檔案數(shù)字化加工方案和投標(biāo)書

1、歷史檔案數(shù)字化加工解決方案1 項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容 . 東軟集團(tuán)股份有限. 公司2 歷史檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn) .2.0.1.1年0.2月2.1. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)2.2. 照片檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2.3. 聲音檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2.4. 影像檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)2.5. 實(shí)物檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)3 數(shù)字化加工環(huán)節(jié) . 3.1. 檔案接收3.2. 標(biāo)準(zhǔn)的目錄結(jié)構(gòu)和文件夾的建立3.3. 建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)3.4. 檔案著錄的工作細(xì)節(jié)3.5. 檔案整理3.6. 檔案掃描3.7. 圖像處理3.8. 質(zhì)檢崗位：圖像初檢和復(fù)檢 （ 一檢、二檢 ）3.9. 著錄標(biāo)記一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)3.10. 數(shù)據(jù)掛接3.11. 數(shù)據(jù)成品信息準(zhǔn)確性和完

2、整性檢查 （ 終檢 ）3.12. 光盤制作3.13. 數(shù)據(jù)的硬盤備份3.14. 現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試和檢驗(yàn)3.15. 檔案的文件目錄打印3.16. 檔案裝訂還原3.17. 檔案原件的還庫(kù)4. 服務(wù)成品 . 成品數(shù)據(jù)技術(shù)參數(shù)服務(wù)效果數(shù)據(jù)檢驗(yàn)驗(yàn)收審核4.1. 4.2. 5. 數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、驗(yàn)收和備份 . 5.1. 5.2. 5.3. 驗(yàn)收登記5.4. 數(shù)據(jù)備份6. 電子數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) . 6.1. 圖像順序6.2. 圖像質(zhì)量6.3. 圖像分辨率6.4. 圖像與目錄掛接6.5. 防病毒6.6. 存儲(chǔ)格式6.7. 操作使用7. 安全措施 . 7.1 數(shù)字化加工管理7.2 檔案安全管理7.3 設(shè)備及數(shù)據(jù)安全管理1項(xiàng)目建設(shè)

3、內(nèi)容檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)、縮微膠片、磁帶等介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子介質(zhì)(通常稱之為電子掃描、 錄入)。本項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容主要是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案圖像數(shù)據(jù)； 對(duì)檔案的案卷目錄和文件目錄進(jìn)行著錄和校對(duì)，建立對(duì)應(yīng)圖像數(shù)據(jù)的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并與檔案圖像數(shù)據(jù)建立對(duì)應(yīng)的關(guān)系。同時(shí)對(duì)掃描出的圖像進(jìn)行OCF識(shí)別，以便實(shí)現(xiàn)全文檢索。本項(xiàng)目共分三部分：紙質(zhì)檔案的整理、條目數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。2歷史檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源載體或類型原有記錄形式轉(zhuǎn)換途徑存儲(chǔ)格式傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)檔案紙張掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝Pdf、tiff 、jpeg照片檔案感光材料掃描Pdf、tiff 、jpeg膠片/幻燈模擬信息掃

4、描Pdf、tiff 、jpeg=r.磁記錄專用設(shè)備轉(zhuǎn)換wav、mp3錄曰帶錄像帶磁記錄專用設(shè)備轉(zhuǎn)換mpeg avi2.1. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)(1) 紙質(zhì)文件掃描后的電子文件技術(shù)指標(biāo)紙質(zhì)檔案掃描采用黑白方式。文件格式采用TIFF格式或者TIF格式 文件掃描分辨率不低于300dpi.電子文件大小應(yīng)在25K/張左右掃描文件及相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)備份存儲(chǔ)在硬盤及光盤中2) 文件名稱要求 : 案卷、文件的相關(guān)信息輸入檔案管理信息系統(tǒng) 。案卷必須輸入案卷題名， 案卷編號(hào)、歸檔號(hào)、歸檔日期、立卷日期、立卷人；文件必須輸入文件名、文件 編號(hào)、歸檔號(hào)、歸檔日期、主題詞，對(duì)于長(zhǎng)期和永久保存的檔案文件，必須掛接 相關(guān)

5、的電子文件。電子文件存儲(chǔ)時(shí)按全宗、案卷分級(jí)建立文件夾存儲(chǔ)，其中的每一份文件也需 要單獨(dú)創(chuàng)建目錄。3) 紙質(zhì)檔案文件拆分要求 標(biāo)頁(yè)碼的準(zhǔn)確率不低于 95%； 頁(yè)碼字跡不影響原文檔內(nèi)容，盡量為小； 除裝訂線、訂，在有利于掃描的同時(shí)，要保持原文檔的完整性； 有相關(guān)檔案拆分記錄 。4) 紙質(zhì)檔案文件裝訂要求 恢復(fù)文檔原樣，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)； 裝訂案卷左下方對(duì)齊，兩邊成直角，三孔一線，裝訂線先拉緊； 有相關(guān)的檔案相關(guān)記錄 ； 按照文檔內(nèi)的卷內(nèi)目錄，校對(duì)目錄，正確率達(dá) 100%5) 紙質(zhì)檔案文件掃描要求 不多掃、漏掃，保證文檔順序準(zhǔn)確； 文檔字跡清晰可認(rèn)，不能過(guò)濃或偏淡； 有相關(guān)的檔案掃描記錄 。6) 紙質(zhì)檔

6、案文件修圖要求 文檔清晰，無(wú)多余雜點(diǎn)； 保留原文檔的字跡； 有相關(guān)的檔案修圖記錄 保存方式為 年份一卷號(hào)。7) 紙質(zhì)檔案文件分件要求 按照卷內(nèi)目錄對(duì)掃描文件編號(hào)； 保存方式為卷號(hào)文件號(hào)；分件準(zhǔn)確率不低于 98%； 有相關(guān)的檔案分件記錄 。（8） 紙質(zhì)檔案文件錄入要求 錄入的正確率不低于 97%； 記錄條清晰，格式嚴(yán)謹(jǐn)； 有相關(guān)的檔案錄入記錄 。（9） 紙質(zhì)檔案文件掛接要求 為掃描文件分發(fā)文件號(hào)，便于掛接； 保存方式為 年份卷內(nèi)目錄號(hào)； 有相關(guān)的檔案掛接記錄 。2.2. 照片檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)（1）前提條件：所有要進(jìn)行數(shù)字化的檔案必須先進(jìn)行著錄，編制好頁(yè)號(hào)。（2）掃描方式：照片按全彩方式掃描。（3）

7、分辨率：所使用掃描儀的光學(xué)分辨率必須大于或等于 400dpi（4）掃描辦法：對(duì)于所掃的照片，以常見(jiàn) 5 寸照片大?。?12.5cm X 8.5cm ）為參 數(shù)，統(tǒng)一采用 400dpi 分辨率，（主要考慮在網(wǎng)絡(luò)瀏覽時(shí)其尺寸為最佳的觀看 效果，不須放大或縮?。?duì)于其它大于或小于 5 寸的照片，其掃描線數(shù)可做 相應(yīng)的調(diào)整，但不得低于 400dpi 。例如：7 寸以上的大照片，可選用 300dpi ； 5 寸以下的一寸照片，必須選用 600dpi 。若是 23 寸的黑白照片內(nèi)，必須選 用 400dpi 或 450dpi 。（5）文件存儲(chǔ)類型：掃描后的照片以 JPG格式存儲(chǔ)，保存時(shí)必須選用圖像選項(xiàng)的 品

