第三章物業(yè)管理應用文寫作公文

1、 第三編第三編 公務類文書公務類文書 第一章第一章 公文概說公文概說 第二章第二章 通知、通報通知、通報 第三章第三章 報告、請示報告、請示 第四章第四章 函、會議紀要函、會議紀要 學習目標學習目標 知識概要知識概要 內容詳解內容詳解 本章小結本章小結 v了解公文的概念了解公文的概念v理解公文的作用理解公文的作用v掌握掌握公文的公文的結構和語言特點及其要求結構和語言特點及其要求第一節(jié)第一節(jié) 公文文體常識公文文體常識第二節(jié)第二節(jié) 公文格式公文格式第三節(jié)第三節(jié) 公文行文規(guī)則公文行文規(guī)則第四節(jié)第四節(jié) 公文處理公文處理第一節(jié)第一節(jié) 公文文體常識公文文體常識 公文的概念公文的概念 公文的種類公文的種類

2、公文的特點公文的特點一、公文的概念一、公文的概念 公文，即公務文書，又稱文件。是國家公文，即公務文書，又稱文件。是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書，是傳達政令，指導、布置和商洽工的文書，是傳達政令，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯(lián)作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯(lián)系公務、記載工作活動的重要工具。系公務、記載工作活動的重要工具。 公文有廣義與狹義之分公文有廣義與狹義之分 廣義的公文，既包括廣義的公文，既包括20002000年年8 8月月24

3、24日國日國務院發(fā)布的務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法國家行政機關公文處理辦法中所規(guī)定的中所規(guī)定的1313種公文及種公文及19961996年年5 5月月3 3日中共中日中共中央辦公廳印發(fā)的央辦公廳印發(fā)的中國共產(chǎn)黨機關公文處理中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例條例中所明確的中所明確的1414種文件，又泛指機關常種文件，又泛指機關常用應用文。用應用文。 狹義的公文，專指黨和國家行政機關各狹義的公文，專指黨和國家行政機關各自正式規(guī)定的正式、主要文種。自正式規(guī)定的正式、主要文種。二、公文的特點二、公文的特點作者的法定性作者的法定性特定的體式性特定的體式性語言的莊重性語言的莊重性嚴格的程序性嚴格的程序性法定的

4、權威性法定的權威性明確的公務性明確的公務性公文的特點公文的特點三、公文的作用三、公文的作用 法規(guī)和準繩作用（明法）法規(guī)和準繩作用（明法）領導與指導作用（傳令）領導與指導作用（傳令）宣傳教育作用（宣教）宣傳教育作用（宣教）公務聯(lián)系作用（紐帶）公務聯(lián)系作用（紐帶）憑證記載作用（憑籍）憑證記載作用（憑籍）第二節(jié)第二節(jié) 公文格式公文格式 一、什么是公文格式一、什么是公文格式 二、公文格式的種類二、公文格式的種類 三、公文的書面格式三、公文的書面格式一、什么是公文格式一、什么是公文格式 公文格式，也稱公文體式。它是公文通公文格式，也稱公文體式。它是公文通用的紙張要求、印制要求及公文書面結構各用的紙張要求

5、、印制要求及公文書面結構各組成要素排列順序和標識規(guī)則的總和。組成要素排列順序和標識規(guī)則的總和。 這種格式是公文的形式標志，它不僅可這種格式是公文的形式標志，它不僅可以區(qū)別于應用文的其它文種，而且也表示出以區(qū)別于應用文的其它文種，而且也表示出公文的法規(guī)性，使公文更好地發(fā)揮效用。公文的法規(guī)性，使公文更好地發(fā)揮效用。二、公文格式的種類二、公文格式的種類1.1.用紙格式：用紙格式：A4A4型，幅面型，幅面210210297mm297mm。版面尺。版面尺寸上白邊寸上白邊( (天頭天頭) )空空37mm37mm，訂口，訂口( (左白邊左白邊) )空空28mm28mm。 2.2.排版格式：排版格式：正文使用

6、正文使用3 3號仿宋體字。字形有號仿宋體字。字形有小標宋體、黑體、楷體等。一般每面排小標宋體、黑體、楷體等。一般每面排2222行，行，每行排每行排2828個字。個字。3.3.印裝格式：印裝格式：左側裝訂，不掉頁。包本公文的左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過頁碼之間誤差不超過4mm4mm。 三、公文的書面格式三、公文的書面格式1.1.眉首區(qū)：眉首區(qū)：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等簽發(fā)人等 2.2.

