應(yīng)集中統(tǒng)一保管。（二）機(jī)關(guān)不歸檔文件材料范圍：1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、校稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，

15、抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。二、確定文件保管期限文件保管期限是指文件歸檔后保管的最長(zhǎng)年限。國(guó)家檔案局1987年發(fā)布的關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期為16年至50年左右，短期為15年以下。2006年國(guó)家檔案局8號(hào)令公布的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案如何劃分保管期限作出了新規(guī)定，改革了文書檔案保管期限的劃分方法。將原有的三種改為永久、定期兩種，定期又分為30年、10年。各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)8號(hào)令所附的文書檔案保管期限表制定本機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表，多數(shù)單位已經(jīng)結(jié)合單位實(shí)際制訂了文書檔案保管期限表，并已經(jīng)報(bào)市檔案局審批后同意執(zhí)行，然而，僅

16、根據(jù)國(guó)家檔案局和各機(jī)關(guān)制定的文書檔案保管期限表來劃分檔案的保管期限是不夠的，各類型機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的劃分有其自身規(guī)律。為此，歸納出如下幾條，供各機(jī)關(guān)劃分文書檔案保管期限時(shí)參考。（一）會(huì)議文件材料保管期限的劃分。一是本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)、黨組黨委擴(kuò)大會(huì)和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄為永久。二是本機(jī)關(guān)單獨(dú)召開的工作會(huì)、專題會(huì)的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等重要文件材料劃為永久；典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)等一般性材料劃為30年；小組會(huì)議記錄、參考材料劃為10年。三是本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議中本機(jī)關(guān)為主辦的重要文件材料為永久，一般文件

17、材料為30年；本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的重要文件材料為30年，一般的文件材料為10年。該套會(huì)議文件材料中的正本由主辦機(jī)關(guān)歸檔，副本或復(fù)制件由協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔。這種作法既避免了協(xié)辦機(jī)關(guān)這類檔案的重復(fù)進(jìn)館，又不影響其利用。確定主辦機(jī)關(guān)的方法，一般是看會(huì)議的通知文號(hào)用哪個(gè)機(jī)關(guān)的，哪個(gè)機(jī)關(guān)就是主辦單位；以黨委（辦公廳室）、政府（辦公廳室）名義召開的會(huì)議，會(huì)議通知往往用黨委（辦公廳室）文號(hào)，此時(shí)要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容歸口黨委或政府來確定主辦單位，如某縣以“兩辦”名義召開的商貿(mào)工作會(huì)議，由于商貿(mào)工作歸口政府，政府辦公室就是主辦機(jī)關(guān)。四是本機(jī)關(guān)承辦的國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)中的重要文件材料為永久；代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)

18、、新聞報(bào)道等一般性材料為30年；委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排材料為10年。五是上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議（如市檔案局是區(qū)檔案局的上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)，區(qū)檔案局參加的全市檔案工作會(huì)的重要文件材料，區(qū)檔案局在歸檔時(shí)參會(huì)的重要文件材料就劃為30年）的重要文件材料為30年；其他材料為10年。六是本級(jí)黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)及黨委、人大、政協(xié)、紀(jì)委、工青婦的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)會(huì)、全委會(huì)、政府常委會(huì)、辦公會(huì)的重要文件材料為永久，如公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、參加人員名冊(cè)。討論未通過的文件為10年。七是本機(jī)關(guān)參

19、加同級(jí)機(jī)關(guān)召開的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的會(huì)議（如縣檔案局參加的縣統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議，因?yàn)閰⒓拥臅?huì)議不是本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)）文件材料一般不歸檔；參加的同級(jí)機(jī)關(guān)屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要會(huì)議（如市檔案局參加的市統(tǒng)計(jì)局召開的統(tǒng)計(jì)檔案工作會(huì)議）文件材料，根據(jù)重要性劃分為30年或10年。同一個(gè)會(huì)議形成的文件材料應(yīng)根據(jù)它的重要程度分別劃分為幾種不同的保管期限，其中反映會(huì)議主要內(nèi)容、主要過程的文件材料保管期限要長(zhǎng)，反映事務(wù)性的文件材料保管期限相對(duì)較短。區(qū)分的目的是為了區(qū)別重要程度、方便檔案的保管、減少國(guó)家檔案館的冗余度。（二）本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料保管期限的劃分。一是本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、制度性業(yè)務(wù)文件、中長(zhǎng)期規(guī)

