黨政機關(guān)公文處理知識講座1

1、 說明：說明：此部分內(nèi)容以此部分內(nèi)容以黨政機黨政機關(guān)公文處理工作條例關(guān)公文處理工作條例(中辦發(fā)中辦發(fā)201214號，以下簡稱號，以下簡稱條條例例) 和和黨政機關(guān)公文格式黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)(以下簡稱以下簡稱格式格式標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)) 為依據(jù)。為依據(jù)。黨政機關(guān)公文格式18要素構(gòu)成 條例第九條規(guī)定：“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。18個要素按其所在位置，又可分為版頭部分、主體部分、版記部分。 份號份號發(fā)文機發(fā)文機關(guān)標(biāo)志關(guān)標(biāo)志秘級和保秘級

2、和保密期限密期限緊急緊急程度程度發(fā)文發(fā)文字號字號簽發(fā)人簽發(fā)人標(biāo)標(biāo)題題印印章章主主送送機機關(guān)關(guān)正正文文附附注注附附件件附附件件說說明明發(fā)發(fā)文文機機關(guān)關(guān)署署名名成成文文日日期期抄送機關(guān)抄送機關(guān)印發(fā)機關(guān)和印印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期發(fā)日期頁碼頁碼一、份號 條例規(guī)定：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。 格式標(biāo)準(zhǔn)：如需標(biāo)注份號，一般用36位3號阿拉伯?dāng)?shù)字(如果是3位，從“001”編起，不能編為“1”，或“01”)，頂格編排在版心左上角第一行。 何為版心？版心怎么設(shè)置？ 采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，210mm297mm公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37 mm，公文用紙訂口(左白邊)28 mm，版心尺寸15

3、6 mm 225 mm（不含頁碼）發(fā)文機關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為35mm用紙幅面尺寸一、份號 常見問題：1.涉密文件不標(biāo)注份號；2.份號標(biāo)注位置不規(guī)范，不是頂格編排在版心左上角第一行，而是編排在右上角，或編排在版心之外。二、密級和保密期限 條例規(guī)定：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密” （引號與引號之間、書名號與書名號之間不加頓號，如中國共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）和保密期限。 格式標(biāo)準(zhǔn)：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。二、密級和保密期限 要點說明：標(biāo)注了密級未標(biāo)注保密期限的公文，

4、則按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。密級和保密期限之間用“”分隔，如“秘密1年”，“絕密”“機密”“秘密”兩字之間不空格。如果只標(biāo)密級不標(biāo)保密期限，“絕密”“機密”“秘密”兩字之間空一字。二、密級和保密期限 常見問題：1.確定密級和保密期限時存在過緊或過松兩種傾向；2.密級標(biāo)注不規(guī)范，有的保密期限中的數(shù)字使用漢字；有的標(biāo)注在右上角；有的不標(biāo)保密期限，但“絕密”“機密”“秘密”兩字之間未空字。三、緊急程度 條例規(guī)定：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”或“加急”。 格式標(biāo)準(zhǔn)：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需

5、同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。三、緊急程度 要點說明：緊急程度標(biāo)注位置分三種情形：1.既沒有份號，又沒有密級和保密期限，則編排在左上角第一行；2.只有份號，但沒有密級和保密期限，則編排在左上角第二行；3.既有份號，又有密級和保密期限，則編排在左上角第三行。非緊急公文不標(biāo)注緊急程度。如果同時標(biāo)注密級和保密期限、緊急程度，表達緊急程度的兩個漢字之間不空格，即應(yīng)標(biāo)注為“特急”；如果不同時標(biāo)注保密期限，表達緊急程度的兩個漢字之間空一字，即應(yīng)標(biāo)注為“特 急”。 三、緊急程度 常見問題：1.不急的公文標(biāo)注了緊急程度；2.標(biāo)注位置隨意，有的

