行政人員素質(zhì)測評

1、僅供個人參考行政人員素質(zhì)測評第一節(jié)行政人員素質(zhì)測評指標(biāo)和測評方法一、行政人員基本素質(zhì)構(gòu)成(一) 生理素質(zhì)從生理素質(zhì)方面來說，行政人員除了應(yīng)具備良好的體質(zhì)和旺盛的精力之外，還應(yīng)在年齡、身高、視力、聽力等個人身體條件方面達到一定的要求。(二) 心理素質(zhì)1個人能力行政人員的個人能力是影響其工作效率的基本心理素質(zhì)，具體體現(xiàn)在以下兩個方面。(1) -般能力傾向行政人員應(yīng)具備較好的行政職業(yè)能力，包括數(shù)量關(guān)系能力、常識判斷能力、判斷推理 能力、言語理解與表達能力、資料分析能力等。(2) 特殊能力傾向首先，文書能力傾向即知覺速度與準(zhǔn)確性是行政人員的必備能力之一。其次，創(chuàng)新能 力對行政人員工作效能的提高也很重要

2、。2 人格特征行政人員的人格特征主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)興趣、個性傾向三個方面。(1) 職業(yè)道德行政人員應(yīng)忠于職守、恪守信用、嚴(yán)守秘密、善于合作、文明禮貌，并能夠?qū)嵤虑笫恰?2) 職業(yè)興趣職業(yè)興趣傾向也會影響行政人員的工作效率。以霍蘭德職興趣為例，行政人員的職業(yè) 興應(yīng)傾向于常規(guī)型，順從、謹(jǐn)慎、穩(wěn)重、關(guān)注細(xì)節(jié)，喜歡從事穩(wěn)定、系統(tǒng)、有秩序、有條理 的工作。(3) 個性傾向行政人員的性格傾向應(yīng)是內(nèi)外向相結(jié)合，既活潑開朗又沉著冷靜、既敏銳大膽又謹(jǐn)慎 細(xì)心、既自信熱情又自制勤奮。(三) 知識素質(zhì)1. 專業(yè)知識行政人員應(yīng)掌握的專業(yè)知識包括行政管理知識、秘書學(xué)知識、公文寫作知識、文書檔 案知識、會務(wù)及人際關(guān)

3、系知識等，還應(yīng)包括行政人員所在部門的具體崗位方面的專業(yè)知識。2. 相關(guān)輔助知識行政人員應(yīng)對政治、哲學(xué)、語文、外語、數(shù)學(xué)、管理、統(tǒng)計、法律等各學(xué)科的知識都 有一定程度的了解，甚至還包括歷史、地理、藝術(shù)修養(yǎng)類知識。3. 專業(yè)技能知識行政人員還應(yīng)具備熟練的專業(yè)技能才能勝任工作崗位，具體包括速記、打字、寫作、 文檔編輯、歸檔、統(tǒng)計、辦公自動，化等技能，有的高級行政人員還需具備駕駛技能。二、確定行政人員素質(zhì)測評要素根據(jù)行政人員的基本素質(zhì)構(gòu)成，可以分析如表9-1所列的測評要素。表9-1行政人員素質(zhì)測評通用要素一覽表素質(zhì)結(jié)構(gòu)測評要素測評內(nèi)容生理素質(zhì)體質(zhì)身體健康狀況身體條件身高、視力、聽力、形象心理素質(zhì)一般能

4、力傾數(shù)量關(guān)系能力、常識判斷能力、判斷推理能力、言語理解與向表達能力、資料分析能力特殊能力傾 向文書能力傾向（知覺速度與準(zhǔn)確性、創(chuàng)造力傾向、人際交往傾 向性格特質(zhì)職業(yè)興趣傾向、內(nèi)外向性、責(zé)任傾向、情緒穩(wěn)定性、嚴(yán)肅謹(jǐn) 慎性、環(huán)境適應(yīng)性、自律性知識素質(zhì)行政專業(yè)知 識辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)、秘書學(xué)、公文寫作、文書檔案、會務(wù)及 人際關(guān)系、外語、禮賓接待等知識專業(yè)技能打字、速記、寫作、閱讀概括、編輯校對、文檔管理、統(tǒng)計 分析、自動化辦公技能溝通協(xié)調(diào)能 力文書表達力、語言表達能力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能 力自我管理技 能織計劃能力、事務(wù)執(zhí)行能力、學(xué)習(xí)適應(yīng)能力、應(yīng)變與自我情 緒控制能力三、選擇行政人員素質(zhì)測評方

