技術(shù)資料管理制度

1、技術(shù)資料管理制度技術(shù)聯(lián)絡(luò)管理制度技術(shù)交流管理制度技術(shù)文件會(huì)審制度13設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審制度檔案管理制度技術(shù)聯(lián)絡(luò)管理制度第一章總則第一條 為了確保公司與外界及公司內(nèi)部技術(shù)聯(lián)絡(luò)的暢通，加強(qiáng)對(duì)外技術(shù)文件的 催收和內(nèi)部技術(shù)問題的交流與溝通，保證各項(xiàng)技術(shù)服務(wù)滿足工程建設(shè)和設(shè)備招標(biāo)的需 要，特制定本制度。第二章技術(shù)聯(lián)絡(luò)組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)第二條成立技術(shù)聯(lián)絡(luò)小組。組長(zhǎng)：總經(jīng)理副組長(zhǎng)：分管業(yè)務(wù)副總成員：工程技術(shù)科、地測(cè)科、安檢科、機(jī)運(yùn)科第三條技術(shù)聯(lián)絡(luò)小組的職責(zé)（一）對(duì)外：加強(qiáng)公司與外界技術(shù)聯(lián)系，催要各種技術(shù)文件和反饋技術(shù)審查中出 現(xiàn)的問題及提出的建議。確保公司各項(xiàng)工程建設(shè)的需要。（二）對(duì)內(nèi)：根據(jù)各科室的分工情況，分發(fā)技術(shù)

2、文件；匯總各部門提出的問題及 建議；并對(duì)匯總的所有技術(shù)問題集中會(huì)審，及時(shí)反饋。（三）對(duì)各部門及施工單位提出的技術(shù)方面問題進(jìn)行答疑。第三章技術(shù)聯(lián)系的范圍第四條包括各項(xiàng)設(shè)計(jì)資料，施工圖紙等。第五條審查各項(xiàng)技術(shù)文件出現(xiàn)的問題的匯總與反饋。第六條施工建設(shè)與設(shè)備采購中出現(xiàn)問題的澄清及變更。第七條基建期間其他需要聯(lián)絡(luò)的技術(shù)問題。第四章技術(shù)聯(lián)絡(luò)程序第八條各部門所有發(fā)往設(shè)計(jì)院的郵件、傳真，按照發(fā)送日期進(jìn)行編號(hào)。第九條對(duì)外技術(shù)聯(lián)絡(luò)的要求（一）各部門發(fā)往有關(guān)單位的郵件必須由經(jīng)辦人起草、 科室領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可發(fā)送。（二）對(duì)外的技術(shù)聯(lián)絡(luò)傳真必須經(jīng)相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)的簽字，方可發(fā)出；原 件由發(fā)送部門專人保

3、管。（三）設(shè)計(jì)院發(fā)來的變更材料，由各科室蓋章簽收保留原件，復(fù)印后，將復(fù)印件發(fā) 給相關(guān)部門，來領(lǐng)取原件的人員須在原件上簽字后方可領(lǐng)取。第十條 所有內(nèi)部出現(xiàn)的技術(shù)由科室負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字交專人處理。第十一條所有聯(lián)絡(luò)經(jīng)確認(rèn)后的文件都分類歸檔。第十三條 如有特殊情況，公司根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。技術(shù)交流管理制度第一章 總則第一條 為了使公司設(shè)備招標(biāo)擁有強(qiáng)有力的技術(shù)保證，進(jìn)一步加強(qiáng)公司及技術(shù)交 流的管理，通過技術(shù)交流進(jìn)行技術(shù)澄清，保證各項(xiàng)設(shè)備質(zhì)量，特制定本制度。第二章 技術(shù)交流的組織第二條 公司的各項(xiàng)技術(shù)交流由相關(guān)部門組織。第三條 技術(shù)文件會(huì)審參加人員（一） 分管領(lǐng)導(dǎo)。（二） 技術(shù)交流內(nèi)容所涉及的科室

