文書檔案歸檔文件整理方法PPT

1、12013.9.2013.9.2 培訓(xùn)內(nèi)容提要培訓(xùn)內(nèi)容提要 整理依據(jù)整理依據(jù) 適用范圍適用范圍 主要內(nèi)容主要內(nèi)容 “三合一三合一”制度制度 相關(guān)表格樣式及填寫要求相關(guān)表格樣式及填寫要求3 整理依據(jù)整理依據(jù) 國(guó)家檔案局國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定和文書檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局（國(guó)家檔案局 第第8 8號(hào)令）號(hào)令） 歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000DA/T22-2000） 湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則 （2001 2001 年制定，年制定，20112011年第一次修訂）年第一次修訂） 4 適用范

2、圍適用范圍 適用于全省各級(jí)各類機(jī)關(guān)、人民團(tuán)適用于全省各級(jí)各類機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、體、 事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱“機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)”）。）。 企業(yè)可參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)可參照?qǐng)?zhí)行。5 主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、歸一、歸 檔檔 文文 件件二、整二、整 理理 原原 則則三、質(zhì)三、質(zhì) 量量 要要 求求四、整四、整 理理 步步 驟驟 6 熟悉掌握熟悉掌握 相關(guān)表格樣式的格式及填寫要求相關(guān)表格樣式的格式及填寫要求 歸檔章歸檔章 歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄封面 歸檔文件目錄檔案盒歸檔文件目錄檔案盒 （封面、脊背、底邊）（封面、脊背、底邊） 備考表備考表 7 “三合一三合一”制度制度 歸檔文件按照經(jīng)檔案行政管理部歸檔文

3、件按照經(jīng)檔案行政管理部門或上級(jí)主管機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的門或上級(jí)主管機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)檔機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表案分類方案、歸檔范圍和保管期限表 整理。整理。8主要內(nèi)容之一：主要內(nèi)容之一： 歸檔文件的定義歸檔文件的定義 歸檔文件指機(jī)關(guān)在履行職能和各歸檔文件指機(jī)關(guān)在履行職能和各項(xiàng)管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)作為文書檔項(xiàng)管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。案保存的紙質(zhì)文件材料。 必須具備四個(gè)條件：必須具備四個(gè)條件： （1 1）本單位工作活動(dòng)中直接形成）本單位工作活動(dòng)中直接形成 ( (上上 級(jí)、本機(jī)關(guān)、級(jí)、本機(jī)關(guān)、下級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)等下級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)等) )； （2 2）

4、辦理完畢；）辦理完畢； （3 3）具有保存價(jià)值；）具有保存價(jià)值； （4 4）紙質(zhì)。）紙質(zhì)。9主要內(nèi)容之二：主要內(nèi)容之二： 整理原則整理原則 遵循形成規(guī)律（如會(huì)議材料）遵循形成規(guī)律（如會(huì)議材料） 保持有機(jī)聯(lián)系（請(qǐng)示與批復(fù)）保持有機(jī)聯(lián)系（請(qǐng)示與批復(fù)） 區(qū)分保管期限區(qū)分保管期限 便于保管利用便于保管利用10主要內(nèi)容之三：主要內(nèi)容之三： 歸檔文件質(zhì)量要求1 1、屬于歸檔范圍的文件材料收集齊全完整。、屬于歸檔范圍的文件材料收集齊全完整。 單份文件的正本（正文與附件）、定稿及文件處理簽；單份文件的正本（正文與附件）、定稿及文件處理簽； 在事由上有密切聯(lián)系的一組文件；在事由上有密切聯(lián)系的一組文件； 一項(xiàng)活動(dòng)