5、法行政人員素質(zhì)測評方法可以分別從生理、心理、知識素質(zhì)三個角度來考慮。表9-2列出了行政人員素質(zhì)測評通用的方法。表9-2行政人員素質(zhì)測評通用方法一覽表素質(zhì)結(jié)構(gòu)測評維度測評內(nèi)容測評方法（測評工具）生理素質(zhì)體質(zhì)身體健康狀況體檢或分析體檢表身體條件身高、聽力、視力體檢或分析體檢表形象、儀表面試心理素質(zhì)智力智商水平心理測試（成人智力量表）一般能力傾向詳見表9-1心理測試（GATB量表、國家行政 人員職業(yè)能力測試題）特殊能力傾向文書能力傾向心理測試（明尼蘇達文書能力測評 量表）創(chuàng)造力傾向心理測試（威廉斯創(chuàng)造力傾向測評 量表）人際交往傾向心理測試（自行編制）、面試性格特質(zhì)職業(yè)興趣傾向心理測試（霍蘭德職業(yè)興趣

6、與價值 觀測評量表）內(nèi)外向性、責(zé)任傾向、 情緒穩(wěn)定性、謹(jǐn)慎性、 環(huán)境適應(yīng)性、自律性心理測試（16PF測評量表）知識素質(zhì)行政專業(yè)知識知識測試、面試專業(yè)技能實際操作、面試溝通協(xié)調(diào)能力面試、評價中心技術(shù)自我管理技能面試、評價中心技術(shù)第二節(jié)行政人員素質(zhì)測評行政人員一般包括行政秘書、前臺文秘、文員、檔案管理員等相關(guān)人員，主要從事一些 文書、服務(wù)、協(xié)調(diào)及監(jiān)督類的工作。不同的行政崗位，其具體的崗位職責(zé)不同，要求行政人 員應(yīng)具備的素質(zhì)水平也不同。一、行政人員工作分析（一）分析行政人員的工作職責(zé)1 .行政秘書工作職責(zé)政秘書的主要職責(zé)是協(xié)助管理人員的工作，保證企業(yè)業(yè)務(wù)的良好運轉(zhuǎn)； 負(fù)責(zé)協(xié)助企業(yè)形象維護與公關(guān)活動；

7、負(fù)責(zé)企業(yè)文化建設(shè)；負(fù)責(zé)出差管理和印章管理。其主要工作內(nèi)容如表 9-3所示。表9-3行政秘書工作職責(zé)一覽表職責(zé)項目具體職責(zé)描述協(xié)助制定工作計 戈V、管理制度1.協(xié)助組織相關(guān)人員參與討論、研究和制定企業(yè)的長期發(fā)展規(guī)劃2.協(xié)助制定企業(yè)年度經(jīng)營計劃和部門工作計劃3.協(xié)助編制企業(yè)年度工作計劃4.協(xié)助制定和完善企業(yè)內(nèi)部的管理體系和各項管理制度5.協(xié)助督促管理制度的有效執(zhí)行，協(xié)助評估和監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范 性和有效性協(xié)助管理層的工作1.協(xié)助總經(jīng)理的工作，提供決策支持2.完成總經(jīng)理交辦的其他任務(wù)會議管理1.協(xié)助組織和安排管理層會議，起草會議文件，完成會議記錄與整理工 作2.通報會議結(jié)論，并跟蹤會議決議的實施

8、情況企業(yè)形象與文化 建設(shè)1.協(xié)助企業(yè)的形象設(shè)計和公關(guān)活動2.負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位包括上級單位的來訪，負(fù)責(zé)與新聞媒體的接 觸3.協(xié)助組織并協(xié)調(diào)企業(yè)的公關(guān)危機處理4.協(xié)助企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)與更新5.協(xié)助組織企業(yè)內(nèi)部員工活動，建立員工與管理層的溝通渠道6.組織企業(yè)內(nèi)部刊物的出版1.負(fù)責(zé)員工出差計劃和預(yù)算審核安排差旅事宜2.負(fù)責(zé)預(yù)定機票、火車票、客房等，負(fù)責(zé)差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記3.出差旅程記錄審核、報銷費用審核其他相關(guān)事宜1 .依據(jù)印章管理規(guī)疋頭施印章管理2.負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)米購，米購、分發(fā)和控制辦公用品2. 前臺文秘的工作職責(zé)前臺文秘主要負(fù)責(zé)來客接待、企業(yè)總機管理、資料庫管理等相關(guān)工作，其具體工作內(nèi) 容

9、如表9-4所示。表9-4前臺接待人員工作職責(zé)一覽表職責(zé)項目具體職責(zé)描述接待工作1. 接待來訪客人，記錄并通知相關(guān)部門2. 接聽總機電話，并做相應(yīng)轉(zhuǎn)接電話管理電話權(quán)限控制和電話清單結(jié)算，電話卡管理信件、郵件、資料 管理1. 負(fù)責(zé)管理報紙、雜志的訂閱工作2. 信件、包裹的收發(fā)和登記，郵件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)與保管工作3資料增訂、購買、登記、管理，資料借閱的登記和管理前廳、接待區(qū)域的 美化工作1負(fù)責(zé)維護前廳、接待區(qū)域內(nèi)的整潔，放置、整理該區(qū)域內(nèi)的報刊雜 志2該區(qū)域內(nèi)盆景植物的日常維護和保養(yǎng)工作監(jiān)督考勤刷卡協(xié)助人力資源部對企業(yè)員工考勤的管理，監(jiān)督員工執(zhí)行上、下班刷卡制度其他工作記錄、整理工作信息，打印備忘錄、

