西軟酒店管理系統(tǒng)電話計費系統(tǒng)使用手冊50

1、西軟酒店管理系統(tǒng)電話計費系統(tǒng)使用手冊5.0本文由酒店it論壇 發(fā)布，轉(zhuǎn)載請保留此聲明,否則追究責(zé)任（ch3）電話計費系統(tǒng)使用說明1第一節(jié) 話單查詢1一、查詢話單1（一）、綜合查詢甲2（二）、綜合查詢乙2（三）、高級查詢3二、實時話單顯示4第二節(jié) 話費入帳4一、自動入帳4二、手工入帳4第三節(jié) 內(nèi)部電話管理5一、內(nèi)部電話的分類設(shè)置5二、內(nèi)部電話分機(jī)的設(shè)置6第四節(jié) 其他常用功能7一、直撥區(qū)號與地點的查詢7二、查詢客人信息8（ch3）電話計費系統(tǒng)使用說明第一節(jié) 話單查詢一、查詢話單目前主要有三種查詢方式綜合查詢甲、綜合查詢乙、高級查詢。（一）、綜合查詢甲單擊主菜單話單查詢單擊子菜單綜合查詢甲，顯示如圖

2、（1-1）所示的電話查詢組合。圖1-1 電話組合查詢根據(jù)查詢條件的提示，操作員可以輸入相應(yīng)的內(nèi)容。圖例中為查2116分機(jī)在2002/09/27晚上20：00：00到22：00：00這兩個小時內(nèi)的電話使用情況。在電話查詢組合界面的底部顯示了查詢結(jié)果可以有二種顯示風(fēng)格，電話明細(xì)（d）或者電話匯總（s）方式。操作員可以結(jié)合實際需要加以選擇。（二）、綜合查詢乙單擊主菜單話單查詢單擊子菜單綜合查詢乙，顯示如圖（1-2）所示的電話流水帳綜合查詢。此表中列出了更多的查詢條件，并且它支持同時查詢2個或者2個以上的分機(jī)，查詢更方便，適合于同時查詢多個電話。圖例中即為同時查詢2116、2112分機(jī)在2002/09

3、/28上午09：00到11：00兩個小時內(nèi)的電話使用情況。圖1-2 電話流水帳綜合查詢在圖（1-2）電話流水帳綜合查詢界面的右邊顯示了查詢結(jié)果可以有二種顯示方式，話單（f）或者帳單（z）方式。操作員可以結(jié)合實際需要加以選擇。例如單擊話單（f），系統(tǒng)將顯示如圖（1-3）所示的當(dāng)前話單查詢（組合查詢）。圖1-3 當(dāng)前話單查詢（組合查詢）如果選擇帳單（z），系統(tǒng)將顯示一張帳單表。（三）、高級查詢5.0版本的foxhis系統(tǒng)還提供了高級查詢功能，命令的方式和綜合查詢甲、綜合查詢乙相同。單擊話單查詢單擊高級查詢，顯示如圖（1-4）所示的通用條件生成器。操作員可以根據(jù)實際情況，按照提示對查詢條件進(jìn)行組合。

4、圖1-4 高級查詢-通用條件生成器二、實時話單顯示單擊主菜單話單查詢單擊子菜單實時話單顯示f2，顯示如圖1-5所示的直撥電話話單流水帳。這個命令也可以用以下方式執(zhí)行，直接按快捷鍵f2或者單擊工具欄第一個實時計費的按扭。圖1-5 直撥電話話單流水帳第二節(jié) 話費入帳一、自動入帳如計算機(jī)已進(jìn)入實時話單顯示，那么所有的計費電話都會自動參照分機(jī)用戶對照表記入相應(yīng)的帳戶，客房的電話費也將自動記入它的房間帳。二、手工入帳 有些時候，我們需通過手工把某些電話的話費記到房間帳上，如有一客人已入住，且打了長途電話，但前臺未及時登記，實時話單中的備注欄為“empty”，此時的電話費就只有通過手工來記入該客人的帳上，