8、質(zhì)為最佳值的（ 12）大文件，存入到統(tǒng)一的照片數(shù)據(jù)庫(kù)。（ 6） 文件存儲(chǔ)方式：檔案照片存儲(chǔ)時(shí)按全宗、目錄、相冊(cè)分級(jí)建立文件夾保存， 照片名字以照片的檔案號(hào)命名。（7） 照片命名方法：每一張照片必須定義完全。包括此張照片的檔案號(hào)、拍攝時(shí)間、組說(shuō)明或照片的定義內(nèi)容。以上注明需在文件名中全部打出。2.3. 聲音檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)1） 存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：聲音檔案數(shù)字化時(shí)要選用標(biāo)準(zhǔn)和通用的格式。本項(xiàng)目規(guī)定的聲音文件存儲(chǔ)為：WAV或 MP3(2) 采樣頻率：聲音檔案數(shù)字化選用 44.1KHZ作為聲音采樣的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于 DVD勺 聲音選用48KHZ2.4. 影像檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)(1) 存儲(chǔ)格式：影像檔案數(shù)字化存儲(chǔ)有兩種標(biāo)準(zhǔn)

9、。第一作為再利用的圖像格式選用MPEG格式。第二作為可在網(wǎng)絡(luò)上瀏覽查閱的圖像格式選用MPEG格式(常見(jiàn)文件名為ASF格、RM格式)。(2) 數(shù)據(jù)傳輸率：作為DVD備份保存的影像檔案數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)在于 6-8Mb/S。2.5. 實(shí)物檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)1實(shí)物檔案數(shù)字化要求(1) 存儲(chǔ)要求：數(shù)碼相機(jī)所拍攝的實(shí)物檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的格式為通用的圖像 格式JPEG/JPG經(jīng)過(guò)處理后，文件保存時(shí)必須選用圖像選項(xiàng)中的品質(zhì)為最佳 值的(12)大文件，格式仍為JPEG/JPG(2) 存儲(chǔ)方式：實(shí)物檔案照片存儲(chǔ)時(shí)按實(shí)物的類別建立文件夾，對(duì)每一張實(shí)物照 片按檔案號(hào)進(jìn)行保存。例：1995-JP-05 前面為此實(shí)物頒發(fā)的年度

10、時(shí)間(1995),中間為實(shí)物的歸 類縮寫編號(hào)(獎(jiǎng)牌)，后為此實(shí)物在該類別實(shí)物中的流水號(hào)(第五塊)。(3) 實(shí)物圖片后期處理標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)圖片進(jìn)行色、亮度的調(diào)整，對(duì)圖片進(jìn)行適當(dāng)?shù)倪?框裁切。2電子文件接收來(lái)源產(chǎn)生途徑類型格式電 子 文 件由各種辦公自動(dòng)化 軟件產(chǎn)生：包括文字 處理軟件、電子郵 件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè) 計(jì)、網(wǎng)絡(luò)出版工具等由各種專業(yè)工具 形成：包括一些數(shù)據(jù)文本文件txt、doc、rtf、wps、pdf圖像文件gif 、 jpeg、 tiff 、 png、 bmp圖形文件cgm dxf、dwg音頻文件mpg/mpeg avi、rm視頻文件html、xml、sgml數(shù)據(jù)庫(kù)文件dbf、wks、db、d

11、if庫(kù)、圖形/圖像處理 軟件、多媒體工具、 音頻視頻工具、數(shù)碼 技術(shù)等3數(shù)字化加工環(huán)節(jié)檔案數(shù)字化加工流程主要包括檔案接收、檔案整理和修復(fù)、案卷目錄/文件目錄的一稿雙錄、目錄建庫(kù)、檔案掃描、數(shù)據(jù)著錄及校對(duì)、掃描校對(duì)、圖像精細(xì)處理、圖像質(zhì)檢、光盤制作、光盤灌庫(kù)、 掛庫(kù)、批量掛接、掛接校對(duì)、數(shù)據(jù)備份及備份檢查、檔案恢復(fù)、質(zhì)量監(jiān)控和檢驗(yàn)、安全管理、在線調(diào) 檔、報(bào)表打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案歸還、提交成果數(shù)據(jù)光盤等主要加工環(huán)節(jié)。現(xiàn)對(duì)以上的數(shù)字化加工流程從流程控制方式、各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、遵循的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證措 施及技術(shù)組織實(shí)施等幾方面進(jìn)行進(jìn)一步的描述。3.1. 檔案接收將檔案從檔案庫(kù)房的排、 架上，按檔案分

12、類順序填單、 下架、清點(diǎn)、排列裝入有編號(hào)的檔案箱內(nèi)， 形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號(hào)和箱號(hào)。 保證加工過(guò)程中檔案不離箱，同時(shí)做到檔案防水、 防壓、運(yùn)輸安全，減少檔案的破損和丟失。對(duì)接收的檔案按分類形成其電子 /紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點(diǎn)到盒（卷），不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。 由用戶單位和加工方專人在出庫(kù)移交清單上簽字確認(rèn)。對(duì)下架接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對(duì)、檢查，與用戶提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進(jìn)行比對(duì)，如有錯(cuò)誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請(qǐng)用戶方確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。加工方考慮到用戶方提供的加工場(chǎng)地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并

13、可以保證加工現(xiàn)場(chǎng)加工工作的有序進(jìn)行。32標(biāo)準(zhǔn)的目錄結(jié)構(gòu)和文件夾的建立按照用戶所提供的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。 包括檔案目錄的著錄字段、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求進(jìn)行正確的著錄和校對(duì)。原則是以歷史形成的檔案整理順序編排，并與檔案實(shí)體保持一致。例如：文書檔案目錄結(jié)構(gòu)：年度 +機(jī)構(gòu)+資料分類+卷+件+頁(yè)照片檔案和實(shí)物檔案目錄結(jié)構(gòu)：以歷史形成的檔案整理順序編排，并與檔案實(shí)體保持一致3.3. 建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)主要建立案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)， 并通過(guò)專業(yè)技術(shù)把目錄庫(kù)與加工方進(jìn)行檔案數(shù) 字化加工的檔案加工管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而提高檔案數(shù)字化的工作效率。3.4. 檔案著

14、錄的工作細(xì)節(jié)3.4.1. 按原目錄著錄按照國(guó)家檔案局檔案著錄規(guī)則 （DA/T18） 和用戶的要求 （ 即上述案卷目錄和文件級(jí)目錄要求 ） 進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。并將檔案影像文件、檔案條目信息、檔案物理位置一一對(duì)應(yīng)，形成 方便管理查詢的完整的電子檔案。3.4.2. 自擬目錄著錄按照國(guó)家檔案局檔案著錄規(guī)則 （DA/T18） 和用戶的要求對(duì)無(wú)目錄的檔案進(jìn)行分類、組件、組卷 和擬定目錄后再進(jìn)行著錄。3.4.3. 目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì) （一稿雙錄，人機(jī)校驗(yàn) ） 的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。 核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行