7、主體區(qū)：主體區(qū)：公文標題、主送機關、公文正文、公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、印章、附注等附件、成文時間、印章、附注等 3.3.版記區(qū)：版記區(qū)：主題詞、抄送單位、印發(fā)機關和印主題詞、抄送單位、印發(fā)機關和印發(fā)日期等發(fā)日期等第三節(jié)第三節(jié) 公文行文規(guī)則公文行文規(guī)則 一、行文與行文規(guī)則一、行文與行文規(guī)則 二、公文行文關系二、公文行文關系 三、公文行文方式三、公文行文方式 四、行文原則四、行文原則一、行文與行文規(guī)則一、行文與行文規(guī)則 行文行文 ：各級機關在其公文處理過程中以本機各級機關在其公文處理過程中以本機關名義撰制公文向受文機關運行的環(huán)節(jié)關名義撰制公文向受文機關運行的環(huán)節(jié) 行文規(guī)則行文

8、規(guī)則 ：以行文關系為核心的行文制度、以行文關系為核心的行文制度、行文方式的總和行文方式的總和 二、公文行文關系二、公文行文關系1.1.隸屬關系（領導與被領導關系）隸屬關系（領導與被領導關系）2.2.指導與被指導關系指導與被指導關系3.3.平行關系平行關系三、公文行文方式三、公文行文方式行文方式行文方式上行方向上行方向下行方向下行方向平行方向平行方向逐級行文逐級行文越級行文越級行文逐級行文逐級行文多級行文多級行文直貫到底行文直貫到底行文平行文平行文四、行文原則四、行文原則1.1.確有必要確有必要2.2.注重效用注重效用3.3.協(xié)商一致協(xié)商一致4.4.向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文應向下級機關或者

9、本系統(tǒng)的重要行文應當同時抄送直接上級機關。當同時抄送直接上級機關。5.5.黨政分工黨政分工6.6.正確選擇適合聯(lián)合行文的機關正確選擇適合聯(lián)合行文的機關7. 7. 請示公文的報送制度和行文規(guī)范問題請示公文的報送制度和行文規(guī)范問題 一般不得越級請示一般不得越級請示 會商一致。會商一致。 請示應一文一事請示應一文一事 請示一般只寫一個主送機關請示一般只寫一個主送機關 請示不得同時抄送下級機關請示不得同時抄送下級機關 “請示事項請示事項”不得夾帶在不得夾帶在“報告報告”中中第四節(jié)第四節(jié) 公文處理公文處理 一、公文處理的任務一、公文處理的任務 二、公文處理程序圖二、公文處理程序圖 一、公文處理的任務一、

10、公文處理的任務公文處理：公文處理：收文、發(fā)文、立卷、歸檔等收文、發(fā)文、立卷、歸檔等特點：特點：嚴肅性、輔助性和應用性。嚴肅性、輔助性和應用性。原則：原則：實事求是、精簡、高效實事求是、精簡、高效要求：要求：及時、準確、安全及時、準確、安全 二、公文處理程序圖二、公文處理程序圖一、公文收文處理程序一、公文收文處理程序簽收簽收登記登記分發(fā)分發(fā)擬辦擬辦批辦批辦承辦承辦催辦催辦注辦注辦二、公文發(fā)文處理程序圖二、公文發(fā)文處理程序圖擬稿擬稿會商會商核稿核稿簽發(fā)簽發(fā)注發(fā)注發(fā)繕印繕印校對校對用印用印分裝分裝傳遞傳遞公文文體常識公文文體常識公文概說（概念、種類、特點）公文概說（概念、種類、特點）公文格式公文格式

11、行文規(guī)則行文規(guī)則公文處理（任務、程序圖）公文處理（任務、程序圖）書面格式、印裝格式書面格式、印裝格式排版格式、用紙格式排版格式、用紙格式行文關系行文關系行文方式行文方式行文原則行文原則 學習目標學習目標 知識概要知識概要 內容詳解內容詳解 本章小結本章小結v了解通知、通報的文種常識了解通知、通報的文種常識v理解通知、通報的格式和寫作要求理解通知、通報的格式和寫作要求v掌握掌握通知、通報的通知、通報的語言特點及其寫法語言特點及其寫法第一節(jié)第一節(jié) 通通 知知第二節(jié)第二節(jié) 通通 報報第一節(jié)第一節(jié) 通通 知知 一、文種常識一、文種常識 二、格式掃描二、格式掃描 三、寫法指要三、寫法指要 四、寫作須知四

