溝通協(xié)調(diào)在辦公室工作中的應(yīng)用

1、溝通協(xié)調(diào)在辦公室工作中的應(yīng) 用溝通協(xié)調(diào)在辦公室工作中的應(yīng)用所謂溝通協(xié)調(diào)，即人與人之間、人與群體之間思想與感 情的傳遞和反饋的過程，觀念和消息的互相了解過程，整個(gè) 過程是一種持續(xù)性與互動(dòng)性的過程，其目的在于創(chuàng)造一致 性。良好有效地溝通協(xié)調(diào)能夠化解矛盾、贏得合作、促成工 作的順利開展。辦公室在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，歷來有著十分重 要的地位。它是各級(jí)各類部門制定、 實(shí)施和修正決策的“中樞 神經(jīng)”是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網(wǎng)絡(luò)，是溝通 上下、協(xié)調(diào)四方、保證機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要“樞紐”。辦公室的 主要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)、 為基層、和部門服務(wù)。圍繞這“三個(gè)服 務(wù)”辦公室必須發(fā)揮好參謀助手、督查督辦和

2、綜合協(xié)調(diào)“三個(gè) 作用”溝通協(xié)調(diào)是辦公室工作的重要職能，具備良好的溝通協(xié) 調(diào)技能，掌握高超的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，是出色完成辦公室工作 的保證。一、辦公室工作的主要作用1、發(fā)揮參謀助手作用。發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用， 主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是更新、更快、更實(shí)、更有針對性 為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)提供更多有價(jià)值、有見地、有份量的決策信息； 二是圍繞集團(tuán)的中心工作組織調(diào)查研究，使更多的調(diào)研建議 轉(zhuǎn)化為集團(tuán)的決策參考，轉(zhuǎn)化為推動(dòng)公司發(fā)展的實(shí)際成果； 三是堅(jiān)持以領(lǐng)導(dǎo)滿意度、基層認(rèn)同感和工作指導(dǎo)性為原則， 做好重要文稿的起草工作，正確傳達(dá)上級(jí)指示精神，準(zhǔn)確體 現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，如實(shí)反映基層真實(shí)情況。四是從領(lǐng)導(dǎo)的角 度和全局的高

3、度去思考、策劃和處理問題，做到“參之有道”， 又要做到“謀之有方”，還要做到“言之及時(shí)”，努力與集團(tuán)中心 工作合拍共振。2、發(fā)揮督促檢查作用。督促檢查是推動(dòng)決策落實(shí)的重 要手段，辦公室的督促檢查作用是確保集團(tuán)決策的貫徹執(zhí) 行。一是要緊扣中心，突出重點(diǎn)，要把主要力量放在促進(jìn)重 大決策的領(lǐng)導(dǎo)重要批示的貫徹落實(shí)上，通過督促檢查，突破 障礙、消除梗阻，促進(jìn)問題的及時(shí)解決，推動(dòng)決策的順利實(shí) 施。二是盡職盡責(zé)，有查必果，要充分發(fā)揮自身的督查工作 職能，把注重實(shí)效性作為提高督查工作質(zhì)量的重點(diǎn)來抓，保 證事事有回音，件件有著落，真正做到“議而決，決而行”。三 是要改進(jìn)方法，注重實(shí)效，要把督查的過程作為發(fā)現(xiàn)問題

4、、解決問題的過程，作為統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)矛盾的過程，作為加 快實(shí)施、促進(jìn)落實(shí)的過程，為推動(dòng)決策落實(shí)發(fā)揮更加積極的 作用。3、發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用。一是要充分發(fā)揮樞紐作用，要 通過辦公室這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，促使上上下下圍繞中心、方方面 面形成合力；二是要充分發(fā)揮統(tǒng)籌作用，在重大會(huì)議活動(dòng)組 織中，要提前介入，做好預(yù)案，周密安排，精心組織，保證 活動(dòng)順利進(jìn)行。辦公室要帶頭提高行政效率，要精心為領(lǐng)導(dǎo) 安排時(shí)間、日程、使時(shí)間的浪費(fèi)減少到最低限度，保證領(lǐng)導(dǎo) 能夠集中精力謀全局、抓大事。三是要充分發(fā)揮牽頭作用， 辦公室既要當(dāng)好“總調(diào)度員”，又要當(dāng)好“總服務(wù)員”。對一些急 事、難事、瑣事，要勇于承擔(dān)責(zé)任，既要敢于牽頭，當(dāng)好