15、修改或重錄。3.4.4. 一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入， 軟件自動(dòng)對(duì)兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行 機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時(shí)跳過(guò)，若二者不一致時(shí)軟件報(bào)警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識(shí)出來(lái) （ 顯紅 ） ，且不讓通 過(guò)。軟件提示： “數(shù)據(jù)不一致請(qǐng)確認(rèn)” 。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識(shí)出的不一致數(shù)據(jù)項(xiàng)目 與檔案原稿進(jìn)行比對(duì)，將數(shù)據(jù)修改正確。3.4.5. 數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)格式檢驗(yàn)按照國(guó)家檔案局檔案著錄規(guī)則（DA/T18）等的要求，結(jié)合用戶實(shí)際需求和相關(guān)規(guī)則，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。 包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、 字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。 如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、 文件名（主題名、副題

16、名） 、文號(hào)、正文、底稿、草稿、批示頁(yè)、印章頁(yè)、責(zé)任者、相對(duì)頁(yè)碼（起止 頁(yè)號(hào)）和絕對(duì)頁(yè)碼（頁(yè)數(shù)）等，應(yīng)進(jìn)行校對(duì)和修改。3.4.6. 目錄冊(cè)的形成和打印整理電子目錄時(shí)， 在電子文件夾和電子文件統(tǒng)一文件重命名后， 形成按檔案號(hào)統(tǒng)一命名的文件夾， 同時(shí)形成檔案的電子目錄冊(cè) （ 案卷目錄、文件目錄 ）。對(duì)形成檔案的目錄冊(cè) （案卷目錄、文件目錄 ）和檔 案的全宗目錄也可進(jìn)行打印、排版、裝訂形成檔案的紙制目錄冊(cè)。3.5. 檔案整理3.5.1. 檔案實(shí)體記錄加工方在整理時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行排序、編頁(yè)碼、分件、擬標(biāo)題和分類檢查。在整理過(guò)程中同時(shí)記錄檔 案的殘、缺、漏、損頁(yè)，并記錄紙張的畫幅大小和特性、檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)（

17、照片、圖表等） 。導(dǎo)入用 戶方提供的檔案電子目錄，對(duì)照檔案原件進(jìn)行補(bǔ)充錄入和校對(duì)，并打印出勘誤表讓用戶簽字確認(rèn)。對(duì) 照用戶方提供的檔案目錄著錄原件，對(duì)照檔案原件的目錄（手寫 / 印刷體）進(jìn)行分件、錄入和校對(duì)， 建立電子文檔并保存，打印出勘誤表讓用戶簽字確認(rèn)。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。加工方在整理時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行排序、編頁(yè)碼、分件、擬標(biāo)題和分類檢查。在整理過(guò)程中同時(shí)記錄檔 案的編研特性和法律文書特性。對(duì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)（照片等） 、領(lǐng)導(dǎo)批示頁(yè)、印章頁(yè)給予記錄、分件 和分類。3.5.2. 檔案修復(fù)（可視檔案實(shí)際情況選擇此項(xiàng)工作）檔案整理前要對(duì)破損

18、嚴(yán)重的檔案進(jìn)行修復(fù)，檔案修復(fù)的具體技術(shù)要求如下：修復(fù)工作要求按照檔案修裱技術(shù)規(guī)范 （ DA/T25-2000 ）進(jìn)行操作 修復(fù)過(guò)程中需要拆卷的檔案，要在確保檔案原件安全的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照檔案拆卷流程和技術(shù)要求 進(jìn)行，要求資料能夠還原。應(yīng)區(qū)分對(duì)待不同規(guī)格和不同紙質(zhì)的檔案。平整檔案應(yīng)根據(jù)原件的具體情況進(jìn)行錘平或壓平，不得損壞檔案，不得破壞數(shù)據(jù)記錄。 檔案的裁切要嚴(yán)格保持檔案的原貌，不可將檔案幅面裁小，更不能裁傷字跡。切口要求整齊。裁切 短邊， 應(yīng)一刀完成， 裁切長(zhǎng)邊， 可分?jǐn)?shù)刀完成， 但各刀口應(yīng)聯(lián)接平直， 無(wú)接刀痕跡。 整卷裁切的檔案， 要求刀口上下垂直，不得出現(xiàn)坡度。檔案的裝訂應(yīng)視原件的具體情況

19、進(jìn)行線裝、 包背裝或精裝。 裝訂必須在確保檔案安全的前提下進(jìn)行， 不得遮擋任何記錄。裝訂后的資料要求牢固、美觀。在檔案修裱過(guò)程中，檔案不能再次受損。要進(jìn)行仔細(xì)地觀察和分析研究，使裱糊的資料恢得在原來(lái) 的部位上。檔案裱糊所采用的紙張和裱糊劑要求是安全的，同時(shí)要能確保檔案的長(zhǎng)期安全存放。3.5.3. 掃描前整理根據(jù)檔案管理情況， 按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理， 并視需要做出標(biāo)識(shí)， 確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。頁(yè)面修整：破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原 件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。對(duì)于裝訂成冊(cè)、不便拆裝的檔案做好檔案的登記和記錄，以便掃描時(shí)直接

20、用加工方專業(yè)的不拆卷掃 描儀直接掃描。計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成檔案頁(yè)碼。整理電子目錄時(shí)，在電子文件夾和電子文件統(tǒng)一文件重命名后，形成按檔案號(hào)統(tǒng)一命名的文件夾， 同時(shí)形成檔案的目錄冊(cè)（案卷目錄、文件目錄） 、“ 00”冊(cè)目錄和檔案的全宗目錄。在用戶要求下，可以對(duì)形成檔案的目錄冊(cè)（案卷目錄、文件目錄）、“ 00”冊(cè)目錄和檔案的全宗目錄進(jìn)行打印、排版、裝訂形成檔案的紙制目錄冊(cè)。根據(jù)用戶需要可以形成用戶庫(kù)存檔案各種目錄冊(cè)的同時(shí)形成庫(kù)存檔案的財(cái)產(chǎn)帳和統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。 通過(guò)檔案加工管理軟件，根據(jù)檔案資料的整理和電子目錄的建庫(kù)形成電子文件夾和掃描任務(wù)單。3.5.4. 檔案整理過(guò)程中注意的細(xì)節(jié)由編頁(yè)碼、檔案拆分及標(biāo)記、創(chuàng)建加