12、、寫作須知一、文種常識一、文種常識涵義涵義發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉下級機關的公文，轉發(fā)發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員項，任免人員特點特點1.1.發(fā)布性發(fā)布性2.2.批示性批示性3.3.中轉性中轉性4.4.廣泛性廣泛性5.5.告之性告之性種類種類1.1.指示性通知指示性通知 2.2.發(fā)布性通知發(fā)布性通知 3.3.批轉性通知批轉性通知 4.4.轉發(fā)性通知轉發(fā)性通知 5.5.告知類通知告知類通知 6.6.任免聘用通知任免聘用

13、通知 7.7.一般性通知一般性通知二、格式掃描二、格式掃描 標題：標題：發(fā)文機關發(fā)文機關+ +事由事由+ +（重要、緊急、聯(lián)（重要、緊急、聯(lián)合、補充）合、補充）+“+“通知通知”主送：主送：正文：正文：緣由和目的、通知事項、執(zhí)行要求緣由和目的、通知事項、執(zhí)行要求 落款：落款：署名、日期署名、日期三、寫法指要三、寫法指要 v正文基本構成：正文基本構成：通知的緣由和目的、通知事通知的緣由和目的、通知事項、執(zhí)行要求項、執(zhí)行要求v要著眼于實要著眼于實v要防止濫用要防止濫用v要一目了然要一目了然文件名稱文件名稱( (一一) )發(fā)布性通知發(fā)布性通知 法規(guī)性文件經(jīng)有關部門制定以后，需要法規(guī)性文件經(jīng)有關部門制

14、定以后，需要用通知的形式予以發(fā)布。這類通知的正文一用通知的形式予以發(fā)布。這類通知的正文一般包括四個方面的內容：般包括四個方面的內容： 文件由來文件由來希望要求希望要求 附附 件件（二）指示性通知（二）指示性通知 上級單位向下級單位對某一項工作的布上級單位向下級單位對某一項工作的布置、要求、意見等往往用通知的形式傳達。置、要求、意見等往往用通知的形式傳達。這種通知帶有指令性，必須有根據(jù)、有目的、這種通知帶有指令性，必須有根據(jù)、有目的、有任務、有要求。有任務、有要求。 （三）傳達性通知（三）傳達性通知 這種通知帶有指示性、規(guī)定性，多用于這種通知帶有指示性、規(guī)定性，多用于上下級之間，職能部門與有關部

15、門之間。對上下級之間，職能部門與有關部門之間。對通知中的有關精神，必須遵照辦理、貫徹執(zhí)通知中的有關精神，必須遵照辦理、貫徹執(zhí)行。在寫法上，一般是先交代問題的來龍去行。在寫法上，一般是先交代問題的來龍去脈，再講有關指示、意見、規(guī)定等，最后談脈，再講有關指示、意見、規(guī)定等，最后談希望或要求。希望或要求。 （四）轉發(fā)和批轉性通知（四）轉發(fā)和批轉性通知 上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執(zhí)行，上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執(zhí)行，需要用通知的形式，這種通知叫轉發(fā)性通知。其寫需要用通知的形式，這種通知叫轉發(fā)性通知。其寫法一般有二種：其一是照轉照發(fā)。其二是除轉發(fā)文法一般有二種：其一是照轉照發(fā)。其二是

16、除轉發(fā)文件以外，再根據(jù)本地區(qū)、本部門的具體情況，提出件以外，再根據(jù)本地區(qū)、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。一些具體要求和希望。v 上級領導部門轉發(fā)下屬單位的來文，如報告、上級領導部門轉發(fā)下屬單位的來文，如報告、請示、意見等所用的通知稱為批轉型通知。有的照請示、意見等所用的通知稱為批轉型通知。有的照批照轉，有的加些指示性的意見。批照轉，有的加些指示性的意見。（五）會議通知（五）會議通知 會議通知要求以極其簡短的文字，寫明會議通知要求以極其簡短的文字，寫明會議名稱、目的、內容（日期、時間、地點、會議名稱、目的、內容（日期、時間、地點、出席對象以及對出席者的要求等）。出席對象以及對出席者的

