試議公文再評改原理

1、試議公文再評改原理一、公文再評改的地位作用對評改后的公文進行再評改已經(jīng)成為公文評改實踐活動中 的常規(guī)工作和學界人士喜聞樂見的形式。 它極大地豐富了公文評 改實踐活動的內(nèi)容，使公文評改克服缺陷，更趨完美，同時也進 一步完善了公文評改理論，促進了公文研究事業(yè)的發(fā)展。公文評改理論源于公文寫作實踐。公文評改實踐隨著公文病 誤的產(chǎn)生而產(chǎn)生，又伴隨公文處理法規(guī)的修訂完善和公文學研究 的逐步深入而發(fā)展，它無疑是深化公文寫作理論、構建公文評改 學的基礎。那么，圍繞公文評改實踐所進行的再評改活動就成了 構建公文評改學征程中的必要舉措和不可或缺的環(huán)節(jié)，其毋庸置疑的作用則決定了它在新興學科建設中舉足輕重的地位。二、

2、公文再評改的成因分析（一）公文評改本身要求高、難度大。公文評改具有主旨的 明確性、內(nèi)容的針對性、褒貶的肯定性、評改的準確性、語言的 規(guī)范性和實踐的指導性等特點。 評改者針對被評改文中的病誤必 須做出肯定的評析，不允許含糊其辭、似是而非，更不允許積非 成是、以訛傳訛。由于一個人的知識存儲和認識能力畢竟有限， 評改者不論水平高低，都難免在評改中出現(xiàn)差錯或在評改文中留 有瑕疵。這就需要他人給予輔助性的矯正，發(fā)揮更多人的智慧。三、公文再評改的問題指向（一）對未評未改的問題進行補充評改。評改公文，很多時 候不能一步到位，往往需要再評改加以補充。 公文寫作規(guī)范包括 文種使用規(guī)范、標題擬制規(guī)范、格式標示規(guī)范

3、、內(nèi)容要求規(guī)范、 結構布局規(guī)范、語言表述規(guī)范、公文制發(fā)規(guī)范等諸多方面，而每項規(guī)范又都比較復雜。公文再評改就是要在方方面面的問題中進 一步找毛病，甚至“雞蛋里挑骨頭”，從而使被評改的公文能夠 真正符合規(guī)范化要求。評改人的思維決定了評改文章可能是多角度、全方位的評析和矯正，也可能是側重某個角度、未兼顧全面的評析和矯正。從 評改文章的實際情況來看， 有的注重內(nèi)容而忽視形式， 有的注重 形式而忽視內(nèi)容。針對評改文章中注重正文結構和語言文字評改 而忽視公文格式矯正的問題， 以及注重公文格式評改而忽視正文 結構和語言文字矯正的問題，則須通過補充評改而不斷完善。（二）對誤評誤改的問題進行合理矯正。評改公文，

4、有時會出現(xiàn)誤評誤改的情形，往往需要再評改予以矯正。 無論是公文寫 作還是公文評改，都容易在文種、標題、格式、結構、語言等方 面出現(xiàn)差錯。而如果不及時矯正誤評誤改的情形，就會在公文學界產(chǎn)生嚴重的誤導，極不利于公文的規(guī)范化。誤評誤改的情形有 比較明顯而容易鑒別的，如許多單位向無隸屬關系的業(yè)務主管部 門請求批準常習慣用“請示報告”，有的在評改時將其改成請 示，結果依然不對，理應改用函行文。誤評誤改的情形也有不夠 明顯而不易識別的，下面從文種使用和正文結構兩個方面各舉一個實例說明文種使用不僅要符合適用范圍和行文關系， 而且要符合行文 主旨和行文規(guī)則。例如：李小冰的正確選用文種 合理提出請 求應用寫作2

5、015年第4期）一文，對關于2012年510 月學生宿舍水電費收取情況的報告 （某高校宿舍管理科給后勤 管理處領導的行文）進行了評改（評改后的標題是關于協(xié)調(diào)解 決學生拖欠水電費問題的請示），矯正了原文諸多錯誤，確實 是一篇較好的評改文章； 但筆者感到， 改稿將報告文種改成請示 仍不妥。 不僅以“宿舍管理科”行文有悖行文規(guī)則， 而且遵循對 應文種行文規(guī)范， 后勤管理處須批復給宿舍管理科， 結果達不到 行文目的，因為問題的解決需要各學院、各部門協(xié)調(diào)運作，共同 貫徹。因此，筆者以為該校行文應參照黨政機關公文處理工作 條例的規(guī)定，以主管部門“后勤管理處”的名義用意見（呈轉 性意見）呈報，再由校方用通知

