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1、ir q深圳嘉德森投資集團(tuán)有限公司Shenen JDS Investment Group CCL; Ltd.合同管理制度精品文檔你我共享AAAAAAV(1.0)開始執(zhí)行日期:2013年 月文件編號(hào):JDS-02-02-04(1)管理文件核準(zhǔn)使用情況表文件編號(hào)JDS-02-02-04( 1)版本號(hào)V(1.0)執(zhí)行日期2013年 月 日制訂行政人事管理部審查董事會(huì)批準(zhǔn)第一屆董事會(huì)第一次會(huì)議決議批準(zhǔn)日期2013年月 日管理文件修訂情況表修訂部門修訂日期修訂原因版本號(hào):精品文檔你我共享AAAAAA修訂內(nèi)容摘要審查批準(zhǔn)執(zhí)行日期批準(zhǔn)版本號(hào)合同管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司各類合同管理,保證公司規(guī)范、安
2、全運(yùn)營(yíng),制定本制度。第二條合同管理是公司管理的重要組成部分,是公司業(yè)務(wù)和其他工作的重要保障,公司所有業(yè)務(wù)必須遵循先簽訂合同,再開展實(shí)際業(yè)務(wù),嚴(yán)格禁止無 合同開展業(yè)務(wù)操作,公司各部門和人員必須嚴(yán)格遵守本管理制度。第三條合同管理遵循“事先審核,統(tǒng)一管理”的原則。第四條本制度所指的合同,是指以公司名義和以關(guān)聯(lián)公司名義對(duì)外簽訂的所有 合同,主要分為業(yè)務(wù)類合同和非業(yè)務(wù)類合同。業(yè)務(wù)類合同是指公司經(jīng)營(yíng)性業(yè)務(wù)下產(chǎn)生的合同及合同履行過程 中達(dá)成的任何變更或補(bǔ)充協(xié)議及其相關(guān)文件。因業(yè)務(wù)而產(chǎn)生的擔(dān) 保合同屬于業(yè)務(wù)類合同。業(yè)務(wù)類合同包括進(jìn)口類合同、出口類合 同、采購(gòu)類合同、分銷類合同、虛擬生產(chǎn)類合同、運(yùn)輸合同、倉(cāng) 儲(chǔ)
3、合同、報(bào)關(guān)報(bào)檢合同等;非業(yè)務(wù)類合同包括但不限于:與公司經(jīng)營(yíng)性業(yè)務(wù)不直接相關(guān)的對(duì)外簽訂的合同及履約文件,如租賃合同、保險(xiǎn)合同、合資合同、 合作合同、非業(yè)務(wù)采購(gòu)合同、裝修合同、勞動(dòng)合同、廣告合同等。精品文檔你我共享AAAAAA第五條本制度所稱合同管理,包括合同的訂立、審核、批準(zhǔn)、簽署、履行、歸檔等各方面管理。第二章合同訂立第六條公司設(shè)風(fēng)控部負(fù)責(zé)公司各類標(biāo)準(zhǔn)合同范本的起草、修訂。董事會(huì)下設(shè)風(fēng)險(xiǎn)控制委員會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“風(fēng)控委員會(huì)”)將結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)逐步制定并完善公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本。第七條各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)優(yōu)先選擇公司合同范本,不得擅自修改公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本。原則上,所有客戶均應(yīng)簽訂公司標(biāo)準(zhǔn)合
4、同范本。第八條所有合同必須具備如下形式要件:(四)標(biāo)的價(jià)款或者服務(wù)報(bào)酬;(五)明確的質(zhì)量約定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn);合同雙方的法定名稱和法定住所地(必須保證每一個(gè)字準(zhǔn)確一致) 明確的合同標(biāo)的;合同標(biāo)的數(shù)量和單位;履行期限、地點(diǎn)和方式;違約責(zé)任;明確的爭(zhēng)議解決方法(仲裁或法院兩者只能選其一) 合同最終簽字人、簽署時(shí)間和公司印章或合同專用章。以上是合同的最基本條款,經(jīng)辦人員可根據(jù)實(shí)際情況增加條款,但原 則上不得缺少上述相關(guān)條款。第三章 合同審核職責(zé)與流程第一節(jié) 業(yè)務(wù)類合同的審核職責(zé)與流程第九條 各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門涉及的各類業(yè)務(wù)合同的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。第十條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)公司業(yè)務(wù)類合同中的結(jié)算方式進(jìn)
