創(chuàng)建省級示范數(shù)字檔案室經(jīng)驗材料

1、創(chuàng)建省級“示范數(shù)字檔案室”經(jīng)驗材料近年來，XX市住房公積金管理中心堅持以檔案數(shù)字化工作為重點，逐步實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化和絡(luò)化目標(biāo)，大力推進省級“示范數(shù)字檔案室”創(chuàng)建工作。主要做法是：一、加強領(lǐng)導(dǎo)，將數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作落實到位1 、明確分工，強化職責(zé)。中心領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化工作十分重視， 把檔案信息化納入單位信息化總體管理目標(biāo)之中，在人員配備、資金投入上都給予了大力支持。成立了檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，由中心主任任組長，分管檔案工作的副主任為副組長，綜合財務(wù)科為責(zé)任科室，負責(zé)與各業(yè)務(wù)科室的協(xié)調(diào)、聯(lián)系和綜合檔案室管理工作。 領(lǐng)導(dǎo)小組年初制定創(chuàng)建計劃，定期召開會議聽取工作匯報，研究解決工作問題， 督促

2、檢查工作進度， 并由綜合財務(wù)科牽頭，具體落實整改推進工作。2 、建章立制，強化管理。根據(jù)數(shù)字化檔案室創(chuàng)建要求，完善了本單位檔案信息化管理制度，制訂了電子文件歸檔與管理辦法、安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護制度、數(shù)字檔案鑒定銷毀制度、 數(shù)字檔案鑒定銷毀制度等6 項管理制度，確保了檔案工作有章可循，進一步規(guī)范了檔案工作的操作方法和操作程序， 確保了工作的嚴(yán)密性、有序性和安全性。3 、軟硬兼?zhèn)?，強化基礎(chǔ)。落實高業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案員負責(zé)數(shù)字檔案室工作， 各業(yè)務(wù)科室配備兼職檔案員，大部分檔案員都參加過省、嘉興、市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具備一定的業(yè)務(wù)知識和管理能力。此外，配備了檔案數(shù)字化工作的必

3、要設(shè)備。 檔案室共有計算機 3 臺、打印機2 臺、掃描儀1 臺、數(shù)碼相機1部、刻錄儀2 臺，中心計算機機房約 105 平方米，服務(wù)器、存儲設(shè)備、絡(luò)設(shè)備齊全，為檔案數(shù)字化工作提供了強有力的后臺保障。二、規(guī)范建設(shè)，提高檔案數(shù)字化工作水平1 、建立規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫。中心所有室藏檔案均建立規(guī)范化電子目錄，共建有文書、業(yè)務(wù)、科技、特種載體、會計檔案目錄 28086 條。其中，文書檔案目錄3774 條，業(yè)務(wù)檔案目錄 250509 條，特種載體目錄 593 條，會計檔案目錄 7554 條。室藏檔案可通過手工和計算機目錄檢索。 根據(jù)單位利用要求，建立了榮譽庫、住房公積金繳存單位信息庫和住房公積金繳存職工個人

4、信息庫3 個專題數(shù)據(jù)庫。2 、實現(xiàn)常用檔案全文數(shù)字化。XX 年中心啟動紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作， 根據(jù)預(yù)算實際情況制訂了工作進度計劃。目前已經(jīng)完成 XX年以后常用紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化掃描，掃描件累計達677524 頁。照片、實物檔案及聲像檔案也實現(xiàn)全文數(shù)字化，并采用光盤作為記錄載體，計算機硬盤作備份，便于保存利用。 根據(jù)計劃， 于 XX 年全面完成全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。3 、做好電子文件歸檔管理工作。根據(jù)電子文件歸檔工作有關(guān)要求，結(jié)合實際，制訂了中心電子文件的歸檔范圍和保管期限， 及時按要求將具有保存價值的電子文件歸檔，由綜合財務(wù)科統(tǒng)一管理、監(jiān)督和保密。 歸檔電子文件除在指定管理員計算機

5、硬盤上存儲外，采用光盤刻錄一式三套保管，一套封存保管， 一套提供利用， 一套異地備份于市檔案局。光盤均妥善放置于防磁柜中，定期進行完整性、可讀性檢查。三、結(jié)合工作，發(fā)揮檔案數(shù)字化工作服務(wù)實效1 、建立電子檔案利用登記制度。根據(jù)各科室查詢利用需要， 對各科室的數(shù)字檔案利用權(quán)限分級設(shè)定，分為查閱利用權(quán)、修改完善權(quán)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護權(quán)三級。并將數(shù)字檔案查閱權(quán)限按業(yè)務(wù)科室分配給兼職檔案頁 5 共 頁 3 第員，為其設(shè)定專門的密碼，需要查檔時憑密碼進入檔案系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。數(shù)字檔案的利用，大大地提高了檔案檢索的效率，有利于職工及時、有效、準(zhǔn)確地獲得所需檔案，提高了檔案的利用率。2 、 發(fā)布實用電子檔案編研成

6、果。 近年編制的 規(guī)章制度匯編 、 20 周年文件匯編 、 文明在行進中 、工人先鋒號 、創(chuàng)先爭優(yōu) 、住房保障工作紀(jì)實等編研材料在單位局域進行了共享， 便于各科室查詢利用。電子檔案的使用，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空的局限， 實現(xiàn)了多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案的目標(biāo)， 大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平。同時，避免了因紙張耗損造成的損失，對實體檔案起到了保護作用。3 、逐步建立數(shù)字檔案信息站。目前，中心利用XX公積金站、住房保障陽光工程、XX公積金微博、微信等平臺，將部分電子公文、信息、照片檔案、活動專題進行發(fā)布，極大地提高了信息的傳播率。但是由于檔案數(shù)字化工作起步較晚，受資金、時間等因素影響，