淺談PMO管理的標(biāo)準(zhǔn)及程序

1、淺談pmo管理的標(biāo)準(zhǔn)及程序 項(xiàng)目辦公室作為組織內(nèi)部項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，除了其他功能外，還擔(dān)負(fù)著維持項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法的重要功能。在項(xiàng)目管理中，我們?cè)噲D遵從sei的觀點(diǎn)，通過(guò)建立方法和程序以便得出可重復(fù)的結(jié)果。假如要使項(xiàng)目管理方法得以很好地實(shí)施，組織中的全部人員都保持同一節(jié)奏，步調(diào)全都是至關(guān)重要的。而這種同一節(jié)律就體現(xiàn)在項(xiàng)目辦公室所建立的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法之中。 標(biāo)準(zhǔn)和方法在幾個(gè)領(lǐng)域都應(yīng)得到開(kāi)發(fā)和維護(hù)，包括項(xiàng)目管理執(zhí)行程序、文檔維護(hù)以及相宜軟件識(shí)別等領(lǐng)域。有了完善的標(biāo)準(zhǔn)和方法，項(xiàng)目人員就有了統(tǒng)一的操作指南，從而確保不同項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的全都性。軟件工程協(xié)會(huì)（sei）能力成熟度模型的基本觀點(diǎn)

2、就是，有效的組織建立了能對(duì)重復(fù)出現(xiàn)的過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)的方法和程序。 1、執(zhí)行程序標(biāo)準(zhǔn) 隨著項(xiàng)目遠(yuǎn)離以往單一的運(yùn)作形式而漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織運(yùn)作的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目辦公室必需制定出適用于跨部門(mén)的協(xié)調(diào)全都的項(xiàng)目管理程序。這項(xiàng)認(rèn)為費(fèi)時(shí)且不簡(jiǎn)單，可是沒(méi)有全都的程序，項(xiàng)目管理工作就很可能陷入混亂。缺乏相宜的執(zhí)行程序的項(xiàng)目管理非但不能幫助組織更有效地運(yùn)作，反而會(huì)給組織造成傷害。 開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理程序需要作細(xì)致的平衡工作。程序要足夠具體以對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展供應(yīng)有意義的指導(dǎo)，但它又不能過(guò)于繁瑣，以至于變成扼殺創(chuàng)新的官僚重負(fù)。項(xiàng)目辦公室的人員假如要開(kāi)發(fā)和執(zhí)行項(xiàng)目管理程序，其第一步就要確定程序的涵蓋范圍和具體程度。 項(xiàng)目管理

3、程序不能憑空創(chuàng)造，開(kāi)發(fā)程序的人員必需與將要使用這些程序的專(zhuān)業(yè)人士保持不斷的溝通，其中有些使用者直接在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中工作，其他的可能附屬于一些職能部門(mén)，如選購(gòu)部門(mén)、修理部和設(shè)計(jì)室等。還有些人被作為傳統(tǒng)的客戶來(lái)看待，因?yàn)檫@些人將使用項(xiàng)目的產(chǎn)品。要想使有效的程序得以開(kāi)發(fā)和執(zhí)行，全部主要的干系人必需接受這些程序并情愿用其指導(dǎo)工作。而取得他們支持的最好方法就是讓他們?cè)诔绦蛟u(píng)審中發(fā)揮各自的積極作用。 可以通過(guò)項(xiàng)目管理程序來(lái)處理的項(xiàng)目活動(dòng)領(lǐng)域是沒(méi)有限制的。下面就是一些應(yīng)當(dāng)用項(xiàng)目管理程序來(lái)明確規(guī)定的重要項(xiàng)目活動(dòng)。 2、投標(biāo)預(yù)備程序 在需要進(jìn)行項(xiàng)目投標(biāo)的組織中，投標(biāo)預(yù)備活動(dòng)的整個(gè)工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)包含在定義明確的執(zhí)行程

4、序中。例如，可明確地規(guī)定在執(zhí)行下述工作時(shí)必需遵循的步驟：如任命投標(biāo)負(fù)責(zé)人，選擇標(biāo)書(shū)編制小組，制定標(biāo)書(shū)起草計(jì)劃，支配印刷以及獲得管理層的批準(zhǔn)等。 3、項(xiàng)目選擇程序 項(xiàng)目的成敗常常取決于能否做到承接易成功的項(xiàng)目而回避易失敗的項(xiàng)目。必需建立系統(tǒng)的項(xiàng)目選擇程序來(lái)識(shí)別潛在的成功項(xiàng)目。項(xiàng)目辦公室可以使用一系列的項(xiàng)目選擇方法以篩選最佳項(xiàng)目，可以考慮使用收益成本比率，同級(jí)審核以及通過(guò)評(píng)審委員會(huì)評(píng)估等方法。貫徹執(zhí)行一個(gè)客觀的項(xiàng)目篩選過(guò)程能夠確保組織在選擇項(xiàng)目是是基于對(duì)自身有利的因素考慮，而不是因感情沖動(dòng)或受到政治因素的影響。 4、工作分解結(jié)構(gòu) 在項(xiàng)目執(zhí)行中所采用的工作分解結(jié)構(gòu)（wbs）顯示了項(xiàng)目各部分之間是如何

