《Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用實訓(xùn)教程》第4章：數(shù)據(jù)表應(yīng)用

1、返回本章返回本章第4章 數(shù)據(jù)表的應(yīng)用 4.1 數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián) 4.2 子數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建 4.3 編輯數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù) 返回本章返回本章第4章 數(shù)據(jù)表的應(yīng)用 實訓(xùn)概要 ：創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表的工作是建立系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作，僅僅定義數(shù)據(jù)表中的字段還不能開始使用數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中每個數(shù)據(jù)表都代表了一個實體，而實體間是存在著這樣或那樣的聯(lián)系，Access2002數(shù)據(jù)庫必須反映出這種實體間的相互關(guān)系，本章實訓(xùn)是將上章實訓(xùn)中已經(jīng)創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表建立關(guān)聯(lián)、創(chuàng)建子數(shù)據(jù)表、編輯數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)、格式化數(shù)據(jù)表視圖等，增進我們的學(xué)習(xí)力度。 返回本章返回本章案例說明上章實訓(xùn)中我們已創(chuàng)建了“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”所需的數(shù)據(jù)表“商品庫存情況”、“

2、商品上柜數(shù)據(jù)記錄”、“商品銷售情況”，當(dāng)售貨員“銷售貨物”時，要從“柜存”中提取貨物，“柜存貨物”數(shù)量不足時需要從“庫存”中提取，從此看出以上三個表之間是相互關(guān)聯(lián)的。在“商品庫存情況”、“商品上柜數(shù)據(jù)記錄”、“商品銷售情況”三個表中都存在著字段“商品編號”，我們可以通過“商品編號”為這些數(shù)據(jù)表創(chuàng)建關(guān)系。創(chuàng)建關(guān)系就是為了讓這些具有相同字段及數(shù)據(jù)類型卻相互獨立的數(shù)據(jù)表形成關(guān)聯(lián)，這就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫的特點，將相關(guān)的“數(shù)據(jù)”集合在一起。創(chuàng)建了關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)表就有父表和子表之分，插入子數(shù)據(jù)表，更方便數(shù)據(jù)的查閱，當(dāng)讀者使用父表時，可以方便地使用子表。 返回本章返回本章定義表間關(guān)系4.1 數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián) 上述實訓(xùn)中我

3、們?yōu)椤懊阅愠袠I(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”所創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表，相互間實際上是獨立的，要使這些表之間具有某種聯(lián)系，必須定義關(guān)系，主要關(guān)系有“一對一”、“一對多”、“多對多”。創(chuàng)建關(guān)系的操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；關(guān)閉所有打開的表，因為不能在已打開的表之間創(chuàng)建或修改關(guān)系；1. 單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕“”或單擊“工具”菜單下的“關(guān)系”命令；返回本章返回本章如果數(shù)據(jù)庫沒有定義任何關(guān)系，將會自動打開“顯示表”對話框如圖4.1所示，如果需要添加一個關(guān)系表，而“顯示表”對話框沒有顯示，單擊工具欄上的“顯示表”按鈕“”，如果關(guān)系表已顯示，請?zhí)讲襟E6；圖4.1“顯示表”對話框 返回本章返回本章首先

4、單擊要添加的表，然后單擊“添加”按鈕，或直接雙擊要添加的表名稱，我們添加“商品庫存情況”、“商品上柜數(shù)據(jù)記錄”、“商品銷售情況”三個表，單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“顯示表”對話框；如圖4.2所示；圖4.2“關(guān)系”窗口 返回本章返回本章在“關(guān)系”窗口，將“商品庫存情況”中字段“商品編號”，按住鼠標左鍵并拖動鼠標到“商品上柜數(shù)據(jù)記錄”中的“商品編號”位置，松開鼠標左鍵，彈出“編輯關(guān)系”對話框。如圖4.3所示； 圖4.3“編輯關(guān)系”對話框返回本章返回本章在“編輯關(guān)系”窗口，選擇“實施參照完整性”，再按“創(chuàng)建”按鈕，兩表間就有一個關(guān)系；重復(fù)上面的步驟為“商品上柜數(shù)據(jù)記錄”和“商品銷售情況”創(chuàng)建關(guān)系，如圖4