5、全過程形成的文件，包括起始、過程和結(jié)果。一項(xiàng)活動(dòng)全過程形成的文件，包括起始、過程和結(jié)果。2 2、文件的紙張和書寫材料宜于長(zhǎng)期保存。、文件的紙張和書寫材料宜于長(zhǎng)期保存。3 3、破損的文件進(jìn)行了修復(fù)。、破損的文件進(jìn)行了修復(fù)。11 公文質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)公文質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān) 公文是檔案的前身，要嚴(yán)肅對(duì)待公文是檔案的前身，要嚴(yán)肅對(duì)待 格式要規(guī)范，用紙、擬、閱文簽盡量統(tǒng)一用格式要規(guī)范，用紙、擬、閱文簽盡量統(tǒng)一用A4A4紙紙 杜絕錯(cuò)別字杜絕錯(cuò)別字 凡依單位名義歸檔文件都要用印章（包括計(jì)劃、總結(jié)、凡依單位名義歸檔文件都要用印章（包括計(jì)劃、總結(jié)、 報(bào)表、大事記、合同等，領(lǐng)導(dǎo)講話、個(gè)人撰寫的調(diào)研報(bào)表、大事記、合同等，

6、領(lǐng)導(dǎo)講話、個(gè)人撰寫的調(diào)研 報(bào)告除外）報(bào)告除外） 文件形成時(shí)間要以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)文件形成時(shí)間要以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn) 辦公自動(dòng)化形成的擬、閱文簽要加蓋單位印章辦公自動(dòng)化形成的擬、閱文簽要加蓋單位印章12主要內(nèi)容之四：主要內(nèi)容之四： 整理步驟歸檔文件歸檔文件7 7、編、編 目目8 8、裝、裝 盒盒6 6、編、編 號(hào)號(hào)3 3、分、分 類類2 2、裝、裝 訂訂4 4、劃分保管期限、劃分保管期限1 1、分、分 件件5 5、排、排 列列13整理步驟之一：整理步驟之一： 分分 件件 正本與定稿、正文與附件正本與定稿、正文與附件 （1 1）一般一份文件為一件）一般一份文件為一件 （2 2） 原件（字跡模糊的

7、）與復(fù)制件原件（字跡模糊的）與復(fù)制件 （3 3） 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議指南、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議指南、 介介 紹信存根、紹信存根、 書刊等一冊(cè)（本）書刊等一冊(cè)（本） （4 4） 簡(jiǎn)報(bào)一期簡(jiǎn)報(bào)一期 （5 5） 會(huì)議記錄一份或一本會(huì)議記錄一份或一本14 在事由上有密切聯(lián)系的相關(guān)文件可一組為一件在事由上有密切聯(lián)系的相關(guān)文件可一組為一件 請(qǐng)示與批復(fù)請(qǐng)示與批復(fù) 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 開展專項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可根據(jù)文件之間的開展專項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可根據(jù)文件之間的 聯(lián)系和數(shù)量組成一件或若干件聯(lián)系和數(shù)量組成一件或若干件 例：就例：就 工作進(jìn)行調(diào)研形成的系列文件（包括通知、各工作進(jìn)行調(diào)

8、研形成的系列文件（包括通知、各 地上報(bào)數(shù)據(jù)或基本情況、匯總表格、結(jié)論等）地上報(bào)數(shù)據(jù)或基本情況、匯總表格、結(jié)論等）15 排排 序序 1 1、“件件”內(nèi)文件一般按形成時(shí)間排序，有結(jié)論內(nèi)文件一般按形成時(shí)間排序，有結(jié)論（果）（果） 的，應(yīng)將結(jié)論（果）前置的，應(yīng)將結(jié)論（果）前置 正本在前，定稿在后正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后正文在前，附件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 復(fù)文（結(jié)論）在前，來文（或去文）在后復(fù)文（結(jié)論）在前，來文（或去文）在后 2 2、其他、其他 中文（漢字）在前，其它語(yǔ)言在后中文（漢字）在前，其它語(yǔ)言在后 發(fā)文處理簽排在正本之后，定稿之前發(fā)文處理簽排在正