20、劃、綱要等重要文件材料劃為永久。例如某市檔案局制定的檔案登記、執(zhí)法年檢制度、現(xiàn)行文件中心管理辦法、業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范、檔案移交和接收要求、搶救和保護(hù)費(fèi)管理、重點(diǎn)工程檔案驗(yàn)收規(guī)定等，這些文件材料是重要的，具有法規(guī)方針政策性，涉及本機(jī)關(guān)重大業(yè)務(wù)建設(shè)，能反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值。二是本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性業(yè)務(wù)文件劃為30年。例如機(jī)關(guān)管理制度、崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理，一般性業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查，一般的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)工作（例如一般機(jī)關(guān)的公文處理、檔案、保密、機(jī)要、通訊、內(nèi)務(wù)管理等工作）的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，一般性的業(yè)務(wù)情況通報(bào)，宣傳工作等，這些文件材料是“

21、一般的”，具有常規(guī)性、技術(shù)性、基礎(chǔ)性，涉及本機(jī)關(guān)一般業(yè)務(wù)建設(shè)，能反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有查考利用價(jià)值。三是本機(jī)關(guān)制發(fā)的事務(wù)性文件材料劃為10年。例如：本單位學(xué)習(xí)記錄、一般事務(wù)性會(huì)議通知、節(jié)假日安排、值班記錄、各科室的工作總結(jié)、不重要的情況報(bào)告等事務(wù)性文件材料，這些文件材料是事務(wù)性的。四是本機(jī)關(guān)編輯、編寫的大事記、組織沿革等劃為永久；簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等劃為10年。五是本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的文件材料中本機(jī)關(guān)為主辦的重要業(yè)務(wù)問題的文件材料為永久，一般業(yè)務(wù)問題的文件材料為30年；本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的重要業(yè)務(wù)問題的文件材料為30年，一般業(yè)務(wù)問題的文件材料為10年。區(qū)分主辦機(jī)關(guān)

22、的方法是看聯(lián)合發(fā)文的文號(hào)用哪個(gè)機(jī)關(guān)的，那個(gè)機(jī)關(guān)就是主辦機(jī)關(guān)；該文件材料的正本由主辦機(jī)關(guān)歸檔，副本或復(fù)制件由協(xié)辦機(jī)關(guān)歸檔。（三）行政管理、執(zhí)法檢查，審批、審查、核準(zhǔn)文件材料保管期限的劃分。一是行政管理工作制度、程序、規(guī)定，執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等劃為永久。二是本機(jī)關(guān)為主管機(jī)關(guān)（如發(fā)改委、科委）或承辦單位的固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料，以及本機(jī)關(guān)為主管機(jī)關(guān)或所有權(quán)單位（如國(guó)資委、國(guó)土資源局）的不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料劃為永久。三是本機(jī)關(guān)（如公安、環(huán)保、工商、國(guó)土資源、藥監(jiān)、專利、林業(yè)、技術(shù)監(jiān)督等部門）主管業(yè)務(wù)形成的20年（

23、含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料劃為永久；20年以下有效的劃為30年。對(duì)于10年以下有效的護(hù)照、港澳通行證等可劃為10年。四是建設(shè)、公安、海關(guān)、信息產(chǎn)業(yè)等部門的商品房備案、建材備案、竣工備案、裝修備案、企業(yè)備案、合同備案、海關(guān)備案、公安備案、網(wǎng)站備案、域名備案、論壇備案等文件材料劃為10年。（四）行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)任募牧媳９芷谙薜膭澐帧?duì)于新聞出版、科技、園林、文物、農(nóng)業(yè)、信息產(chǎn)業(yè)、無線電管理、質(zhì)監(jiān)、公安（消防、交警）、海事等行政管理部門在行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧希皇鞘艿骄嫣幜P的10年，受到?jīng)]收非法所

24、得、沒收非法財(cái)物、責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、暫扣或者吊銷執(zhí)照，行政拘留處罰形成的文件材料劃為永久；二是行政復(fù)議的文件材料比照受到行政處罰的相同種類劃分保管期限；三是行政處分中受警告處分的劃為30年，受記過，記大過、降級(jí)、撤職，開除處分的劃為永久，四是國(guó)家賠償?shù)奈募牧隙紕潪橛谰?。（五）?jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研、匯報(bào)等文件材料保管期限的劃分。一是本機(jī)關(guān)年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)材料，反映本機(jī)關(guān)重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題調(diào)研材料劃為永久。重要職能活動(dòng)的含義是指反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的規(guī)模大、影響大、問題重要，例如某市檔案局的全市檔案館舍建設(shè)、已公開現(xiàn)行文件中心、“三農(nóng)”檔案工作等調(diào)研報(bào)告。二是本機(jī)關(guān)半

25、年工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)材料，一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料劃為10年。國(guó)資、商務(wù)、發(fā)改、統(tǒng)計(jì)等經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管理部門的半年度、季度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料劃為10年，其他機(jī)關(guān)半年以下的可不歸檔。一般活動(dòng)的含義指：不太重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)、較小問題、影響不大的工作。例如某市檔案局形成的機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理調(diào)查表、檔案利用效果宣傳工作總結(jié)。（六）黨、團(tuán)、工會(huì)、婦女工作文件材料保管期限的劃分。一是工作報(bào)告、總結(jié)、換屆選舉結(jié)果等重要文件材料劃為永久；二是創(chuàng)建文明單位、先進(jìn)性教育、三講教育等重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等文件材料劃為永久。三是政治學(xué)習(xí)、捐款捐物、精神文明建設(shè)、紅色旅游等一般性專項(xiàng)活動(dòng)文件材料劃為1

