談項(xiàng)目變更管理

1、談項(xiàng)目變更管理 一、項(xiàng)目變更管理概述 項(xiàng)目變更管理是指項(xiàng)目組織為適應(yīng)項(xiàng)目運(yùn)行過程中與項(xiàng)目相關(guān)的各種因素的變化，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的部分變更或全部變更，并按變更后的要求組織項(xiàng)目實(shí)施的過程。 1、項(xiàng)目變更管理的內(nèi)容 項(xiàng)目變更管理的目的是以一種對于項(xiàng)目影響最小的方式轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀。它包括以下主要內(nèi)容： (1)了解變化。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組織要經(jīng)常關(guān)注與項(xiàng)目相關(guān)的主客觀因素，準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺和把握變化，專心分析變化的性質(zhì)，確定變化的影響，適時(shí)進(jìn)行變化描述。 (2)進(jìn)行變更處理。當(dāng)變化了的各種因素影響到了項(xiàng)目的順當(dāng)實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目組織必需準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行計(jì)劃變更，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目計(jì)劃的變更應(yīng)征得

2、項(xiàng)目主體的同意，項(xiàng)目組織還應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向其反饋?zhàn)兏白兏鼒?zhí)行狀況。轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟 (3)監(jiān)控變更合理性。變更處理總是依據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的客觀需要進(jìn)行的，但并不是每次變更都是合理的?；蛟S現(xiàn)在的變更處理并不經(jīng)濟(jì)，還有更好的變更方法，或許我們的變更還有違背客觀規(guī)律的狀況，變更計(jì)劃根本就行不通。 2、項(xiàng)目變更管理的種類 項(xiàng)目變更因多種變化而存在，其形式也多種多樣，但主要的有以下幾種： (1)項(xiàng)目范圍變更。政治因素、法律因素和技術(shù)因素多種因素都會影響項(xiàng)目范圍，而且這種影響在一定條件下是無法抗拒的。 (2)項(xiàng)目進(jìn)度變更。項(xiàng)目管理論壇 (3)費(fèi)用預(yù)算變更。 (4)項(xiàng)目合同變更。項(xiàng)目合同變更通常是指由于一定的法律事實(shí)

3、而轉(zhuǎn)變合同的內(nèi)容和標(biāo)的的法律行為。在項(xiàng)目合同變更時(shí)，當(dāng)事人必需協(xié)商全都，這將會使合同的內(nèi)容和標(biāo)的，亦即使項(xiàng)目發(fā)生變更。合同變更的法律后果將產(chǎn)生新的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。 (5)項(xiàng)目人力資源的變更。 3、項(xiàng)目變更管理應(yīng)當(dāng)考慮的因素項(xiàng) 每一個(gè)組織都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)正式的項(xiàng)目變更掌握流程或掌握程序。當(dāng)提出一個(gè)變更申請時(shí)，以下一些要點(diǎn)應(yīng)予以考慮： (1)變更是否會影響工作范圍、成本、工作質(zhì)量和時(shí)間進(jìn)度? (2)是否會對工種設(shè)備和工具產(chǎn)生影響? (3)會對零部件和成品庫存產(chǎn)生什么樣的影響? (4)在產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中，變更會不會影響開發(fā)產(chǎn)品的形式、通用性和功能? (5)變更會使產(chǎn)品在市場中更受歡迎還是被抵制? (6)變

4、更是否會影響投資回報(bào)率和凈現(xiàn)值?假如答案確定，那么項(xiàng)目在這一投資回報(bào)率和凈現(xiàn)值水平上是否可行? (7)如何證明變更是合理的?是競爭優(yōu)勢所需求的?是某些規(guī)定的強(qiáng)制要求?其商業(yè)必要性是什么? (8)變更是為使項(xiàng)目回歸原來的軌道所需要的?還是項(xiàng)目已偏離原定目標(biāo)過遠(yuǎn)，這一變更不過僅用來記錄我們目前所處的位置，同時(shí)用做一條跟蹤將來進(jìn)展的基準(zhǔn)線? 4、項(xiàng)目變更管理的掌握方法 任何成功的項(xiàng)目變更管理都包括兩個(gè)文件：項(xiàng)目變更申請和項(xiàng)目影響說明。 1.項(xiàng)目變更申請 項(xiàng)目經(jīng)理要重視項(xiàng)目的每項(xiàng)變更，客戶的每次變更申請都必需記錄存檔。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必需為客戶供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的變更申請表。只有當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)清楚地理解了變更申請，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