10、通信錄及其他文檔3. 行政文員工作職責(zé)行政文員負(fù)責(zé)處理辦公室內(nèi)的一些日常例行工作，如檔案資料的整理與保管、傳真文 件的收發(fā)與登記、文件復(fù)印與打印管理、打字記錄、校對核對、裝訂函件、通知聯(lián)絡(luò)等相關(guān) 工作。表9-5列出了行政文員的主要工作內(nèi)容。表9-5行政文員工作職責(zé)一覽表職責(zé)項目具體職責(zé)描述傳真文件管理將來往傳真按要求詳細(xì)登記，并轉(zhuǎn)達給相關(guān)人員文件復(fù)印管理操作、登記和控制復(fù)印，尤其是公司文件的復(fù)印文件打印管理負(fù)責(zé)相關(guān)文件的打印工作辦公用品管理1.統(tǒng)計辦公用品需求，報行政助理米購，并負(fù)責(zé)分發(fā)和庫存控制2登記并統(tǒng)計各部門的辦公用品消耗，控制辦公用品支出（二）分析行政人員的任職資格1.行政秘書的任職資

11、格根據(jù)行政秘書的主要工作職責(zé)，表9-6列出了行政秘書主要的任職資格。表9-6行政秘書任職資格一覽表資格項目具體資格描述學(xué)歷/專業(yè)文秘、公共關(guān)系、行政管理、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)大學(xué)專科及以上學(xué)歷必備知識專業(yè)知識文秘實務(wù)、公文寫作知識、日常辦公事務(wù)處理知識、行政 事務(wù)處理知識、辦公用品管理知識、檔案管理知識外語要求國家英語六級，具有一定的英語聽說能力計算機及其他要熟練操作自動化辦公軟件及計算機、打印機、傳真機、復(fù)求印機等經(jīng)驗知識1工作經(jīng)驗兩年以上相關(guān)工作經(jīng)驗培訓(xùn)經(jīng)歷接受過行政管理、禮儀、公文寫作、文秘等方面的專業(yè)培 訓(xùn)業(yè)務(wù)了解范 圍掌握企業(yè)行政管理、公文寫作、文檔管理及公關(guān)禮儀等知識了解企業(yè)內(nèi)部情況

12、及業(yè)務(wù)運作流程掌握與媒體接觸的技巧能力文書表達能力較強的中文與作能力， 熟悉公文與作，能夠獨立撰與各種 事務(wù)性公文溝通協(xié)調(diào)能力與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的溝通與協(xié)調(diào)，處理好日常辦公事務(wù)語言表達能力良好的口頭表達能力，準(zhǔn)確傳達上級的各項指示和會議精 神執(zhí)行能力準(zhǔn)確、咼效地執(zhí)仃上級交辦的各項事務(wù)的能力人際交往能力富親和力，較強的交往能力危機處理能力能應(yīng)付日常突發(fā)的各種事件，反應(yīng)靈活人格特征個性特征性格外向、豁達樂觀，主動積極、樂于助人，忠誠守信、 保密意識強職業(yè)素養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)敬業(yè)、責(zé)任心強，果斷、有條理，保密意識強，具有 團隊合作精神生理素質(zhì)身體健康、能夠承受一定強度的工作，具有良好的形象和氣質(zhì)2 前臺

13、文秘的任職資格根據(jù)前臺文秘的工作職責(zé)，其任職資格如表9-7所示。表9-7前臺文秘的任職資格一覽表資格項目具體資格描述學(xué)歷/專業(yè)文科類專業(yè)，大專及以上學(xué)歷必備知識必備知識辦公環(huán)境管理知識、員工食宿管理知識外語水平國家四級及以上水平，具有簡單的英語會話能力計算機要求具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識，一定的文字輸入速度自動化辦公要求熟練使用自動化辦公設(shè)備，如計算機、打印機、傳真 機、復(fù)印機等經(jīng)驗知識培訓(xùn)經(jīng)歷受過行政管理、禮儀、公文寫作、公共關(guān)系等方面的 培訓(xùn)工作經(jīng)驗一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗?zāi)芰贤芰ρ哉Z簡明扼要，具有出色的談話技巧，易于被人理解傾聽能力注意傾聽，力求明白應(yīng)變能力待人處世較為靈活，處理問題的靈活應(yīng)變能

