項目檔案工作具體要求

1、固定資產(chǎn)投資項目檔案工作要求文件的有效性：復(fù)印件不歸、（基本上都要求原件，特別是合同、招投標(biāo)有關(guān)文件、設(shè)備進口有關(guān)文件、工程驗收文件等）；傳真件不歸（傳真件復(fù)印后要歸檔）；簽署不完整（缺蓋章、簽名、日期等）的不歸；（簽署完整后再歸）歸檔的文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備；不用易褪色的書寫材料（如紅色、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。檔案整理：項目檔案的種類，按內(nèi)容和載體可以分為：綜合卷檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、特殊載體檔案等（1） 綜合卷檔案：歸檔范圍共有24項（具體范圍請見附件一“項目綜合管理文件歸檔范圍”）；文件整理、立卷、歸檔的具體

2、要求與做法可參照八院文書檔案管理辦法；注：綜合卷歸檔范圍中應(yīng)有成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組的有關(guān)紅頭文件（而領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組中應(yīng)有檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加）（2） 基本建設(shè)檔案：歸檔范圍參見八院國防軍工固定資產(chǎn)投資項目目檔案管理辦法；文件整理、立卷、歸檔的具體要求與做法可參照八院基本建設(shè)檔案管理辦法；注：a、基本建設(shè)檔案應(yīng)按單體子項（樓）組卷，案卷內(nèi)文件再按照準(zhǔn)備、設(shè)計與勘察、施工、工程竣工驗收這四個階段排列順序；（同一階段的文件則按文件形成時間先后排序）b、基本建設(shè)檔案應(yīng)按單體子項編寫歸檔說明與基建檔案檢查證書；歸檔說明放在該單體子項的第一份文件的位置，而基建檔案檢查證書放在該單體子項

3、最后一份文件位置；c、要求監(jiān)理單位編寫監(jiān)理檔案工作報告（每個單項工程寫一份），并由監(jiān)理單位在檔案驗收會上宣讀；d、改、擴建工程檔號的編制（“k”、“g”）（3）設(shè)備儀器檔案：歸檔范圍參見八院國防軍工固定資產(chǎn)投資項目目檔案管理辦法；文件整理、立卷、歸檔的具體要求與做法可參照八院設(shè)備儀器檔案管理辦法；注：a、設(shè)備儀器檔案由設(shè)備管理部門劃分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、儀器、非標(biāo)設(shè)備進行分類后，再按設(shè)備或儀器的型號單臺組卷；（只有同一批次、同一型號的設(shè)備或儀器的材料才能放在一卷中，文件材料只歸一套）并編寫歸檔說明，放在該設(shè)備儀器案卷中的第一份。b、設(shè)備或儀器在招投標(biāo)與進口過程中產(chǎn)生的文件材料是驗收的檢查重點之一，必須收

4、集原件歸檔，確保文件材料的齊全。c、外購軟件也歸入設(shè)備儀器檔案（1003類）；d、編制檔號過程中所需的固定資產(chǎn)編號應(yīng)由設(shè)備管理部門提供；e、設(shè)備儀器隨機資料中的軟盤、光盤作為電子檔案歸檔，但應(yīng)在該設(shè)備儀器的案卷內(nèi)目錄中列出；（4）會計檔案：歸檔范圍參見八院國防軍工固定資產(chǎn)投資項目目檔案管理辦法；文件整理、立卷、歸檔的具體要求與做法可參照八院會計檔案管理辦法；（應(yīng)按憑證、賬簿、報表三類分別組卷）（5）特殊載體檔案：主要包括照片檔案、錄像帶檔案與電子檔案（軟盤、光盤盤）三類；a、照片檔案與錄像帶檔案：歸檔范圍參見八院國防軍工固定資產(chǎn)投資項目目檔案管理辦法；文件整理、立卷、歸檔的具體要求與做法可參照

