秘書信息管理

1、信息管理信息管理l一、信息的收集一、信息的收集l二、信息的篩選二、信息的篩選l三、信息的分類三、信息的分類l四、信息的校核四、信息的校核l五、信息的傳遞五、信息的傳遞l六、信息的存儲(chǔ)六、信息的存儲(chǔ)事務(wù)管理事務(wù)管理試題解析試題解析信息管理l單項(xiàng)選擇題示例l秘書直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物秘書直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物而獲取信息的方法是（而獲取信息的方法是（ ）。）。l（A A）感覺法）感覺法 l（B B）認(rèn)識(shí)法）認(rèn)識(shí)法l（C C）觀察法）觀察法 l（D D）體驗(yàn)法）體驗(yàn)法事務(wù)管理事務(wù)管理試題解析試題解析信息管理l多項(xiàng)選擇題示例l信息傳遞的要素包括（信息傳遞的要素包括（ ）。）。

2、l（A A）信碼）信碼 l（B B）信源）信源l（C C）信號(hào)）信號(hào)l（D D）信宿）信宿事務(wù)管理事務(wù)管理試題解析試題解析信息管理l工作實(shí)務(wù)題示例l背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（理蘇明需要你完成的任務(wù)。（1515分）分）便便 條條鐘苗：鐘苗： 公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場(chǎng)信息，作為決策的依據(jù)和參考法、詢問法獲得有關(guān)市場(chǎng)信息，作為決策的依據(jù)和參考。請(qǐng)你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點(diǎn)。請(qǐng)你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點(diǎn)。 謝謝。謝謝。

3、 行政經(jīng)理行政經(jīng)理 蘇明蘇明二六年十二月六日二六年十二月六日 信息的概述信息的概述l1 1、信息工作的意義、信息工作的意義信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ)信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑案例案例 1l達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國(guó)外考察回來的熟人交談。小谷了解書小谷與一位剛從國(guó)外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國(guó)商店里出售的中國(guó)泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意到某外國(guó)商店里出售的中國(guó)泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多

4、是臺(tái)灣制造的，工藝水平并不如大陸興隆，但產(chǎn)品大多是臺(tái)灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國(guó)消費(fèi)者特別喜歡反映中國(guó)民俗的泥塑生產(chǎn)的泥塑。該國(guó)消費(fèi)者特別喜歡反映中國(guó)民俗的泥塑。l此時(shí)，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？此時(shí)，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？案例案例 1 分析分析l秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉、秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉、篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。l小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場(chǎng)營(yíng)銷部門進(jìn)小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場(chǎng)營(yíng)銷部門進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，行詳

5、細(xì)的調(diào)查研究，l幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計(jì)劃，包括推出的產(chǎn)品幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計(jì)劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價(jià)格、宣傳、促銷、銷售渠道等。品種、數(shù)量、價(jià)格、宣傳、促銷、銷售渠道等。2、信息的特點(diǎn)、信息的特點(diǎn)l1、客觀性、客觀性l2、時(shí)效性、時(shí)效性l3、可塑性、可塑性l4、共享性、共享性l5、依附性：信息的載體有哪些？、依附性：信息的載體有哪些？l6、傳遞性、傳遞性l7、開發(fā)性、開發(fā)性l8、無限、無限 性性1、文字形態(tài)2、聲像形態(tài)3、記憶形態(tài)信息工作流程圖信息工作流程圖P201一、信息的收集一、信息的收集l1 1、秘書工作中，信息收集的主要范圍、秘書工作中，信息收集的主要范圍政策