14、力客戶服務(wù)能力知悉客戶服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范人格素零個性特征性格外向、豁達樂觀、敏感靈活，富有親和力，主動 積極，樂于助人職業(yè)素養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)敬業(yè)，果斷、有條理，保密意識強，團隊合作意 識強生理素質(zhì)身體健康，普通話標(biāo)準(zhǔn)，聲音甜美，良好的形象和氣質(zhì)3 行政文員的任職資格根據(jù)行政文員的基本工作職責(zé)，其基本素質(zhì)和技能應(yīng)達到如下六項要求。第一，工作主動、細(xì)致、熱情，具有優(yōu)質(zhì)服務(wù)的觀念和強烈的工作責(zé)任感。第二，具有一定的協(xié)調(diào)能力。第三，工作中具備較強的保密意識。第四，具有較寬的知識面，具備較強的學(xué)習(xí)能力和表達能力，能從事基本的文書工作。第五，了解公司產(chǎn)品的基本知識及部門具體業(yè)務(wù)所要求的基本技術(shù)知識。第六，熟悉通用辦公設(shè)

15、備的使用及簡單維護，精通常用辦公軟件的使用和基本的電腦 操作與維護。中英文打字不少于80字/分鐘。（三）行政人員測評要素的構(gòu)成根據(jù)對行政人員基本素質(zhì)構(gòu)成及任職資格的分析，可得出各類行政人員的測評要素， 如表9-8所示。表9-8行政人員測評要素一覽表人員類別 測評要素、行政文員前臺文秘行政秘書知識與經(jīng)驗辦公自動化知 識、網(wǎng)絡(luò)知識辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)、秘書學(xué)、 公文寫作、文書檔案、會務(wù) 及人際關(guān)系、外語、禮賓接 待等知識辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)、秘書學(xué)、 公文寫作、文書檔案、會務(wù)、 及人際關(guān)系、外語、禮賓接 待等知識專業(yè)技能打字、速記、校 對、統(tǒng)計計算、 自動化辦公打字、編輯校對、文檔管理、 統(tǒng)計計算、自動化

16、辦公打字、速記、寫作、閱讀概 括、編輯校對、文檔管理、 統(tǒng)計分析、自動化辦公溝通協(xié)調(diào)能力言語表達能力、 人際交往意識 與技巧、協(xié)調(diào)能 力語表達能力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能力文書表達能力、言語表達能 力、人際交往意識與技巧、協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力自我管理技能事務(wù)執(zhí)仃能力、 學(xué)習(xí)適應(yīng)能力、組織計劃能力、事務(wù)執(zhí)行能 力、學(xué)習(xí)適應(yīng)能力、應(yīng)變與組織計劃能力、事務(wù)執(zhí)行能 力、危機處理能力、學(xué)習(xí)適應(yīng)變與自我情 緒控制能力自我情緒控制能力應(yīng)能力、應(yīng)變與自我情緒控 制能力生理因素體質(zhì)、形象體質(zhì)、形象、儀表體質(zhì)、形象、儀表、氣質(zhì)職業(yè)素養(yǎng)敬業(yè)、主動、誠信、忠誠、公正性、風(fēng)度禮儀、合作意識、保密意識一般能力傾向數(shù)量關(guān)

17、系能力、常識判斷能力，判斷推理能力、言語理解與表達能力、資 料分析能力特殊能力傾向文書能力傾向（知覺速度與準(zhǔn)確性）、創(chuàng)造力傾向、人際交往傾向性格特質(zhì)職業(yè)興趣傾向、內(nèi)外向性、責(zé)任傾向、情緒穩(wěn)定性、嚴(yán)肅謹(jǐn)慎性、環(huán)境適 應(yīng)性、自律性、基于招聘目的的行政秘書素質(zhì)測評方案XX公司營銷部方經(jīng)理的行政秘書趙小姐升任總經(jīng)理的行政助理，因此營銷部經(jīng)理的行政秘書職位就出現(xiàn)了空缺，需要招聘一位新的行政秘書接替趙小姐的工作。公司人力資源部王經(jīng)理通過各種渠道刊登了招聘廣告，很快收到了18份簡歷。王經(jīng)理通過分析每份簡歷，挑選了合適的12人進行電話訪談。訪談是用英語進行的，淘汰了五位英語能力較差的應(yīng)聘者，另有兩人已獲得其他

