工程管理公司合同管理制度

1、合同管理制度1. 目的為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履行有檢查，維護(hù)公司的合法權(quán)益，制定本制度。2適用范圍 本制度適用于公司簽訂和履行的承包合同、施工合同、專業(yè)分包合同、材料設(shè)備買賣合同等。3職責(zé) 3.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)建設(shè)工程承包合同、施工合同及重大專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、買賣合同等的批準(zhǔn)簽訂。 3.2 公司商務(wù)合約部負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)是： 3.2.1 貫徹執(zhí)行合同法及有關(guān)法律法規(guī)，組織有關(guān)人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。3.2.2 負(fù)責(zé)對合同示范文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；3.2.3 決定合同會(huì)商、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定

2、格式合同制作、合同備案、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔(dān)保及抵押等事宜。 3.2.4 負(fù)責(zé)建設(shè)工程承包合同、施工合同、勞務(wù)分包合同、專業(yè)分包合同、材料設(shè)備買賣合同建設(shè)期內(nèi)的檔案管理；3.2.5 負(fù)責(zé)合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓和終止。審查合同，建立合同臺(tái)帳和檔案，管理合同文本、授權(quán)委托書，進(jìn)行合同統(tǒng)計(jì)，做出統(tǒng)計(jì)分析。3.2.6 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部和外部合同關(guān)系，解決合同問題和處理合同糾紛。3.2.7 制定合同管理章程、制度、并貫徹實(shí)施。3.2.8 領(lǐng)導(dǎo)開展“守合同重信用”活動(dòng)。3.2.9 開展合同調(diào)研活動(dòng)。3.2.10 負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。3.3 商務(wù)合約部負(fù)責(zé)各類合同的審查工作，具體職責(zé)是：3.

3、3.1 負(fù)責(zé)國家、省、市有關(guān)合同示范文本的推廣使用工作，負(fù)責(zé)公司有關(guān)示范文本的編制和推廣使用工作； 3.3.2 負(fù)責(zé)各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查，并出具審查意見；3.3.3 負(fù)責(zé)公司合同評審流程的執(zhí)行；3.3.4 協(xié)助分管副總經(jīng)理監(jiān)督、檢查各分公司施工合同、勞務(wù)分包合同、 專業(yè)分包工合同、物資設(shè)備買賣合同的履行情況；3.4 分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司合同的具體履行工作。其主要職責(zé)是：3.4.1 負(fù)責(zé)宣傳、貫徹有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，組織學(xué)習(xí)所在工程項(xiàng)目的各類合同并熟悉內(nèi)容，做好合同交底工作；3.4.2 履行建設(shè)工程合同中規(guī)定的職責(zé)，監(jiān)督工程的進(jìn)度、質(zhì)量及造價(jià)工作；3.4.3 負(fù)責(zé)監(jiān)

4、督、檢查各分公司施工合同、勞務(wù)分包合同、專業(yè)分包工合同、物資設(shè)備買賣合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司報(bào)告。 3.4.4 負(fù)責(zé)所在項(xiàng)目所有合同的日常管理工作，收集、記錄、整理和保存與合同有關(guān)的協(xié)議、函件，辦理工程變更和簽證； 3.4.5 收集、整理索賠資料，提供索賠依據(jù)，書寫索賠報(bào)告；4合同的簽訂 4.1 合同主體的審查 訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。 簽訂建設(shè)工程施工合同要重點(diǎn)審查業(yè)主的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、招標(biāo)文件，以確定發(fā)包人的主體資格；審查項(xiàng)目資金落實(shí)程度及

5、業(yè)主以往合同履約情況，以確定業(yè)主的履約能力。 簽訂分包合同要重點(diǎn)審查承包人的營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營范圍、資質(zhì)等級、管理能力和實(shí)際業(yè)績。 公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，報(bào)商務(wù)合約部備案。 4.2 合同的形式 訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。"書面形式"是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的應(yīng)當(dāng)使用示范文本。 4.3 合同的內(nèi)容 4.3.1 建設(shè)工程施工合同、各類分包合同、承

6、包合同應(yīng)當(dāng)按照國家或公司制定的示范文本和專題會(huì)議指導(dǎo)意見的內(nèi)容填寫。 4.3.2 其他合同（主要指買賣合同）的內(nèi)容 4.3.2.1 當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。 4.3.2.2 合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。 4.3.2.3 數(shù)量：合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等）。 4.