6、批轉各學院、各部門執(zhí)行。王春美、王麗的強化統(tǒng)籌理念 實施一攬子呈送（應 用寫作 2014年第 10期）一文，在評析原文稿開展優(yōu)秀“四 會”政治教員比賽的請示的基礎上，提出了修改稿關于組織 開展“四會”優(yōu)秀政治教員授課競賽的請示 。該請示共帶 3 個 附件，第一個附件是 關于組織開展“四會”優(yōu)秀政治教員授課 競賽的通知，其大部分內(nèi)容和文字表述與請示重復，許多段落 甚至只字不差。 如此重復， 乃公文寫作之大忌！ 而從理論上來講， 附件是公文正文的說明、 補充或者參考資料， 該文將相同內(nèi)容的 通知作為請示的附件，不符合行文規(guī)范。規(guī)范行文應是，通知文 稿由主管部門起草，履行必要的辦文程序后獨立成文下發(fā)

7、。四、公文再評改的篇章結構（一）“原改稿 +評析”的結構式。此種結構式，多適用于 對文種、 標題和格式等方面比較單一而簡明的問題進行評析。 評 析之后，因問題已清晰明了，故無須提供再改稿；倘若將再改稿 附后，就會顯得累贅，讀者閱讀時也會感到多此一舉。（二）“原改稿 +評析 +再改稿”的結構式。此種結構式，多 適用于對內(nèi)容、結構、語言和稍顯復雜的格式等方面較多、較難 問題進行評析。 由于問題零散而復雜， 評析后需要提供一個完整 的再改稿。從實踐來看，這種形式比較多見，也被廣大讀者所認 可。（三）“原改稿 +再改稿 +比對評析”的結構式。 此種結構式， 和第二種在內(nèi)容上類似，但在結構順序上作了調(diào)整

8、。實踐中，此 種結構式用得不多，需要根據(jù)文稿內(nèi)容，權衡利弊，不可強求。五、公文再評改的實施依據(jù)（一）明文規(guī)定的標準。明文規(guī)定的標準主要是 2012 年發(fā) 布施行的 黨政機關公文處理工作條例 以及與之配套實施的三 個新國標。三個新國標除黨政機關公文格式外，還有標點 符號用法新國標和出版物上數(shù)字用法新國標。對公文規(guī)范 化，各個時期有著不同的要求。公文再評改，理所當然地應按國 家最新規(guī)定進行鑒別和認定。（二）約定俗成的標準。約定俗成的標準，是在長期的公文 寫作實踐中形成的并被普遍認定的標準。 需要強調(diào)， 對相沿成習 的錯誤做法， 不應視為“約定俗成”予以肯定， 而應視為“積非 成是”加以矯正。 積非

9、成是的做法， 往往被人視作“約定俗成”， 學界在理論上甚至進行錯誤總結，對讀者是一種嚴重的誤導。六、公文再評改的形式特點 公文再評改不局限于評改次數(shù)， 只要存在問題， 就可以反復 評改。從實踐來看，有一次的再評改，也有兩次及兩次以上的再 評改。略舉例說明：何建民的 對一篇復函的再評改及其他 （應用寫作 2014 年第 12 期），是針對高慶生同志的 對一篇復函的評改 （應 用寫作 2014年第 5 期）文中存在的標題不夠準確簡明、發(fā)文 字號不夠規(guī)范等問題進行的再評改。筆者的對公文評改和再評改改稿的評析與思考 （秘書 之友2014年第9期），針對匡昕的從語言到功能一一評改 一篇批評性通報 （應用

10、寫作 2014 年第 3 期）和詹燕的 對 從語言到功能評改一篇批評性通報 一文中修改后通報的 評析（秘書之友 2014年第 7 期）文中各自存在的不妥之 處逐一指出， 并在評析原文和改稿之后提供了再修改稿。 還在此 基礎上，就公文評改學構建問題進行了深入思考。許多公文經(jīng)過再評改甚至兩次或兩次以上再評改后， 仍存在 瑕疵而有待進一步矯正。 以上面舉的 對一篇復函的再評改及其他一文為例，其所提供的再修改稿（xx市 XX局,XX局關 于技校收費標準問題的復函，主送“市技校招生辦公室”）開 頭段為：“你辦五月二十三日來函收悉。根據(jù)省 XX局,XX局、 XX廳、勞動廳聯(lián)合發(fā)出的xxxxx價費字138號

