錄音電話使用管理制度

1、-作者xxxx-日期xxxx錄音電話使用管理制度【精品文檔】錄音電話使用管理制度一、目的 為維護(hù)公司和業(yè)主的權(quán)益，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高電話業(yè)務(wù)質(zhì)量，在業(yè)主投訴、報(bào)修發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，檢查服務(wù)人員的服務(wù)規(guī)范時(shí)留有依據(jù)，特制訂本制度。二、適用范圍 本制度適用于公司各管理處客服報(bào)修服務(wù)電話、綜合管理部公司投訴電話的錄音管理工作。三、使用規(guī)則1、公司各管理處的報(bào)修電話須安裝電話錄音設(shè)備；2、接聽(tīng)電話應(yīng)使用規(guī)范語(yǔ)言；3、按公司規(guī)范程序處理業(yè)主的報(bào)修與投訴；4、使用部門每日檢查錄音電話的相關(guān)設(shè)施工作是否正常，錄制、存儲(chǔ)語(yǔ)音信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)保持24小時(shí)開(kāi)機(jī)；5、嚴(yán)格按電話錄音系統(tǒng)操作之規(guī)定使用電話錄音設(shè)備。四、語(yǔ)音信

2、息調(diào)取及信息安全 1、電話錄音文件的調(diào)取僅適用于核對(duì)通話內(nèi)容及事實(shí)；2、語(yǔ)音信息調(diào)取權(quán)限為：管理處第一負(fù)責(zé)人、總辦（或綜合管理部）指定人員、總經(jīng)理助理以上領(lǐng)導(dǎo)可調(diào)取語(yǔ)音信息； 3、符合公司保護(hù)客戶信息安全的有關(guān)規(guī)定；4、總辦（或綜合管理部）負(fù)責(zé)對(duì)電話錄音文件的管理工作，每月負(fù)責(zé)檢查語(yǔ)音信息的錄制質(zhì)量及信息安全，收集、歸檔語(yǔ)音文件；5、電話服務(wù)錄音文件外部調(diào)取的用途僅限于：（1）投訴處理（2）監(jiān)管監(jiān)察6、禁止傳播電話錄音內(nèi)容，不得將錄音信息帶出公司；7、錄音調(diào)取需使用部門應(yīng)發(fā)OA申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可處理；8、違反錄音管理規(guī)定并造成公司損失者將嚴(yán)肅處理；9、為保證語(yǔ)音信息的安全，總辦應(yīng)對(duì)語(yǔ)音文件應(yīng)

3、緊密處理。（請(qǐng)網(wǎng)管確定是否可行）四、數(shù)據(jù)管理與儲(chǔ)存 1、建立專用文件夾存儲(chǔ)語(yǔ)音文件，按錄制時(shí)間分類管理，以便檢索； 2、管理處負(fù)責(zé)日常數(shù)據(jù)的管理，每月初將上月錄音存儲(chǔ)文件（具體位置為D:RECORD）打包匯總至公司總辦網(wǎng)管處進(jìn)行備份，同時(shí)管理處應(yīng)此文件備份在管理處非錄音電話使用的計(jì)算機(jī)內(nèi)； 3、管理處備份的錄音文件保留1年時(shí)間，公司備份的錄音文件為長(zhǎng)期； 4、綜合管理部投訴電話在無(wú)人接聽(tīng)時(shí)，應(yīng)設(shè)置轉(zhuǎn)接至天翼手機(jī)，其手機(jī)須有錄音功能，配有8G以上存儲(chǔ)卡，根據(jù)信息量及時(shí)將語(yǔ)音信息轉(zhuǎn)存電腦，以保證手機(jī)的存儲(chǔ)空間。五、設(shè)備維護(hù) 1、每天早晨進(jìn)行重啟計(jì)算機(jī)，檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間是否為正常時(shí)間，檢查錄音軟件是否正常啟動(dòng)； 2、正常啟動(dòng)后，查看硬盤剩余空間是否足夠；3、電話錄音設(shè)施由總辦網(wǎng)管負(fù)責(zé)每月定期