9、本之后，定稿之前 收文處理簽排在收文之前收文處理簽排在收文之前16 例：收到下級(jí)部門的請(qǐng)示文件并予以批例：收到下級(jí)部門的請(qǐng)示文件并予以批復(fù)復(fù) 將本單位批復(fù)文件與下級(jí)部門的請(qǐng)示文件合為一件將本單位批復(fù)文件與下級(jí)部門的請(qǐng)示文件合為一件歸檔，件內(nèi)文件排列的前后順序如下：歸檔，件內(nèi)文件排列的前后順序如下：（1 1）本單位批復(fù)文件的正本；）本單位批復(fù)文件的正本；（2 2）本單位批復(fù)文件的發(fā)文處理簽；）本單位批復(fù)文件的發(fā)文處理簽；（3 3）本單位批復(fù)文件的定稿（底稿）；）本單位批復(fù)文件的定稿（底稿）；（4 4）本單位收到下級(jí)部門請(qǐng)示的收文處理簽；）本單位收到下級(jí)部門請(qǐng)示的收文處理簽；（5 5）下級(jí)部門上報(bào)

10、的請(qǐng)示文件正本。）下級(jí)部門上報(bào)的請(qǐng)示文件正本。17整理步驟之二：整理步驟之二： 裝裝 訂訂 數(shù)字化處理前可采用梯形無酸牛皮紙?zhí)追庋b完成數(shù)字化處數(shù)字化處理前可采用梯形無酸牛皮紙?zhí)追庋b完成數(shù)字化處 理后可采用扎線裝訂；理后可采用扎線裝訂； 向國(guó)家檔案館移交的檔案，應(yīng)當(dāng)采用扎線裝訂向國(guó)家檔案館移交的檔案，應(yīng)當(dāng)采用扎線裝訂 扎線不得使用化學(xué)線；扎線不得使用化學(xué)線； 裝訂前應(yīng)當(dāng)去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形裝訂前應(yīng)當(dāng)去除文件上的裝訂釘、大頭針、回形 針、金屬夾等金屬物；針、金屬夾等金屬物； 書刊等印刷出版物可保持原裝訂。書刊等印刷出版物可保持原裝訂。 保管期限為保管期限為1010年的檔案裝訂方式可以自

11、行選擇。年的檔案裝訂方式可以自行選擇。18建議實(shí)行檔案數(shù)字化外包的單位，將檔案數(shù)字化后建議實(shí)行檔案數(shù)字化外包的單位，將檔案數(shù)字化后扎線裝訂一并列入外包合同。扎線裝訂一并列入外包合同。優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：（1 1）兼顧整理和利用。初始）兼顧整理和利用。初始整理較簡(jiǎn)單；整理較簡(jiǎn)單；數(shù)字化處理數(shù)字化處理后，利用檔案可直接通過后，利用檔案可直接通過電腦查詢或打印全文。電腦查詢或打印全文。（2 2）安全性強(qiáng)。）安全性強(qiáng)。（3 3）符合檔案長(zhǎng)期保管和保）符合檔案長(zhǎng)期保管和保護(hù)要求。護(hù)要求。缺點(diǎn)：缺點(diǎn)： 裝訂工作量大裝訂工作量大19扎線裝訂的主要方法：扎線裝訂的主要方法： 一件文件材料較薄時(shí)，一般采用縫紉機(jī)在一件文件

12、材料較薄時(shí)，一般采用縫紉機(jī)在 左上角斜扎或左側(cè)邊垂直扎線，但針腳不左上角斜扎或左側(cè)邊垂直扎線，但針腳不 易太密；易太密； 一件文件材料較厚時(shí)，一般采用三孔一線一件文件材料較厚時(shí)，一般采用三孔一線 扎線方式。扎線方式。2021 編頁(yè)號(hào)編頁(yè)號(hào) 1 1、以件為單位，用鉛筆在每頁(yè)文件正面的右上角和背面的、以件為單位，用鉛筆在每頁(yè)文件正面的右上角和背面的 左上角編制連續(xù)頁(yè)號(hào)。文件中有信息的頁(yè)面應(yīng)編頁(yè)號(hào)，左上角編制連續(xù)頁(yè)號(hào)。文件中有信息的頁(yè)面應(yīng)編頁(yè)號(hào)， 空白頁(yè)不編號(hào)?？瞻醉?yè)不編號(hào)。 2 2、頁(yè)數(shù)為文件處理簽、文件正本與定稿頁(yè)數(shù)之和。、頁(yè)數(shù)為文件處理簽、文件正本與定稿頁(yè)數(shù)之和。 3 3、編有文件頁(yè)碼的單份文