21、工任務(wù)三部分組成。1 檔案排序、編頁(yè)碼檔案排序： 根據(jù)用戶單位的檔案資料分類對(duì)檔案進(jìn)行排序的校驗(yàn)工作， 核對(duì)檔案的資料順序和記 錄檔案的物理狀況 （ 紙張狀況、照片頁(yè)、圖表頁(yè) ） ，包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁(yè)碼混亂等狀況， 建立電子 / 紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫(kù)登記本。編頁(yè)碼原則：以卷為掃描最小文件夾單位，每卷按頁(yè)編頁(yè)碼。即對(duì)每個(gè)需要掃描頁(yè)以每卷文件為 單位，頁(yè)碼都是從“ 1”開始，依次編碼，頁(yè)碼寫于每頁(yè)文件的正面的右下角，反面的左下角。確保 頁(yè)碼位置統(tǒng)一、整齊。此工序可保證加工中檔案順序一致，并方便質(zhì)檢人員質(zhì)檢圖像及保證檔案原件 完整歸還。每件文件的相對(duì)頁(yè)碼順序在掃描后的看圖詳細(xì)

22、著錄中由計(jì)算機(jī)掃描系統(tǒng)自動(dòng)給出。2 檔案拆分及標(biāo)記檔案拆分原則： 在數(shù)字化加工全流程中， 為避免檔案的錯(cuò)、 亂、 丟、毀，檔案盒內(nèi)的資料不離盒， 不進(jìn)行詳細(xì)的拆分和組包。檔案隨盒、盒隨工序進(jìn)行數(shù)字化加工。每道加工工序結(jié)束后，將檔案放回 原盒原位，始終保持檔案物理位置和邏輯位置的原版原貌。對(duì)檔案進(jìn)行拆分整理，清除檔案資料中的金屬物，避免掃描時(shí)金屬物損壞掃描儀。拆分后按原順 序放回盒內(nèi)，保證分類檔案不離盒，以免造成資料混亂。3 創(chuàng)建加工任務(wù)在加工軟件的檔案整理模塊中系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用在接收環(huán)節(jié)中錄入的接收信息， 整理人員只需將檔案 資料的分類情況輸入到與其對(duì)應(yīng)的檔案記錄中即可。 軟件自動(dòng)生成掃描任務(wù)電子

23、清單， 并由專人審核 后上傳到服務(wù)器中的指定位置。 掃描任務(wù)單主要內(nèi)容是檔案編號(hào)、 調(diào)案時(shí)間、 總頁(yè)碼、 資料分類記錄、 整理人員名等。掃描任務(wù)單可以記錄分配人、受分配人、分配時(shí)間及完成時(shí)間等項(xiàng)，確保任務(wù)與責(zé)任 明確，保證及時(shí)有效的完成任務(wù)。生成工作單：生成每日單班工作量，每個(gè)工作單不能跨盒跨件。 生成掃描任務(wù)單：根據(jù)檔案不同紙張狀況生成不同掃描儀的每日任務(wù)單。3.6. 檔案掃描3.6.1. 檔案掃描實(shí)施方法檔案經(jīng)過(guò)整理人員整理完畢后， 生成電子版掃描任務(wù)單分給掃描人員， 即檔案根據(jù)任務(wù)單掃描原 則。工作人員首先需要輸入“工號(hào)”和“密碼”登陸到數(shù)字化加工系統(tǒng)的掃描模塊，接收到掃描任務(wù) 單。登錄

24、：掃描人員進(jìn)入數(shù)字化加工系統(tǒng)的掃描模塊，輸入“工號(hào)”和“密碼”進(jìn)入掃描操作狀態(tài)， 根據(jù)整理時(shí)標(biāo)記出檔案的具體情況，選擇掃描儀及調(diào)整各項(xiàng)掃描參數(shù)。【軟件掃描界面】打開軟件生成的電子版掃描任務(wù)單， 核對(duì)掃描檔案的檔案編號(hào)等信息， 核對(duì)無(wú)誤后開始對(duì)該檔案 進(jìn)行掃描。掃描時(shí)按照掃描頁(yè)頁(yè)碼的順序?qū)n案資料進(jìn)行掃描， 為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量， 根據(jù)掃描 件實(shí)際情況選擇黑白、灰度及彩色掃描方式，調(diào)整相關(guān)參數(shù)。掃描形成的圖像文件保存到服務(wù)器中，文件采用黑白、灰度或彩色掃描，分辨率采用 300dqi ， 存儲(chǔ)為Tiff或JPEG標(biāo)準(zhǔn)格式，壓縮方式采用 JPEG壓縮格式或無(wú)損壓縮（LZW格式。掃描完成的圖像

25、為單頁(yè) TIFF/JPEG 文件，文以目錄數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)該文件檔號(hào)為據(jù)對(duì)掃描圖像建立相應(yīng) 文件夾，并對(duì)文件夾內(nèi)圖像文件按要求按檔號(hào) / 分類號(hào)進(jìn)行命名。3.6.2. 掃描儀的選擇掃描操作員對(duì)將整理好的檔案資料，根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀，具體對(duì) 不同紙張檔案掃描的處理工藝如下：普通紙張：采用高速掃描儀進(jìn)行連續(xù)高速掃描。破損紙張： 如一般破損， 將破損紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)， 調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、 低速檔進(jìn)行掃描。如破損嚴(yán)重，且極不平整，則采用平板掃描儀完成。字跡較淺 （如鉛筆字）：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描臨界值 （閾值），拉大字跡與原稿的反差。 裝訂成冊(cè)檔案：采用

26、 PS7000 高速不拆卷黑白掃描儀，節(jié)省檔案拆裝時(shí)間，防止檔案錯(cuò)亂。 灰度、彩色頁(yè)：采用平板掃描儀，調(diào)整具體模板參數(shù)，保證掃描質(zhì)量。3.6.3. 掃描過(guò)程中的注意事項(xiàng)不同年代、 不同裝訂形式、 不同技術(shù)要求的檔案資料要采用不同型號(hào)的掃描儀和掃描工藝。 例如： 1985 年以前的檔案，灰度、彩色頁(yè)檔案，膠封、不易拆卷的檔案，需采用平板掃描儀和不拆卷掃描 儀。使用掃描儀掃描圖像時(shí)， 應(yīng)先進(jìn)行試掃， 調(diào)整掃描儀參數(shù)， 以使掃描后的圖像清晰， 盡量無(wú)黑邊。 工作時(shí)要小心謹(jǐn)慎，嚴(yán)禁撕毀、遺落或銷毀檔案資料，以及將檔案資料帶離現(xiàn)場(chǎng)。逐頁(yè)掃描時(shí)要仔細(xì)地核查檔案頁(yè)碼， 如發(fā)現(xiàn)存在漏編、 錯(cuò)編頁(yè)號(hào)的情況， 需

27、及時(shí)補(bǔ)編、 改編頁(yè)號(hào)。 遇到因掃描儀故障導(dǎo)致的紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復(fù)原。一件資料掃描完成后，必須及時(shí)核對(duì)首尾頁(yè)是否正確，掃描圖像與原檔是否一致；對(duì)圖像出現(xiàn)的 歪斜、黑邊進(jìn)行處理。一批資料掃描結(jié)束后， 必須核對(duì)該批資料中的掃描文件份數(shù)是否與檔案資料的結(jié)果一致， 如不一 致，要仔細(xì)核對(duì)，找出原因及時(shí)更正。較薄紙張（如信紙、便箋紙） ，應(yīng)在紙張下加入白色打印紙作襯，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并 采用中、低速檔進(jìn)行掃描；破損紙張，先進(jìn)行修復(fù)再掃描。將修復(fù)后的紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào) 整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低速檔進(jìn)行掃描。對(duì)于原件破損嚴(yán)重的修復(fù)資料，則采用平板掃 描

