怎樣做好合同管理.doc

1、怎樣做好合同管理合同是兩個(gè)或兩個(gè)以上當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)利益而達(dá)成一致的協(xié)議。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)， 合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)， 主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的， 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確 相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同， 企業(yè)通過(guò)合同所確立的民事關(guān)系，是一種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系，所以通過(guò)簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程不可避免的行為，因此， 合同管理對(duì)企業(yè)的成敗非常重要，是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的 基礎(chǔ)性工作。合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程存在法律風(fēng)險(xiǎn)的重要表現(xiàn)， 法律風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)所承擔(dān)的發(fā)生潛在

2、經(jīng)濟(jì)損失或其它損害的風(fēng)險(xiǎn)，防止出現(xiàn)合同糾紛， 防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，就要建 立科學(xué)的合同管理制度。一、企業(yè)的合同管理機(jī)構(gòu)合同應(yīng)由企業(yè)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)來(lái)執(zhí)行，即由企業(yè)法律顧問(wèn)部門(mén)管理。既然企業(yè)通過(guò)合同所確立的民事關(guān)系， 是一種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見(jiàn)， 由于合同本身的特征， 決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限， 使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，涉及大量的法律專(zhuān)業(yè)問(wèn)題， 所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問(wèn)部門(mén)管理， 企業(yè)法律顧問(wèn)具備專(zhuān)業(yè)的法律知識(shí)。一方面， 企業(yè)法律顧問(wèn)注意學(xué)習(xí)法律，同時(shí)關(guān)注市場(chǎng)法律環(huán)境的變化，研究法律適用對(duì)

3、本企業(yè)產(chǎn)生的影響，在學(xué)習(xí)中培養(yǎng)并不斷增強(qiáng)法律意識(shí)。另一方面，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，認(rèn)真總結(jié) 企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗(yàn)和不依法辦事造成損失的教訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他企業(yè) 依法經(jīng)營(yíng)管理好的做法，具有適用法律思考問(wèn)題、處理問(wèn)題的能力。 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的法律機(jī)構(gòu)來(lái)管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。二、企業(yè)的合同管理模式企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)不同，企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同，但大中 型以上的企業(yè)， 合同管理的模式應(yīng)采取企業(yè)法律顧問(wèn)部門(mén)統(tǒng)一管理和各業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位分 口管理的模式，因?yàn)槠洳块T(mén)分工不同， 業(yè)務(wù)不同。 法律顧問(wèn)部門(mén)作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門(mén)，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、 檢

4、查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)（主要有供應(yīng)、銷(xiāo)售、研發(fā)、投資等）和所屬各單位（主要有分公司、駐外機(jī)構(gòu)等 ）作為合同二級(jí)管理單位，由他們負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位的合同簽訂和履行，向企業(yè)法律顧問(wèn)部門(mén)備案，并定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況， 法律顧問(wèn)部門(mén)隨時(shí)檢查和監(jiān)督。這樣， 企業(yè)和所屬各部門(mén)、 各單位對(duì)合同的管理做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接 影響著合同管理的質(zhì)量。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，建 立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度，這不但增強(qiáng)了合同管理

5、人員的責(zé)任感， 也提高了 合同法律意識(shí)。三、合同管理制度的內(nèi)容要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，建立規(guī)章制度，制定 切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的 歸口管理制度，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、保存，法人授權(quán)委托辦法，合同檔案管理， 合同專(zhuān)用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理機(jī)制，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查辦法， 合同管理人員培訓(xùn)制度，合同管理獎(jiǎng)懲與績(jī)效考核等。企業(yè)通過(guò)建立一整套規(guī)范、科學(xué)的合同管理制度，同時(shí)，落實(shí)各項(xiàng)制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效

6、的控制狀態(tài)。四、合同管理的具體方法 合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過(guò)程 的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時(shí)間順序來(lái)分，合同管理分為：合同事 前防范、事中控制、事后應(yīng)對(duì)三個(gè)階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對(duì)處理為輔的合同管理方式。 （一）合同管理的事前防范做好企業(yè)合同管理的事前防范工作，首先， 應(yīng)當(dāng)從調(diào)查客戶(hù)的資信情況開(kāi)始，即了解客 戶(hù)的商業(yè)信用、 經(jīng)營(yíng)情況、 資本結(jié)構(gòu)和償債能力等，對(duì)客戶(hù)的資信進(jìn)行調(diào)查是事前預(yù)防的一項(xiàng)重要工作， 調(diào)查客戶(hù)的資信狀況主要是通過(guò)查閱其財(cái)務(wù)資料、參觀其經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和訪談其管理人員， 核實(shí)和驗(yàn)證各種信息的