26、0年。四是黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)、批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料劃為永久。五是情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)劃為10年。（七）紀(jì)檢、監(jiān)察文件材料保管期限的劃分。一是受到警告以上處分的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料劃為永久。二是受到警告處分的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料劃為30年。三是調(diào)查結(jié)論查無實(shí)據(jù)的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料劃為10年。（八）機(jī)構(gòu)編制、干部人事文件材料保管期限的劃分。一是人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件劃為30年。二是人事任免、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤，人事考核、職稱評(píng)審文件材料，職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根等涉及到個(gè)人利益的文件材料劃為永久。三

27、是獎(jiǎng)懲性文件材料保管期限的劃分。本機(jī)關(guān)受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的及受到具有系統(tǒng)性和綜合性表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的（如公、檢、法機(jī)關(guān)受到政法機(jī)關(guān)表彰，某市畜牧局受到其主管部門農(nóng)業(yè)局表彰）先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料劃為永久；受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的及機(jī)關(guān)內(nèi)部評(píng)選出先進(jìn)工作者、優(yōu)秀個(gè)人的劃為30年。本機(jī)關(guān)有關(guān)人員受到黨紀(jì)、政紀(jì)警告（不含）以上處分的文件材料劃為永久；受到警告處分的劃為30年。受到通報(bào)批評(píng)的文件材料劃為10年。（九）信訪工作文件材料保管期限的劃分。一是本機(jī)關(guān)處理的有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的人民來信來訪的文件材料劃為永久，其中的領(lǐng)導(dǎo)批示指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)解決來信來訪的問題有明確的態(tài)度、方式、

28、方法等，例如領(lǐng)導(dǎo)批示為：“調(diào)查落實(shí)后，嚴(yán)肅查處等?！倍瞧渌刑幚斫Y(jié)果的信訪材料劃為30年，這其中也包括領(lǐng)導(dǎo)一般批示的，例如“請(qǐng)某單位處理”或“請(qǐng)某單位回復(fù)”等。三是無處理結(jié)果的信訪文件材料暫不歸檔。（十）后勤、保衛(wèi)文件材料保管期限的劃分。一是涉及到機(jī)關(guān)或個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益的文件材料，重要的劃為永久，一般的為10年。具體指：房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料劃為永久。與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料，涉及金額大的（例如1萬元以上）、時(shí)限長(zhǎng)的（例如10年以上）、有法律效力的（指行為人具有相應(yīng)的民事行為能力，意思表示真實(shí)，不違反法律或社會(huì)公共利益）、重要的（事由重要）劃為永久，一般的（

29、例如金額在1萬元以下）10年。重要的國(guó)有資產(chǎn)（例如房產(chǎn)、車輛等價(jià)值大、用期長(zhǎng)的）在登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等管理工作中形成的文件材料劃為永久；一般的國(guó)有資產(chǎn)（指計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)等辦公設(shè)備及用品）的管理文件材料劃為10年。二是機(jī)關(guān)辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等物資購買及辦理相關(guān)手續(xù)的過程（指采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等過程）中形成的文件材料一般為30年。三是級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)（如縣級(jí)單位接待省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）、本級(jí)以上人大代表團(tuán)組、政協(xié)委員團(tuán)組對(duì)本地、本機(jī)關(guān)視察、檢查的接待工作計(jì)劃、方案劃為30年；其他單位的接待計(jì)劃、方案劃為10年。四是保衛(wèi)部門安全檢查、調(diào)

30、查記錄劃為10年。（十一）來文與復(fù)文保管期限的劃分。一是本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)劃為永久；本機(jī)關(guān)一般業(yè)務(wù)問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)劃為30年。其中重要的，指涉及本機(jī)關(guān)重大業(yè)務(wù)建設(shè)文件材料，如縣檔案局設(shè)法規(guī)股、現(xiàn)行文件中心、建設(shè)檔案館舍、開放檔案、交流干部等的請(qǐng)示與批復(fù)。一般的，指常規(guī)性、技術(shù)性、基礎(chǔ)性、一般業(yè)務(wù)建設(shè)的請(qǐng)示，如請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)到外地參觀學(xué)習(xí)、增加某專項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)。至于舉辦培訓(xùn)班、外出參觀學(xué)習(xí)等事務(wù)性、程序性的請(qǐng)示與批復(fù)可劃為10年。二是同級(jí)機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的來函與復(fù)函（本機(jī)關(guān)可為去文責(zé)任者，也可為復(fù)文責(zé)任者）重要業(yè)務(wù)問題的劃為永久（例如同級(jí)機(jī)關(guān)給檔案館請(qǐng)