28、儀完成。底灰較深的紙張（如草漿紙、油印紙） ，如采用黑白二值掃描應(yīng)將掃描對(duì)比度及亮度適當(dāng)調(diào)低， 如采用灰度掃描，也應(yīng)注意適當(dāng)調(diào)值。字跡較淺的資料(如鉛筆字) ，如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描臨界值(閾值) ，拉大字跡與原稿 的反差，效果不理想采用灰度掃描時(shí)也應(yīng)注意調(diào)值。如紙張幅面較長(zhǎng)但幅寬不超過(guò) A3,可采用掃描儀長(zhǎng)紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描 幅長(zhǎng)即可。如紙線幅寬超過(guò) A3,則采用寬幅掃描設(shè)備進(jìn)行掃描，或者分區(qū)掃描后進(jìn)行圖像拼接，拼 接成一個(gè)完整的圖像。掃描分辨率至少采用 300DPI。若檔案原件質(zhì)量較差，應(yīng)提高掃描分辨率，以使掃描資料能夠滿 足計(jì)算機(jī)字符識(shí)別軟件(OCR軟件)智能識(shí)

29、別的需要。每掃描一頁(yè)圖像，保存成一個(gè)文件。灰度掃描保存為JPG文件或TIFF文件，以統(tǒng)一的保存格式為佳,電子文件的命名要求有明確統(tǒng)一的規(guī)則。掃描文檔的數(shù)量和存儲(chǔ)順序應(yīng)與原檔案資料的數(shù)量和順序一致。3.7. 圖像處理3.7.1. 基本概念為確保每一幅掃描圖像的清晰、 不失真, 采用自行研發(fā)的圖像處理軟件 (ImageWorks) 進(jìn)行加工處 理。對(duì)掃描后形成的圖像通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理和人工處理進(jìn)行逐頁(yè)糾偏、去污、去黑邊、掃描精度、 對(duì)比度、亮度調(diào)節(jié)、影像的替換、插入、刪除、圖像拼接、裁邊處理、統(tǒng)一版面大小、排列順序調(diào)整, 還可對(duì)圖像進(jìn)行字跡銳化、去除圖像雜點(diǎn)、去除圖像局部臟點(diǎn)等處理。應(yīng)避免重張、傾

30、斜、模糊等圖 像質(zhì)量問(wèn)題。對(duì)掃描完的彩色和灰度圖像運(yùn)用加工方專業(yè)加工處理軟件 (ImageWorks) 進(jìn)行批量自動(dòng) / 單頁(yè)手工 的旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、去噪、線型彎曲校正、文字變形校正、中縫刪除、影像居中等處理。對(duì)于原檔案有“紅頭”的,采用自行研發(fā)的圖像處理軟件 (ImageWorks) 進(jìn)行加工局部套紅技術(shù), 將影像中的“紅頭”還原為紅色3.7.2. 對(duì)劣質(zhì)圖像采用的處理工藝對(duì)于不同的圖像狀況,分別采用如下方式進(jìn)行圖像處理： 局部減淡：采用字跡銳化的功能,清晰字跡筆畫。局部加粗：采用字跡填補(bǔ)功能,填補(bǔ)斷線筆畫。 去污去噪：采用圖像去噪功能,去除圖像雜點(diǎn),具有局部清除功能,去除圖像局部臟點(diǎn)、臟

31、斑。3.7.3. 圖像處理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)圖像偏度不得大于 3 度，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。 大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描的圖像進(jìn)行圖像拼接，拼接處信息要完整，不能缺少任何信息，以保證圖 像的整體性。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)時(shí)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。 保證處理完成的圖像頁(yè)面中不出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等。 圖像處理應(yīng)遵循盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則。3.8. 質(zhì)檢崗位：圖像初檢和復(fù)檢 （一檢、二檢 ）3.8.1. 基本概念質(zhì)檢崗位的專業(yè)質(zhì)檢員采用自行研發(fā)的 Image QC 質(zhì)檢管理軟件對(duì)掃描完成后檔案電子目錄和圖 像進(jìn)行逐盒逐件逐頁(yè)的檢查，并根據(jù)情況對(duì)圖像進(jìn)行質(zhì)檢校正、統(tǒng)

32、計(jì)管理和生成返掃各種工作單。質(zhì)檢管理軟件可以對(duì)數(shù)字化加工管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量狀況進(jìn)行監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)、修改。產(chǎn)生的個(gè)別質(zhì)量問(wèn)題運(yùn)用加工方 Image QC圖像質(zhì)檢管理軟件進(jìn)行批量自動(dòng) /單頁(yè)手工的旋轉(zhuǎn)、糾斜、去黑邊、 剪邊、居中、局部處理等全部圖像加工手段，保證圖像字跡清晰質(zhì)量?jī)?yōu)秀。采用自行研發(fā) ExamineFile 軟件對(duì)檢查掃描圖像數(shù)據(jù)信息的完整性。 此軟件主要功能： 圖像文件 在局域網(wǎng)中傳輸時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象， 此軟件主要用來(lái)檢查圖像文件是否完整， 確保圖像信息 完整性。加工方明確的檔案圖像質(zhì)檢和保證索引正確性審核的詳細(xì)措施， 掃描流程必須經(jīng)過(guò)一檢、 二檢二 次以上質(zhì)量審核。掃描清晰

33、度不得低于原件清晰度。掃描和補(bǔ)掃流程必須建立二次質(zhì)檢制度。掃描和 補(bǔ)掃流程必須建立二次質(zhì)檢制度。掃描加工采用看圖著錄技術(shù)、逐畫幅進(jìn)行圖像處理，不采用批量圖像處理軟件，從而保證圖像百 分之百掛接正確率及百分之百圖像合格率。3.8.2. 質(zhì)量檢驗(yàn)要點(diǎn)掃描資料的檢查：按照掃描頁(yè)登記頁(yè)碼的順序?qū)呙杷纬傻挠跋裎募M(jìn)行檢查，不能有漏掃、 重掃或錯(cuò)序。清晰度檢查：影像文件的清晰度應(yīng)最大限度地接近（等同于 ）掃描原件，掃描內(nèi)容要完整，畫面要 端正，凡原件中可識(shí)別的內(nèi)容 （污跡除外 ） ，在影像文件的打印結(jié)果和屏幕顯示結(jié)果中應(yīng)亦可識(shí)別。檢查經(jīng)過(guò)優(yōu)化處理的影像是否符合要求。為提高效率和防止加工混亂， 電子文件