5、才能進(jìn)一步評估變更的影響(在評估過程中項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要考慮客戶的滿足程度)，并最終打算是 否接受變更申請。 2.項(xiàng)目影響說明項(xiàng)目管理培訓(xùn) 回應(yīng)變更申請的文件是項(xiàng)目影響說明，它是項(xiàng)目經(jīng)理針對變更申請供應(yīng)的糾正措施的備選方案。申請者負(fù)責(zé)選出最佳方案。項(xiàng)目影響說明文件描述項(xiàng)目經(jīng)理供應(yīng)的各種可行性方案以及每種方案的利弊，或許還包括最佳方案的推薦。最終決策應(yīng)當(dāng)由申請者做出。 針對不同的狀況，對于項(xiàng)目變更也有不同的掌握方法： 狀況l：績效保持常量 績效固定時(shí)，成本可以看作是一個(gè)時(shí)間的函數(shù)。值得留意的是，在目標(biāo)時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目所需的成本往往比預(yù)算成本要高，這可能是由于為了在目標(biāo)時(shí)間內(nèi)完成工作而額外增加了資源或加了班

6、，而由于時(shí)間延遲所增加的加班會導(dǎo)致總成本漸漸提高。 在績效固定時(shí)，有四種基本狀況： 1：可能需要額外的資源，這通常會使成本很快上升。 2：工作范圍可能被重新定義，不轉(zhuǎn)變項(xiàng)目績效要求的工作可能會被刪除。 3：為了平衡項(xiàng)目成本或者加快在關(guān)鍵路徑上的某些活動，有效資源會被移動到那些拖后腿的工作中。 4：計(jì)劃的轉(zhuǎn)變會把某些工作由順序進(jìn)行改為并行，這種變更也會導(dǎo)致資源的重新安排。 狀況2：成本固定 成本固定時(shí)，績效可以作為時(shí)間的函數(shù)，績效水平的凹凸也往往打算是否轉(zhuǎn)變項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃。 假如成本固定，項(xiàng)目經(jīng)理首先要認(rèn)真研究項(xiàng)目的合同，合同中對于要求達(dá)到的績效水平必需有清楚的規(guī)定，對于包含什么不包含什么必需陳

7、述清晰。親密留意由于客戶需求變化或者額外要求發(fā)生的成本，有助于削減成本超出計(jì)劃的可能性。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)者簽訂的合同會確保那些被沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理忽視的成本也包含在合同內(nèi)。謹(jǐn)慎和奇妙的協(xié)商談判對于把全部的成本都包含在合同內(nèi)很有必要，常見的經(jīng)常被忽視且能引起成本增加的問題有： 1：過細(xì)的報(bào)告。 2：不必要的文檔。項(xiàng)目管理培訓(xùn) 3：多余的成本、時(shí)間和項(xiàng)目進(jìn)度文檔。 4：對項(xiàng)目采用了錯(cuò)誤的合同類型。項(xiàng)目管理論壇 在一個(gè)固定成本的約束中，績效通常是為滿意約束首先犧牲的。但是，假如那些放棄的績效對于滿意一些未明確規(guī)定的要求是必要的，比如說長期保養(yǎng)，那么這樣的變更方法在項(xiàng)目的全壽命周期中就可能存在著潛在的危急。

8、長期來看，降低的績效事實(shí)上會增加成本而不是降低成本。因此，項(xiàng)目經(jīng)理和他的助手應(yīng)當(dāng)確保對于任何績效的變更，都要對其相應(yīng)的成本轉(zhuǎn)變有良好的分析和深入的理解。 狀況3：時(shí)間固定 在時(shí)間固定的狀況下，成本會隨著績效而轉(zhuǎn)變。在目標(biāo)成本下，假如績效能夠保持在100%的水平，為了保證項(xiàng)目按時(shí)完成，承包商可能會要求降低績效。此外，額外成本就會發(fā)生，也就是說績效的降低將意味著對客戶方面信譽(yù)的下降，也將會對公司以后的商業(yè)行為產(chǎn)生影響。 多數(shù)狀況，按進(jìn)度計(jì)劃完成項(xiàng)目是很重要的。例如，在飛機(jī)的生產(chǎn)過程中，當(dāng)發(fā)動機(jī)已經(jīng)交付時(shí)，飛機(jī)發(fā)動機(jī)機(jī)箱還沒有完工，就會阻滯發(fā)動機(jī)生產(chǎn)商和飛機(jī)生產(chǎn)商，最終影響到客戶。由于一個(gè)產(chǎn)品生產(chǎn)的