31、示，是否作為檔案館的接收范圍）；一般業(yè)務(wù)問題的劃為30年（例如機(jī)關(guān)移交某一批檔案給檔案館）。三是本機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來函與復(fù)函、申請(qǐng)與審批等文件材料，重要的劃為永久；一般的劃為30年。四是本機(jī)關(guān)與同級(jí)機(jī)關(guān)一般往來文書劃為10年。五是本機(jī)關(guān)向上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)的請(qǐng)示、函，如沒有批復(fù)或復(fù)函，一般只保存10年。（十二）本機(jī)關(guān)辦理或回復(fù)的提案、議案文件材料保管期限的劃分。一是人大、政協(xié)機(jī)關(guān)對(duì)議案及答復(fù)、提案及辦理結(jié)果、議案及提案形成的過程文件都應(yīng)歸檔并劃為永久。二是主要承辦機(jī)關(guān)對(duì)議案及答復(fù)、提案及辦理結(jié)果、本機(jī)關(guān)形成的過程文件及協(xié)辦機(jī)關(guān)報(bào)送的文件都應(yīng)歸檔并劃分為永久。三是協(xié)辦機(jī)關(guān)對(duì)

32、議案及答復(fù)、提案及辦理結(jié)果中本機(jī)關(guān)的部分文件材料歸檔，劃分為30年。（十三）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、上級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)檢查本機(jī)關(guān)文件材料保管期限的劃分。一是省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)、市州級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)縣級(jí)機(jī)關(guān)較重要的視察、檢查形成的文件材料劃為永久；一般性的檢查、視察的文件材料劃為30年。二是本級(jí)以上人大代表團(tuán)組、政協(xié)委員團(tuán)組對(duì)本地、本機(jī)關(guān)較重要的視察、檢查形成的文件材料可劃為永久；一般性的視察、檢查可劃為30年。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)到本機(jī)關(guān)檢查工作形成的重要文件材料可劃為30年；一般性的檢查、指導(dǎo)形成的文件材料可不歸檔。四是同級(jí)主管業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)較重要的檢查形成的文件材料，保管10年；一般性的檢查、指導(dǎo)形成的

33、文件材料可不歸檔。（十四）代擬稿保管期限的劃分。一是本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件（如檔案局代政府?dāng)M的檔案館布局設(shè)置方案）、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件（如檔案局代“兩辦”擬寫的關(guān)于加強(qiáng)“三農(nóng)”檔案工作的意見）的最后草稿劃為30年；二是以上級(jí)機(jī)關(guān)名義制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的本機(jī)關(guān)文件，本機(jī)關(guān)收到該文件的正式文本后，歸檔并劃為永久，草稿為30年。這兩份文件不能作為一件處理，也就是說正本存永久，草稿存30年，分別歸檔。（十五）外事活動(dòng)文件材料保管期限的劃分。一是出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議、接待來訪等外事活動(dòng)形成的公報(bào)、簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等文件材料劃為永久。二是出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行

34、日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗泟潪?0年。出國(guó)、出境考察等活動(dòng)形成的材料不應(yīng)以團(tuán)組為單位集中歸檔，應(yīng)按上述規(guī)定劃分保管期限，分別歸檔。（十六）上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料保管期限的劃分。一是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料，重要的文件劃為永久。這里的重要的指具有政策性、法規(guī)性、方針性、在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)要貫徹執(zhí)行的，較重要的劃為30年，一般的劃為10年。二是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料劃為10年，如市檔案局制發(fā)給各區(qū)縣檔案局關(guān)于做好機(jī)關(guān)文明建設(shè)工作的通知。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)不需貫徹執(zhí)行的文件材料不歸檔。三是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件

35、材料劃為永久。四是上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)制發(fā)的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等可劃為10年。（十七）同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料保管期限的劃分。一是同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料劃為10年，如縣檔案局收到的縣保密局關(guān)于做好節(jié)假日期間保密工作的通知。二是同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料，按前面敘述的同級(jí)機(jī)關(guān)來文與復(fù)文處理。三是同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)不需貫徹執(zhí)行的文件材料不歸檔，如縣檔案局收到縣委統(tǒng)戰(zhàn)部的關(guān)于做好工商界著名人物統(tǒng)戰(zhàn)工作的通知，這份文件不是本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)也不需要貫徹執(zhí)行，不用歸檔。（十八）下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料保管期限的劃分。一是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重大問題的專題報(bào)告劃為