13、件為一件的，可不再編制頁(yè)號(hào)、編有文件頁(yè)碼的單份文件為一件的，可不再編制頁(yè)號(hào) 收文：前面有閱文簽的，可把閱文簽粘在正文前面，不再編頁(yè)碼。錄入目錄時(shí)，收文：前面有閱文簽的，可把閱文簽粘在正文前面，不再編頁(yè)碼。錄入目錄時(shí)，“頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù)”欄欄 為文件頁(yè)碼加為文件頁(yè)碼加“1 1” 。 發(fā)文；從文件正方頁(yè)碼處開始編頁(yè)碼，位置編在右上角和背面左上角。發(fā)文；從文件正方頁(yè)碼處開始編頁(yè)碼，位置編在右上角和背面左上角。 文件已有頁(yè)碼，只要不在裝訂處，無論是在文件的什么位置均可。文件已有頁(yè)碼，只要不在裝訂處，無論是在文件的什么位置均可。22整理步驟之三：整理步驟之三： 分分 類類 “年度年度機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）保管

14、期限保管期限”三三 級(jí)分類法級(jí)分類法 “年度年度保管期限保管期限”兩級(jí)分類法（檔案數(shù)兩級(jí)分類法（檔案數(shù)量量 較少的）較少的） 同一立檔單位的分類方法應(yīng)保持穩(wěn)定同一立檔單位的分類方法應(yīng)保持穩(wěn)定231、按文件辦結(jié)年劃歸年度按文件辦結(jié)年劃歸年度 當(dāng)年辦結(jié)的文件歸入文件形成年；當(dāng)年辦結(jié)的文件歸入文件形成年； 跨年度辦結(jié)的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文跨年度辦結(jié)的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文 與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，歸入辦結(jié)年；與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，歸入辦結(jié)年； 開展專項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可按活動(dòng)階段開展專項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可按活動(dòng)階段 歸入辦結(jié)年；歸入辦結(jié)年； 跨年度的會(huì)議文件，歸入閉幕年；跨年度的會(huì)議文件，歸入閉幕年

15、； 沒有批復(fù)的請(qǐng)示，歸入形成年。請(qǐng)示與批復(fù)分沒有批復(fù)的請(qǐng)示，歸入形成年。請(qǐng)示與批復(fù)分 開歸檔時(shí)，應(yīng)建立互見。開歸檔時(shí)，應(yīng)建立互見。 辦結(jié)辦結(jié): :指完成公文辦理程序指完成公文辦理程序, ,不是指文件有效期不是指文件有效期. .242、按機(jī)構(gòu)分類按機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)加決策機(jī)按機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)加決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類構(gòu)進(jìn)行分類 如：如： 黨組（黨委）黨組（黨委） 辦公室（辦事機(jī)構(gòu)）辦公室（辦事機(jī)構(gòu)） 業(yè)務(wù)處（職能部門）業(yè)務(wù)處（職能部門） （職能部門）（職能部門） 行政處（職能部門）行政處（職能部門） 老干部工作處等（職能部門）老干部工作處等（職能部門） 特點(diǎn)：分類直觀，職責(zé)明確，操作簡(jiǎn)單。適合于特點(diǎn)：分類直觀，職

16、責(zé)明確，操作簡(jiǎn)單。適合于 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)。內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)。251） 一般按文件辦理部門歸檔，而不是按文件的署名者歸檔。一般按文件辦理部門歸檔，而不是按文件的署名者歸檔。（2） 黨政分開。黨務(wù)工作的文件材料應(yīng)與行政工作的文件材黨政分開。黨務(wù)工作的文件材料應(yīng)與行政工作的文件材 料分開，分別歸入相應(yīng)的黨務(wù)工作部門或業(yè)務(wù)（行政）料分開，分別歸入相應(yīng)的黨務(wù)工作部門或業(yè)務(wù)（行政） 部門。部門。 但經(jīng)黨委或黨組討論而以機(jī)關(guān)名義印發(fā)的文件，不歸入但經(jīng)黨委或黨組討論而以機(jī)關(guān)名義印發(fā)的文件，不歸入 黨務(wù)工作部門，而歸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)或文秘機(jī)構(gòu)。黨務(wù)工作部門，而歸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)或文秘機(jī)構(gòu)。（3） 由領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指示某