5、.4所示；關(guān)閉“關(guān)系”對話框，并保存關(guān)系，保存數(shù)據(jù)庫。圖4.4“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”中的關(guān)系 返回本章返回本章對于已經(jīng)建立好的關(guān)系，如果某些方面不符合需要，可以對其加以修改。操作一 編輯已有關(guān)系操作方法：關(guān)閉所有打開的表；如果沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按F11鍵從其它窗口切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口；單擊上具欄上的“關(guān)系”按鈕；1. 如果沒有顯示要編輯的表的關(guān)系，單擊工具欄上的“顯示表”按鈕，并雙擊每一個所要添加的表；編輯和刪除關(guān)系 返回本章返回本章雙擊要編輯關(guān)系的關(guān)系連線，打開如圖4.5所示的對話框；圖4.5編輯已有的關(guān)系 返回本章返回本章彈出“編輯關(guān)系”對話框，設(shè)置關(guān)系選項，如圖4.7所

6、示圖4.7“編輯關(guān)系”對話框 返回本章返回本章單擊“確定”返回“編輯關(guān)系”對話框，關(guān)閉“關(guān)系”對話框，保存關(guān)系，保存數(shù)據(jù)庫。操作二 刪除關(guān)系操作方法：對于已經(jīng)定義好的關(guān)系不僅可以進行編輯和修改，而且當(dāng)關(guān)系已沒有存在的必要時，也可以將關(guān)系刪除，在 Access 2002 中編輯和刪除關(guān)系很容易。在“關(guān)系”窗口，右擊指示修改或刪除的關(guān)系的聯(lián)系線的中部，從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇 “刪除”即可。 如圖4.8所示。 圖4.7“編輯關(guān)系”對話框 返回本章返回本章參照完成性就是保證具有關(guān)聯(lián)的關(guān)系的“關(guān)系”之間引用的完整性，或者說，保證有表間關(guān)聯(lián)關(guān)系的表的引用完整性。設(shè)置參照完整性的操作方法：打開數(shù)據(jù)庫，關(guān)閉所

7、有打開的表；如果沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按F11鍵從其它窗口切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口；單擊上具欄上的“關(guān)系”按鈕；如沒有設(shè)置表中“關(guān)系”，彈出“編輯關(guān)系”對話框，如果已經(jīng)設(shè)置關(guān)系，雙擊關(guān)系連接線即可打開“編輯關(guān)系”對話框； 1. 在“編輯關(guān)系”窗口單擊選中“實施參照完整性”，此時“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”兩個復(fù)選框就可以用了。如圖4.9所示設(shè)置參照完整性 返回本章返回本章在“編輯關(guān)系”窗口單擊選中“實施參照完整性”，此時“級聯(lián)更新相關(guān)字段”和“級聯(lián)刪除相關(guān)字段”兩個復(fù)選框就可以用了。如圖4.9所示圖4.9設(shè)置“參照完整性 返回本章返回本章單擊“確定”按鈕，返回“關(guān)系”窗口，如

8、圖4.10所示；圖4.10 設(shè)置“參照完整性”后的關(guān)系 返回本章返回本章關(guān)閉“關(guān)系”窗口，保存關(guān)系，保存數(shù)據(jù)庫。設(shè)置了實施參照完整性就可以使我們在表中修改了一個記錄的時候，不會影響到查詢的操作。特別是在有很多表，而且各個表之間都有關(guān)系聯(lián)接時，“實施參照完整性”會帶來更多的方便。 返回本章返回本章Access中表與表之間的關(guān)系通過聯(lián)接來體現(xiàn)，連接將最終作用于查詢、基于多表的窗體和報表，直接影響所生成的記錄數(shù)據(jù)。根據(jù)查詢結(jié)果產(chǎn)生條件將聯(lián)接劃分為三種類型：即內(nèi)部連接、左邊外部連接和右邊外部連接。設(shè)置連接類型的操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口；打開“關(guān)系”窗口；1

9、. 雙擊兩個表之間連接線的中間部分，以打開“編輯關(guān)系”對話框；設(shè)置聯(lián)接類型 返回本章返回本章單擊“聯(lián)接類型”按鈕，打開如圖4.11所示的“聯(lián)接屬性”對話框； 圖4.11“聯(lián)接屬性”對話框 單擊所需要的連接類型，再單擊“確定”按鈕，返回“編輯關(guān)系”對話框，完成了連接類型的設(shè)置。 返回本章返回本章子數(shù)據(jù)表是一個嵌套在其他數(shù)據(jù)表中的表，可以幫助讀者瀏覽表、查詢、窗體和窗體數(shù)據(jù)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)，插入子數(shù)據(jù)表的操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開父表“商品庫存情況”；1. 選擇“插入”菜單中的“子數(shù)據(jù)表”命令，系統(tǒng)會彈出“插入子數(shù)據(jù)表”對話框，如圖4.12所示； 4.2