6、在版頭區(qū)域隨意加蓋“特急”或“加急”印章；3.緊急公文標(biāo)注的緊急程度錯用電報的緊急程度“特提”“平急”，或?qū)ⅰ凹蛹薄奔?biāo)注為“緊急”“急件”等。 四、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志 要點說明：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重；字號沒有規(guī)定具體數(shù)值，應(yīng)以不大于上級機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標(biāo)志為原則自行酌定；具體排布總體要小于版心的寬度。 四、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志 常見問題：1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志字體、字號不規(guī)范，有的使用宋體、華文中宋，有的下級單位發(fā)文機關(guān)標(biāo)志字號大于上級機關(guān)發(fā)文機關(guān)標(biāo)志字號；2.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志紅色偏暗、偏淡；3.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志與發(fā)文機關(guān)署名或印章不一致。五、發(fā)文字號 條例規(guī)定：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、

7、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。 格式標(biāo)準(zhǔn)：編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。五、發(fā)文字號 要點說明：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬（156mm）的紅色分隔線。紅色分隔線的高度推薦使用0.35mm0.5mm，具體高度可根據(jù)發(fā)文機關(guān)標(biāo)志字體字號酌定。黨的機關(guān)公文分隔線中部為紅色實心五角星。 五、發(fā)文字號 常見問題：1.發(fā)文字號年份、發(fā)文順序號標(biāo)注不規(guī)范

8、。年份沒有使用全稱；沒有使用六角括號，有的單位用方括號“”或圓括號“（）”或“【】”；發(fā)文順序號編虛位，如“1”編為“01”，前面加“第”字等。2.發(fā)文字號標(biāo)注位置不規(guī)范，有的離發(fā)文機關(guān)標(biāo)志太近，有的離紅色分隔線太近甚至直接與分隔線重疊；上行文發(fā)文字號有的居中標(biāo)注或左側(cè)頂格。六、簽發(fā)人 條例規(guī)定：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。 格式標(biāo)準(zhǔn)：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右依次均勻編排。六、簽發(fā)人 要點說明：簽發(fā)人指發(fā)文機關(guān)的主要負責(zé)人，

9、標(biāo)注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機關(guān)負責(zé)人對所簽發(fā)的公文負責(zé)。 常見問題：1.上行的“請示”“報告”應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人但未標(biāo)注；2. 有的機關(guān)任何副職都簽發(fā)，有的非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者也作為簽發(fā)人；3.簽發(fā)人的標(biāo)注不規(guī)范：有的未右空一字，簽發(fā)人姓名不用楷體標(biāo)注而使用黑體或仿宋體。七、標(biāo)題 條例規(guī)定：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。 格式標(biāo)準(zhǔn)：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。七、標(biāo)題 要點說明：發(fā)文機關(guān)名稱可用全稱或規(guī)范化簡稱；事由要高度概括公文的主要內(nèi)容；文種應(yīng)選用條例規(guī)定的15個公文種類。標(biāo)題中可

10、用的標(biāo)點符號有書名號、引號、頓號、括號和破折號等。標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用正梯形、倒梯形或上下短、中間長的菱形，不應(yīng)使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。七、標(biāo)題 常見問題：1.標(biāo)題使用文種錯誤，如使用“請示報告”等；2.標(biāo)題排列不規(guī)范，使用長方形或沙漏形，有的回行時斷開詞意；3.標(biāo)題使用標(biāo)點符號不規(guī)范。八、主送機關(guān) 條例規(guī)定：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。 格式標(biāo)準(zhǔn)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。八、主送機關(guān) 要點說明：使用簡稱要規(guī)范、準(zhǔn)確；使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準(zhǔn)確，如“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)

