建立檔案管理制度

1、5、建立檔案管理制度包括 5 個制度： 1、 立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和 歸檔要求。 2、 檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備 管理措施。 3、 檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員 的保密要求。 4 、檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批 準手續(xù)。5、 機關(guān)檔案人員崗位責任制， 主要包括每個檔案人員的職責、 權(quán)限、任務、考核和獎懲措施。檔案工作制度，是單位的工作制度，特 別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易 ,掛到墻壁上容易 但要落實就不容易 ,必須認真執(zhí)行 ,才能出成果。立卷歸檔制度 為加強對局機關(guān)的檔案管理， 使檔案資料更好地

2、為局兩個文明建設(shè) 服務，根據(jù)國家檔案法和機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范的規(guī)定， 特訂立本制度。一、歸檔范圍 凡是本單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料均屬歸 檔范圍，主要有：1、本單位正式發(fā)文，包括附件、圖表、名冊等，收文中列入歸檔 的文件資料；2、本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，如規(guī)章制度、會議記錄、匯報材 料、計劃、總結(jié)、會議文件、領(lǐng)導講話、各項活動照片、音像磁帶等；3、各科、所、中心形成的資料，如價格、收費管理、檢查、認證、 評估、信訪、財務、信息等；4、雖未經(jīng)發(fā)文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如： 指數(shù)、監(jiān)測、成本測算、基建報表等。二、歸檔時間1、日常工作中形成的文件資料，經(jīng)清理

3、后于次年三月底前完成整 理立卷后，移交檔案室歸檔；2、凡專題會議、專題項目 （含基建工程 ）等，在任務完成后及時交 檔案室歸檔；3、會計檔案在當年整理立卷后暫由財會部門保存，一年后交檔案 室歸檔；4、檔案室須在次年六月底前完成本單位上年度文件資料的立卷歸 檔工作。三、歸檔要求1、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍，完整、系統(tǒng)、成套，不得 殘缺不全；2、歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項工作中的真實內(nèi) 容和歷史過程，符合形成規(guī)律；3、歸檔的文件資料應采用原件，正式發(fā)文應附按規(guī)定程序簽發(fā)的 發(fā)文底稿；4、歸檔的文件資料必須使用鋼筆 （碳素或藍黑墨水 ）書寫，字跡工 整、清晰、規(guī)范；5、歸檔的聲像

4、資料應用文字標明對象、時間、地點、中心內(nèi)容和 制作者。四、檔案整理 檔案室在接到各部門檔案后要及時進行整理， 按照上級規(guī)定， 結(jié)合 本單位工作實際組卷。案卷質(zhì)量要求：1、組卷科學：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，和組卷目的要求，結(jié)合本局實 際進行合理組卷，做到分類適當、問題單一、類型鮮明、年度不混、保 管期限準確；2、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時間的先后排 列。3、編目合理：卷內(nèi)文件資料按排列程序依次在有字跡和圖表的頁 面上編寫頁碼；4、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準確、案 卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀。五、閱檔要求1、凡因工作需要查閱檔案， 必須辦理

5、查閱手續(xù)，原則上限在閱覽 （檔 案）室內(nèi)，確因需要外借的，須征得分管領(lǐng)導同意并辦理手續(xù)，閱后要 及時歸還；2、嚴格執(zhí)行保密制度，查閱文件內(nèi)容，由檔案管理人員提供，不 得擅自翻閱；3、要愛護檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動；4、外單位人員不得擅自進入檔案室；5、檔案室由專人管理，應注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。機關(guān)檔案人員崗位責任制1、認真學習檔案法 、湖北省機關(guān)檔案業(yè)務建設(shè)規(guī)范等有關(guān)法律 法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本單位檔案管理各項規(guī)章制度。2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行機關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度，制訂落實檔案管理規(guī)劃。3、負責收集整理和保管本機關(guān)各門類檔案，修訂完善機關(guān)歸檔 制度，做到收集齊

6、全、整理科學、保管安全。4、開展檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀和保密工作。5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動提供檔案資料， 為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作服務。6、認真學習業(yè)務知識，不斷加強自身修養(yǎng)，努力提高樣式管理科學化、現(xiàn)代化水平。檔案保管制度1、根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，機關(guān)所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，做 到專人、專室、專柜，機關(guān)檔案任何人不得據(jù)為己有。2、檔案保管必須配置適應需要的檔案庫房、專用檔案柜，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等八防”措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施，確保檔案的完整與安全。3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時 匯

7、報，米取適當措施保護檔案安全。4、保持庫房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫內(nèi)要設(shè)溫濕度計，每天定時測定記錄，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)。5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目 錄與室藏檔案相符。6、嚴格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位 時，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。檔案保密制度1、經(jīng)常學習保密法，加強保密教育，增強保密觀念，自覺保守黨和 國家機密。2、做好檔案資料密級劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準不得抄錄、復制、翻拍檔案材料。3、不得在公共場所閱讀、談論檔案保密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼 電報、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容， 不得在非保密本

8、上記錄保密事 項。4、機關(guān)人員應做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不 該記的不記。5、根據(jù)不同密級程度確定不同的利用對象和利用范圍，保密材料只限 閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進入編研范圍。6、剔除銷毀文件，應經(jīng)鑒定批準，有二人參加監(jiān)銷。嚴禁將剔除文件 材料賣給廢品站，嚴禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責任。檔案利用制度1、檔案員要熟悉室藏檔案資料情況，主動了解機關(guān)各項工作對檔案利 用的需要，積極做好提供利用工作。2、室藏檔案要編制案卷級、文件級手檢式和機檢式目錄等檢索工具， 以方便利用。3、做好檔案資料的編研工作，編寫全宗介紹、機構(gòu)沿革、大事記、基 礎(chǔ)數(shù)字匯編、文件匯集等，主動地為機關(guān)

9、各項工作服務。4、查閱檔案資料，嚴禁涂改、勾劃、折疊或作其它標記；嚴禁污損、 拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為。未經(jīng)批準不得摘抄、復制檔案資料5、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準不得帶出室外，查 閱完畢，檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理相關(guān)手續(xù)。6、做好利用登記和利用效果登記。檔案統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作應堅持實事求是的原則，做到及時、準確、系統(tǒng)、真 實，不得虛報、瞞報和偽造。2、建立各門類檔案統(tǒng)計臺帳，堅持日常登記，及時填寫基本檔案數(shù)據(jù) 和報表。3、按時準確填報上級機關(guān)及業(yè)務主管機關(guān)下發(fā)的檔案工作基本情況 統(tǒng)計年報和各種臨時性調(diào)查、統(tǒng)計材料。4、定期對有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)分析，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，總結(jié)經(jīng) 驗教訓，不斷改進各項工作。檔案移交制度1、在本單位歸檔范圍內(nèi)接收本機關(guān)各科室檔案資料，時間為每年3 月底前接收上年度應歸檔的檔案資料， 重大活動和重要文件為辦理完畢后 隨時歸檔。2、對散存于個人手中的對機關(guān)工作有保存價值的檔案資料隨時接收。3、機關(guān)檔案原則上由各科室整理規(guī)范后向檔案室移交，并編制檔案檢 索工具