18、公司的聘用，這樣，只剩下五人獲得了進一步的甄選資格。從這五人的簡歷和前次電話訪談來看，她們的能力比較相當(dāng)。王經(jīng)理該如何從她們當(dāng) 中選一人呢？一、組建素質(zhì)測評工作小組王經(jīng)理的首要工作就是組建此次素質(zhì)測評的工作小組。經(jīng)過挑選，王經(jīng)理選擇營銷部方經(jīng)理、晉升的趙小姐、人力資源部招聘主管費先生三人與自己組成測評小組，負(fù)責(zé)確定素質(zhì)要素、評估打分、實施素質(zhì)測評、撰寫測評報告等具體事項。二、建立行政秘書測評指標(biāo)體系（一）初步確定行政秘書的勝任素質(zhì)首先，通過分析行政秘書的工作職責(zé)和任職資格，制定“秘書人員行為事件訪談表”（表9-9）,對公司在職秘書進行訪談，以收集行政秘書人員的勝任素質(zhì)。表9-9秘書人員行為事件

19、訪談表訪談對象：訪談時間：年 月 日訪談問題訪談記錄訪談人員簡單介紹本次訪談的目的工作職責(zé)與事務(wù)目前，你的主要工作職責(zé)是什么在日常行政工作中，你都面臨過哪些問題與挑戰(zhàn)在日常工作中，你經(jīng)常與哪些職能人員或者部門進行密切合作預(yù)計在未來半年或一年內(nèi)，你會面臨哪些主要的挑戰(zhàn)，解決這些挑 戰(zhàn)的障礙都有哪些為了更好地履行秘書的工作職責(zé)，你認(rèn)為自己是在技能方面有待提 咼還是在性格方面有待改善引導(dǎo)訪談 對象回憶 在工作中 遇到的比三件令自己比較滿 意的事請描述你成功解決過的一件事情，當(dāng)時的背景及你所采取的行動提供一個你做過的事例，能夠說明你作為一個 出色的行政秘書所作出的貝獻較重要的 五件事描述你近來成功解決

20、的與同事、上司、下屬之 間的一個問題，為什么能成功解決兩件遺憾的事沒有遇到?jīng)]有成功解決的事情，現(xiàn)在能否分析 一下為什么沒有成功解決在行政秘書的日常工作中， 有沒有遇到特別尷 尬的事情，如何解決的請歸納或總結(jié)一下勝任行政秘書崗位所需要的知識、技能，以及應(yīng)具備哪些典型的個性特征訪談過程所發(fā)生的其他事件記錄其次，整理行為面談記錄，并將面談結(jié)果進行編輯，初步確定出行政秘書人員的勝任 素質(zhì)。表9-10即為經(jīng)過編輯后初步確定的行政秘書勝任素質(zhì)一覽表。表9-10初步確定的行政秘書勝任素質(zhì)一覽表序 號勝任素質(zhì)序 號勝任素質(zhì)序 號勝任素質(zhì)1專業(yè)知識水平7判斷推理能力13應(yīng)變與自我情緒控制能力2舉止儀表8言語理解

21、與表達冃匕力14人際交往意識與技巧3電腦操作能力9資料分析能力15協(xié)調(diào)能力4速記能力10常識判斷能力16組織計劃能力5文書能力11求職動機與崗位的匹配性17事務(wù)執(zhí)仃能力6數(shù)量關(guān)系能力12職業(yè)興趣傾向18學(xué)習(xí)適應(yīng)能力（二）調(diào)查素質(zhì)要素的重要程度，確定最終測評要素首先，四位測評人員根據(jù)各個要素對行政秘書勝任崗位的重要程度，在“行政秘書素質(zhì)測評要素重要程度評分表”（如表9-11所示）上對其獨立評分。表9-11行政秘書素質(zhì)測評要素重要程度評分表 請根據(jù)各個要素對行政秘書勝任崗位的重要程度，對每個要素評分。重要程度 素質(zhì)要素不重要（1 2 分）一般（3 4分）較重要（5 6分）重要（7 8分）非常重要（

22、9 10分）1.專業(yè)知識水平2.舉止儀表3電腦操作能力4速記能力5.文書能力6數(shù)量關(guān)系能力7判斷推理能力&言語理解與表達冃匕力9.資料分析能力10.常識判斷能力11求職動機與崗位的匹配性12.職業(yè)興趣傾向13應(yīng)變與自我情緒控制能力14 人際交往意識與技巧15協(xié)調(diào)能力16.組織計劃能力17.事務(wù)執(zhí)行能力18.學(xué)習(xí)適應(yīng)能力其次，收齊所有測人員的評分表，統(tǒng)計他們對每個要素所評的分?jǐn)?shù)，并匯總至一張表, 以便計算每個要素的平均得分（如表9-12所示）。表9-12 所有測評人員對素質(zhì)要素重要性評分匯總表評分人員 素質(zhì)要素王經(jīng)理方經(jīng)理趙小姐費先生平均得分1.專業(yè)知識水平2.舉止儀表3電腦操作能力4速