10、 子數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建 圖4.12插入子數(shù)據(jù)表 返回本章返回本章單擊“表”選項下的“商品上柜數(shù)據(jù)記錄”，單擊“確定”按鈕，即在“商品庫存情況”表中插入了一個子數(shù)據(jù)表“商品柜存數(shù)據(jù)記錄”；單擊“商品編號”前面的折疊按鈕“”，子數(shù)據(jù)表中相關(guān)的記錄就會打開，如圖4.13所示；圖4.13 子數(shù)據(jù)表(一)返回本章返回本章將光標停留在子數(shù)據(jù)表中，再次插入一個子數(shù)據(jù)表“商品銷售情況”，方法同上，結(jié)果如圖4.14所示；圖4.14 子數(shù)據(jù)表(二) 返回本章返回本章關(guān)閉數(shù)據(jù)表，系統(tǒng)彈出對話框，選中更改對象，如圖4.15所示，單擊“是”，保存所做的設(shè)置，如果單擊“全否”，將不保存所有的設(shè)置。 圖4.15保存對話框 返回本

11、章返回本章在數(shù)據(jù)庫中使用數(shù)據(jù)時，基本的操作有瀏覽、更新、刪除等，這些操作在上述實訓(xùn)中在表“設(shè)計”視圖中也可以直接進行，在數(shù)據(jù)瀏覽視圖中還能查找和替換記錄，對數(shù)據(jù)進行排序和篩選等。4.3 編輯數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù) 編輯數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù) 操作一 數(shù)據(jù)的粘貼操作打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；1. 打開數(shù)據(jù)表“公司職員基本情況”；返回本章返回本章選擇地址列，單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，如圖4.16所示； 圖4.16選擇表中“地址”字段列 返回本章返回本章再選擇要粘貼的列，如“備注”列，單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“粘貼”命令，系統(tǒng)彈出提示信息框，單擊“是”即可，如圖4.17所示；

12、 圖4.17粘貼后的數(shù)據(jù)表瀏覽視圖 返回本章返回本章操作二 刪除列操作：1. 在上述實踐中，選擇備注列，單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“刪除列”命令，系統(tǒng)彈出提示對話框，如圖4.18所示； 圖4.18“刪除列”對話框 返回本章返回本章單擊“是”按鈕，結(jié)果在公司職員基本情況表中少了一列“備注”，如圖4.19所示；圖4.19刪除列后的瀏覽視圖 操作三 刪除記錄操作： 打開數(shù)據(jù)表，選擇要刪除的行，按DEL鍵即可。 返回本章返回本章當(dāng)表中記錄很多時，用戶通過瀏覽方式查看表中的數(shù)據(jù)信息，會有一定的困難，若要使用Access系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查找操作來完成，就方便得多。操作一 查找操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市

13、業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；打開數(shù)據(jù)表“公司職員基本情況”； 1. 按ctrl+f鍵彈出對話框，如圖4.20所示，填入相應(yīng)的內(nèi)容、范圍、匹配、搜索及條件開始查找；查找和替換記錄圖4.20 “查找”對話框 返回本章返回本章操作二 替換操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；打開數(shù)據(jù)表“公司職員基本情況”；1. 按ctrl+h鍵彈出對話框，如圖4.21所示，選擇“替換”選項卡，輸入要查找的數(shù)據(jù)，輸入要替換的數(shù)據(jù)，確定查找的范圍，確定匹配條件，按“查找下一個”按鈕，光標將定位到第一個與“查找內(nèi)容”相“匹配”的數(shù)據(jù)項的位置，再按“替換”按鈕即可。返回本章返回本章圖4.21“替換”對話框 返回本章返回