34、夾 （存儲(chǔ)路徑 ）的質(zhì)檢和返工全部在質(zhì)檢崗位上進(jìn)行， 不許 其他崗位進(jìn)行返工。質(zhì)檢不合格的圖像根據(jù)生成返掃工作單重新進(jìn)行返工掃描， 直至圖像清晰質(zhì)量?jī)?yōu)秀。 在圖像補(bǔ)掃 后進(jìn)行二檢。一檢是在圖像補(bǔ)掃前進(jìn)行。二檢在圖像補(bǔ)掃后，看圖著錄工序前進(jìn)行。3.9. 著錄標(biāo)記一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入， 軟件自動(dòng)對(duì)兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行 機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時(shí)跳過(guò)，若二者不一致時(shí)軟件報(bào)警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識(shí)出來(lái)（顯紅） ，且不讓 通過(guò)。軟件提示： “數(shù)據(jù)不一致請(qǐng)確認(rèn)” 。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識(shí)出的不一致數(shù)據(jù)項(xiàng) 目與檔案原稿進(jìn)行比對(duì)，將數(shù)據(jù)修改正確。軟件優(yōu)點(diǎn)

35、為：通過(guò)“一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)、看圖著錄” ，可以大大避免電子圖像和目錄著錄過(guò)程中的人為誤讀、 誤錄、漏錄和掛接中誤掛漏掛等錯(cuò)誤，雙份數(shù)據(jù)的機(jī)器比對(duì)可迅速標(biāo)識(shí)出可能發(fā)生錯(cuò)誤的錄入項(xiàng)目， 可大大提高校對(duì)速度和效率。不同種類的文件，自動(dòng)設(shè)計(jì)或套用相關(guān)的元數(shù)據(jù)模型，記錄和維護(hù)元數(shù)據(jù)各種元數(shù)據(jù)，并提供這 些元數(shù)據(jù)作為文件檢索的入口。 電子文件提供利用時(shí)， 保證其權(quán)限范圍內(nèi)的文件信息和元數(shù)據(jù)信息都 能夠提供利用。3.10. 數(shù)據(jù)掛接3.10.1. 匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò) 網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。 通過(guò)我公司軟件程序， 可實(shí)現(xiàn)目錄

36、數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自 動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。3.10.2. 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)， 將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖 像文件。 將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)， 要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該圖像文件份文件的檔號(hào)是否相同， 圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致， 的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。 通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該 份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性， 建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系， 為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的 批量掛接提供條件。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)

37、字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單， 記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)， 核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián) 后的頁(yè)數(shù)與檔案整理，掃描時(shí)填寫的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。3.11. 數(shù)據(jù)成品信息準(zhǔn)確性和完整性檢查 （終檢 ）3.11.1. 圖像數(shù)據(jù)信息完整性檢查采用自行研發(fā) ExamineFile 軟件對(duì)檢查掃描圖像數(shù)據(jù)信息的完整性。 此軟件主要功能： 圖像文件 在局域網(wǎng)中傳輸時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象， 此軟件主要用來(lái)檢查圖像文件是否完整， 確保圖像信息 完整性。3.11.2. 目錄數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性檢查首先為保證案卷目錄及文件目錄條目錄入的正確性、完整性，其次，為保證目錄及文件圖像掛接 的正確性、完整性。對(duì)目錄和

38、圖像實(shí)行“一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)”的數(shù)據(jù)錄入校驗(yàn)?zāi)Ｊ健?.11.3. 圖像掛接準(zhǔn)確性檢查檔案數(shù)字化加工 QC系統(tǒng)通過(guò)盒與件之間的唯一關(guān)系使兩者緊密聯(lián)系。在系統(tǒng)的瀏覽界面里每點(diǎn) 擊一盒就能調(diào)出該盒的相應(yīng)的文件目錄信息，通過(guò)點(diǎn)擊文件目錄還可以看到該件所掛接的圖像文件。 在瀏覽界面的狀態(tài)條上我們還能看到對(duì)該盒目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)比對(duì)的情況，當(dāng)兩者一致時(shí)正常狀 態(tài)，若兩者比對(duì)不一致時(shí)系統(tǒng)立即反紅顯示，即報(bào)錯(cuò)。在這種情況下我們就要根據(jù)顯示的不同情況去 查原件或找原因，直到兩者一致為止。對(duì)于報(bào)錯(cuò)的數(shù)據(jù)可以點(diǎn)擊右鍵將該盒/ 件的信息添加到修改意見(jiàn)表里，待檢測(cè)完畢后統(tǒng)一打印報(bào)表。3.11.4. 數(shù)據(jù)成品 （ 圖像和

39、目錄數(shù)據(jù)信息 ） 完整性檢查采用自行研發(fā) ExamineFile 軟件對(duì)檢查掃描圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)信息的完整性。此軟件主要功 能： 圖像文件和目錄數(shù)據(jù)文件在局域網(wǎng)中傳輸時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象，此軟件主要用來(lái)檢查圖像文件是否完整和目錄數(shù)據(jù)信息是否匹配，確保圖像信息和目錄信息的完整性。3.11.5. 生成檢驗(yàn)日志報(bào)告每道工序、每個(gè)崗位、每個(gè)文件形成的檢驗(yàn)報(bào)告由軟件自動(dòng)生成。3.12. 光盤制作以目錄數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)該文件檔號(hào)對(duì)掃描圖像建立文件夾， 并對(duì)文件夾內(nèi)圖像文件以八位數(shù)順序號(hào)進(jìn)行 命名 （命名標(biāo)準(zhǔn)用戶單位另附 ） 。數(shù)據(jù)光盤內(nèi)文件電子影像存儲(chǔ)格式為單頁(yè)TIFF 格式。掃描后的電子文件需要提交 DV

40、D光盤（計(jì)算機(jī)只讀光盤）和移動(dòng)硬盤。前者用于保存和查詢，后者用于數(shù)據(jù)整體轉(zhuǎn)移。3.12.1. 光盤數(shù)據(jù)組包光盤制作軟件自動(dòng)分盤、打包、統(tǒng)計(jì)及生成索引項(xiàng)目錄、檔案電子影像目錄和光盤目錄并能夠打 印。光盤打包原則：軟件根據(jù)操作人員輸入的信息進(jìn)行自動(dòng)分盤、打包。電子圖像不跨盒不跨件。 軟件自動(dòng)生成光盤索引目錄和光盤卷標(biāo)，并能夠提供打印模板。 光盤索引目錄是將檔案編號(hào)、光盤號(hào)、硬盤號(hào)和檔案影像“一一對(duì)應(yīng)”。在檔案管理軟件系統(tǒng)中， 光盤刻錄模塊應(yīng)預(yù)留光盤號(hào)備份字段， 保證用戶單位數(shù)據(jù)升級(jí)后可以繼 續(xù)補(bǔ)充到相應(yīng)的位置。3.12.2. 光盤刻錄和光盤質(zhì)檢1 對(duì)光盤介質(zhì)的要求要求制作的數(shù)據(jù)光盤采用正版品牌、單

41、片包裝盒盤片。盤盒包裝應(yīng)有相應(yīng)光盤目錄。DVD-R/CD-R介質(zhì)，應(yīng)采用正品盒裝 SONY Maxell（萬(wàn)盛）、VERBATIM威寶）等知名品牌。2 對(duì)光盤刻錄時(shí)的要求為了保證光盤質(zhì)量，數(shù)據(jù)加工方使用新刻錄機(jī)進(jìn)行光盤刻錄。禁止使用工作時(shí)間較長(zhǎng)、激光頭功 率不足的刻錄機(jī)進(jìn)行刻錄。DVD-R光盤，刻錄速度應(yīng)不超過(guò) 8速；CD-R光盤，刻錄速度應(yīng)不超過(guò) 24速。刻錄光盤時(shí)加工方采用整盤刻錄 （disk-at-once recording） 方式，不使用多段刻錄 （multisession recording）等方式。（使用的刻錄軟件為： WINONCD3.以上版本）對(duì)于4.7GB的DVD-R刻錄內(nèi)