7、3.2.4 質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號；農(nóng)副產(chǎn)品，化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。 4.3.2.5 價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定的日期后多少日內(nèi)。 4.3.2.6 履行期限、地點(diǎn)和方式 履行期限應(yīng)具有確定性，難以在合同中確定具體期限的應(yīng)約定確定期限的方式；合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如

8、買賣合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、倉庫保管員簽單等。 4.3.2.7 合同的擔(dān)保 合同中對方事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮Ψ疆?dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。 4.3.2.8 合同的解釋 合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起岐義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。 4.3.2.9 保密條款 對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。 4.3.2.10 合同聯(lián)系制度履約期限長的重大

9、經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。 4.3.2.11 違約責(zé)任根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。 4.3.2.12 解決爭議的方式 解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。 4.4 簽訂合同的工作程序 4.4.1 建設(shè)工程施工合同的簽訂 4.4.1.1 合同洽談前，公司商務(wù)合約部必須按本制度4.1條的規(guī)定對發(fā)包人的綜合情況進(jìn)行考察。建設(shè)工程施工合同中投標(biāo)中標(biāo)的項(xiàng)目，要審查業(yè)主的招標(biāo)文件、我方的投標(biāo)書、中標(biāo)書、紀(jì)要、往來函等文書，召集有關(guān)部門認(rèn)真組織合同洽談準(zhǔn)備會(huì)，制定談判的原則和方案。 4.4.1.2 合

10、同洽談過程中，對于涉及擔(dān)保、預(yù)付款、各類保證金等費(fèi)用較大的項(xiàng)目，按重新進(jìn)行評審。合同談判人員負(fù)責(zé)向合同管理部門進(jìn)行書面交底。 4.4.1.3 合同主要條款商定后，由商務(wù)合約部負(fù)責(zé)起草合同文本，附合同評審表交相關(guān)部門（項(xiàng)目部、合同管理部、財(cái)務(wù)部等）進(jìn)行會(huì)審后，公司分管副總經(jīng)理認(rèn)為已經(jīng)基本沒有異議的，提交院內(nèi)進(jìn)行審查，院內(nèi)審查通過后，商務(wù)合約部憑合同評審單報(bào)公司總經(jīng)理或授權(quán)委托人批準(zhǔn)簽字。 4.4.1.4 合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后，按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理鑒證、公證手續(xù)的，由商務(wù)合約部負(fù)責(zé)辦理。按規(guī)定須經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)才能簽訂的合同必須經(jīng)批準(zhǔn)后才能簽訂。 4.4.2 勞務(wù)（專業(yè)）分包合同的

11、簽訂 4.4.2.1 合同洽談前，公司業(yè)務(wù)部必須按本制度4.1條的規(guī)定對分包人的綜合情況進(jìn)行考察，要求分包方提供以下證件原件：有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書、施工許可證、施工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)證書、安全資格證書、勞務(wù)隊(duì)伍資格證書、關(guān)于簽訂合同的法定代表人身份證明書或法人授權(quán)委托書。 4.4.2.2 項(xiàng)目經(jīng)理部在符合分包方條件的企業(yè)中進(jìn)行招（議）標(biāo)工作。商務(wù)合約部對招標(biāo)文件、評標(biāo)辦法及合同條件進(jìn)行審查，并對招標(biāo)工作進(jìn)行監(jiān)督。 4.4.2.3 勞務(wù)（專業(yè)）分包隊(duì)伍中標(biāo)后，在征得業(yè)主同意（若建設(shè)工程施工合同有此約定）后，由項(xiàng)目經(jīng)理部（合同應(yīng)報(bào)公司商務(wù)合約部備案，經(jīng)總經(jīng)理審批）與分包方簽訂分包施工合

12、同。工程所在地地方主管部門有分包合同示范文本的，采用該示范文本地方主管部門無示范文本的采用公司制定的示范文本。 4.4.2.4 項(xiàng)目部在簽訂合同后，應(yīng)將合同文本報(bào)公司合同管理部備案。 4.4.3 材料設(shè)備采購合同的簽訂 材料設(shè)備采購合同由采購部根據(jù)建設(shè)工程合同要求與供應(yīng)方進(jìn)行洽談，擬訂合同條款，交項(xiàng)目經(jīng)理部、商務(wù)合約部會(huì)審后，由采購部負(fù)責(zé)簽訂，合同管理部加蓋合同專用章，重大買賣需經(jīng)合同評審流程后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽訂。 4.4.4 其他經(jīng)濟(jì)合同的簽訂 其他經(jīng)濟(jì)合同由主辦人員與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，附合同評審表報(bào)部門經(jīng)理審批或預(yù)審，在部門經(jīng)理權(quán)限范圍內(nèi)的合同由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，由商務(wù)合約部加蓋合

13、同專用章；重大經(jīng)濟(jì)合同需由部門經(jīng)理簽署意見后由商務(wù)合約部進(jìn)行合同評審流程后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽訂。 4.4.5 合同正式簽訂后，合同文本除相關(guān)部門自行保管外，應(yīng)當(dāng)隨合同評審表交存公司商務(wù)合約部一份備案。5. 合同的變更、解除 5.1 在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。變更或解除經(jīng)濟(jì)的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報(bào)），法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理； 5.2 存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同 5.2

14、.1 因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的； 5.2.2 在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)； 5.2.3 對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行； 5.2.4 對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的； 5.2.5 法律規(guī)定的其他情形。 5.3 公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。若確須變更或解除時(shí)，由合同經(jīng)辦人查明原因，提出意見，經(jīng)商務(wù)合約部審核、總經(jīng)理審批后，認(rèn)為已出現(xiàn)了本制度5.2條規(guī)定的情形的，應(yīng)提交公司法律顧問審查并簽發(fā)解除合同的函；對方?jīng)]有違約，應(yīng)同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。 合同變更必須