5、主 角，又要善于協(xié)作，當(dāng)好配角。二、辦公室工作的原則辦公室將結(jié)合中心工作，更好地把握辦公室工作的基本 規(guī)律，著力提高辦公室工作水平，重點(diǎn)抓好以下五項(xiàng)工作。1、職能定位要準(zhǔn)確。辦公室肩負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)全局的重要職能， 位置關(guān)鍵、任務(wù)繁重。 主要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為基層服務(wù)，力創(chuàng) “三優(yōu)（優(yōu)質(zhì)服務(wù)、優(yōu)良作風(fēng)、優(yōu)美環(huán)境），準(zhǔn)確站位，到位 而不越位。2、運(yùn)行機(jī)制要高效。辦會(huì)流程清晰化，力爭辦會(huì)零失 誤；收文工作確保運(yùn)行順暢高效；辦事流程規(guī)范化，對督辦 督查、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)、政務(wù)接待、財(cái)物管理等日常工作做到 井井有條、忙而不亂。3、服務(wù)態(tài)度要改善。牢固樹立和落實(shí)以人為本

6、的理念， 對于到辦公室辦事的人員，始終以誠相待、熱情服務(wù)，讓人 感到親切和溫暖。4、工作條塊要系統(tǒng)。辦公室承擔(dān)的綜合協(xié)調(diào)、政務(wù)信 息、督促檢查、文稿起草、公文處理、目標(biāo)考評(píng)、事務(wù)服務(wù) 等工作，既要平衡推進(jìn)、全面發(fā)展；又要抓好協(xié)調(diào)，發(fā)揮整 體優(yōu)勢，提高整體效能。 做到工作“可持續(xù)”突出效果的務(wù)實(shí) 性。5、辦事主次要兼顧。辦公室是一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，工 作涉及方方面面，必須在統(tǒng)籌下有序推進(jìn)。一是注重細(xì)節(jié)。 二是抓住關(guān)鍵。三是善于發(fā)現(xiàn)和解決工作中的薄弱環(huán)節(jié)，抓 規(guī)范高效、抓優(yōu)化組合，著力提高辦公室人員的整體素質(zhì)， 著力提高工作的整體功能。三、溝通協(xié)調(diào)的技巧溝通協(xié)調(diào)是辦公室工作的縮影，也是發(fā)揮“三個(gè)作用

7、”體現(xiàn)“五個(gè)原則”的具體途徑，辦公室在溝通協(xié)調(diào)技巧上可分為 三種：與上級(jí)的溝通協(xié)調(diào)、與同級(jí)的溝通協(xié)調(diào)和與下級(jí)的溝 通協(xié)調(diào)。1、與上級(jí)的溝通協(xié)調(diào)。一是為上級(jí)分憂解難。應(yīng)該盡 職盡責(zé)地做好工作，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。這是作為辦公室 的一條重要原則。因此，辦公室應(yīng)該做好執(zhí)行者， 要堅(jiān)決地、 不折不扣地執(zhí)行上級(jí)的決定，并且在不違背上級(jí)精神的前提下，結(jié)合本部門的工作實(shí)際，制定切實(shí)可行的措施，富有創(chuàng) 造性地完成上級(jí)交給的工作任務(wù)，不能單一地只做“傳聲筒”。 二是正確看待批評(píng)。在工作過程中，我們難免會(huì)做錯(cuò)一些事 情，自然也就會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，這時(shí)我們應(yīng)該正確看待這 個(gè)批評(píng)。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)下屬，不外乎是對事