4、相關(guān)人員。第四條第三章 技術(shù)交流內(nèi)容針對(duì)入圍我公司可能招標(biāo)范圍的廠家、公司進(jìn)行技術(shù)交流，根據(jù)公司的實(shí)際需求情況，考察廠家、公司的業(yè)績(jī)，產(chǎn)品質(zhì)量等。第四章 技術(shù)交流流程第五條第六條技術(shù)交流是廠家入圍投標(biāo)的重要環(huán)節(jié)，因此各部門及人員要嚴(yán)格把關(guān)。根據(jù)招標(biāo)范圍的廠家、公司名單，進(jìn)行篩選，有選擇的邀請(qǐng)廠家、公司來 我公司進(jìn)行技術(shù)交流。第七條 技術(shù)交流具體流程一）由參加技術(shù)交流的廠家對(duì)其資質(zhì)、業(yè)績(jī)進(jìn)行介紹。二）主要是對(duì)其生產(chǎn)或代理的產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的介紹，著重介紹其產(chǎn)品的性能。三）我方與會(huì)人員針對(duì)我公司的產(chǎn)品需求，對(duì)廠家進(jìn)行提問，互相交流。四）雙方進(jìn)行技術(shù)澄清，技術(shù)交底。第八條 所有技術(shù)交流要有書面的記錄，以

5、備留檔；第九條 只有來我公司進(jìn)行過技術(shù)交流的廠家， 與會(huì)專業(yè)人員認(rèn)可的廠家方可入圍 參加招標(biāo)，其它未交流的廠家均不得參加投標(biāo)。第十條 如有特殊情況，公司根據(jù)實(shí)際情況及其他規(guī)定進(jìn)行處理。技術(shù)文件會(huì)審制度第一章 總則第一條 為了使公司設(shè)備招標(biāo)、工程建設(shè)得到強(qiáng)有力的技術(shù)保證，積極做好公司各 項(xiàng)技術(shù)文件的會(huì)審，通過技術(shù)文件會(huì)審澄清疑點(diǎn)，消除設(shè)計(jì)缺陷，保證質(zhì)量。使設(shè)計(jì) 達(dá)到經(jīng)濟(jì)、合理的目的。 特制定本制度。第二章 適用范圍第二條 適用于 xx 煤業(yè)有限公司各個(gè)階段的設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)；各類設(shè)備、工藝方案的技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)文件；土建施工圖等。第三章 技術(shù)文件會(huì)審參加人員第三條 技術(shù)文件會(huì)審參加

6、人員（一） 分管領(lǐng)導(dǎo)。（二） 技術(shù)文件內(nèi)容所涉及的科室相關(guān)人員。第四條第四章 技術(shù)文件會(huì)審要求針對(duì)設(shè)計(jì)院發(fā)來的各類技術(shù)文件進(jìn)行會(huì)審，根據(jù)公司的實(shí)際情況，功能是否符合要求，有無矛盾或說明不清楚的方面等。第五條第六條第五章 技術(shù)文件會(huì)審程序各科室收到設(shè)計(jì)院發(fā)來的技術(shù)文件后，要根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行分類。相關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行預(yù)審，提出預(yù)審意見和存在的問題。第七條技術(shù)文件會(huì)審會(huì)議由涉及的主管科室主持。第八條與會(huì)人員提出意見或問題，提交主管科室，會(huì)審時(shí)作必要的說明。第九條會(huì)審過程中解決的疑問和新問題由主管科室負(fù)責(zé)增刪、整理。第十條技術(shù)文件會(huì)審的問題匯總經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，發(fā)往設(shè)計(jì)院。第十一條與會(huì)人員應(yīng)在技