23、記能力5.文書能力6數(shù)量關(guān)系能力7判斷推理能力&言語理解與表達冃匕力9.資料分析能力10.常識判斷能力11.求職動機與崗位的匹配性:12.職業(yè)興趣傾向13應(yīng)變與自我情緒控制能力14 人際交往意識與技巧:15協(xié)調(diào)能力16.組織計劃能力17.事務(wù)執(zhí)行能力18.學(xué)習(xí)適應(yīng)能力接著，將這些要素的得分排序，取前12項要素作為此次行政秘書素質(zhì)測評的要素，并對每個要進行簡單的解釋，對其行為表現(xiàn)進行高分標(biāo)準(zhǔn)定義，以便于施測時對被測人員的表現(xiàn)進行評價。最后，根據(jù)匯總表中的得分計算這12項要素的權(quán)重，最終確立行政秘書的素質(zhì)測評指標(biāo)體系表（如表9-13所示）。表9-13行政秘書素質(zhì)測評指標(biāo)體系素質(zhì)要素平均 得

24、分權(quán)重要素解釋高分標(biāo)準(zhǔn)定義1 .專業(yè)知 識水平77%對秘書、行政管理、公共 關(guān)系、賓接待禮儀等知識 的掌握程度1 .通曉秘書專業(yè)的知識2 .掌握與本專業(yè)相關(guān)的多學(xué)科知 識3 .了解其他企業(yè)管理知識2 .電腦操77%辦公軟件的運用能力、文1 .能熟練使用 Word、PPT、Excl作能力檔處理的熟練程度、打字 速度制作及編輯文件2 .能夠正確合理地處理文件3 打字速度在80字/分鐘以上3 .速記能 力77%用各種記音符號和縮寫符 號代替字母、詞或短語， 迅速記錄語言的能力能夠運用各種符號準(zhǔn)確、快速地記 錄會議內(nèi)容或相關(guān)人士的發(fā)言4 文書能 力1010%對文字、數(shù)字等視覺符號 的細(xì)微特征及差異進行

25、快 速、準(zhǔn)確的辨別、比較、 轉(zhuǎn)移等的能力能夠?qū)ξ淖?、?shù)字等視覺符號的細(xì) 微特征及差異進行快速、準(zhǔn)確的辨 別、比較和轉(zhuǎn)移5.求職動 機與崗位 的匹配性77%在一定需要的刺激下直接 推動被試人員進行求職以 達到求職目的的內(nèi)部心理 活動1 求職動機有一定的說服力和可 信度2 求職動機符合本公司的企業(yè)文 化3 .求職動機與行政秘書崗位的要 求相匹配6 .應(yīng)變與 自我情緒 控制能力77%在壓力或受到較強刺激的 情境下，能迅速而靈活地 轉(zhuǎn)換角度思考、解決問題， 并保持情緒穩(wěn)定、約束自 己行為反應(yīng)的能力1 .應(yīng)變方法適度且有技巧2 .能控制自己的情緒并保持情緒 穩(wěn)定3 .不掩蓋自己的真實意見4 .能夠建立良

26、好的人際交往環(huán)境7 .舉止儀 表55%人們在特定情境下的姿 態(tài)、風(fēng)度及外表形象行為靈活，舉止大方、有風(fēng)度；儀 表端莊得體，符合秘書人員行為規(guī) 范8 言語理 解與表達 能力1010%運用語言文字信息進行交 流和溝通的能力語言流暢、準(zhǔn)確，邏輯性很強，語 言描述富有感染力素質(zhì)要素平均 得分權(quán)重要素解釋高分標(biāo)準(zhǔn)定義9 .人際交 往意識與 技巧1010%建立和維持與下屬、同事、 上司及團隊的關(guān)系的能力1 .人際交往很主動2 .對權(quán)限、服務(wù)、紀(jì)律的意識也 很強3 .熟練掌握人際關(guān)系處理技巧4 .積極聆聽并予以適當(dāng)?shù)幕貞?yīng)， 并盡力給予幫助10.協(xié)調(diào)能 力1010%調(diào)配各項資源，對自己、 他人部門各方的利益或

27、沖 突進行協(xié)調(diào)的能力善于協(xié)調(diào)與冋事、上級、外部相關(guān) 人士的關(guān)系，能夠運用各種溝通技 巧處理不冋的意見和沖突11.組織計劃能力1010%給自己、他人及部門的活 動排出日程、做出具體計 劃的能力1 .能有效地為自己的工作做計劃2 .計劃性強，能合理安排多項工 作，時間利用率咼3 .為他人安排活動日程，善于安 排彈性時間12.事務(wù)執(zhí)1010%把握事務(wù)的輕重緩急并完事務(wù)執(zhí)行能力很強，能創(chuàng)造性地、行能力成各項事務(wù)的能力積極地執(zhí)行各項任務(wù)注：表中“平均得分”一列的數(shù)字源于表9-12;“權(quán)重”一列的數(shù)字源于加權(quán)平均法的計算結(jié)果，即用每個要素的得分與所有要素得分之和相除所得。三、選擇測評方法，編制測評工具（一