11、文件的規(guī)定，考慮到我市的實際情況，經(jīng)研究，對技校收費標準問題作 如下規(guī)定： ”作為復函的開頭段， 表述明顯不規(guī)范。 主要有兩點： 一是引用公文（包括來函的引用和上級文件的引用）不規(guī)范；二 是最后的承啟句 （即承上啟下的過渡句） 不規(guī)范。按規(guī)范化要求， 此段可修改為：“你辦的函（XX函xxxxx號） 收悉。根據(jù)XX省XX局,XX局XX廳 勞動廳關于的通知（X價費字xxxx 138號）規(guī)定，結合我市實際情況，現(xiàn) 就技校收費標準問題函復如下： ”如此矯正， 則可作為對該文不 妥之處的再評改。七、公文再評改的路徑方法（一）自評自改。 一般來講， 文稿起草階段進行的反復修改， 屬于自評自改過程。同樣，對

12、自己評改過的公文進行再評改，作 適當?shù)难a充或必要的矯正，屬于公文評改活動中的自評自改過 程。還有一種自評自改的方式， 是在公文寫作專論或著作中矯正 自己此前評改文章中的瑕疵或作必要的補充完善。 在公文寫作專 論中矯正的情形， 以拙文對公文評改和再評改改稿的評析與思 考（秘書之友 2014年第 9期）為例：筆者撰寫當時也有 考慮不周之處在提供的新改稿中， 發(fā)文機關名稱為“育才中 學教務處”， 過后才發(fā)現(xiàn)不妥， 作為內(nèi)設機構正式行文違反行文 規(guī)則，應將“教務處”三個字刪去， 以學校的名義行文才是規(guī)范 的，于是在對一份通知的再評改和評改后的思考 （秘書之 友 2015 年第 6期）一文作了矯正。在著

13、作中修改完善的情形， 以拙文對中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例 的修改建議（秘 書 2003年第 11 期）為例：隨著時間的推移，筆者感到此類文 有修改完善的必要，遂于 2005 年重新撰寫了該文，連同對國 家行政機關公文處理辦法 人大機關公文處理辦法和人民 法院公文處理辦法 等相關文件的修改建議系列文章， 一并選入 了拙著公文病誤矯正指南 （增訂本） （中國檔案出版社， 2006 年 1 月第 1 版）。（二）他評他改?！八u他改”即對他人評改過的公文進行 再評改。 他評他改在公文再評改中所占比例最大， 其中部分文章 帶有學術研討、爭鳴的性質(zhì)。1. 評改者角度的兩種評改情形。（ 1）單向評改。單向

14、評改 屬于一次再評改的情形。如谷福生的罰金工罰款一一與趙新印 同志商榷（秘書之友 1992年第 3 期），是針對趙新印的 瑕瑜不掩話“通知”（秘書之友 1990年第 6 期）中混 淆兩個截然不同的法律概念所作的評改。又如吳志明的評評 改一篇請示與張保忠先生商榷（秘書1994年第1期），是針對張保忠的評改一篇請示（秘書 1993年第 8 期）一文中的修改稿有關標題、主送機關、附件說明、成文日期 等公文要素方面存在的問題所作的評改。（ 2）雙向評改。雙向 評改也稱作“互評互改”， 即評改研究者之間提出商榷意見， 相 互切磋交流。 如楊墨的 轉文性通知標題中是否需要動詞性定語 來銜接與欒照鈞先生商榷

15、 （秘書之友 2014年第 6期）， 筆者的轉發(fā)性通知標題該用動詞性定語銜接時不宜不用一一兼 與楊墨同志商榷（秘書之友 2014 年第 11 期）。2. 發(fā)布者角度的三種矯正情形。 （1）同一期刊的自我矯正。 即針對本刊之前發(fā)表的評改文刊發(fā)再評改文章。 如劉德斌的 文 章不厭百回改 對一份報告的再評改（應用寫作2009年第 2 期）就是針對韓雪松的公文寫作應準確、恰當、講究邏 輯性一一評改一則報告（應用寫作2008年第11期）所作的再評改。 拙文前面第六個問題中的舉例 對一篇復函的再評改 及其他，也屬于這種情形。（ 2）不同期刊之間的矯正。即此 刊針對彼刊之前發(fā)表的評改文刊發(fā)再評改文章。 如前