7、術(shù)文件會(huì)審單上簽字。第十二條技術(shù)文件會(huì)審單由各科室負(fù)責(zé)存檔保管。第十三條如有特殊情況，公司根據(jù)要求進(jìn)行處理。設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審制度第一章 總則第一條 為了使建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等有關(guān)施工人員明了設(shè)計(jì)意圖， 工藝流程，建筑結(jié)構(gòu)造型，建筑材料的性能質(zhì)量和對(duì)施工單位，施工步驟，施工方法 的建議要求等。通過圖紙會(huì)審澄清疑點(diǎn)，消除設(shè)計(jì)缺陷，保證圖紙質(zhì)量，統(tǒng)一思想， 使設(shè)計(jì)達(dá)到經(jīng)濟(jì)、合理的目的，特制定本制度。第二章 適用范圍第二條 適用于 xx 煤業(yè)有限公司所有建設(shè)項(xiàng)目的施工圖紙和其他技術(shù)要求文件。第三章 圖紙會(huì)審參加人員第三條 圖紙會(huì)審參加人員。（一）建設(shè)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人和科室有關(guān)技術(shù)人員。（二）施工單

8、位技術(shù)負(fù)責(zé)人。（三）設(shè)計(jì)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或代表。（四）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)技術(shù)負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。第四章 圖紙會(huì)審要求第四條 對(duì)于建設(shè)單位的要求：針對(duì)設(shè)計(jì)院發(fā)來的圖紙進(jìn)行預(yù)審，根據(jù)公司建設(shè)的實(shí)際情況，能否指導(dǎo)施工，功 能是否符合要求，有無矛盾或說明不清楚的方面等。第五條 對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的要求（預(yù)審要求）一）督促施工單位認(rèn)真投入圖紙預(yù)審及會(huì)審工作。二）全面掌握設(shè)計(jì)意圖、設(shè)計(jì)條件、設(shè)計(jì)技術(shù)要求、施工質(zhì)量要求和規(guī)定。三）澄清施工圖中存在及施工單位提出的技術(shù)問題。四）進(jìn)行圖紙會(huì)審的記錄整理，寫出會(huì)議紀(jì)要。記錄應(yīng)有與會(huì)各方簽章確認(rèn)，會(huì)議紀(jì)要由總監(jiān)理工程師或總監(jiān)代表簽字。第六條 對(duì)施工單位的要求（預(yù)審要求） ：一）組

9、織有關(guān)人員分專業(yè)、分工種細(xì)讀設(shè)計(jì)文件，熟悉圖紙，確定會(huì)審重點(diǎn)。二）了解設(shè)計(jì)意圖及相應(yīng)的工程施工技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三）對(duì)設(shè)計(jì)文件和圖紙不明確或不完整的部分，提出澄清或補(bǔ)充的要求。四）對(duì)設(shè)計(jì)文件和圖紙中的疑問（或差錯(cuò)、遺漏、含糊不清、技術(shù)難點(diǎn)等）寫出圖紙預(yù)審記錄，研究整理，并在會(huì)審會(huì)議上提出詢問。五）對(duì)各專業(yè)圖紙進(jìn)行綜合分析研究，核對(duì)土建圖紙與各專業(yè)圖紙間的一致性，包括安裝、結(jié)構(gòu)等的配合是否正確和一致。六）分析圖紙技術(shù)要求和結(jié)構(gòu)方案等與施工單位的施工技術(shù)水平、技術(shù)裝備有無矛盾，力求科學(xué)、合理、文明地安排施工七）準(zhǔn)備工作完成后提出圖紙會(huì)審的要求。第五章 圖紙會(huì)審程序第七條圖紙會(huì)審會(huì)議由建設(shè)單位主持