28、）選擇測評方法根據(jù)上述具體測評要素的特點，并綜合考慮各種測評方法的優(yōu)劣，王經(jīng)理決定運用實 際操作測試、文書能力測試及面試法來實施測評。這三種方法與測評要素的對應(yīng)關(guān)系如表9-14所示。表9-14行政秘書素質(zhì)測評方法測評要素測評方法（工具）1.專業(yè)知識水平面試2.電腦操作能力實際操作3速記能力實際操作4.文書能力心理測試（文書能力測試）5求職動機與崗位的匹配性面試6.應(yīng)變與自我情緒控制能力面試7.舉止儀表面試&言語理解與表達冃匕力面試9人際交往意識與技巧面試10.協(xié)調(diào)能力面試11.組織計劃能力面試12.事務(wù)執(zhí)行能力面試（二）編寫文書能力測試題文書能力屬于速度測試，而非難度測試，是由一系列的

29、字符、數(shù)字等視覺符號構(gòu)成， 主要題型有詞表對照，字符替換，字符核對（定位），數(shù)字核對（定位），字符置換、計算與區(qū)間核對，字符雙向替換，同符查找這七種。1. 詞表對照要求被試人員將題目中的五個詞與詞表中的詞進行對照，找出被包含在詞表中的詞的 個數(shù)。例如：請問，“根據(jù) 開采 實際 必要 主要”中有幾個詞被包含在下列詞表中？心理測驗建筑_參觀清洗主要開采指導(dǎo)_通知數(shù)量 結(jié)論平靜指示水泥寧靜背景同志重視領(lǐng)導(dǎo)考察例題的答案是兩個，“開采”和“主要”這兩個詞被包含在詞表中。2. 字符替換要求被試人員根據(jù)由簡單漢字、阿拉伯?dāng)?shù)字與英文字母組成的對應(yīng)表，將給出的漢字替換成數(shù)字和字母的形式。例如：根據(jù)下表寫出漢字

30、組合“平之義王上”的對應(yīng)形式。上克水山義之平王49A5332C例題的答案是“ 233C4 ”。3.字符核對（定位）要求被試人員根據(jù)已有的表格將字母組合定位。例如：在下表中分別找出“ ECGA ”、“ CGAE”、“GECA ”的位置。12345 甲XYSWOSTQQSTOYXMSGAPK乙QYSNECGALGPKMNKBCEGA丙GECALPTBCGAEKOTALPTA丁KMNAOSTQKGTAPSTOLRTB例題的答案依次是“乙2”、“丙3”、“丙1”。4.數(shù)字核對（定位）要求被試人員根據(jù)已有的表格將數(shù)字定位。例如：在下表中分別找出“ 4 348”、“7 199”、“8 126”、“9 66

31、4”所屬的區(qū)間。1 :2 :3:4:5A3824390013242530684572331010132179068110B7845832025383764887698253325458056766524例題的答案依次是“B 4”、“A3 ”、“B 1”、“B35.字符置換、計算與區(qū)間核對先給出兩種表格，表 a是被橫豎兩條直線分割成的九個區(qū)域，每個區(qū)域內(nèi)有一個數(shù)字； 表b給出的是數(shù)字區(qū)間的劃分。要求被試人員根據(jù)表a,將給出的區(qū)域符號中的數(shù)字相加,將得到的數(shù)字與表 b核對，找出的區(qū)間標(biāo)號即為答案。例如：表a：25843-1087表b：:1 :2 :3 :4:56101115162021252630

32、找出以下區(qū)域?qū)?yīng)數(shù)字之各的區(qū)間。例題 所示的三個區(qū)域符號代表的數(shù)字分別是4、5、7,三個數(shù)的和為 16,其在表b中所屬區(qū)間為3，所以答案為3;依此法，例題 的答案為2。6.字符雙向替換給出的字符表中是上下對應(yīng)的兩排漢字、數(shù)字與英文字母，對應(yīng)的一組字符可以互相替換。要求被測人員根據(jù)此表，判斷給出的兩組字符之間相對應(yīng)的正確數(shù)目。例如：根據(jù)下表判斷“木 4太S”與“ 9毛尺8”相對應(yīng)的正確數(shù)目。乙大8木尺守Q4小9S太5丁毛兩組字符中只有“ 4毛”、“太一尺”替換準(zhǔn)確，所有答案為2組。7同符查找要求被試人員找出這兩組字符中相同字符的個數(shù)，“個數(shù)”即為正確答案。例如：找出下列兩組字符中相同字符的個數(shù)：