36、30年，如縣檔案局報(bào)送給市檔案局關(guān)于檔案館館舍情況的報(bào)告。二是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料劃為10年。三是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)越級(jí)報(bào)送的不需辦理的文件材料不歸檔。（十九）與文書檔案有關(guān)的其他門類文件材料保管期限的劃分。一是會(huì)計(jì)工作管理性的文件材料歸檔入文書檔案，例如有關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及往來文書等，根據(jù)其重要程度劃分為永久、30年、10年。會(huì)計(jì)年度決算報(bào)告劃為永久，年度預(yù)算歸入文書檔案，劃為30年。電算化會(huì)計(jì)核算材料歸入電子檔案，參考文書檔案劃分保管期限。二是干部人事、工商企業(yè)登記、商標(biāo)、統(tǒng)計(jì)、服退軍人、地名等專業(yè)、專門文件材料按有關(guān)規(guī)定劃分保

37、管期限。沒有專門規(guī)定的專業(yè)檔案參照文書檔案劃分保管期限。三是科技文件材料保管期限按其規(guī)定劃分。四是照片檔案根據(jù)其重要程度參照文書檔案劃分保管期限。五是電子文件材料參照文書檔案劃分保管期限。這里我就多數(shù)單位普遍存在的文件類型說一下保管期限：（一）永久：本單位的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，年度以上的工作要點(diǎn)、工作總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)班子述職、本機(jī)關(guān)單獨(dú)召開重要會(huì)議、專題會(huì)等形成的主要文件材料；財(cái)務(wù)決算、干部統(tǒng)計(jì)、黨員統(tǒng)計(jì)等、機(jī)構(gòu)、編制，本單位工作人員的職務(wù)任免、待遇、工資、職稱、錄用等涉及到個(gè)人利益的文件材料，本單位或本單位工作人員受縣級(jí)以上表彰的、受到黨紀(jì)、政紀(jì)警告以上處分的文件，本機(jī)關(guān)作為業(yè)務(wù)主管部門表彰的其他

38、單位的文件，本機(jī)關(guān)編寫的大事記，本機(jī)關(guān)制定方針政策性、法規(guī)性、制度性業(yè)務(wù)文件、中長(zhǎng)期規(guī)劃等；本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（二）30年：本機(jī)關(guān)制發(fā)的一般性業(yè)務(wù)文件，如機(jī)關(guān)管理制度、崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理，一般性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檢查，一般的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，例如一般機(jī)關(guān)的公文處理、檔案、保密、內(nèi)務(wù)等工作，一般性的業(yè)務(wù)情況通報(bào)、宣傳工作等，本機(jī)關(guān)工作人員受縣級(jí)以下表彰的、受到警告處分的；創(chuàng)建文明單位、先進(jìn)性教育、

39、科學(xué)發(fā)展觀等重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等文件材料。（三）10年：本單位的信息、簡(jiǎn)報(bào)，政治學(xué)習(xí)、精神文明建設(shè)等一般性專項(xiàng)活動(dòng)文件材料，本機(jī)關(guān)年度以下的工作要點(diǎn)、總結(jié)，本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示不批復(fù)的，領(lǐng)導(dǎo)班子個(gè)人述職，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料等。這是保管期限的劃分。這只是涉及到一部分，概括總結(jié)了一下，文書檔案保管期限表中作了明確規(guī)定，各單位結(jié)合實(shí)際執(zhí)行。三、文件歸檔鑒定原則 確定文件材料歸檔范圍和保管期限注意把握以下原則：1、注意文件的來源，堅(jiān)持“以我為主”的原則本機(jī)關(guān)形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點(diǎn)，本機(jī)關(guān)文件自己不存，別的機(jī)關(guān)不會(huì)存。為避免檔案進(jìn)館后的大量重復(fù)，各單位應(yīng)堅(jiān)持以我為主

40、的原則。2、考察文件內(nèi)容，將反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的文件作為重點(diǎn)保管文件的保管期限取決于文件的內(nèi)容，內(nèi)容決定價(jià)值。在分析文件內(nèi)容時(shí)，看它重要程度如何，是方針政策性的，還是一般行政事務(wù)的；是主要職能的，還是非主要職能的；是有效時(shí)間內(nèi)的，還是失去時(shí)效的。與本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)有密切聯(lián)系的，期限應(yīng)長(zhǎng)，反之則短；起憑證作用、效益長(zhǎng)的，價(jià)值就高，反之就低。3、注意文件之間的聯(lián)系，防止孤立地劃分其價(jià)值有些文件只有聯(lián)系起來才能有較高的保存價(jià)值。請(qǐng)示沒有批復(fù)，請(qǐng)示就沒有什么價(jià)值。劃分文件材料的保存價(jià)值，要注意文件之間的聯(lián)系，將密不可分和有必然邏輯聯(lián)系的放在一起來判定它的價(jià)值。4、研究文件的不同形式特征，防止片面