11、黨委和人民政府，縣人武部黨委，縣委各部委，縣級國家機關(guān)各辦局，各人民團體”中的“縣級國家機關(guān)各辦局”是使用統(tǒng)稱，包括縣級人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)等。主送機關(guān)移至版記，要標(biāo)注“主送：”，而不使用“發(fā)：”，置于抄送機關(guān)之上一行，與抄送機關(guān)之間不加分隔線。 八、主送機關(guān) 常見問題：1.主送機關(guān)標(biāo)注位置不正確，沒有頂格編排；2.主送機關(guān)標(biāo)點符號使用不規(guī)范，主送機關(guān)結(jié)束之后應(yīng)用冒號卻不用標(biāo)點符號，主送機關(guān)移至版記時最后一個主送機關(guān)名稱后不使用句號而用冒號。九、正文 條例規(guī)定：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。 格式標(biāo)準(zhǔn)：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下

12、一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“l(fā).”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。九、正文 常見問題：1.層次序數(shù)中的標(biāo)點符號使用不規(guī)范，如“（一）、”“1、”“（1）、”。2.正文引用公文時先引發(fā)文字號后引標(biāo)題（應(yīng)先引標(biāo)題，再用圓括號引注發(fā)文字號）。十、附件說明 條例規(guī)定：公文附件的順序號和名稱。 格式標(biāo)準(zhǔn)：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱

13、的首字對齊。十、附件說明 要點說明：附件說明有兩種形式：一是在正文中涉及附件內(nèi)容處加括號注明“見附件”或“附后”；二是正文下空一行注明。注意：1.用“附件”而不是“附”，在正文下空一行左空二字位置編排；2.附件名稱接排在“附件：”之后，不用轉(zhuǎn)行；3.序號用阿拉伯?dāng)?shù)字而不是用漢字或漢字加圓括號；4.序號后用圓點而不是頓號；5.附件名稱后不加書名號等標(biāo)點；6.附件名稱較長需回行時，應(yīng)與上一行附件名稱的首字對齊，不要頂格；7.如果正文中涉及附件內(nèi)容處，已標(biāo)注“（見附件）”或“（附后）”，則不另標(biāo)注附件說明。十、附件說明 常見問題：1.公文中帶有附件的卻漏標(biāo)附件說明；2.附件說明編排位置不規(guī)范，有的與

14、正文未空一行，有的未左空二字而頂格編排；3.附件順序號用漢字或漢字加圓括號標(biāo)注；4.附件名稱后標(biāo)注標(biāo)點符號；5.文字較長的附件說明回行后頂格或左空二字編排。十一、發(fā)文機關(guān)署名 條例規(guī)定：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。 要點說明：發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)與標(biāo)題中的發(fā)文機關(guān)名稱相一致。行政機關(guān)公文此前不署名，條例和格式標(biāo)準(zhǔn)均明確要求署名。十一、發(fā)文機關(guān)署名 常見問題：1.有的公文只用印不署名；2.發(fā)文機關(guān)署名簡稱不規(guī)范；3.發(fā)文機關(guān)署名與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志和標(biāo)題中的發(fā)文機關(guān)名稱不一致。十二、成文日期 條例規(guī)定：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。 格式標(biāo)準(zhǔn)：用阿拉伯

15、數(shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即l不編為01）。十二、成文日期 要點說明：成文日期是公文生效的重要標(biāo)志。成文日期確定的原則是：1.會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準(zhǔn)；2.經(jīng)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；3.聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。十二、成文日期 標(biāo)注位置：一是會議審議通過的決議、決定等公文，成文日期用3號楷體字編排在公文標(biāo)題下一行居中位置，寫全年、月、日并用圓括號括起來（這種情形主送機關(guān)置于版記部分；不署名）；二是成文日期在公文正文或附件說明的右下方標(biāo)注。十二、成文日期 常見問題：1.成文日期中的數(shù)字用漢字；2.成文日期距正文的

16、行距過大或過??；3.成文日期標(biāo)注位置不規(guī)范（如右側(cè)頂格）。十三、印章 條例規(guī)定：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。 要點說明：有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。紀(jì)要也不加蓋印章。上行文一定要加蓋印章。十三、印章 常見問題：1.用印位置比較隨意；2.二個或二個以上機關(guān)用印時，印章相交或相切；3.多個機關(guān)聯(lián)合向下行文時，只使用主辦機關(guān)的印章；4.印章與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志不符。十三、印章 要點說明：單一行文時，成文日期編排的橫縱坐標(biāo)通過以下方法確定：橫向位置，右空四字，以確保印章兩端不超出版心；縱向位置，處