42、容不應(yīng)超過(guò) 4.3GB;對(duì)于700MB的CD-R 刻錄內(nèi)容不應(yīng)超過(guò) 6501MB 一卷檔案的影像文件必須存放在同一張光盤上，不允許分拆。為避免長(zhǎng)期存儲(chǔ)造成數(shù)據(jù)意外丟失，數(shù)據(jù)加工方提供的原始光盤介質(zhì)應(yīng)一式兩份。 光盤制作成檔案數(shù)據(jù)目錄和影像存儲(chǔ)格式為單頁(yè) TIFF 的數(shù)據(jù)光盤。 同一張光盤上的編目信息應(yīng)與影像文件完全對(duì)應(yīng)，出現(xiàn)任何不一致均需返工。 專人專崗從事光盤刻錄和光盤質(zhì)檢。光盤刻錄和光盤質(zhì)檢前要經(jīng)過(guò)用戶的質(zhì)檢、簽字確認(rèn)和監(jiān)督刻盤。 光盤刻錄前要備份光盤刻錄軟件。通過(guò)加工方的光盤質(zhì)檢軟件比對(duì)光盤數(shù)據(jù)與硬盤數(shù)據(jù)，以確保資料無(wú)遺漏及正確性。每張光盤的組 包信息與計(jì)算機(jī)硬盤中的成品組包信息一一對(duì)應(yīng)

43、，當(dāng)光盤出現(xiàn)問(wèn)題（ 圖像丟、損、打不開等現(xiàn)象 ）可使用硬盤還原重新刻錄。在數(shù)字化加工管理軟件中，光盤的制作過(guò)程將所有光盤編號(hào)、光盤內(nèi)檔案的分類信息和目錄信息、 所對(duì)應(yīng)的檔案文件目錄和檔案文件目錄以及全宗目錄及質(zhì)檢信息用專用的光盤質(zhì)檢報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管 理。每張光盤包含說(shuō)明文件，文件名：README文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲(chǔ)載體的各種信息 （含歸檔年度、盤號(hào)、制作人、檢查人、制作時(shí)間、文件格式、字符文件等） 。光盤盤號(hào)編碼：由用戶提供光盤編碼標(biāo)準(zhǔn)。3.12.3. 光盤備份將加工完成并在多臺(tái)計(jì)算機(jī)上檢查合格的成品數(shù)據(jù)刻錄到數(shù)據(jù)光盤（DVD/CD）中，一式兩份，并保證光盤讀取正確，并可以檢索、打印。同時(shí)在每片

44、光盤包裝盒內(nèi)及盤片上附光盤標(biāo)簽和光盤目錄，標(biāo) 明光盤編號(hào)、檔案的分類信息和目錄信息以及所對(duì)應(yīng)的硬盤編號(hào)。3.12.4. 打印光盤目錄、光盤標(biāo)簽軟件能夠按用戶要求根據(jù)分盤時(shí)生成的索引項(xiàng)打印出光盤編號(hào)與檔案編號(hào)對(duì)應(yīng)的光盤標(biāo)簽。光盤索引文件還包含有關(guān)本張光盤的各種信息，包括光盤參數(shù)、光盤編號(hào)、檔案類型、文件數(shù)量、文件范 圍、光盤制作單位、 制作軟件、 光盤一致性檢查單位、 閱讀軟件以及軟件硬件支持環(huán)境、 制作時(shí)間等。3.12.5. 光盤恢復(fù)硬盤數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)可以將發(fā)布到光盤上的檔案分類結(jié)構(gòu)、檔案目錄和電子原文恢復(fù)到檔案綜合管 理系統(tǒng)中，作為數(shù)據(jù)恢復(fù)的一種方法，有效保證數(shù)據(jù)的安全性、完整性。3.13.

45、數(shù)據(jù)的硬盤備份將光盤組包后的成品數(shù)據(jù)采取活動(dòng)硬盤的存儲(chǔ)形式進(jìn)行備份， 硬盤所備份數(shù)據(jù)與光盤所存儲(chǔ)的數(shù) 據(jù)保持一致，方便用于數(shù)據(jù)的整體轉(zhuǎn)移。加工方保證硬盤數(shù)據(jù)備份與光盤數(shù)據(jù)是一一對(duì)應(yīng)的， 光盤如出現(xiàn)問(wèn)題， 可用硬盤還原光盤重新刻 錄。3.14. 現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試和檢驗(yàn)用戶單位可以在全部工序中隨機(jī)抽檢， 加工流程培訓(xùn)軟件可逐頁(yè)定位隨時(shí)抽檢， 檢驗(yàn)時(shí)我們同時(shí) 提供現(xiàn)場(chǎng)抽檢的日志文件（CSV、MDB格式）可導(dǎo)入用戶單位相應(yīng)的質(zhì)量檢測(cè)系統(tǒng) （QC系統(tǒng)）3.15. 檔案的文件目錄打印對(duì)于拆開掃描的檔案，在加工完成后將檔案進(jìn)行最終的排序、校驗(yàn)，校驗(yàn)后對(duì)所有的檔案目錄進(jìn) 行排版和打印 （ 所有目錄打印應(yīng)留出裝訂線 ）

46、 ，并裝訂到案卷最前面。 如有變更和勘誤應(yīng)在備考表上注 明。同時(shí)，軟件自動(dòng)形成全宗目錄、文件目錄、文件目錄的同時(shí)要提供每件文件的相對(duì)頁(yè)碼和絕對(duì)頁(yè) 碼。3.16. 檔案裝訂還原3.16.1. 概述拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按原檔案保管單位重新裝訂， 并保持每頁(yè)檔案原有的排列順序不變， 案卷 不掉頁(yè)、右邊和底邊整齊。根據(jù)工作單對(duì)照檔案接收整理時(shí)原目錄清單核對(duì)順序、 數(shù)量整理對(duì)齊后再進(jìn)行裝訂。 裝訂時(shí)要求 比照原裝訂孔及裝訂樣式，做到原接原退。如有裝訂不合格檔案將按照規(guī)范重新裝訂。3.16.2. 案卷裝訂工作細(xì)則1 裝訂要求案卷通常使用線繩按三點(diǎn)一線方式裝訂，裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損