17、要求等）。 （六）任免通知（六）任免通知 上級機關對于所任免的人員需要用通知上級機關對于所任免的人員需要用通知行文任免和聘用。有的行政機關負責人的任行文任免和聘用。有的行政機關負責人的任免，除向規(guī)定范圍發(fā)通知外，還要向社會公免，除向規(guī)定范圍發(fā)通知外，還要向社會公布。布。 四、寫作須知四、寫作須知v 表達要明確表達要明確v 體式要規(guī)范體式要規(guī)范v 形式要靈活形式要靈活v 要編號登記要編號登記第二節(jié)第二節(jié) 通通 報報 一、文種常識一、文種常識 二、格式掃描二、格式掃描 三、寫法指要三、寫法指要 四、寫作須知四、寫作須知 五、相關鏈接五、相關鏈接一、文種常識一、文種常識涵義：涵義：對典型的先進事跡、

18、人物進行表彰，對對典型的先進事跡、人物進行表彰，對嚴重的錯誤予以批評教育，對重要的經(jīng)審核嚴重的錯誤予以批評教育，對重要的經(jīng)審核情況予以傳遞溝通情況予以傳遞溝通特點：特點：典型性、引導性、嚴肅性、時效性典型性、引導性、嚴肅性、時效性種類：種類：批評通報、表彰通報、情況通報批評通報、表彰通報、情況通報標題標題 正文正文 落款落款二、格式掃描二、格式掃描三、寫法指要三、寫法指要v正文基本構成：正文基本構成： 通報情況、通報決定、希望和要求通報情況、通報決定、希望和要求v表彰通報：表彰通報：事項、決定、號召事項、決定、號召v批評通報：批評通報：緣由、事項、分析、要求緣由、事項、分析、要求v情況通報：情

19、況通報：事項、現(xiàn)況、要求事項、現(xiàn)況、要求 四、寫作須知四、寫作須知v1.1.事例要典型事例要典型 v2.2.情況要真實情況要真實 v3.3.分析要準確分析要準確 v4.4.詳略要得當詳略要得當 v5.5.通報要及時通報要及時 五、相關鏈接五、相關鏈接通報與通知的區(qū)別：通報與通知的區(qū)別：v1.1.告知對象不同告知對象不同 v2.2.制發(fā)時間不同制發(fā)時間不同 v3.3.目的不同目的不同 v4.4.作用不同作用不同v通知和通報均屬于知照性公文，都有溝通情通知和通報均屬于知照性公文，都有溝通情況、傳達信息的作用。況、傳達信息的作用。v通知通過具體事項的安排，要求下級機關在通知通過具體事項的安排，要求下

20、級機關在工作中照此執(zhí)行或辦理，具有較強的約束力。工作中照此執(zhí)行或辦理，具有較強的約束力。v通報的目的在于宣傳教育或信息溝通。通報的目的在于宣傳教育或信息溝通。 學習目標學習目標 知識概要知識概要 內容詳解內容詳解 本章小結本章小結 v了解報告、請示的文種常識了解報告、請示的文種常識v理解報告、請示的格式和寫作要求理解報告、請示的格式和寫作要求v掌握掌握報告、請示的報告、請示的語言特點及其寫法語言特點及其寫法第一節(jié)第一節(jié) 報報 告告第二節(jié)第二節(jié) 請請 示示第一節(jié)第一節(jié) 報報 告告 一、文種常識一、文種常識 二、格式掃描二、格式掃描 三、寫法指要三、寫法指要 四、寫作須知四、寫作須知一、文種常識一

21、、文種常識v涵義：涵義：向上級機關匯報工作、反映情況、提向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關的詢問。出意見或建議、答復上級機關的詢問。v特點：特點：行文的單向性、表達的陳述性行文的單向性、表達的陳述性v種類：種類：工作報告、情況報告工作報告、情況報告 答復報告、遞送報告答復報告、遞送報告 二、格式掃描二、格式掃描 標題標題 主送主送 正文正文 落款落款三、寫法指要三、寫法指要v正文基本構成：報告緣由、報告內容、結束語正文基本構成：報告緣由、報告內容、結束語v報告寫作的通用規(guī)則：報告寫作的通用規(guī)則：1 1情況情況做法做法問題問題( (意見意見) )；2 2情況情況( (做法