5、銜接協(xié)作的，同時(shí)為采用自下而上的成本估算方法奠定了基礎(chǔ)。工作分解結(jié)構(gòu)可由幾種方法來(lái)表示，項(xiàng)目辦公室必需就采用的方法賜予明確的說(shuō)明。例如，工作分解結(jié)構(gòu)是以產(chǎn)品為導(dǎo)向還是以任務(wù)為導(dǎo)向？工作分解結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)分幾個(gè)層次？ 5、變更管理程序 項(xiàng)目要求經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)規(guī)定一個(gè)清楚明確的變更管理過(guò)程。例如，項(xiàng)目辦公室可以推出一個(gè)技術(shù)規(guī)格管理方法來(lái)管理變更，此方法中規(guī)定了變更懇求如何提出，向誰(shuí)提交，以及變更掌握委員會(huì)（ccb）的作用，等等。 6、pert/cpm網(wǎng)絡(luò)程序 pert/cpm網(wǎng)絡(luò)圖是一個(gè)重要的 項(xiàng)目管理計(jì)劃工具，它能夠識(shí)別項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑以及顯示任務(wù)間的相互關(guān)聯(lián)。因?yàn)閜ert/cpm網(wǎng)絡(luò)圖

6、能夠以多種方法建立，因此項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)方法。項(xiàng)目辦公室通?？捎玫囊环N方法就是創(chuàng)建pert/cpm圖表模板，以供項(xiàng)目工作人員在編制計(jì)劃時(shí)使用。這種模板的方法在管理具有相同結(jié)構(gòu)的工作元素方面有著特別的效果。例如，在電信項(xiàng)目中開(kāi)關(guān)的安裝、通過(guò)fda的批準(zhǔn)過(guò)程以及在一個(gè)大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中建筑房屋的地基等。 7、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序 假如組織使用系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序，則項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是可以識(shí)別和減輕的。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)檢查表，列出項(xiàng)目中可能發(fā)生的不利事件并且對(duì)其影響作出評(píng)估。許多現(xiàn)有的手段，如建立情景假設(shè)、蒙特卡洛仿真法等都能夠幫助進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)影響的分析。項(xiàng)目辦公室還應(yīng)提出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的建議方法，特殊

7、是應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和轉(zhuǎn)移的手段。 8、文檔標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目通常是以文件的形式記錄下來(lái)的，一個(gè)項(xiàng)目的確立通常也是源于文件。例如，當(dāng)投標(biāo)小組對(duì)客戶的招標(biāo)書(shū)作出回應(yīng)時(shí)，這一投標(biāo)文件就預(yù)示著一個(gè)新的項(xiàng)目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說(shuō)明、月進(jìn)度報(bào)告、變更單和其他要求都是與項(xiàng)目相關(guān)的文檔的一小部分。 項(xiàng)目辦公室經(jīng)常要為項(xiàng)目組成員供應(yīng)指導(dǎo)，告知他們選用何種文檔、何時(shí)使用以及如何使用等。通過(guò)履行這個(gè)角色，項(xiàng)目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強(qiáng)，從而保證項(xiàng)目的參與者協(xié)調(diào)全都地工作。通常地，項(xiàng)目辦公室人員必需在渴望全都性又需要合理的敏捷性之間進(jìn)行平衡，其中一項(xiàng)主要任務(wù)就是要確認(rèn)何種文檔應(yīng)當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化。下面列出的是項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)予以標(biāo)

8、準(zhǔn)化的一些文檔例子。 9、狀態(tài)報(bào)告 狀態(tài)報(bào)告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項(xiàng)目組成員能夠準(zhǔn)時(shí)把握項(xiàng)目進(jìn)展的最新?tīng)顩r。狀態(tài)報(bào)告通常應(yīng)包括報(bào)告期內(nèi)的成本和進(jìn)度狀況的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃相對(duì)照可以使項(xiàng)目成員明確在成本和進(jìn)度方面的差異，因此是項(xiàng)目掌握的重要工具。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)負(fù)擔(dān)編制狀態(tài)報(bào)告的主要職責(zé)，使其能夠在整個(gè)組織中使用；項(xiàng)目辦公室還應(yīng)打算狀態(tài)報(bào)告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。 10、變更單 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要應(yīng)對(duì)的一件事情就是需求將會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，因此，項(xiàng)目辦公室專(zhuān)心制定變更懇求表格是很重要的。需要用變更懇求表來(lái)啟動(dòng)變更管理過(guò)程。當(dāng)變更懇求得到批準(zhǔn)時(shí)，變更執(zhí)行表就會(huì)發(fā)給應(yīng)當(dāng)執(zhí)行該變更的