5、行審核,并根據(jù)結(jié)算方式約定的服務(wù)費(fèi)、收款方式、付款方式與期限等,以及公司的資金狀況提 出該業(yè)務(wù)交易中資金流安全運(yùn)轉(zhuǎn)及收益預(yù)測(cè)的財(cái)務(wù)審核意見。第十一條 營(yíng)運(yùn)中心負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)類合同中的商務(wù)操作、物流操作、通關(guān)操作等涉及的各方面商務(wù)運(yùn)作的安全性、可行性進(jìn)行審核,并出具審核意見, 同時(shí)出具是否符合政策法律法規(guī)的審核意見。精品文檔你我共享AAAAAA第十二條 風(fēng)控部負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)類合同中的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估審核,并對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的合同對(duì)方的公司資質(zhì)進(jìn)行審核。第十三條 特別重大的合同(如合同金額巨大、重大項(xiàng)目投資或合作伙伴重要等合同),應(yīng)組織項(xiàng)目小組參與談判。項(xiàng)目小組由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé), 并根據(jù)項(xiàng)目
6、情況從風(fēng)控、營(yíng)運(yùn)、財(cái)務(wù)等部門抽調(diào)人員組建項(xiàng)目小組參與 談判與審核。第十四條 業(yè)務(wù)類合同的審批按照如下流程進(jìn)行:業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員提交合同一營(yíng)銷拓展中心負(fù)責(zé)人審核一財(cái)務(wù)部審 核一營(yíng)運(yùn)中心審核-風(fēng)控部審核-總經(jīng)理審核或批準(zhǔn)(根據(jù)風(fēng)控委 員會(huì)運(yùn)作細(xì)則所設(shè)定的權(quán)限)-風(fēng)控委員會(huì)批準(zhǔn)。第二節(jié) 非業(yè)務(wù)類合同的審核職責(zé)與流程第十五條各經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)辦人提交的非業(yè)務(wù)類合同的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。第十六條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)公司非業(yè)務(wù)類合同中的付款方式、付款金額的合理性進(jìn)行審核。第十七條風(fēng)控委員會(huì)對(duì)公司非業(yè)務(wù)類合同的法律條款進(jìn)行審核。第十八條 非業(yè)務(wù)類合同的審批流程:經(jīng)辦人員提交合同一經(jīng)辦人員部門負(fù)責(zé)人審核一財(cái)務(wù)部
7、審核-總經(jīng)理批 準(zhǔn)(在授權(quán)范圍內(nèi))-董事會(huì)批準(zhǔn)。第四章合同簽署和用章管理第十九條 業(yè)務(wù)類合同由總經(jīng)理在合同上進(jìn)行簽名;非業(yè)務(wù)類合同由總經(jīng)理在合同上進(jìn)行簽名。第二十條所有合同均須按本制度流程審核批準(zhǔn)后并由總經(jīng)理簽名后方可加蓋合同專用章或公章。第五章合同履行和監(jiān)控第二十一條業(yè)務(wù)類合同簽訂并蓋章生效后,業(yè)務(wù)人員將經(jīng)審批的合同交接給商務(wù)部與財(cái)務(wù)部進(jìn)行合同的履行,業(yè)務(wù)人員應(yīng)監(jiān)督合同對(duì)方切實(shí)履行合同 義務(wù)。非業(yè)務(wù)類合同簽訂并蓋章生效后,合同經(jīng)辦人應(yīng)監(jiān)督合同對(duì)方切實(shí)履行 合同義務(wù)。精品文檔你我共享AAAAAA第二十二條 公司各部門都是合同的履行部門,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門經(jīng)辦人員嚴(yán)格按照合同規(guī)定履行合同,
