辦公室接待來訪14個注意事項(xiàng)

1、辦公室接待來訪 14 個注意事項(xiàng)1. 立刻招待來訪的客人大部分來訪的客人對單位來說都很重要， 要表示友好熱情和愿意 提供服務(wù)的態(tài)度。 如果你正在打字應(yīng)立即停止， 即使是在打電話也要 對來客點(diǎn)頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。2. 熱情主動問候客人 打招呼時，應(yīng)輕輕地點(diǎn)頭并面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯 得比較親切。3. 陌生的客人光臨時務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。 通?？蓡枺?請問貴姓？請問 您是哪家單位？4. 有客人未預(yù)約來訪時 不要直接回答領(lǐng)導(dǎo)在或不在，而要告訴對方： “我去看看他是否 在?！?同時婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意： “請問您找他有什么事？”如果對 方?jīng)]有通報姓名則必

2、須問明， 盡量從客人的回答中， 充分判斷能否讓 他與領(lǐng)導(dǎo)見面。5. 判斷來客的身份與種類 要事先了解領(lǐng)導(dǎo)是愿意隨時接待任何來客， 還是喜歡視情況而定， 一般可以將來客分為幾個種類： （1）客戶；（2）工作上的伙伴， 搭檔； （3）家屬，親戚；（4）私人朋友；（5）其他。在沒有預(yù)約的情況下， 通?？砂凑找陨享樞騺頉Q定何者為先。 如果來客非常重要， 就不要私 自擋駕。6. 謝絕會晤時要說明理由，并表示歉意 不要在沒取得領(lǐng)導(dǎo)的同意以前就確認(rèn)你另定的約見時間， 最好告 訴來客：“我能否給您回電話再確認(rèn)時間？”7. 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不要輕易引見來客 即使是事先有預(yù)約的來客光臨， 也要先通報領(lǐng)導(dǎo) （用電話聯(lián)

3、系或 親自前去報告），等候指示。倘若沒有預(yù)約，即使是你認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)肯定 會接見的客人，也不可擅自引見。8. 如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時聯(lián)絡(luò)不上應(yīng)該向重要來客說明原因， 表示將主動聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見 時間。如果對方表示同意，應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時間。9. 讓來客等候時要注意 熱情招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪， 請其等候?yàn)楹锨楹侠怼?請對方在適當(dāng)?shù)奈恢米拢?接待室平常要準(zhǔn)備 些報刊雜志，最好備有介紹本單位的的宣傳品，供來訪客人閱讀。客 人就坐的位置應(yīng)與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，對方 不會看到你辦公桌上的文件。10. 帶路時走在客人前方，靠邊引導(dǎo)帶路時要邊留意

4、客人的步伐， 走在客人前方 2-3 步遠(yuǎn)的位置， 邊 引導(dǎo)，可說：“請往這邊走?！弊叩焦諒澨帟r要暫停，以手指示方向， 并向客人說：“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電 鈕后示意客人先進(jìn)先出：“請上電梯?！薄罢埾码娞??！遍_門關(guān)門時留意 手不要交叉或背著手開門。 手把在右側(cè)的門用左手開， 在左側(cè)的用右 手開，這樣姿勢會更優(yōu)美。若是向內(nèi)開的門，則應(yīng)你先進(jìn)，并用手按 住門說：“請進(jìn)”，等客人進(jìn)來后再松開門。11. 初次與領(lǐng)導(dǎo)見面的來客一般應(yīng)該先把來客介紹給領(lǐng)導(dǎo)， 但有時如果來客的身份較高， 則 最好先向來客介紹領(lǐng)導(dǎo)。 引見后除非領(lǐng)導(dǎo)要你留下， 否則做介紹之后 即要退出領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。12. 領(lǐng)導(dǎo)正在會客時若有事聯(lián)絡(luò)或請示，須用遞紙條的方式?？蓪⑹马?xiàng)寫在便條上， 進(jìn)入辦公室后，先向客人道歉： “對不起，打擾了。 ”13. 客人離去時即使你再忙， 也別忘了最后的道別， 稱呼對方的名字將造成好的 印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。14. 制作來訪登