47、壞 文件、不妨礙閱讀。大張圖紙應(yīng)先折疊，后裝訂。2 裝訂方法案卷碼放：將案卷文件從卷皮中取出碼放整齊， 順序由上至下為： 案卷封面、 卷內(nèi)目錄、 檔案文件、 備考表、 案卷封底。案卷沿左齊、下齊方向碼放整齊后，將案卷頂端、下端用夾子固定。打孔：按照案卷封面上的裝訂孔位置用三針裝訂機(jī)打孔。穿線：截取 50 厘米棉線并對(duì)折，用鉤錐將棉線中端從案卷封面中間孔，由案卷正面穿到案卷背面形成 線環(huán)，再將棉線兩端從案卷其余兩孔穿到案卷背面，將案卷背面向上，將線繩兩端交叉穿過(guò)中間的線 孔后，用力向兩邊拉緊線頭，系死扣兩次后整理線頭，線頭長(zhǎng)度一般不能超過(guò)3 厘米。長(zhǎng)頁(yè)面折疊： 案卷裝訂后，對(duì)長(zhǎng)頁(yè)面進(jìn)行折疊，方向

48、順應(yīng)文件原折疊方向，折疊后紙張寬度與本卷文件寬度保 持一致，如果折疊一次后紙張仍然超寬，可再次折疊。頁(yè)數(shù)超過(guò) 10 頁(yè)的文件需分批折疊，每批限量 5 張。大圖折疊：大張圖紙需折疊成為 16 開幅面，裝訂位置為圖紙的左上角。疊圖順序?yàn)椋合扔上孪蛏?、由外向里折疊，將文件紙疊為 16 開高度，多出部分按此 高度反復(fù)折疊成“風(fēng)琴”狀；再由左向右折疊，折疊后文件寬度為 16 開，如仍然有多出部分，則左 邊留出 25 毫米裝訂邊后， 由左向右折疊， 如此反復(fù)折疊成 “風(fēng)琴” 狀。3.16.3. 案卷裝盒細(xì)則以年度為單位從 1 開始編卷盒流水號(hào)，用鉛筆將流水號(hào)標(biāo)于卷盒頂面。將裝訂完成的案卷按照各卷封面上標(biāo)注

49、的盒號(hào)裝訂入相應(yīng)的卷盒，裝盒時(shí)按照卷號(hào)順序排列，小號(hào)在上，大號(hào)在下案卷裝盒后，將卷盒按流水號(hào)順序依次排列3.17. 檔案原件的還庫(kù)將加工完成的檔案分期分批的進(jìn)行移交，移交時(shí)應(yīng)提供書面/電子的交接清 單。交接清單上除有檔案出庫(kù)時(shí)所有交接項(xiàng)目外，應(yīng)包括提供新生成的數(shù)據(jù)光盤、目錄光盤和相應(yīng)的光盤編號(hào)。按照用戶單位要求提供所有檔案資料的 書面和電子的文件目錄、文件目錄。由加工方專人與用戶單位指定專人進(jìn)行交接，交接清點(diǎn)完畢后，雙方在質(zhì) 檢驗(yàn)收清單、加工數(shù)量統(tǒng)計(jì)清單上簽字確認(rèn)，同時(shí)雙方在檔案資料入庫(kù)清 單上簽字確認(rèn)，完成交接驗(yàn)收工作。4. 服務(wù)成品4.1. 成品數(shù)據(jù)技術(shù)參數(shù)掃描圖像掃描方式：黑白、灰度或彩

50、色規(guī)格：Tiff 、Jpg 或 PDF分辨率：300dpi或以上壓縮方式：JPG格式或無(wú)損壓縮（LZW格式案卷索引光盤內(nèi)為 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫(kù)聲像檔案音頻規(guī)格：*.MP3格式視頻格式 MPEG-2格式紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，確保符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T31-2005。4.2. 服務(wù)效果通過(guò)對(duì)檔案數(shù)字化加工，加工方最終的服務(wù)成品數(shù)據(jù)是將檔案目錄和檔案圖 像集成為一個(gè)完整的可瀏覽、檢索的光盤單盤調(diào)閱系統(tǒng)。加工方掃描完成后，用戶首先可以得到上述各種數(shù)據(jù)成品；并且可以通過(guò)光 盤調(diào)閱程序?qū)庸ね瓿傻娜我鈾n案圖像和數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)閱檢索，可以進(jìn)行檔案圖像 打印還原等一

51、系列應(yīng)用。同時(shí)可將加工后的成果導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)用戶檔 案資料的在線查詢和歸檔查詢等服務(wù)。通過(guò)數(shù)字化加工將用戶檔案資料在符合國(guó)家檔案局各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案 進(jìn)行信息化處理，最終將光盤圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)掛接到現(xiàn)有用戶檔案管理系統(tǒng) 中，實(shí)現(xiàn)原有紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化、電子檔案的網(wǎng)上查詢利用。5. 數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、驗(yàn)收和備份5.1. 數(shù)據(jù)檢驗(yàn)1. 首先成立驗(yàn)收小組， 驗(yàn)收小組成員由用戶單位組織相關(guān)人員， 加工方指定專人 協(xié)助驗(yàn)收。2. 數(shù)據(jù)檢驗(yàn)以數(shù)據(jù)抽檢的方式進(jìn)行，檢查要覆蓋所有已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。3. 數(shù)據(jù)驗(yàn)收進(jìn)抽檢的比率不得低于5%。4. 目錄數(shù)據(jù)

52、庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題，抽檢標(biāo)記為“不合格” 。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽 檢的合格率達(dá)到 98%以上（含 98%）時(shí)，給予驗(yàn)收“通過(guò)” 。5. 合格率換算公式：合格率 二抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)X 100%5.2. 驗(yàn)收審核 驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，經(jīng)用戶單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、加工方單位負(fù)責(zé)人雙簽字 后有效。5.3. 驗(yàn)收登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。5.4. 數(shù)據(jù)備份 將經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)一式三份。一份留存服務(wù)器中供 查檔利用檢索，同時(shí)保留一份存儲(chǔ)于磁帶庫(kù)中，一份為中標(biāo)公司刻錄光盤(DVD_ROM/CD_ROM

53、 任何一份備份完成的數(shù)據(jù)都應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開； 數(shù)據(jù)信息是否完整； 文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)備份后形成的光盤應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽， 以便查找和管理 庫(kù)房管理員處應(yīng)進(jìn)行備份登記，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。6. 電子數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)6.1. 圖像順序保證電子圖像順序與原檔案中頁(yè)碼順序一致，不可顛倒、錯(cuò)亂。6.2. 圖像質(zhì)量必須保證電子圖像完整無(wú)缺、清晰、不失真，不增添污濁，不留文字版面外的暗影，無(wú)干擾信息，黑白對(duì)比度適中、頁(yè)面端正，無(wú)圖形扭曲現(xiàn)象。6.3. 圖像分辨率對(duì)檔案頁(yè)面字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；對(duì)檔 案頁(yè)面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度或彩色模式掃描，分辨率為 200dpi 。對(duì)文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為 300dpi 或更高。黑白 二值模式掃描的圖像文件，采用 TIFF (G4-2D)格式存儲(chǔ)，灰度和彩色模式掃描的 圖像文件，采用JPEG格式存儲(chǔ)。6.4. 圖像與目錄掛接圖像文件與目錄數(shù)據(jù)、圖像順序與檔案頁(yè)碼順序的掛接正確率為100%。6.5. 防病毒采取 web 網(wǎng)絡(luò)隔離和病毒防火墻等防病毒措施保證所有電子