33、（1）太開Y天一一開人 Y大；（2）木ERT本DEW。例題中只有“開”、“ Y”兩個字母相同，例題（2）中只有“ E”相同，所以上述兩題的 答案依次為2和1。（三）編制面試提綱針對測評要素設(shè)計相應(yīng)的面試提綱，以便有針對性地觀察被測人員的素質(zhì)水平。面試提 綱如表9-15所示。表9-15行政秘書素質(zhì)測評面試提綱面試編號姓名應(yīng)聘職位 行政秘書日期年 月曰問題測評要點面談記錄1 請用三句話簡要介紹一下你自己（備選： 你以前的經(jīng)驗與你以后的工作有哪些聯(lián)系）求職動機與崗位的匹 配性言語理解與表達冃匕力2 在工作中，你的上級非常器重你，經(jīng)常分 配給你做一些屬于別人職權(quán)范圍內(nèi)的工作， 對此同事對你也頗有微詞，

34、你會如何處理這 種境遇人際交往意識與技巧言語理解與表達冃匕力3.有一天，你直屬主管的經(jīng)理邀請你共進午 餐，回到辦公室后，你發(fā)現(xiàn)你的主管對此事 很好奇，此時你如何處理人際交往意識與技巧4.在工作中，假若一位共事的同事與你的意 見常常發(fā)生較大的分歧，影響了工作效率和 進度，你將如何處理與他的關(guān)系協(xié)調(diào)能力5 假設(shè)你是人力資源部經(jīng)理的秘書，近期公司將有30名基層管理人員參加短期培訓(xùn)班， 為期兩周。人力資源部經(jīng)理決定讓你來安排 此次培訓(xùn)，你打算如何做組織計劃能力6.在現(xiàn)實生活中，你最喜歡與什么樣的人共 事；請舉例說明并解釋原因協(xié)調(diào)能力7,當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)交給你一件你部門經(jīng)理極力反 對的事情，你如何選擇；如果選

35、擇做，請舉 例說明事務(wù)執(zhí)仃能力&談?wù)勑姓貢ぷ鞯闹饕氊?zé)及應(yīng)遵循的 職業(yè)規(guī)范專業(yè)知識水平言語理解與表達冃匕力9.經(jīng)過剛才的面試， 評委一致認(rèn)為你的表現(xiàn) 不太適合行政秘書這一職位。你如果有不同 看法，現(xiàn)在可以談一談應(yīng)變與自我情緒控制 能力四、實施行政秘書素質(zhì)測評此次行政秘書素質(zhì)測評分兩部分開展。第一部分為實際操作測試和文書能力測試，第二部分為面試。（一）實際操作測試和文書能力測試首先，組織所有的應(yīng)聘人員參加實際操作測試，考查辦公軟件的運用能力、文檔處理 的熟練程度、打字速度，以及將速記的內(nèi)容轉(zhuǎn)成相應(yīng)的文件的能力。其次，組織應(yīng)聘人員參加文書能力測試。王經(jīng)理宣布完測試指導(dǎo)語和注意事項后，即

36、 可開始測試。這兩個測試均在電腦上操作，其評分過程比較客觀、公正。（二）面試及評分面試的過程由人力資源部王經(jīng)理主持，所有測評人員可以在“被測人員面試表現(xiàn)評分 表”（表9-16）上進行簡單的記錄，以備評分參考。在條件允許的情況下，可以將面試的過程用攝像機錄下來，以備評分時討論用。表9-16被測人員面試表現(xiàn)評分表面試編號姓名應(yīng)聘職位行政秘書性別/年齡評分標(biāo)準(zhǔn)說明90-100 分完全符合表9-13中的高分標(biāo)準(zhǔn)80 89 分符合表9-13中咼分標(biāo)準(zhǔn)的大部分70-79 分付合表9-13中咼分標(biāo)準(zhǔn)的一部分60-69 分符合表9-13中咼分標(biāo)準(zhǔn)的小部分59分以下不符合表9-13中高分標(biāo)準(zhǔn)的大部分測評要素評分標(biāo)準(zhǔn)備注60分以下60 69分70 79 分80 89 分90100分1.專業(yè)知識識水平2.電腦操作能力3速記能力4.文書能力5 .求職動機與崗位 的匹配性6 .應(yīng)變與自我情緒 控制能力7.舉止儀表&言語理解與表達 能力9 .人際交往意識與 技巧10.協(xié)調(diào)能力11.組織計劃能力12.事務(wù)執(zhí)行能力綜合評語測評人員：日期比年 月曰五、對測評的結(jié)果做統(tǒng)計處理待五位被測人員的面試評分表都收齊后，統(tǒng)計所有測評人員分別對被測人員A、B、C、D、E的評分，并將所得的分?jǐn)?shù)一一填入“被測人員測評成績匯總表”（表9-17），這樣既方便比較單項能力，也方便比較綜合能力。例如，被測A在