8、并按如下規(guī)定履行職責(zé):對(duì)合同履行過程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行審核并及時(shí)提交相關(guān)部門歸檔;對(duì)合同對(duì)方欠款進(jìn)行催收; 對(duì)合同對(duì)方運(yùn)作、回款出現(xiàn)的異常情況及時(shí)通知風(fēng)控部并通報(bào)風(fēng)控委員會(huì);(4) 貨物庫(kù)存出現(xiàn)異常的應(yīng)及時(shí)通知風(fēng)控部并通報(bào)風(fēng)控委員會(huì);(5) 其他非正常的業(yè)務(wù)操作要求。第二十三條財(cái)務(wù)部按照財(cái)務(wù)管理相關(guān)制度對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理,財(cái)務(wù)部定期將欠款金額、欠款時(shí)間及欠款客戶提交總經(jīng)理并抄送風(fēng)控委員會(huì)成員。第二十四條 風(fēng)控委員會(huì)對(duì)欠款時(shí)間長(zhǎng),且欠款金額較大的客戶進(jìn)行專人實(shí)時(shí)跟蹤催收,并采取一切必要手段(包括訴訟程序)維護(hù)公司合法權(quán)益。第六章合同的保管第二十五條合同管理實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。第二十六條 合同經(jīng)辦人有義
9、務(wù)在合同簽訂后及時(shí)將合同原件收回,所有合同正本均由財(cái)務(wù)部進(jìn)行歸檔管理,并由財(cái)務(wù)部指定專人作為合同管理人員, 各相關(guān)業(yè)務(wù)部門自行保留復(fù)印件以備日常運(yùn)作、查閱。第二十七條 合同或項(xiàng)目審批表應(yīng)按照統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào),編號(hào)應(yīng)為連續(xù)、不可更改,由合同管理員進(jìn)行編號(hào)。第二十八條 合同正本入庫(kù)均應(yīng)進(jìn)行登記,登記簿要標(biāo)明合同所屬年度、入庫(kù)時(shí)間、合同類型等便于管理和利用的標(biāo)識(shí)。 合同管理員應(yīng)對(duì)合同整理歸檔, 進(jìn)行排序、編寫頁(yè)碼,填寫檔案目錄、圭寸皮等。檔案裝具應(yīng)保管檔案所 用的文件柜應(yīng)確保防盜、防火、防水。第二十九條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人于每季度末對(duì)合同進(jìn)行檢查并形成書面檢查記錄。檢查應(yīng)核對(duì)登記簿與合同是否一致,并對(duì)
10、當(dāng)季度內(nèi)合同的登記、保管、取 出等合同管理行為是否符合檔案規(guī)章制度作出說明。書面檢查記錄應(yīng)一式兩份,一份上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo),一份隨同檔案留底備查。第三十條 合同正本的取閱必須經(jīng)過合同管理人和公司相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)或以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)雙簽同意,領(lǐng)取人員應(yīng)簽相應(yīng)的收條,該收條一式兩份,一份留 精品文檔你我共享AAAAAA底備查,另一份存放在原檔案存放處。第三十一條 合同管理人員要對(duì)合同妥善保管,嚴(yán)格遵守保密制度,不得違章借出合同正本或透露合同內(nèi)容。涉及國(guó)家、公司和客戶秘密的,合同管理 人員、取出人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第三十二條對(duì)于未按本規(guī)定履行職責(zé),造成合同損毀、遺失,及擅自銷毀、擅自對(duì)外提供、涂