7、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)， 通過(guò)對(duì)客戶(hù)以外的單位和個(gè)人進(jìn)行調(diào)查， 間接了解客戶(hù)信息，如：向工商行政管理部門(mén)調(diào)查客戶(hù)的注冊(cè)登記和年檢情況，了解 客戶(hù)的企業(yè)性質(zhì)、股東構(gòu)成、經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)期限等； 向稅務(wù)管理部門(mén)了解客戶(hù)的納稅情況；向房地產(chǎn)管理部門(mén)調(diào)查作為客戶(hù)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的房地產(chǎn)的權(quán)屬狀況；向行業(yè)協(xié)會(huì)、消費(fèi)者組織、與客戶(hù)有經(jīng)濟(jì)交往的其它企業(yè)等調(diào)查客戶(hù)的行業(yè)地位和商業(yè)信譽(yù)；等等。 另外客戶(hù)的資信狀況不是一成不變的， 而是隨著時(shí)間的推移而不斷變化，也不能將客戶(hù)以往的資信狀況視為當(dāng)前的資信狀況并以此作為決策的依據(jù)， 要及時(shí)更新資料， 或重新調(diào)查后才能對(duì)客戶(hù)當(dāng)前的資信狀況做出準(zhǔn)確 （下轉(zhuǎn)第 63 頁(yè)）（上接第 57

8、頁(yè)）的評(píng)價(jià)。將客戶(hù)的各種資料，認(rèn)真地歸檔保存，建立客戶(hù)檔案管理。其次， 對(duì)合同文本的審查，在對(duì)當(dāng)事人資信調(diào)查后進(jìn)行合同談判，然后起草合同文本，都由企業(yè)設(shè)立法律顧問(wèn)辦事機(jī)構(gòu)或通過(guò)聘請(qǐng)律師擔(dān)任企業(yè)的法律顧問(wèn)參與，建立合同簽訂前的審核制度，因?yàn)槁蓭熀推髽I(yè)聘請(qǐng)的法律顧問(wèn)擁有豐富的法律知識(shí)和法律專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力，在合同簽訂之前由他們對(duì)合同進(jìn)行審核， 企業(yè)法律顧問(wèn)從了解客戶(hù)的商業(yè)信用、 經(jīng)營(yíng)情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等基礎(chǔ)上，對(duì)合同條款、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面提出法律意見(jiàn)和建議，決定選擇適用何種方式，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。（二）合同管理的事中控制合同管理的事中控制就是對(duì)合同履行過(guò)程監(jiān)督和管理，合同簽

9、約的目的主要是保障合同 的及時(shí)有效履行， 防止違約行為的發(fā)生，所以； 企業(yè)法律顧問(wèn)對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分 必要的。 通過(guò)監(jiān)督可以知道企業(yè)各類(lèi)合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí) 向各部門(mén)反饋， 排除阻礙， 防止違約的發(fā)生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對(duì)方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過(guò)程，把好合同的結(jié)算關(guān)。如，在合同履行過(guò)程還會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況， 對(duì)此，應(yīng)對(duì)合同變更的協(xié)商過(guò)程和協(xié)商結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和記錄，在協(xié)商不成或 沒(méi)有就變更結(jié)果達(dá)成一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)繼續(xù)按原合同履行， 以免出現(xiàn)違約的情況。因此，

10、事中 的管理工作非常關(guān)鍵，為了保護(hù)合同得以切實(shí)履行，需要法律顧問(wèn)部門(mén)同財(cái)務(wù)部門(mén)、供應(yīng)、銷(xiāo)售等相關(guān)部門(mén)密切配合，實(shí)施有效的管理，才能得以實(shí)現(xiàn)。 當(dāng)合同履行過(guò)程出現(xiàn)異常，可能導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行或出現(xiàn)履行與合同的約定不符時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)把情況反饋到法律顧問(wèn)部門(mén)， 法律顧問(wèn)部門(mén)根據(jù)情況進(jìn)行分析處理或提出法律建議等，如，要求對(duì)方提供 合同擔(dān)保或行使抗辯權(quán)等。（三）合同管理的事后應(yīng)對(duì)處理合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或 強(qiáng)制履行等法律后果。 合同事后補(bǔ)救主要是合同履行出現(xiàn)問(wèn)題，也就是合同的一方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為后的應(yīng)對(duì)措施，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問(wèn)要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁 或訴訟等方式， 如要求對(duì)方繼續(xù)履行或承擔(dān)違約金以及解除合同，以及采取合同保全、訴訟 保全等措施。事后應(yīng)對(duì)處理是在事前防范和事中控制沒(méi)有奏效的情況下，為減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益不得已的措施之一，但也是合同管理的最后保障。合同管理是企業(yè)法律顧問(wèn)事務(wù)中的一項(xiàng)重要工作，它不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過(guò)程、全方位、科學(xué)的管理，總之，事前采取周密的防范，事中采取有效的管理，事