41、地看其價(jià)值文件的形式特征是指文件的名稱、文本、載體形式等。文件的名稱不同，價(jià)值也就不同。法、令因特定的作用，其價(jià)值高于規(guī)定、批復(fù)和函；文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿。照片、音像材料、領(lǐng)導(dǎo)人題詞及獎(jiǎng)旗證書等，雖不具有文件的特征和效力，但記錄了真實(shí)的歷史事件，不可多得，應(yīng)得到足夠的重視。5、考慮文件的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要，防止靜止地看問題有些文件現(xiàn)時(shí)作用不大，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮是有使用價(jià)值的，保管期限劃的就要長(zhǎng)一些。例如，機(jī)關(guān)事務(wù)管理方面的房產(chǎn)修建、設(shè)備購置等有關(guān)文件材料、圖紙、說明等，應(yīng)列入長(zhǎng)期保存，以后進(jìn)行維修時(shí)可以用。所以，在判定文件材料的保管價(jià)值時(shí)，一定要發(fā)展地看問題。各單位應(yīng)根據(jù)8號(hào)令的規(guī)定，結(jié)合

42、本單位實(shí)際，制定本單位歸檔文件整理的具體范圍和保管期限表。第五節(jié) 歸檔文件整理方法 一、歸檔文件整理的時(shí)間 歸檔文件整理可以象過去的立卷歸檔工作一樣按年度進(jìn)行，也可以隨辦隨歸，即文件辦理完畢隨即進(jìn)行歸檔處理，這樣既有利于歸檔文件的齊全完整，也減輕了工作人員年終歸檔整理工作的負(fù)擔(dān)。采用此種歸檔方法應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（一）嚴(yán)格登記 收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口，把好這一關(guān)，就能保證機(jī)關(guān)單位主要文件的齊全完整。一個(gè)單位的發(fā)文，都應(yīng)編號(hào)發(fā)出；收文都應(yīng)先登后用。通過登記，對(duì)來往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等做到家底清楚，有據(jù)可查。對(duì)外出開會(huì)、檢查工作的人員帶回本單位的材料也要認(rèn)真登記。最好是建立一個(gè)

43、借閱登記簿，誰借了什么文件登記好，并督促借閱人員盡快歸還，檔案人員稍微細(xì)心、仔細(xì)一點(diǎn)，工作效果就截然不同。 （二）及時(shí)收集歸檔 及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。收集工作要貫穿在日常工作中進(jìn)行。一個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文，打印發(fā)出的同時(shí)就應(yīng)及時(shí)歸檔。一是打印兩份紙質(zhì)連同底稿一同歸檔，進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)只存一份，另外一份是備用的，年底可按文號(hào)順序釘成一卷，放文書部門備查。二是電子文件也要及時(shí)向檔案室或信息中心進(jìn)行邏輯歸檔。收文在辦理完畢后也要及時(shí)歸檔。我看到有的單位只有本機(jī)關(guān)召開會(huì)議的通知，卻沒有相關(guān)的會(huì)議材料；有收到上級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)需要辦理的貫徹執(zhí)行的文件，卻沒有本機(jī)關(guān)形成的相應(yīng)的材料。一個(gè)單位即使建立了

44、歸檔制度，也會(huì)出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如有關(guān)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中，再如，單位機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)，也會(huì)出現(xiàn)歸檔文件被經(jīng)辦人帶走的情況。每個(gè)單位的檔案工作人員就要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，充分發(fā)揮檔案室的主觀能動(dòng)作用，及時(shí)了解和掌握單位工作動(dòng)向，勤要勤問，對(duì)某些重要活動(dòng)的文件可跟蹤收集，確保歸檔文件材料的齊全完整。當(dāng)然，也不是所有的參加會(huì)議的文件材料都需要?dú)w檔，與本單位職能工作相關(guān)的，對(duì)本單位工作有指導(dǎo)意義的，本單位需要貫徹執(zhí)行的才需要?dú)w檔。 （三）嚴(yán)格檢查 對(duì)收集歸檔的文件材料，應(yīng)

45、逐件進(jìn)行以下幾方面檢查：1、同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。2、文件材料是否齊全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括機(jī)關(guān)內(nèi)部所有機(jī)構(gòu)的文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齊全完整。對(duì)照發(fā)文登記簿按文號(hào)順序逐一排列，看文件是否有缺失。這里所說的缺失，有可能是只在發(fā)文登記簿上有發(fā)文編號(hào)的登記，卻沒有文件，也有可能是一份文件只有正文，缺了附件，如有缺失，要補(bǔ)齊。同時(shí)把文件重份剔除。請(qǐng)示一定要落實(shí)好有沒有批復(fù)，有批復(fù)的與請(qǐng)示放在一起，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；沒有批復(fù)的，要弄清楚是有批復(fù)丟失了，還是無正式批復(fù)但已辦理落實(shí)，或是