11、改、偽造和擅自透露機(jī)要信息的行為,視情節(jié)輕重對(duì)責(zé) 任人給予行政處分,責(zé)令賠償損失,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第七章其他第三十三條 本制度由行政人事管理部解釋和修訂。第三十四條 本制度自2013年月日起生效并實(shí)施。附件:合同編號(hào)規(guī)則精品文檔你我共享AAAAAA附件:例如:2012年3月1日出的合同,二級(jí)編號(hào)為:20120301。合同編號(hào)規(guī)則1 1. 一級(jí)編號(hào):根據(jù)合同的類型不同,一級(jí)編號(hào)由二個(gè)大寫字母表示,兩個(gè)大寫 字母是合同類型前兩個(gè)漢字拼音的第一個(gè)聲母。補(bǔ)充協(xié)議前加兩個(gè)合同類型前兩個(gè)漢字拼音的第一個(gè)聲母。例如:借款合同為JK,擔(dān)保合同為DB,抵押合同為DY,借款合同補(bǔ)充協(xié)議為JKBC,擔(dān)保
12、合同補(bǔ)充協(xié)議為DBBC,抵押合同補(bǔ)充協(xié)議為DYBC。2.2.二級(jí)編號(hào):為簽署合同的另一方名稱縮寫。如:我司與嘉德森公司簽訂的業(yè)務(wù)合同為:YW-JDS;我司與富士康公司簽訂的采購(gòu)合同為:CG-FSK;如果出現(xiàn)另一方名稱縮寫有重復(fù)的現(xiàn)象,將在縮寫后面予以注明,并用括號(hào)括住;3.3.二級(jí)編號(hào):二級(jí)編號(hào)為當(dāng)天的年月日。4.4.三級(jí)編號(hào):三級(jí)編號(hào)為當(dāng)天出合同的份數(shù),從 01到99。精品文檔你我共享AAAAAA沁園春雪北國(guó)風(fēng)光,千里冰封,里雪飄。望長(zhǎng)城內(nèi)外, 下,頓失滔滔。惟余莽莽;大河山舞銀蛇,原馳蠟象, 比高。欲與天公試?yán)纾阂惶飚?dāng)中出的第一份合同:01 ;當(dāng)天出的第二份合同:025.5.編號(hào)之間用“
13、一”連接。例如:2012年3月2日出的第二份借款合同,它的編號(hào):JK-20120302-022013年 月 日須晴日,看紅裝素裹,江山如此多嬌,引無數(shù)英雄競(jìng)折腰。惜秦皇漢武,略輸文采;唐宗宋 祖,稍遜風(fēng)騷。精品文檔你我共享AAAAAA代天驕,成吉思汗,只識(shí)彎弓射俱往矣,數(shù)風(fēng)流人物,還看今朝。能”是以眾議舉寵為督:大雕。v ,克出師表兩漢:諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂,今天下三分,益州疲弊,此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣 不懈于內(nèi),忠志之士忘身于外者,蓋追先帝之殊遇,欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開張圣聽,以光 先帝遺德,恢弘志士之氣,不宜妄自菲薄,引喻失義,以塞忠諫之路也。宮中府中,俱為一體;陟罰臧否,
14、不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者,宜付有司論其 刑賞,以昭陛下平明之理;不宜偏私,使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等,此皆良實(shí),志慮忠純,是以先帝簡(jiǎn)拔以遺陛下:愚 以為宮中之事,事無大小,悉以咨之,然后施行,必能裨補(bǔ)闕漏,有所廣益。將軍向?qū)?,性行淑均,曉暢軍事,試用于昔日,先帝稱之曰 愚以為營(yíng)中之事,悉以咨之,必能使行陣和睦,優(yōu)劣得所。親賢臣,遠(yuǎn)小人,此先漢所以興隆也; 親小人,遠(yuǎn)賢臣,此后漢所以傾頹也。 先帝在時(shí), 每與臣論此事,未嘗不嘆息痛恨于桓、 靈也。侍中、尚書、長(zhǎng)史、參軍,此悉貞良死節(jié)之臣,愿陛下親之、信之,則漢室之隆,可計(jì)日而待也”。臣本布衣,躬耕于南陽,茍全性命于亂世,不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙,猥自枉 屈,三顧臣于草廬之中,咨臣以當(dāng)世之事,由是感激,遂許先帝以驅(qū)馳。后值傾覆,受任于 敗軍之際,奉命于危難之間,爾來二十有一年矣。先帝知臣謹(jǐn)慎,故臨崩寄
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