22、做法)問題問題今后意見；今后意見；3 3情況情況問題問題今后意見；今后意見；4 4情況情況原因原因( (責任責任)下步做法；下步做法；5 5情況情況原因原因責任及處理意見；責任及處理意見；6 6情況情況問題問題建議；等建議；等v工作報告：工作報告：基本情況、成績和經(jīng)驗、問題與基本情況、成績和經(jīng)驗、問題與不足、改進辦法不足、改進辦法v情況報告：情況報告：情況或問題發(fā)生的經(jīng)過、原因、情況或問題發(fā)生的經(jīng)過、原因、責任分析、處理意見、應吸取的教訓等責任分析、處理意見、應吸取的教訓等v答復報告：答復報告：報告的原因、回答詢問報告的原因、回答詢問四、寫作須知四、寫作須知v情況要真實、準確情況要真實、準確v

23、重點突出，中心明確重點突出，中心明確v合理安排結構、層次合理安排結構、層次v注重時效，不失時機注重時效，不失時機v語言要簡潔、凝練語言要簡潔、凝練 第二節(jié)第二節(jié) 請請 示示一、文種常識一、文種常識二、格式掃描二、格式掃描三、寫法指要三、寫法指要四、寫作須知四、寫作須知五、相關鏈接五、相關鏈接一一、文種常識文種常識v涵義：涵義：下級機關請求上級機關對某項工作或下級機關請求上級機關對某項工作或問題作出指示、答復或者批準問題作出指示、答復或者批準v特點：特點：使用范圍廣泛使用范圍廣泛 主送明確，內容單一主送明確，內容單一 不能超越職權請示不能超越職權請示 v種類：種類：政策性請示政策性請示 工作性請

24、示工作性請示 二、格式掃瞄二、格式掃瞄標題標題 主送主送 正文正文 落款落款三、寫法指要三、寫法指要v正文基本構成：正文基本構成：請示原因、請示事項、請求語請示原因、請示事項、請求語v常見請求語：常見請求語：“當否，請批示當否，請批示”、“以上意見以上意見如無不妥，請批準如無不妥，請批準”、 “ “特此請示，即請予特此請示，即請予以核批以核批”等。等。四、寫作須知四、寫作須知v理由要充分理由要充分v事項要明確事項要明確v請求要單一請求要單一v文種要用對文種要用對五、相關鏈接五、相關鏈接v請示與報告的區(qū)別：請示與報告的區(qū)別： 1.1.行文目的不同行文目的不同 2.2.行文時間不同行文時間不同 3

25、.3.內容含量不同內容含量不同 4.4.公文處理不同公文處理不同 5.5.主送機關的數(shù)目不同主送機關的數(shù)目不同 6.6.結尾不同結尾不同v報告、請示均屬于報請性上行文，使用的范報告、請示均屬于報請性上行文，使用的范圍和頻率都很高。圍和頻率都很高。v報告是用來報告是用來向上級機關匯報工作、反映情況、向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關的詢問提出意見或建議、答復上級機關的詢問v請示是請示是下級機關請求上級機關對某項工作或下級機關請求上級機關對某項工作或問題作出指示、答復或者批準的。問題作出指示、答復或者批準的。v請示和報告是兩個不同的文種，注意區(qū)分。請示和報告是兩個不同的文種

26、，注意區(qū)分。 學習目標學習目標 知識概要知識概要 內容詳解內容詳解 v了解函、會議紀要的文種常識了解函、會議紀要的文種常識v理解函、會議紀要的格式與寫作要求理解函、會議紀要的格式與寫作要求v掌握掌握函、會議紀要的函、會議紀要的語言特點及其寫法語言特點及其寫法 第一節(jié)第一節(jié) 函函第二節(jié)第二節(jié) 會議紀要會議紀要第一節(jié)函第一節(jié)函一、文種常識一、文種常識二、二、格式掃描格式掃描三、寫法指要三、寫法指要四、寫作須知四、寫作須知五、相關鏈接五、相關鏈接一、文種常識一、文種常識v涵義：涵義：不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復審批事項等答復審批事項等v特點：特點：靈活簡便靈活簡便 往來性往來性 法定效用法定效用 v種類：種類：請準函請準函( (申請函）、商洽函、詢問函、申請函）、商洽函、詢問函、答復函、告知函答復函、告知函標題標題 主送主送 正文正文 落款落款二、格式掃瞄二、格式掃瞄三、寫法指要三、寫法指要v正文基本構成：正文基本構成：發(fā)函緣由、事項、結語發(fā)函緣由、事項、結語v敘事清楚，說理有節(jié)敘事清楚，說理有節(jié)v短小精悍，注意技法短小精悍，注意技法v不能將不能將“函函”遺忘遺忘四、