46、不予批復(fù)或是待批，并在請(qǐng)示首頁注明，確認(rèn)不予批復(fù)的放10年歸檔，待批的暫不歸檔，放入批復(fù)年度歸檔。有的工資請(qǐng)示，人事局不下批文，只在工資審批表上蓋章同意，這就視同批復(fù)，要跟財(cái)務(wù)人員收集這份工資審批表，放在請(qǐng)示的前面一同歸檔。請(qǐng)示有批復(fù)的，要根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度劃分相應(yīng)的保管期限，本單位機(jī)構(gòu)、編制及本單位工作人員的職務(wù)任免、待遇、工資、表彰等涉及個(gè)人利益的批復(fù)等劃為永久。 （四）妥善管理 妥善管理應(yīng)做到分門別類、有目可查、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、保管安全。既要管理好辦理完畢后經(jīng)過整理的歸檔文件材料，也要管理好沒有辦理完結(jié)和不需辦理的閱文和備案材料，在綜合部門或業(yè)務(wù)部門必須指定專職或兼職人員管理，并配備專用的

47、文件柜和文件夾、文件盒，文件夾、文件盒可根據(jù)機(jī)構(gòu)、職能等因素進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，以便平時(shí)文件的歸類和提供利用。需要?dú)w檔的文件材料收集齊全了，我們要開始進(jìn)行整理，首先要確定整理單位。二、歸檔文件的整理單位歸檔文件整理規(guī)則最根本的特點(diǎn)，就是以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。規(guī)則所適用的范圍是：立檔單位在其職能活動(dòng)形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)材料。整理單位就為自然件，即單份文件為一件。 規(guī)則規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、一本為一件，來文與復(fù)文可以為一件。

48、 但有的文種文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、原件與復(fù)制件、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示等，這些文件關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，實(shí)體不宜分散，因此，規(guī)則對(duì)此類文件加以了強(qiáng)調(diào)。1、文件正文與定稿一般應(yīng)為一件，但定稿過厚不易裝訂時(shí)，也可單獨(dú)作為一件；重要文件必須保留歷次修改稿的，可將正文與它們各為一件。2、正文與附件一般為一件。附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。 3、正文與文件處理單。文書處理較規(guī)范的單位，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都有文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙、領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等，這類表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分

49、割的重要部分，應(yīng)與文件作為一件。文件處理單可放在最前面。（演示文稿） 4、原件與復(fù)制件。對(duì)于制成材料、字跡等不利于檔案保管的文件以及破損文件應(yīng)復(fù)制后歸檔，復(fù)制件包括復(fù)印件以及抄件等，這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文。前者一般包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效果方面難以分割，因此應(yīng)作為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。（演示文件） 6、報(bào)表、名冊(cè)、圖表等，一般每（冊(cè)）本內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。 7、來文與復(fù)文或去文與復(fù)文可為一件。從文種上講，包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等，一般可

50、作一件，在某些情況下也可各為一件。（注：?jiǎn)为?dú)為一件一般適用于中央國(guó)家和省市級(jí)機(jī)關(guān)）。 這里需說明的是：為一件，是指實(shí)體裝訂在一起，編制目錄時(shí)只體現(xiàn)為一條條目。 確定了文件的“件”，接下來我們就要進(jìn)行歸檔文件的修整。 三、歸檔文件的修整與裝訂（一）文件修整 為了保證檔案能長(zhǎng)期保存和有效地提供利用，在裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔材料進(jìn)行修整，內(nèi)容包括： 1、修裱破損文件。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，其目的是力爭(zhēng)恢復(fù)文件的原有面貌。 2、復(fù)制字跡模糊和易褪變的文件。檔案字跡材料的耐久性關(guān)系到檔案壽命長(zhǎng)短，我們?cè)谖募纬蛇^程中，應(yīng)杜絕使用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓

51、珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等不耐久的材料，歸檔中發(fā)現(xiàn)不耐久的字跡材料應(yīng)復(fù)制，目前一般采用復(fù)印方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太深，最好采用單面復(fù)印，防止紙張粘連。傳真件字跡耐久性差，收到傳真后應(yīng)進(jìn)行復(fù)印。 3、超大紙張折疊。實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)大于a4型規(guī)格的特殊形式文件，很難裝入標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，要對(duì)它進(jìn)行折疊。注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外，文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔的查閱利用。4、去除易銹蝕的金屬物。訂書釘、曲別針、大頭針都是以鐵、鋁為主要材料材料作的，易氧化，腐蝕文件紙張，因此文件整理歸檔需去除這些易銹蝕的金屬物，避免對(duì)檔案的危害。我們有專用的啟釘器，在啟釘時(shí)