5、八院聲像檔案管理辦法；注：a、 數(shù)碼照片刻錄光盤，作為電子檔案歸檔；數(shù)碼照片沖出的紙質(zhì)照片作為照片檔案歸檔；b、電子檔案（軟盤、光盤）：歸檔范圍參見八院國防軍工固定資產(chǎn)投資項目目檔案管理辦法；文件整理、立卷、歸檔的具體要求與做法可參照八院電子檔案管理辦法；項目竣工驗收項目檔案驗收是進行項目竣工驗收的最后一道關(guān)口，固定資產(chǎn)項目建設(shè)經(jīng)歷三個階段：項目規(guī)劃；項目實施；項目竣工驗收階段，而項目竣工驗收是指項目實施全部結(jié)束，單項驗收完成（例如消防、環(huán)保、安全、職業(yè)衛(wèi)生、審價、審計、檔案等），才能進行項目竣工驗收。按照集團公司項目檔案驗收辦法的要求，檔案部門應(yīng)會同項目管理部門及有關(guān)業(yè)務(wù)部門組織做好項目檔案

6、驗收工作，項目檔案驗收是項目竣工驗收的基礎(chǔ),是項目竣工驗收工作重要的組成部分,是項目檔案管理重中之重的工作，所以保質(zhì)保量完成項目檔案驗收，為項目竣工驗收順利通過提供了保障。項目竣工驗收（檔案部門參加）通過后，由檔案部門收集有關(guān)項目竣工驗收文件材料，并將其歸檔。驗收前文件材料準(zhǔn)備：完成項目所有文件材料的整理歸檔后，向八院檔案館上報項目檔案驗收請示（請示的附件為項目檔案驗收申請表與項目檔案自檢報告）預(yù)驗收會需要準(zhǔn)備：（1）項目檔案實體；（分為綜合卷、會計、設(shè)備儀器、基建、特殊載體檔案五個夢類）（2）預(yù)驗收會會議議程；（3）項目檔案工作總結(jié)報告（含批復(fù)與完成情況對照表）；（4）各門類檔案的案卷目錄與

7、卷內(nèi)目錄；（5）項目大事記；（以年度為單位，記錄項目建設(shè)全過程）（6）項目錄像片（記錄項目建設(shè)全過程中的一些重要場景，片長以10-15分鐘為宜）；驗收會需要準(zhǔn)備：（1）項目檔案實體；（分為綜合卷、會計、設(shè)備儀器、基建、特殊載體檔案五個門類）（2）驗收會會議議程；（3）項目檔案工作總結(jié)報告（含批復(fù)與完成情況對照表）；（4）各門類檔案的案卷目錄與卷內(nèi)目錄；（5）項目大事記；（以年度為單位，記錄項目建設(shè)全過程）（6）項目錄像片（記錄項目建設(shè)全過程中的一些重要場景，片長以10-15分鐘為宜）；（7）項目竣工總結(jié)；（8）項目審計情況材料（最好有項目審計的批復(fù)）；會場準(zhǔn)備：會標(biāo)：xxx項目檔案驗收工作會席

8、卡準(zhǔn)備的材料應(yīng)放置會場接待準(zhǔn)備：建議廠、所辦負(fù)責(zé)，因項目檔案驗收工作不僅是項目部門、檔案部門的工作，而是全所的事情。項目綜合管理文件歸檔范圍（綜合卷共24項）：1、項目檔案工作報告2、項目檔案配套目錄3、項目建議書4、項目可行性研究報告的通知5、工程設(shè)計合同6、項目可行性研究報告7、項目可行性研究報告專家評審意見8、項目可行性研究報告的批復(fù)9、關(guān)于做項目初步設(shè)計的通知10、項目初步設(shè)計11、項目初步設(shè)計的批復(fù)12.成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組的有關(guān)文件（領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組中應(yīng)有檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加）13、項目實施過程中的召開的協(xié)調(diào)會、調(diào)度會的會議紀(jì)要（含會議簽到單）14、本單位制定的有關(guān)固定資產(chǎn)投資項目工作的規(guī)章制度15、項目主管部門下達的年度項目實施計劃(也可將項目檔案工作內(nèi)容納入本單位年度計劃之中)16、項目調(diào)整的請示(如項目無調(diào)整此項可省略)17、項目調(diào)整報告(如項目無調(diào)整此項可省略)18、項目調(diào)整的批復(fù)(如項目無調(diào)整此項可省略)19、項目技術(shù)安全、勞動職業(yè)安全單項驗收形成的請示、審批等材料20、項目環(huán)保衛(wèi)生單項驗收形成的請示、審批等材料21、項目消防單項驗