15、由原合同起草部門負(fù)責(zé)更改，按合同評審程序辦理合同變更評審，并辦理書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同的發(fā)放的范圍相同。 5.4 對方提出合同變更的，變更程序也應(yīng)5.3規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進(jìn)行，索賠協(xié)議是合同變更的處理結(jié)果，是變更后合同一部分。 5.5 對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），必須及時(shí)辦理中止手續(xù)，收集因中止合同給本公司帶來的經(jīng)濟(jì)損失證據(jù)和資料，及時(shí)追究對方的責(zé)任。中止的合同恢復(fù)繼續(xù)履行時(shí)，依相同程序辦理恢復(fù)手續(xù)。合同的恢復(fù)與中止都必須由商務(wù)合約部通知總經(jīng)理。 5.6 合同未履行完畢，但

16、確定不再繼續(xù)履行，合同履行部門應(yīng)做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。6合同的履行 6.1 公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對方當(dāng)事人及時(shí)履行其義務(wù)。 合同履行中發(fā)生的情況應(yīng)建立合同履行執(zhí)行情況臺(tái)帳。 6.2 有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報(bào)等均為合同的組成部分，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)整理、妥善保管。在合同履行過程中，對本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對方確認(rèn)。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料、發(fā)票時(shí)應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條，履行合同付款時(shí)應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條，公司原則上只開具限制性抬頭的

17、轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。 6.3 對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，商務(wù)合約部應(yīng)及時(shí)查明原因，通過取證按照合同約定，及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r（含違約）報(bào)告。 當(dāng)本公司接到對方的索賠（含違約）報(bào)告后應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)處理、解釋或提出反索賠，公司員工不得擅自在對方當(dāng)事人出具的索賠報(bào)告、對帳單等確認(rèn)類文書上簽字蓋章，確有需要的，應(yīng)視具體內(nèi)容經(jīng)合同主管經(jīng)理審核并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 6.4 在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書面上報(bào)公司商務(wù)合約部處理，公司商務(wù)合約部應(yīng)立即向公司法律顧問咨詢，并將基本情況和法律顧問

18、的處理意見一同上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)： 6.4.1 經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化； 6.4.2 轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)； 6.4.3 喪失商業(yè)信譽(yù)； 6.4.4 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。 6.5 債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)的確認(rèn)： 6.5.1 在重大、復(fù)雜合同的履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期與對方對帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)； 6.5.2 在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。7經(jīng)濟(jì)合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟 7.1 合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決；

19、7.2 合同雙方在一定期限（一般為一個(gè)月）內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)以書面報(bào)告交商務(wù)合約部，由主管副總經(jīng)理擬定處理意思，報(bào)總經(jīng)理決定。對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告公司商務(wù)合約部。 7.3 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當(dāng)事人準(zhǔn)備或已經(jīng)申請仲裁或提起訴訟的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)公司辦公室，由公司辦公室統(tǒng)一委托律師或其他專業(yè)人員辦理。8合同的日常管理 8.1 公司實(shí)行二級合同管理，商務(wù)合約部全面負(fù)責(zé)公司的合同管理；業(yè)務(wù)部、采購部、項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)所在部門的合同管理，

20、其他部門不設(shè)合同管理員。 8.2 簽訂合同時(shí)，合同各方應(yīng)盡量在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)簽字并蓋章（若無可能，應(yīng)先由對方簽字蓋章，經(jīng)商務(wù)合約部審核確認(rèn)后公司簽字蓋章），合同各頁之間應(yīng)當(dāng)加蓋公司騎縫章。 公司的空白合同、授權(quán)委托書由商務(wù)合約部管理，業(yè)務(wù)人員不得隨身攜帶已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差。蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并登報(bào)聲明。 8.3 簽訂合同正本、副本份數(shù)按需要確定，正副本應(yīng)區(qū)分清楚。合同簽訂后交公司商務(wù)合約部留存，其余各職能部門或合同履行部門由公司商務(wù)合約部負(fù)責(zé)編號受控分發(fā)。除商務(wù)合約部外，其他部門復(fù)印合同必須事先征得公司商務(wù)合約部同意，由公司商務(wù)合約部統(tǒng)一編號受控。所有合同發(fā)放均應(yīng)做好發(fā)放記錄。 8.4 已簽訂的合同以及與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)往來傳真、信函、索賠報(bào)告、對帳單、合同臺(tái)帳等資料應(yīng)集中由合同管理員保管。合同管理員應(yīng)對上述材料分類登記成冊，業(yè)務(wù)人員與對方當(dāng)事人結(jié)帳時(shí)可從合同管理員簽領(lǐng)相關(guān)材料。 8.5 對于合同履行和竣工結(jié)算均已完成的工程，合同執(zhí)行部門應(yīng)向商務(wù)合約部提交合同履行情況的工作報(bào)告。商務(wù)合約部審查后，連同合同、結(jié)算書以及一切往來文書、經(jīng)濟(jì)簽證、變更記錄、竣工驗(yàn)收證