17、于印章中心下邊緣位置，同時保證印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。發(fā)文機關(guān)署名標(biāo)注在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中排布。實際操作中，發(fā)文機關(guān)署名多標(biāo)注在成文日期上一行，離正文（或附件說明）三至四行。印章居中下壓是指印章下邊緣與成文日期下邊相切，印章的上邊緣距正文（或附件說明）距離應(yīng)在一行之內(nèi)，既不超過一行，又不上壓正文。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)的順序排列，每排最多排3個印章，確保兩印章間互不相交或相切。十四、附注 條例規(guī)定：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。格式標(biāo)準(zhǔn)：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。十四、附注 要點說明：附注是對公文需要注意的事項加以說明，主要

18、標(biāo)注公文的發(fā)布層次、印發(fā)傳達范圍等，如“此件公開發(fā)布”“此件發(fā)至縣團級，傳達到村級黨組織”。請示件應(yīng)當(dāng)在附注處標(biāo)明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式。附注回行時需頂格。十四、附注 常見問題：1.標(biāo)注位置不規(guī)范，有的將附注標(biāo)注在附件說明處，有的標(biāo)注在成文日期下空一行，有的標(biāo)注在版記上一行；2.有的附注左側(cè)頂格，內(nèi)容沒有用圓括號括起來；3.聯(lián)合上報的請示件附注標(biāo)注不規(guī)范，只標(biāo)注主辦機關(guān)聯(lián)系人即可。 十五、附件 條例規(guī)定：公文正文的說明、補充或者參考資料。 格式標(biāo)準(zhǔn)：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附

19、件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。十五、附件 要點說明：附件需要另頁編排，就是不管前一頁留有多少空白，都需另起一頁。附件應(yīng)在版記之前編排，與公文正文一起裝訂，如果在版記之后編排裝訂附件，由于版記是公文結(jié)束的標(biāo)志，附件就不能視為公文的組成部分。注意：1.“附件”二字左上角頂格排，不空行；2.“附件”二字或序號后不加冒號；3.“附件”二字與標(biāo)題之間空一行；4.轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文不屬附件，在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)“通知”之后另頁排印，不加“附件”標(biāo)注。 十五、附件 常見問題：1.附件裝訂在版記之后；2.附件順序號和附件標(biāo)題與附件說明的表述不一致；3.附件標(biāo)注不規(guī)范，“附件”二字左側(cè)未

20、頂格，或上空行，或后加冒號，或與附件標(biāo)題之間未空行。十六、抄送機關(guān) 條例規(guī)定：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。 格式標(biāo)準(zhǔn)：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。十六、抄送機關(guān) 要點說明：抄送機關(guān)的排列順序一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，先上級

21、機關(guān)，其次同級機關(guān)，再下級機關(guān)；同級機關(guān)多按黨政軍群的順序排列。同一系統(tǒng)內(nèi)同級機關(guān)之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機關(guān)之間用逗號分隔，最后一個抄送機關(guān)之后標(biāo)句號結(jié)束。十六、抄送機關(guān) 常見問題：1.給上級機關(guān)的行文仍用“報”或“抄報”；2.將不是領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的請示、報告類公文直接抄送給領(lǐng)導(dǎo)個人；3.將向上的請示性公文“抄送”給下級機關(guān)；4.抄送機關(guān)標(biāo)注不規(guī)范，左右未各空一字，回行時未與冒號后的首字對齊而是頂格或左空一字，最后沒有標(biāo)注句號；5.抄送機關(guān)用3號仿宋體字，主送機關(guān)與抄送機關(guān)之間加分隔線。十七、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 條例規(guī)定：公文的送印機關(guān)和送印日期。 格式標(biāo)準(zhǔn)：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