10、。第八條設(shè)計(jì)單位介紹設(shè)計(jì)意圖、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、質(zhì)量要求和有關(guān)注意事項(xiàng)。第九條施工單位提出預(yù)審意見、圖紙中存在的問題和需要解決的問題。第十條設(shè)計(jì)單位解答有關(guān)單位所提出的問題， 共同協(xié)商解決預(yù)審中發(fā)現(xiàn)的問題。第十一條監(jiān)理工程師提出監(jiān)理措施及工程控制要求。題。第十二條認(rèn)真研究并協(xié)商解決各有關(guān)單位、各項(xiàng)目之間配合問題及其它有關(guān)問第十三條形成會(huì)議紀(jì)要，各方代表簽字存檔備查。第六章 圖紙會(huì)審內(nèi)容第十四條圖紙會(huì)審的要點(diǎn)：（一）（二）（三）設(shè)計(jì)圖與其設(shè)計(jì)說明的內(nèi)容是否一致。設(shè)計(jì)圖是否完整齊全，如有欠缺是否有分期供圖時(shí)間表。設(shè)計(jì)圖中所列的其它各種標(biāo)準(zhǔn)（通用）圖冊(cè)，施工單位是否具備。四）（五）設(shè)計(jì)圖各組成部分之間、平剖

11、面之間有無矛盾和差錯(cuò)，標(biāo)注有無遺漏。建筑圖與其相關(guān)的結(jié)構(gòu)圖在尺寸、位置、標(biāo)高和說明是否一致。（六）地質(zhì)勘探資料是否齊全，深度是否滿足施工開挖要求。（七）基礎(chǔ)設(shè)計(jì)是否與工程地質(zhì)條件相一致，地基處理方法是否合理。（九）鋼筋及相應(yīng)構(gòu)造是否表示清楚。（十一）是否存在不能施工、不便施工或難于施工的技術(shù)問題。預(yù)埋件、預(yù)留孔及二次澆灌是否表示清楚。（十二）（十三）是否存在結(jié)構(gòu)物與電氣、設(shè)備等專業(yè)的矛盾之處。是否存在容易導(dǎo)致質(zhì)量和安全問題，以及增加費(fèi)用問題。（十四）（十五）施工單位對(duì)圖紙所要求的施工條件能否滿足。（十六）關(guān)鍵部位有無特殊措施、特殊要求，施工能否保證。（十七）施工質(zhì)量有無特殊要求和施工保證。（十

12、八）測(cè)量、定位、放線有無數(shù)據(jù)資料，是否已經(jīng)審核。（十九）建筑物坐標(biāo)關(guān)系是否清楚準(zhǔn)確。（二十）施工安全有無保障。對(duì)圖紙上所要求的材料來源能否保證或代換， 有無難以提供的材料或設(shè)備。設(shè)計(jì)布置是否經(jīng)濟(jì)合理、便于安裝操作、維修。（二十二）設(shè)備圖紙及技術(shù)說明是否完備。機(jī)電設(shè)備選型及性能是否符合技術(shù)先進(jìn)安全可靠的原則。（二十四）建筑、結(jié)構(gòu)與公用管線、電氣設(shè)備安裝有無矛盾。（二十五）矛盾。（二十六）各專業(yè)之間之間的配合是否協(xié)調(diào)。（二十七）其它。第七章 圖紙會(huì)審的注意事項(xiàng)第十五條會(huì)審時(shí)，公司要派人做好會(huì)審記錄。各種管道的走向是否合理、與地上、地下建筑物（或結(jié)構(gòu)物）交叉有無第十六條第十七條會(huì)審時(shí)，提出的問題和建

13、議，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)處理或解答。會(huì)審后整理會(huì)審紀(jì)要，參加會(huì)審的單位表示同意的，一般以一式五份，由建設(shè)單位和施工單位蓋章后送交設(shè)計(jì)單位，經(jīng)設(shè)計(jì)單位簽章，送有關(guān)施工單位據(jù)以施工。會(huì)審紀(jì)要，要注明會(huì)審時(shí)間、主持單位、參加單位以及參加人員，作為建設(shè)單 位工程技術(shù)資料存檔。第十八條如有特殊情況，公司根據(jù)要求進(jìn)行處理0檔案管理制度第一章總則第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益, 特制訂本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中 形成的具有保存價(jià)值的的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、 聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件、電子