17、部門有關(guān)人員起草的，其內(nèi)容又不是由領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指示某部門有關(guān)人員起草的，其內(nèi)容又不是 其所在部門職能范圍的文件材料，應(yīng)歸入文件材料內(nèi)容其所在部門職能范圍的文件材料，應(yīng)歸入文件材料內(nèi)容 所屬的職能部門，所屬的職能部門， 如業(yè)務(wù)一科某同志按領(lǐng)導(dǎo)要求起草的整個(gè)單位的年度工如業(yè)務(wù)一科某同志按領(lǐng)導(dǎo)要求起草的整個(gè)單位的年度工 作總結(jié)，應(yīng)歸入辦公室或文秘科。作總結(jié)，應(yīng)歸入辦公室或文秘科。26（4） 兩個(gè)機(jī)構(gòu)共同辦理的文件，分入主辦機(jī)構(gòu)。兩個(gè)機(jī)構(gòu)共同辦理的文件，分入主辦機(jī)構(gòu)。（5） 臨時(shí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成的文件，分入領(lǐng)導(dǎo)小組辦公臨時(shí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成的文件，分入領(lǐng)導(dǎo)小組辦公 室掛靠機(jī)構(gòu)。室掛靠機(jī)構(gòu)。（6） 按機(jī)構(gòu)分類

18、要保持分類的一致性。即各年度以及同按機(jī)構(gòu)分類要保持分類的一致性。即各年度以及同 一年度中的分類方法應(yīng)保持一致。一年度中的分類方法應(yīng)保持一致。 如如2001年將開展檔案工作優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動(dòng)的文件歸年將開展檔案工作優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動(dòng)的文件歸 入檔案館室處，入檔案館室處，2002年也應(yīng)將其歸入檔案館室處。年也應(yīng)將其歸入檔案館室處。273、按問題分類按立檔單位職能進(jìn)行分類按立檔單位職能進(jìn)行分類 如：如： 綜合類綜合類 黨群類黨群類 業(yè)務(wù)類（若干）業(yè)務(wù)類（若干） 等等 特點(diǎn)：分類穩(wěn)定，但職責(zé)不確定、操作較復(fù)特點(diǎn)：分類穩(wěn)定，但職責(zé)不確定、操作較復(fù) 雜。適合于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或職能經(jīng)常調(diào)整雜。適合于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或職能經(jīng)常調(diào)整 變

19、化的基層機(jī)關(guān)。變化的基層機(jī)關(guān)。28（1） 一般按歸檔文件的主要內(nèi)容屬于哪一個(gè)問題歸類，而一般按歸檔文件的主要內(nèi)容屬于哪一個(gè)問題歸類，而 不按歸檔文件的責(zé)任者及其機(jī)構(gòu)級(jí)別歸類。不按歸檔文件的責(zé)任者及其機(jī)構(gòu)級(jí)別歸類。（2） 綜合性文件材料歸入綜合類，專門性文件材料歸入有綜合性文件材料歸入綜合類，專門性文件材料歸入有 關(guān)各類。關(guān)各類。 如：全年工作計(jì)劃歸入綜合類，檔案局的檔案法制文件，歸入如：全年工作計(jì)劃歸入綜合類，檔案局的檔案法制文件，歸入 “檔案法制類檔案法制類”，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的文件歸入，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的文件歸入“業(yè)務(wù)指導(dǎo)類業(yè)務(wù)指導(dǎo)類”。（3）涉及兩個(gè)以上問題的文件材料視情況歸類。）涉及兩個(gè)以上問題的文件