6、法規(guī)信息政策法規(guī)信息企業(yè)信息企業(yè)信息客戶信息、客戶信息、貿(mào)易信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息國(guó)際金融信息國(guó)際市場(chǎng)信息國(guó)際市場(chǎng)信息同級(jí)相關(guān)信息：平行單位間信息同級(jí)相關(guān)信息：平行單位間信息一、信息的收集一、信息的收集l2 2、信息收集的渠道：、信息收集的渠道：l1 1）大眾傳播媒介）大眾傳播媒介l2 2）圖書館）圖書館l3 3）聯(lián)機(jī)信息檢索渠道（搜索引擎）聯(lián)機(jī)信息檢索渠道（搜索引擎）l4 4）供應(yīng)商和客戶）供應(yīng)商和客戶l5 5）貿(mào)易交流渠道）貿(mào)易交流渠道l6 6）信息機(jī)構(gòu)渠道）信息機(jī)構(gòu)渠道l7 7）關(guān)系渠道）關(guān)系渠道l8 8）調(diào)查渠道）調(diào)查渠道l3 3、信息收集的要求、信息收集的要求l1 1）價(jià)值性）

7、價(jià)值性l2 2）時(shí)效性）時(shí)效性l3 3）層次性）層次性l4 4）針對(duì)性）針對(duì)性l5 5）全面性）全面性一、信息的收集一、信息的收集l3 3、信息收集的方法、信息收集的方法l1 1）觀察法）觀察法l2 2）閱讀法）閱讀法l3 3）詢問法）詢問法l4 4）問卷法）問卷法l5 5）網(wǎng)絡(luò)法）網(wǎng)絡(luò)法l6 6）交談法）交談法l7 7）購(gòu)置法）購(gòu)置法一、信息的收集一、信息的收集二、信息的篩選二、信息的篩選l篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行篩選是對(duì)收集到的信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的價(jià)鑒別和選擇，判斷信息的價(jià)值，決定信息的取舍，提取值，決定信息的取舍，提取真實(shí)、有價(jià)值、能滿足需求真實(shí)、有價(jià)值、能滿足需求的信息。的信

8、息。二、信息的篩選二、信息的篩選l案例案例l秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活秘書鐘苗注意信息的收集，凡是工作活動(dòng)中接觸到的各種信息都收集，存放抽動(dòng)中接觸到的各種信息都收集，存放抽屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天屜里。日積月累存放了幾大抽屜。一天她的經(jīng)理要查閱一分市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，可她的經(jīng)理要查閱一分市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，可是鐘苗找了半天也沒個(gè)結(jié)果。是鐘苗找了半天也沒個(gè)結(jié)果。l思考：鐘苗的工作存在什么問題？思考：鐘苗的工作存在什么問題？秘書常備的信息資料秘書常備的信息資料l參考書（字典、年鑒、百科全書等）參考書（字典、年鑒、百科全書等）l報(bào)紙期刊報(bào)紙期刊l統(tǒng)計(jì)資料統(tǒng)計(jì)資料l地圖集地圖集l內(nèi)部文獻(xiàn)內(nèi)部文獻(xiàn)

9、l常用人名聯(lián)系方式常用人名聯(lián)系方式l行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編行業(yè)相關(guān)政策匯編、法律法規(guī)匯編二、信息的篩選二、信息的篩選標(biāo)記說明標(biāo)記說明摘記摘記復(fù)印、裁剪復(fù)印、裁剪留意標(biāo)題留意標(biāo)題& 篩選信息資料的方法篩選信息資料的方法二、信息的篩選二、信息的篩選& 篩選信息資料的要求：篩選信息資料的要求：&分析信息需求，緊靠主題，選擇分析信息需求，緊靠主題，選擇與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向與本主題密切相關(guān)的信息，帶有傾向性、動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見性、動(dòng)向性或突發(fā)性的信息，能預(yù)見未來發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，剔除虛假、過未來發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)、空洞的信息時(shí)、重復(fù)、空洞的信息二、信息的篩選