14、資料等不同形式的歷史記錄。第三條 公司及各部門員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第四條 檔案室負(fù)責(zé)接收、收集、整理、立卷、保管公司的技術(shù)檔案和提供其利用 工作，并監(jiān)督各部門的檔案工作。第五條 各科室應(yīng)設(shè)專職或兼職的資料、檔案保管員，負(fù)責(zé)本部門技術(shù)資料、檔案 管理工作，及時(shí)向公司檔案室上報(bào)歸檔。第六條 各科室逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐 步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第三章 檔案的收集第七條檔案收集包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等。第八條 檔案材料收集范圍：公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形 成的具有保存價(jià)值的文件材料。第九條 任何個(gè)人都不得以任

15、何理由拒絕向檔案室移交對(duì)公司有價(jià)值的檔案材料。凡散存在各部門和工程技術(shù)人員手中的文件、技術(shù)資料、工程圖紙等一律移交檔案室 集中統(tǒng)一管理。第十條 收到設(shè)計(jì)單位的技術(shù)文件材料、工程圖紙將按標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)歸檔，檔案室至少 歸檔兩份，其余發(fā)給施工單位、監(jiān)理單位和其他部門利用。第十一條檔案材料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。（一）定期送交制度 形成檔案材料的各職能部門，應(yīng)在文件材料辦理完畢的第二年，按照公司檔案室的歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量的要求，歸檔到公司檔案室。二）聯(lián)系催要制度 檔案室工作人員應(yīng)經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息，及時(shí)向形成材料的部門催收應(yīng)歸檔的材料。第十二條 收集材料的要求：一）收集進(jìn)檔案

16、室的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件） ，要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。二）不符合歸檔要求的檔案材料，檔案室將責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)職能部門按要求完成。 1、載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用 A4（ 80G ）規(guī)格的辦公用紙（專 業(yè)特殊要求的除外） 。2 、載體字跡要求。只能用碳素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫。禁 止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。 3 、現(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求。禁止色 帶打印、墨水打印材料歸檔。三）材料必須齊全、完整。 1、各部門完成的當(dāng)年工作職責(zé)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。 2、整件事情形成的成套材料必須配齊，保持文件材料之間的

17、邏輯聯(lián)系。第十三條 檔案室接收各單位、部門的檔案應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各留一份。第十四條把沒有保存價(jià)值的文件材料登記造冊(cè)，履行銷毀手續(xù)。第四章 歸檔制度第十五條檔案室要建立健全歸檔制度和工作規(guī)范， 確保檔案的完整、 準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第十六條檔案工作要與其他各項(xiàng)工作緊密結(jié)合， 實(shí)行布置、 檢查、總結(jié)、驗(yàn)收“四同步”。第十七條檔案部門應(yīng)參加產(chǎn)品試制定型、基建工程竣工驗(yàn)收、科研成果評(píng)獎(jiǎng)，將歸檔文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)做為一項(xiàng)重要的考核內(nèi)容。檔案部門不進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收，不得申報(bào)成果。第十八條 在生產(chǎn)、施工、科研等活動(dòng)中形成的各種文件材料都應(yīng)該立卷歸檔，工程項(xiàng)目科研課題由項(xiàng)目和課題負(fù)

18、責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集資料，經(jīng)整理后歸檔。在各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)文件材料的收集，經(jīng)整理后歸檔。第十九條 文件材料歸檔的基本要求：一）必須保持成套性和完整性。二）必須反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)性。三）必須符合其自然規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。四）必須符合國家有關(guān)文件種類、格式等標(biāo)準(zhǔn)。第二十條 歸檔范圍一）公司所屬單位及個(gè)人在行政管理、黨群工作、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目建設(shè)等各單位和部門在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)或電子文 件材料及文書檔案、會(huì)計(jì)檔案均屬于歸檔范圍。二）歸檔文件材料來源1、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料；2、本企業(yè)引

19、進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；3、本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。第二十一條 案卷質(zhì)量要求一）案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。二）立卷的文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。三）在立卷的文件材料中，同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件應(yīng)當(dāng)正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一 起，不得分開，傳真原件與復(fù)印件應(yīng)合一立卷，傳真復(fù)印件在前。四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；