20、材料視情況歸類。 文件內(nèi)容涉及到其中一個(gè)主要類目，則歸入主要問題類目。文件內(nèi)容涉及到其中一個(gè)主要類目，則歸入主要問題類目。 如：某省檔案局的一份文件，絕大部分的內(nèi)容涉及到檔案館室如：某省檔案局的一份文件，絕大部分的內(nèi)容涉及到檔案館室 業(yè)務(wù)指導(dǎo)類，只有少量文字涉及到經(jīng)濟(jì)科技業(yè)務(wù)指導(dǎo)類，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類，只有少量文字涉及到經(jīng)濟(jì)科技業(yè)務(wù)指導(dǎo)類， 這份文件應(yīng)歸入檔案館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)類這份文件應(yīng)歸入檔案館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)類 如：沒有側(cè)重某個(gè)主要問題，則歸入綜合類。如檔案局的一份如：沒有側(cè)重某個(gè)主要問題，則歸入綜合類。如檔案局的一份 涉及到檔案法制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、科教問題的文件歸入綜合類。涉及到檔案法制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、科教問題的

21、文件歸入綜合類。（4）按問題分類一定要注意歸類的一致性。即各）按問題分類一定要注意歸類的一致性。即各 年度以及同一年度中的分類方法應(yīng)保持一致。年度以及同一年度中的分類方法應(yīng)保持一致。 如：如：2010年將開展新農(nóng)村建設(shè)活動(dòng)的文件歸入業(yè)務(wù)類，年將開展新農(nóng)村建設(shè)活動(dòng)的文件歸入業(yè)務(wù)類，2011年年 也應(yīng)將其內(nèi)容的文件歸入業(yè)務(wù)類。也應(yīng)將其內(nèi)容的文件歸入業(yè)務(wù)類。294 4、兩種分類方法的比較、兩種分類方法的比較優(yōu)優(yōu) 點(diǎn)點(diǎn)缺缺 點(diǎn)點(diǎn)適用范圍適用范圍按機(jī)構(gòu)按機(jī)構(gòu)分類分類方法簡(jiǎn)單、方法簡(jiǎn)單、責(zé)任明確、責(zé)任明確、易于操作易于操作穩(wěn)定性差，需穩(wěn)定性差，需隨機(jī)構(gòu)設(shè)置變隨機(jī)構(gòu)設(shè)置變化而變化?；兓?nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)內(nèi)部機(jī)

22、構(gòu)設(shè)置保持相對(duì)置保持相對(duì)穩(wěn)定穩(wěn)定按問題按問題分類分類分類穩(wěn)定分類穩(wěn)定責(zé)任不太明確，責(zé)任不太明確，操作相對(duì)復(fù)雜操作相對(duì)復(fù)雜內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置變動(dòng)較置變動(dòng)較頻繁頻繁30整理步驟之四：整理步驟之四： 劃分保管期限劃分保管期限 根據(jù)檔案的利用價(jià)值劃分保管期限根據(jù)檔案的利用價(jià)值劃分保管期限機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表機(jī)關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表 永久：永久： 記錄機(jī)關(guān)歷史面貌、主要職能活動(dòng)、機(jī)關(guān)和個(gè)人記錄機(jī)關(guān)歷史面貌、主要職能活動(dòng)、機(jī)關(guān)和個(gè)人 權(quán)益的檔案定為永久保管。權(quán)益的檔案定為永久保管。 定期：定期： 3030年年（通用業(yè)務(wù)：檔案、機(jī)要、保密、通用業(yè)務(wù)：檔案、機(jī)要、保密、 老

23、干等工作形老干等工作形 成的檔案）成的檔案） 10 10年年（記錄事務(wù)性工作或沒有辦理結(jié)果的重要文件）記錄事務(wù)性工作或沒有辦理結(jié)果的重要文件） 1 1、下級(jí)報(bào)送的年度計(jì)劃、總結(jié)為、下級(jí)報(bào)送的年度計(jì)劃、總結(jié)為1010年，有批復(fù)的重要請(qǐng)示為永久。年，有批復(fù)的重要請(qǐng)示為永久。 2 2、聯(lián)合辦會(huì)、辦文形成的檔案，主辦方保管期限長(zhǎng)于協(xié)辦方。、聯(lián)合辦會(huì)、辦文形成的檔案，主辦方保管期限長(zhǎng)于協(xié)辦方。 3 3、閱知性收文可不歸檔，必要時(shí)作資料保存。、閱知性收文可不歸檔，必要時(shí)作資料保存。31整理步驟之五：整理步驟之五： 排排 列列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) （如（