10、二、信息的篩選l信息篩選的程序信息篩選的程序看來源看標(biāo)題看正文決定取舍看來源看標(biāo)題看正文決定取舍1、突出主題思想、突出主題思想2、選擇典型性、淘汰一般、選擇典型性、淘汰一般3、有時(shí)效性、充滿新意、有時(shí)效性、充滿新意4、從實(shí)際出發(fā)，有特點(diǎn)、從實(shí)際出發(fā)，有特點(diǎn)5、選擇宏觀、淘汰微觀、選擇宏觀、淘汰微觀三、信息的分類三、信息的分類l信息的分類方法信息的分類方法字母分類法字母分類法( (按作者姓名、單位名稱、標(biāo)題等）按作者姓名、單位名稱、標(biāo)題等）地區(qū)分類法地區(qū)分類法主題分類法主題分類法數(shù)字分類法數(shù)字分類法時(shí)間分類法（按信息形成先后）時(shí)間分類法（按信息形成先后）根據(jù)工作需要，將各種分類方法結(jié)合使用根據(jù)工

11、作需要，將各種分類方法結(jié)合使用三、信息的分類三、信息的分類l信息分類的注意事項(xiàng)信息分類的注意事項(xiàng)1 1、利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別、利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別2 2、建立交叉參照卡、建立交叉參照卡 交叉參照卡交叉參照卡名稱名稱/主題：主題：詳見：詳見：相關(guān)名稱相關(guān)名稱/主題主題四、信息的校核四、信息的校核l信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)信息校核的范圍：對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。l信息校核的要求：信息校核的要求：l1 1、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)、以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)l2 2、要排除主觀因素的干擾、要排除主觀因素的干擾四、信息的校核

12、四、信息的校核l信息校核的程序：信息校核的程序：確定內(nèi)容選擇校核方法核實(shí)分析信息作出判斷確定內(nèi)容選擇校核方法核實(shí)分析信息作出判斷1、溯源法2、比較法3、核對(duì)法4、邏輯法5、調(diào)查法6、統(tǒng)計(jì)法核對(duì)計(jì)算定性、定量分析邏輯推理判斷真?zhèn)涡畔⒌膫鬟f信息的傳遞l信息傳遞的要求信息傳遞的要求迅速、準(zhǔn)確、保密迅速、準(zhǔn)確、保密l信息傳遞的途徑信息傳遞的途徑信源信道信宿信源信道信宿l信息傳遞的方向信息傳遞的方向內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流溝通內(nèi)向傳遞：在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交流溝通外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息外向傳遞：利用傳播媒介向外界傳遞單位信息信息傳遞實(shí)戰(zhàn)演練信息傳遞實(shí)戰(zhàn)演練內(nèi)向傳遞內(nèi)向傳遞 外向傳

13、遞外向傳遞 新聞稿新聞稿 備備忘錄忘錄 文件傳閱單文件傳閱單 新聞發(fā)新聞發(fā)布會(huì)布會(huì) 報(bào)刊聲明報(bào)刊聲明 公司人公司人事會(huì)議事會(huì)議 單位規(guī)章制度單位規(guī)章制度 股份公司股股份公司股東大會(huì)東大會(huì) 員工嘉獎(jiǎng)令員工嘉獎(jiǎng)令 處分處分通告通告信息傳遞方法信息傳遞方法語言傳遞語言傳遞文字傳遞文字傳遞電訊傳遞電訊傳遞可視化輔助物傳遞可視化輔助物傳遞信息的儲(chǔ)存信息的儲(chǔ)存l信息儲(chǔ)存的載體信息儲(chǔ)存的載體紙質(zhì)載體紙質(zhì)載體磁性載體：磁性載體：縮微品：縮微品：信息存儲(chǔ)的設(shè)備：信息存儲(chǔ)的設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、文件夾、文件盒、文件袋、有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮、防蟲、防蟲科學(xué)地存放排列科學(xué)地存放排列信息的儲(chǔ)存信息的儲(chǔ)存l信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng)信息儲(chǔ)存管理系統(tǒng): :1 1、信息集中管理系統(tǒng)、信息集中管理系統(tǒng)2 2、信息分散管理系統(tǒng)、信息分散管理系統(tǒng)3 3、信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)、信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)l信