20、跨年 度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在開幕年立卷；非訴訟案卷 在結(jié)案年立卷，其他文件材料的立卷按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五）卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件結(jié)論、決定性文件在前，依據(jù)材料等在 后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。（六）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按其排列順序，依次編寫頁號(hào)或件號(hào)，整卷裝訂的案卷, 應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面右上角，背面的左上角填寫頁號(hào)；不整卷裝訂的案卷, 應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編

21、號(hào)；圖標(biāo)和聲像材料等也應(yīng)在 裝具上或聲像材料的背面逐件編件號(hào)。（七）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件 材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名，但無實(shí)質(zhì)內(nèi) 容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi), 會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容，填寫的字跡要工整，卷內(nèi)文件目錄放在 卷首，若裝訂與文件和備考表裝訂在一起。（八）聲像資料和照片以及底片應(yīng)用文字標(biāo)出錄制或攝像的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、 中心內(nèi)容和責(zé)任者。（九）有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也 應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上，

22、以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾，若裝訂應(yīng)與文 件和目錄裝訂在一起。（十）案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件 材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和文件名稱。題名文字簡(jiǎn)練格式一致，使用簡(jiǎn)稱應(yīng) 通用易懂，并用碳素、藍(lán)黑或黑色墨水書寫，字跡要工整、清晰。（十一）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損或裝訂易壓字的文件材料應(yīng)按裝裱 技術(shù)要點(diǎn)裝裱，字跡易擴(kuò)散的（鉛筆或圓珠筆書寫的）應(yīng)復(fù)制并附原件后一并立卷;案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂，不裝定的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件細(xì)線裝訂。第二十二條 歸檔時(shí)間（一）公司基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目的任務(wù)完成后，一至兩個(gè)月內(nèi)將應(yīng)歸檔的文 書材料組成保管單位，由項(xiàng)目

23、負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。（二）各項(xiàng)管理部門工作中形成的文件材料，在年底將應(yīng)歸檔的文件材料組成的 案卷由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案室歸檔。外購設(shè)備儀器等文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后及時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。四）會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。五）六）企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物、電子文檔等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。七）下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料； 2、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料； 3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材

24、料； 4、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第五章 檔案的管理制度第二十三條 檔案分類的原則 檔案分類編號(hào)應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，并便于保管和提供利用。第二十四條 建立健全各項(xiàng)檔案編目制度。1、根據(jù)檔案管理規(guī)定對(duì)公司檔案分類編號(hào)。2、編制檔案總目錄、檔案分目錄、底圖目錄和案卷目錄等。第二十五條 檔案的保管一）存放檔案必須有專用的柜架，排架方法要科學(xué)和便于查找。二）縮微膠片、照片、磁帶、電子文檔等的保管應(yīng)按音像檔案管理辦法執(zhí)行。三）定期對(duì)對(duì)室藏檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)工作，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。四）檔案庫房的一般要求： 檔案保管須具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和采取防盜、 防火、防塵、防鼠、防潮、防高溫、防光、防有害氣體等安全措施。防盜：應(yīng)安裝檔案庫房的防盜門窗，尤其是存放保密檔案的庫房。防火：應(yīng)配備足夠的滅火器材，庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁電取暖、明火、做飯。防塵：制定日常衛(wèi)生管理辦法，定期除塵。防蟲：使用無酸檔案盒，柜內(nèi)放置防蟲藥物。防鼠：在存放檔案的地方都應(yīng)放置防鼠設(shè)備，并應(yīng)定期檢查（一月一次為宜）防潮：在檔案庫房裝配加濕器，配合干濕儀表使用，庫房濕度 45-60% 。防高溫：在檔案庫房裝配空調(diào)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫房溫度，配合溫度計(jì)使用，庫房溫度 一般為1424 C。CO 等）。防光：庫房窗戶裝設(shè)深色雙層窗簾。防有