24、如“年度年度機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）保管期限保管期限” ），）， 按事由（問題）結(jié)合時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）排列。按事由（問題）結(jié)合時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）排列。 相同保管期限的會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、（介相同保管期限的會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、（介 紹信存根）等成套形成的文件應(yīng)排列在一起。紹信存根）等成套形成的文件應(yīng)排列在一起。32整理步驟之六：整理步驟之六： 編編 號(hào)號(hào)（指編制檔號(hào)）（指編制檔號(hào)） 完成分類排列的歸檔文完成分類排列的歸檔文件，以件為單位，在文件首頁(yè)件，以件為單位，在文件首頁(yè)上方（我市統(tǒng)一為上方正中）上方（我市統(tǒng)一為上方正中）空白處加蓋歸檔章，編制檔號(hào)。空白處加蓋歸檔章，編制檔號(hào)。33圖示圖示1 1：

25、歸檔章式樣：歸檔章式樣 （注：標(biāo)有（注：標(biāo)有“* *”號(hào)為選擇號(hào)為選擇項(xiàng)，下同）項(xiàng)，下同）34全宗號(hào)：全宗號(hào)：填寫同級(jí)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的填寫同級(jí)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的 全宗代號(hào)。全宗代號(hào)。年度：年度：填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注填寫文件材料的分類年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 公元紀(jì)年。如公元紀(jì)年。如“20102010”。保管期限：保管期限：標(biāo)注歸檔文件保管期限的全稱或代號(hào)。可用標(biāo)注歸檔文件保管期限的全稱或代號(hào)?？捎谩癥 Y”代代 表永久（我市不用表永久（我市不用Y Y，“3030”代表代表3030年，年，“1010”代表代表1010年年。館編件號(hào)：館編件號(hào)：在

26、檔案移交進(jìn)館時(shí)，按進(jìn)館要求填寫。在檔案移交進(jìn)館時(shí)，按進(jìn)館要求填寫。機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)( (問題問題) )：按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫機(jī)構(gòu)的全稱或規(guī)范按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫機(jī)構(gòu)的全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱；按問題分類的，填寫問題簡(jiǎn)稱；按問題分類的，填寫問題( (職能職能) )的分類名稱。的分類名稱。室編件號(hào)：室編件號(hào)：由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機(jī)構(gòu)（問題）由檔案室填寫歸檔文件在同年度、同機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。各年度的歸檔文件在最低一級(jí)、同一保管期限內(nèi)的排列順序號(hào)。各年度的歸檔文件在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，從類目?jī)?nèi)，從“1 1”開始逐件編流水號(hào)。開始逐件編流水號(hào)。35檔號(hào)（編互見號(hào)要用）檔號(hào)（編互見號(hào)要用

27、）全宗號(hào)全宗號(hào)門類及年度號(hào)門類及年度號(hào)類別及保管期限號(hào)類別及保管期限號(hào)件號(hào)件號(hào)11201017辦公室1111W2010W2010辦公室辦公室y y1717（1111號(hào)全宗文書檔案號(hào)全宗文書檔案20102010年辦公室永久保管期限的第年辦公室永久保管期限的第1717件）件）36整理步驟之七：整理步驟之七： 歸檔文件目錄歸檔文件目錄分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄分年度、分保管期限編制歸檔文件目錄 圖示圖示2 2：歸檔文件目錄表頭式樣：歸檔文件目錄表頭式樣37 件號(hào)：件號(hào)：逐件填寫室編件號(hào)逐件填寫室編件號(hào)責(zé)任者：責(zé)任者：填寫文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范。填寫文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)