8、業(yè)、對同 志負(fù)責(zé)，真正用批評(píng)來發(fā)泄個(gè)人成見的領(lǐng)導(dǎo)畢竟是極少數(shù)。 所以有人說，批評(píng)的背后是關(guān)心，表揚(yáng)的背后是放任，不無 道理。當(dāng)然，正確看待批評(píng)就是才是關(guān)鍵。2、與同級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)。一是相互支持，積極配合。 一個(gè)好的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該是環(huán)環(huán)相扣，處處相融。同級(jí)之間 既要有合作精神，又要有相互支持的意識(shí)，這是對同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者“行為”的要求。當(dāng)同級(jí)有困難時(shí)，應(yīng)當(dāng)熱情幫一把；當(dāng)同 級(jí)出了差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)去幫助彌補(bǔ)；當(dāng)同級(jí)有問題時(shí)，應(yīng) 當(dāng)盡力挽救，而不是作一個(gè)輕閑自在的旁觀者。二是見賢思齊，強(qiáng)者為師。在同級(jí)關(guān)系中，不僅要有“容人之短”的肚 量，更要有“容人之長”的胸懷。也就是說不能因?yàn)閯e人比你 差就瞧不起他，

9、無視于他的存在，更不能因?yàn)閯e人比你強(qiáng)就 產(chǎn)生妒忌他人，這樣的話即不利于自己本身的提高，也有損 于同級(jí)之間的關(guān)系。對此，應(yīng)該積極地向賢者看齊，虛心學(xué) 習(xí)他人的長處。3、與下級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)。一是大膽信任和授權(quán)。上 級(jí)與下級(jí)之間應(yīng)該是近距離，這樣才能使工作有利地開展， 要知人善任，用人不疑，放手下面，敢于承擔(dān)責(zé)任，提高領(lǐng) 導(dǎo)藝術(shù)，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)人盡其才， 才盡其用。所以信任就是兩都之間最好的橋梁。辦公室主任 作為領(lǐng)導(dǎo)者對下屬越信任，就越愿意授權(quán)于下屬，而下屬就 會(huì)更加尊重領(lǐng)導(dǎo)者，彼此的關(guān)系就越融洽。相反，如果不信 任下屬，任何事情都自己做的話，自己一個(gè)人忙不過來不說， 下屬也會(huì)

10、覺得你是對他工作能力的懷疑，所以大膽信任與授 權(quán)就是溝通的開始。二是展現(xiàn)微笑的親和力。作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)如果對你真誠地微笑，你會(huì)覺得它給人溫曖，從而精神飽 滿，工作有勁；也會(huì)覺得它是一種鼓舞，給自己增添了幾分 自信；也會(huì)覺得它是一種信任；還會(huì)覺得它給人以安慰。所 以，領(lǐng)導(dǎo)者的微笑對下屬具有很大的魅力，給予下屬的是更 多的自信。三是展現(xiàn)示范帶頭的威信。“站著指揮”不如“干著 指揮”辦公室主任作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，光會(huì)說如何如何做是不 夠的，重要的還要會(huì)“干著指揮”從擬定實(shí)施方案，安排工作 程序，制定操作規(guī)程，建立責(zé)任制度等方面要親歷親為，只 有這樣辦公室主任才能帶領(lǐng)下屬均能做到“坐下來能寫， 站起 來能講，走出去能干”。其實(shí)某些情況下，這種無聲的命令甚 至比有聲的、文字的命令更有效、更有威力。他不是靠領(lǐng)導(dǎo) 手中的權(quán)力，不是強(qiáng)制力，而是靠領(lǐng)導(dǎo)者自身的模范帶頭、 艱苦實(shí)干的作風(fēng)形成的一種威望之力，也是一種最神圣的指 揮。4、積極開發(fā)多種形式的溝通協(xié)調(diào)渠道。個(gè)別的溝通是 一種有效的溝通，團(tuán)體的溝通也是十分重要的；上班時(shí)的溝 通是必要的，下班后的溝通也是需要的；正式場合的溝通是 少不了的，非正式場合的溝