14、本章在“表”瀏覽窗口，表中的數(shù)據(jù)顯示順序，通常是根據(jù)數(shù)據(jù)輸入先后順利排列的，更多的時候，用戶使用數(shù)據(jù)是希望按照某種需求排列表中，Access系統(tǒng)提供了重新排列數(shù)據(jù)順序的工具，可以通過對表中記錄進行排序操作，實現(xiàn)對表中記錄的重新排列。篩選也是查找表中數(shù)據(jù)的一種操作，但與查找有所不同，它所查找到的信息是一個或一組滿足規(guī)定條件的記錄而不是具體操作的數(shù)據(jù)項。 操作一 排序的操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；1. 打開“公司職員基本情況”表；排序和篩選記錄 返回本章返回本章將光標停留在“員工編號”列的任何位置，單擊工具上的降序按鈕“”即可。如圖4.22、圖4.23所示； 圖4.22排序前

15、 圖4.23排序后 返回本章返回本章操作二 數(shù)據(jù)篩選簡單地說，篩選就是一個簡單的查詢，但篩選在功能上弱于查詢，在Microsoft Access 2002中可以使用四種方法篩選記錄：“按選定內(nèi)容篩選”、“按窗體篩選”、“內(nèi)容排除篩選”、“高級篩選/排序”?！鞍催x定內(nèi)容篩選”操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”；1. 在“表”瀏覽視圖窗口中打開“商品銷售情況”表，表中單擊“商品名稱”字段等于“法國弓箭飲水杯”的任一記錄的“商品名稱”字段，單擊工具欄上“按選定內(nèi)容篩選”按鈕“”，結(jié)果如圖4.24所示； 返回本章返回本章圖4.24按“法國弓箭飲水杯”內(nèi)容篩選結(jié)果 如果要取消對數(shù)據(jù)表的篩選

16、操作，可以按工具欄上的“取消過濾器”按鈕“”或在“記錄”菜單中選擇“取消篩選/排序”菜單項。 返回本章返回本章2“按窗體篩選”操作方法：打開數(shù)據(jù)庫“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”； 在“表”瀏覽視圖窗口中打開“商品銷售情況”表，單擊工具欄上“按窗體篩選按鈕“ ”，單擊字段“商品名稱”列下拉箭頭，選擇“法國弓箭飲水杯”，如圖4.25所示圖4.25“按窗體篩選”示意圖 返回本章返回本章單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕“ ”，可得篩選結(jié)果如圖4.26所示。 圖4.26篩選結(jié)果 返回本章返回本章操作三 “按內(nèi)容篩選”操作方法： 打開上述實訓(xùn)中的 “商品銷售情況表”，鼠標右鍵單擊“商品名稱”字段的任一條，出現(xiàn)

17、如圖4.27所示菜單； 圖4.27“篩選目標”對話框 返回本章返回本章在“篩選目標”對話框中輸入“法國弓箭飲水杯”，按Enter鍵即可得到篩選結(jié)果， 如圖4.28所示；圖4.28篩選結(jié)果 返回本章返回本章操作四 “高級篩選/排序” 前面集中篩選都是針對單個數(shù)據(jù)表的，使用“高級篩選/排序”穿口可以針對多個數(shù)據(jù)庫中多個表或查詢。操作方法：打開“商品銷售情況表”； 單擊菜單“記錄”，選擇“篩選”下的子菜單“高級篩選/排序”命令，彈出如圖4.29所示對話框；圖4.29“高級篩選/排序”對話框 返回本章返回本章操作四 “高級篩選/排序” 前面集中篩選都是針對單個數(shù)據(jù)表的，使用“高級篩選/排序”穿口可以針

18、對多個數(shù)據(jù)庫中多個表或查詢。操作方法：打開“商品銷售情況表”； 單擊菜單“記錄”，選擇“篩選”下的子菜單“高級篩選/排序”命令，彈出如圖4.29所示對話框；圖4.29“高級篩選/排序”對話框 返回本章返回本章在“排序”選項卡中選擇“升序”，在“準則”中輸入篩選準則“法國弓箭飲水杯”；單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕“”，結(jié)果如圖4.30。圖4.30篩選結(jié)果 返回本章返回本章類對象的插入 OLE 對象（OLE 對象：一種支持 OLE 協(xié)議（用于對象的鏈接和嵌入）的對象。來自 OLE 服務(wù)器的 OLE 對象（如 Windows 畫筆圖片或 Microsoft Excel 電子表格）可以鏈接或嵌入到字段、窗體或報表中類型。Byte 型，可讀寫。 在我們選擇數(shù)據(jù)類型為OLE對象時，在視圖中任