52、注意避免破損文件紙張，比較薄的文件最好先從后面啟一下，直接從前面啟，紙張?zhí)?，不吃力，容易破損。 （二）文件裝訂歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，從而使實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，同時(shí)可起到固定文件頁數(shù)次序、防止文件張頁丟失、便于歸檔后保管和利用。規(guī)則規(guī)定，不只單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等也可作為一件，因此裝訂前首先必須對(duì)它們進(jìn)行排序。一般順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后；文件處理單可放在文件最前面。底稿沒有經(jīng)過任何

53、改動(dòng)的，可將底稿抽出，只存正文和擬稿紙；如果沒有擬稿紙，底稿也無改動(dòng)，但領(lǐng)導(dǎo)在底稿首頁上簽發(fā)的，要保留底稿首頁；如果底稿有改動(dòng)，不管有無擬稿紙，都要保留底稿。裝訂，原則上是5頁以下用膠水或膠棒粘貼；5頁以上用專用裝訂線（細(xì)棉線）裝訂。我們一般采用三孔一線裝訂文件的左側(cè)，左齊下齊（演示），文件重量集中在下方，有利于保護(hù)文件。文件去除訂書釘并對(duì)一件文件內(nèi)的次序排好后，可以用一個(gè)夾子把需要裝訂或粘貼的文件固定一下（演示），防止文件在裝訂或粘貼時(shí)分散。有的檔案員在裝訂時(shí)擔(dān)心不好裝訂，先用膠水把文件都粘起來，然后再訂，說是這樣好訂。實(shí)際上這樣先粘后訂的做法反而是增加了裝訂的工作量，而且不便于裝訂，因?yàn)榻?jīng)

54、過膠水粘貼的文件厚度增加了，而且紙變得很硬。確定三個(gè)孔的最基本方法是a4紙折二折，有的文件是b5的就用b5紙折二折，還有的是b5和a4紙混雜的，象市委的都是b5的，政府都是a4的，這樣就要兼顧選取三個(gè)點(diǎn)。將紙對(duì)折選取三個(gè)點(diǎn)是對(duì)于初學(xué)者的一種方法，熟練了就不用這樣麻煩，很自然地就會(huì)找到三個(gè)點(diǎn)，但要避免三個(gè)點(diǎn)間距過近，這樣既不美觀大方，也不牢固。有的立檔人員系的線扣沒弄自己就開了，線不要過松也不要過緊。文件裝訂好了，接下來我們要對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。第四節(jié) 歸檔文件的分類歸檔文件的分類，是指在全宗內(nèi)將歸檔文件按照一定的方法分成若干層次和類別，以利于揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于查找利用和組織管理的

55、過程。一、分類方法關(guān)于歸檔文件的分類，規(guī)則確定了年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法供選擇。年度就是將文件按其形成年度分類；保管期限是將文件按劃定的保管期限分類；機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)機(jī)關(guān)設(shè)置第一層機(jī)構(gòu)（科室）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，哪個(gè)機(jī)構(gòu)形成、閱辦的文件就歸到哪個(gè)科室。我們采用的是機(jī)構(gòu)分類法。采用機(jī)構(gòu)分類法，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定來排列。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，歸類原則是：有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)，以機(jī)關(guān)名義發(fā)的文件，則歸入具有相關(guān)職能的機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機(jī)關(guān)或辦公廳名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則歸入負(fù)責(zé)起

56、草文件的機(jī)構(gòu)類中，否則歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)內(nèi)。機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。二、分類方法的結(jié)合運(yùn)用在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況是較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。我現(xiàn)在著重講講“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)”分類法。1、“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)”分類法。這是我們市區(qū)縣各級(jí)普遍采用的方法。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化，但不復(fù)雜的立檔單位。采用這種分類法，在庫房管理中，不同保管期限分類排架，更便于檔案移交進(jìn)館。如果是幾個(gè)年度的文件需要?dú)w檔，那就先把年度分開，再把每一個(gè)年度的文件按照保管期限和機(jī)構(gòu)分類，相同機(jī)構(gòu)相同保管

57、期限的放到一起，一份文件過一遍就可把劃定保管期限、劃分機(jī)構(gòu)工作完成，避免了一份文件要重復(fù)幾遍地進(jìn)行分類工作。例如，淄博市檔案局2008年工作要點(diǎn)，拿到這樣一份文件，我們鑒定保管期限為永久，機(jī)構(gòu)是辦公室，再按照同樣的方法依次整理其他文件，相同保管期限的，相同機(jī)構(gòu)的放到一起。如果需要?dú)w檔整理的文件是一個(gè)年度的，那就不存在年度的劃分，直接從第二步入手，劃分保管期限和機(jī)構(gòu)分類。2007 永久 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 30年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 10年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處2008年 永久 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 30年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處 10年 辦公室 業(yè)務(wù)一處 業(yè)務(wù)二處下面我再介紹其他幾種分類方法，大家可以了解一下：2、保管期限-年度-問題分類法：即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按問題分類。這種分類方法適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的情況。采用此種分類方法，分類方案為：永久：2007年