5、可選擇主菜單欄異常處理中的漏單處理，如圖（2-1）所示：圖2-1 手工入帳-漏單處理先將手形光標(biāo)定位到某一行，然后在入帳欄內(nèi)的帳號處輸入該行電話需入帳的房號或帳號，按加回車后單擊”執(zhí)行”按鈕，系統(tǒng)提示你是否將該筆話費記入客房中，選擇是后系統(tǒng)返回入帳成功的信息，表示該筆話費已計入相應(yīng)的帳戶。所有未入帳的客房電話話單的備注欄內(nèi)為“empty”，已入帳的客房電話，備注欄內(nèi)是相應(yīng)的7位帳號。第三節(jié) 內(nèi)部電話管理內(nèi)部電話管理是指酒店內(nèi)部各部門的辦公電話的管理，這些電話一般不收費，但許多時候酒店為了方便內(nèi)部核算，需要進(jìn)行話費統(tǒng)計。具體的操作可在主菜單欄內(nèi)用戶操作中完成。一、內(nèi)部電話的分類設(shè)置 單擊主菜單用

6、戶操作單擊子菜單用戶維護(hù)，顯示如圖（3-1）所示的用戶資料管理。單擊右邊功能區(qū)的查詢（q），顯示查詢結(jié)果。功能區(qū)查詢結(jié)果顯示區(qū)圖3-1 用戶資料管理如上圖所示查詢條件的含義分別是：類碼指的是部門的分類代碼； 名稱指的是部門的名稱； 分機(jī)指的是要查詢的分機(jī)號碼我們可以把內(nèi)部電話分成幾大類，一般根據(jù)酒店管理上的要求來進(jìn)行分類(通常根據(jù)核算的需要按部門來分類)。大類的分類方法為a高級行政、b部門管理級、c營業(yè)級，然后再分小類，如a001總經(jīng)理室。為了統(tǒng)一規(guī)范，通常大類用1位字母表示，而小類則用第1位字母加3位數(shù)字來表示，小類的設(shè)置和修改可以右邊功能區(qū)中的增加、修改來完成。二、內(nèi)部電話分機(jī)的設(shè)置 在設(shè)

7、置了大類和小類以后，我們就可以把每一個小類所對應(yīng)的分機(jī)號進(jìn)行設(shè)置。在查詢結(jié)果欄內(nèi)，先用光標(biāo)(手)選中某一小類(大類不能定義分機(jī)號)，再選擇右邊功能區(qū)中分機(jī)，如圖（3-2）所示：圖3-2 分機(jī)管理及統(tǒng)計 單擊功能區(qū)中的起用（a），就可以把相應(yīng)的分機(jī)號、開通等級等數(shù)據(jù)輸入，輸入完畢以后單擊功能區(qū)確認(rèn)即可。三、內(nèi)部電話的查詢和統(tǒng)計 內(nèi)部電話的查詢與統(tǒng)計都可以在用戶維護(hù)的窗口中完成，可以在圖（3-1）用戶資料管理狀態(tài)下類碼、名稱或分機(jī)處輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)，選擇查詢就可以在查詢結(jié)果欄內(nèi)顯示結(jié)果。把光標(biāo)(手)定位在某一類碼上，在起止時間內(nèi)輸入相應(yīng)的時間，選擇帳單、明細(xì)，就可以顯示該類話費匯總和明細(xì)信息。我們還可

8、以選擇主菜單用戶操作下，子菜單中的用戶話費統(tǒng)計功能，它的查詢與統(tǒng)計主要是針對某一類用戶的，其操作方式與上例的方法相同。第四節(jié) 其他常用功能此處我們要介紹的常用功能主要包括兩個：直撥區(qū)號與地點查詢和簡要住客查詢。 一、直撥區(qū)號與地點的查詢 已知地名，想查詢區(qū)號和計費費率的情況下：單擊主菜單參數(shù)設(shè)置單擊子菜單直撥區(qū)號查詢，顯示如圖（4-1）所示的輸入窗口。圖4-1 輸入地址窗口在輸入窗口中輸入相應(yīng)的地址（比如上海），按確認(rèn)，系統(tǒng)將自動顯示該地址的區(qū)號及計費費率；已知區(qū)號，想查詢地名和費率的情況下：單擊主菜單參數(shù)設(shè)置單擊子菜單直拔區(qū)號分類和分組，顯示如圖（4-2）的直撥分類分組維護(hù)，單擊左下方的查詢功能，出現(xiàn)如圖輸入窗口。在此窗口中輸入相應(yīng)的區(qū)號，系統(tǒng)將自動顯示該區(qū)號所對應(yīng)的地址。執(zhí)行查詢命令后，出現(xiàn)的輸入窗口圖4-2 直撥分類分組維護(hù)二、查詢客人信息 查詢客人信息，可以單擊主菜單系統(tǒng)