28、范。 組合件填寫本件第一份文件的責(zé)任者。組合件填寫本件第一份文件的責(zé)任者。 文號(hào)：文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年度和順序號(hào)。填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年度和順序號(hào)。 組合件填本件第一份文件文號(hào)（簡(jiǎn)報(bào)不填）。組合件填本件第一份文件文號(hào)（簡(jiǎn)報(bào)不填）。 題名：題名：填寫文件標(biāo)題。無標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，應(yīng)自擬題填寫文件標(biāo)題。無標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，應(yīng)自擬題 名。自擬題名兩端應(yīng)加方括號(hào)名。自擬題名兩端應(yīng)加方括號(hào)“ ”。 日期：日期：填寫文件的形成時(shí)間。組合件填寫本件第一份文件的日期。填寫文件的形成時(shí)間。組合件填寫本件第一份文件的日期。 以以8 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日位阿拉

29、伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日, ,如如“2011061620110616”。 頁(yè)數(shù)：頁(yè)數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。填寫每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。 備注：備注：填寫對(duì)歸檔文件的簡(jiǎn)短說明文字，如與其它相關(guān)檔案的參見填寫對(duì)歸檔文件的簡(jiǎn)短說明文字，如與其它相關(guān)檔案的參見 號(hào)、文件破損情況等。號(hào)、文件破損情況等。38 關(guān)于關(guān)于“歸檔文件總目歸檔文件總目”和檔案的排和檔案的排架架一、總目格式 2011年歸檔文件總目（檔案局新修訂）.doc二、檔案排架 永久、長(zhǎng)期或永久、長(zhǎng)期或3030年保管期限的檔案可接續(xù)年保管期限的檔案可接續(xù)排列；排列； 短期或短期或1010年保管期限的檔案宜單獨(dú)排列。年保管期限的檔案宜單獨(dú)排列。

30、39 歸檔文件目錄裝訂方法歸檔文件目錄裝訂方法 1 1、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一年一本。、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一年一本。永久、永久、3030年保管期年保管期 限的檔案目錄排完后，再接著排限的檔案目錄排完后，再接著排1010年保管期限的檔案目錄。年保管期限的檔案目錄。 2 2、檔案數(shù)量少的單位可幾年一本，但同一年度檔案不得分開。、檔案數(shù)量少的單位可幾年一本，但同一年度檔案不得分開。 一式兩套。一式兩套。 3 3、目錄前設(shè)歸檔文件總目。、目錄前設(shè)歸檔文件總目。 4 4、目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) （問題）（問題） 等項(xiàng)目。等項(xiàng)目。4

31、0 歸檔文件目錄排列編號(hào)歸檔文件目錄排列編號(hào) 方式一：一年兩本目錄。方式一：一年兩本目錄。永久、永久、3030年保管期限的檔案年保管期限的檔案 一年編一本目錄；一年編一本目錄；1010年保管期限的檔案單獨(dú)編一本目年保管期限的檔案單獨(dú)編一本目 錄（主要是考慮到不進(jìn)館）。錄（主要是考慮到不進(jìn)館）。 方式二：一年一本目錄。方式二：一年一本目錄。永久、永久、3030年保管期限的檔案年保管期限的檔案 目錄排完后，再接著排目錄排完后，再接著排1010年保管期限的檔案目錄。年保管期限的檔案目錄。( (標(biāo)標(biāo) 準(zhǔn)認(rèn)可的）準(zhǔn)認(rèn)可的）41圖示圖示3 3：歸檔文件目錄封面式樣：歸檔文件目錄封面式樣42整理步驟之八：整理步驟之八： 裝裝 盒盒 編目完畢的文件按室編件號(hào)順序裝入編目完畢的文件按室編件號(hào)順序裝入 檔案盒。檔案盒。 不同保管期限的歸檔文件不得裝入同不同保管期限的歸檔文件不得裝入同 一檔案盒中。一檔案盒中。 檔案盒應(yīng)釆用無酸紙制作，由檔案行檔案盒應(yīng)釆用無酸紙制作，由檔案行 政管理部門統(tǒng)一監(jiān)制。政管理部門統(tǒng)一監(jiān)制。434