16、面提及的詹 燕的對從語言到功能一一評改一篇批評性通報一文中修改 后通報的評析（秘書之友 2014年第 7期）和筆者的對 公文評改和再評改改稿的評析與思考（秘書之友 2014年 第 9 期）就是針對匡昕的 從語言到功能評改一篇批評性通 報（應用寫作 2014 年第 3 期）所作的兩次再評改。（ 3） 不同載體之間的矯正。 即著作、期刊、網(wǎng)站等相互間的評析矯正， 一般表現(xiàn)為通過公文著作對某期刊中或期刊對某公文著作中發(fā)表的評改文章進行再評改，或者通過公文著作、期刊對文秘（應 用寫作）類網(wǎng)站中或文秘（應用寫作）類網(wǎng)站對公文著作、期刊 中發(fā)表的評改文章進行再評改， 等等。 筆者十多年來在專著中對 期刊、

17、網(wǎng)站發(fā)表的錯訛較突出的評改文章曾作過數(shù)次矯正， 近年 來在中國公文寫作研究會網(wǎng)站上也曾就他人的評改文章作過再 矯正，如讀對一篇矯正后公文的再矯正所想到的一一兼與 張保忠先生商榷（ 2010 年 3 月中國公文研究網(wǎng)理論研討 欄目）等。目前，由于種種原因，不同載體之間的公文再評改還 不多見，發(fā)展空間很大。需要強調(diào)的是，某些公文著作和文秘（應用寫作）類網(wǎng)站中存在的問題非常嚴重，有的評改文 章極為失范， 有的評改人員極不負責， 甚至隨心所欲、 以訛傳訛， 把嚴格、嚴謹、嚴肅的公文評改活動糟蹋得面目全非。今后，公 文學界應當在這些領域下大氣力整治， 尤其要發(fā)揮好公文再評改 的作用。八、公文再評改的保障

18、措施（一）思想觀念保障。 想搞好公文再評選， 思想觀念要明晰。 1. 徹底摒棄私心雜念。 在公文再評改過程中， 公文評改者無 論是修正自己，還是評改他人，都應當出以公心，本著對事業(yè)負 責的精神，徹底摒棄私心雜念。十幾年來，筆者評改的公文病例 已有數(shù)千例，評改和再評改的公文（例文、范文）也有數(shù)百篇， 所提供的修改稿均不敢說已完美無缺， 對于其中的不妥之處， 除 自覺接受別人給予再評改外， 也需要有勇氣自己矯正自己。 如前 面提到的筆者公開矯正拙文 對公文評改和再評改改稿的評析與 思考中的瑕疵，就屬于這種情況。長期的評改實踐，更使筆者 深切感到：評改他人文章時不怕得罪人，不怕被誤解，才能果敢 出手

19、；從初始的撰寫到正式發(fā)表，可謂是克服私心雜念、使認識 不斷升華的過程。2.評改講究方式方法。講究方式方法，就要以理服人，不強 加于人，指訛糾錯要客觀公正，防止偏激。要立足“改”，重視 “評”， 有時要給予被評改人以充分的肯定和激勵。 筆者在拜讀 李小冰的究竟怎么放假？一一評改一篇晦澀難懂的通知（秘書之友 2014年第 7 期）一文時，曾感到該文糾正了原文諸多 錯訛，但提供的改稿仍存在不少毛病，遂撰寫了一篇再評改稿， 因擔心挫傷評改人的積極性而將文稿擱置了數(shù)月。 2015年 4月 下旬， 筆者高興地看到， 在秘書 秘書之友 和應用寫作 三家雜志 2015 年第 4 期刊發(fā)的 5 篇公文評改文章中

20、，李小冰的 文章就占了 2 篇，其中發(fā)表在 秘書之友 上的評改一份復函 的文章，評析準確、到位，改稿簡明、得體，顯現(xiàn)出較高的評改 水平，于是在此前寫就的評改稿基礎上，特撰寫了對一份通知 的再評改和評改后的思考一文，發(fā)表在秘書之友2015年第 6 期。從讀者反饋來看，反響很好。3. 正確對待不同意見。 在公文再評改過程中， 評改人和被評 改人都應當正確對待不同意見。 而要做到這一點， 雙方都須保持 良好的心態(tài)，多一點虛心，少一點自信，盡量避免在商榷過程中固執(zhí)己見、相互指責。（二）學術環(huán)境保障。搞好公文再評改，需要創(chuàng)造一個良好 的學術環(huán)境；而若如此，則應注重形成兩個“良性互動”。1.評改人和再評改人之間的良性互動。 2014年 12月，