9、個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。變更懇求處置表供應(yīng)了同意或拒絕變更懇求的打算信息。 11、工時(shí)表 大多數(shù)以項(xiàng)目為中心的組織都要求其員工填寫(xiě)工時(shí)表，通常為每周一次。員工在工時(shí)表上標(biāo)明其在報(bào)告期內(nèi)在各項(xiàng)目上所安排的時(shí)間。理論上，對(duì)這些工時(shí)表的分析會(huì)顯示出員工是如何花費(fèi)時(shí)間的。令人遺憾的是，工時(shí)表會(huì)產(chǎn)生許多不完美的信息，有些缺陷是和不誠(chéng)懇的報(bào)告內(nèi)容有關(guān)的。例如，員工報(bào)告時(shí)夸大時(shí)間以顯得很忙。許多錯(cuò)誤的發(fā)生是因?yàn)閱T工在報(bào)告其時(shí)間安排時(shí)前后不全都；需要明確的還包括諸如超時(shí)和超量的工作如何報(bào)告，以及員工同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目工作時(shí)如何進(jìn)行時(shí)間的安排等。 12、軟件標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目辦公室在建立用于項(xiàng)目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)方面起著主導(dǎo)作用。當(dāng)組織

10、采取以項(xiàng)目為中心的運(yùn)作模式時(shí)，他們需要闡明的首要管理問(wèn)題之一就是確認(rèn)一個(gè)能夠用于全部項(xiàng)目的計(jì)劃軟件包。此外，他們還幫助選擇一個(gè)單一的標(biāo)準(zhǔn)用于文字和表格的處理。對(duì)軟件標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注之所以重要是因?yàn)椋?單一標(biāo)準(zhǔn)的使用加強(qiáng)了組織內(nèi)的交流，使得一個(gè)部門(mén)的工作人員能夠看懂另外一個(gè)部門(mén)用軟件制作的報(bào)告。如有必要，員工甚至可以通過(guò)磁盤(pán)進(jìn)行項(xiàng)目之間數(shù)據(jù)的交換。 采用單一的軟 件標(biāo)準(zhǔn)能夠促進(jìn)更有效的培訓(xùn)。培訓(xùn)部門(mén)或項(xiàng)目辦公室自己就能夠供應(yīng)常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)化軟件包的使用課程。假如沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)培訓(xùn)則是很困難的。 轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟 通過(guò)采用標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃軟件，組織能夠維護(hù)項(xiàng)目活動(dòng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如，他們可以通過(guò)審核在一組項(xiàng)目里進(jìn)行

11、某些測(cè)試所花費(fèi)的時(shí)間這些數(shù)據(jù)，來(lái)提高他們?cè)趯?lái)的項(xiàng)目中該測(cè)試程序的估算精度。 項(xiàng)目辦公室為文字和表格的處理軟件制定標(biāo)準(zhǔn)是不太可能的事，因?yàn)檫@類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)通常是為整個(gè)組織制定的。但是，項(xiàng)目辦公室可以致力于選擇標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃編制軟件。經(jīng)驗(yàn)表明，確定這樣一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是件簡(jiǎn)單事。首先，最近的調(diào)查表明可以找到幾百個(gè)計(jì)劃編制軟件，因此從令人眼花繚亂的產(chǎn)品進(jìn)行選擇是很困難的。此外，事先還要解決以下幾個(gè)問(wèn)題： 誰(shuí)要使用這個(gè)軟件？是專(zhuān)業(yè)的計(jì)劃工程師還是項(xiàng)目組成員？或兩者都有？ 使用的難易程度有多重要？許多計(jì)劃軟件其功能與使用難易程度有互換性。 軟件主要是為項(xiàng)目組獨(dú)立運(yùn)作時(shí)使用呢，還是想把組織中全部項(xiàng)目的數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行管理？

12、選擇客戶喜歡的軟件是不是很重要？ 軟件的市場(chǎng)價(jià)格是多少？ 操作和維護(hù)（含培訓(xùn)）成本有多大？ 建立軟件標(biāo)準(zhǔn)最終要提示的是，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)確定其選擇作為標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃軟件是否處于其計(jì)劃和掌握工作的中心地位。假如是這樣，那么這個(gè)軟件將會(huì)影響組織采用的文檔標(biāo)準(zhǔn)的類(lèi)型，因?yàn)槊糠N軟件都有其獨(dú)特的繪制項(xiàng)目圖表和表格的方式。 13、人員配備 執(zhí)行和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)程序及方法通?？梢杂山?jīng)驗(yàn)較少但行政管理能力較強(qiáng)的人擔(dān)當(dāng)。盡管如此，他們的工作應(yīng)當(dāng)由有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理咨詢?nèi)藛T定期地審查以保證不出偏差。項(xiàng)目辦公室的資深咨詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)打算采用何種標(biāo)準(zhǔn)的程序和方法，他們知道本行業(yè)的最優(yōu)方法，憑借他們豐富的項(xiàng)目管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，他們知道什么是可行的，什么是行不通的。 14、跟蹤執(zhí)行最優(yōu)方法 項(xiàng)目辦公室在指導(dǎo)組織制定項(xiàng)