9、延遲，會導(dǎo)致全部三方面的實(shí)質(zhì)損失。不但將會對公司以后的生產(chǎn)產(chǎn)生影響，也會給客戶留下不好的印象。在生意場上，一個(gè)聲譽(yù)不甚良好的公司往往是不受歡迎的。 有的時(shí)候，即使假設(shè)時(shí)間固定，實(shí)際上往往也會有一個(gè)變化幅度，前提就是不會給客戶帶來任何不便。當(dāng)整個(gè)大型項(xiàng)目(你的項(xiàng)目只是它的一個(gè)子項(xiàng)目時(shí))都在進(jìn)度計(jì)劃之后，客戶沒有為你單獨(dú)的項(xiàng)目做好預(yù)備時(shí)，這種狀況就 會發(fā)生了。 時(shí)間因素的另一個(gè)方面就是對時(shí)間變更的“早期警告”。這種做法經(jīng)常會降低因時(shí)間變化而對客戶造成的損失。在項(xiàng)目開頭之前和過程中，具體的進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度跟蹤，各個(gè)項(xiàng)目組成員的緊密協(xié)調(diào)，時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)時(shí)處理等措施都可以保證盡早把時(shí)間變更通知到客戶，確

10、保雙方可以在時(shí)問、資金甚至技術(shù)、績效之問進(jìn)行統(tǒng)一的平衡分析并處理?？蛻粝胍牧硪患?，就是在時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃變更時(shí)，有一份好的進(jìn)度報(bào)告，這樣客戶就會對進(jìn)度計(jì)劃的變動有充分的了解和預(yù)備。 狀況4：沒有約束是固定的 另一種常見情形是時(shí)間、成本和績效都不固定，即可以在不同的績效水平上進(jìn)行成本和時(shí)間平衡。承包商有不同的成本路徑可以達(dá)到期望的時(shí)間和績效限制，而最終路徑的選擇依靠承包商情愿承受風(fēng)險(xiǎn)的大小。 變更的平衡分析在項(xiàng)目全壽命周期的任何時(shí)點(diǎn)上都是必需的，在整個(gè)項(xiàng)目的生命周期上平衡分析的準(zhǔn)則是有可能變化的，在整個(gè)項(xiàng)目的生命周期上，時(shí)間、成本和績效約束的相對重要性是能夠變化的。在項(xiàng)目初期，成本可能沒有積累到

11、重要的地步。另一方面項(xiàng)目的績效可能被過分強(qiáng)調(diào)，有時(shí)比進(jìn)度計(jì)劃更重要，當(dāng)項(xiàng)目接近結(jié)束時(shí)，人們開頭重視成本的約束，特殊是當(dāng)項(xiàng)目的利潤是公司收益的主要來源時(shí)。這時(shí)，績效和進(jìn)度計(jì)劃對于項(xiàng)目完成的影響將會降至次要位置。 不論以上何種狀況發(fā)生，一旦項(xiàng)目變更的目標(biāo)確定以后，下一步的工作就是分析和選擇可行的備選方案。分析備選方案應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目成本、時(shí)問和績效目標(biāo)修改的預(yù)備工作，同時(shí)還要分析所需資源、總的進(jìn)度計(jì)劃以及支持每個(gè)方案必需的項(xiàng)目計(jì)劃的修改。接下來就要發(fā)揮高層領(lǐng)導(dǎo)的職能了，項(xiàng)目和職能經(jīng)理一起選擇方案，目標(biāo)是使項(xiàng)目所受到的總影響最小。這種影響不僅要以短期的財(cái)務(wù)結(jié)果來衡量，還應(yīng)考慮長期的戰(zhàn)略和市場狀況。 二、

12、這一步應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容： 1：編制一份正式的項(xiàng)目變更報(bào)告，包括要達(dá)到的變更的工作范圍，進(jìn)度計(jì)劃和成本。 2：構(gòu)造一個(gè)包含成本、工作目標(biāo)和進(jìn)度計(jì)劃的決策樹，同時(shí)估計(jì)每種狀況下到達(dá)決策點(diǎn)成功的概率。 3：為內(nèi)部和外部項(xiàng)目管理者供應(yīng)幾個(gè)備選方案，同時(shí)給出各自的成功概率。 4：利用管理的全都性選擇恰當(dāng)?shù)耐旯げ呗圆?shí)施，此時(shí)假設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理不會堅(jiān)持完成一個(gè)不可能完成的任務(wù)。 最終的變更方案的確定還需要更進(jìn)一步的工作。很多公司利用一個(gè)檢查表來建立檢驗(yàn)變更方案評估準(zhǔn)則，同時(shí)用來評估將來的潛在問題。 三、下面這些問題是這樣檢查表的一部分：項(xiàng)目經(jīng)理圈子 1：別的項(xiàng)目受到影響了嗎?項(xiàng)目管理者聯(lián)盟 2：在以前的任務(wù)中要求重復(fù)工作了嗎? 3：修理(和/或者)保養(yǎng)變得更難了嗎? 4：將來會有額外的任務(wù)嗎? 5：項(xiàng)目組成員將如何反應(yīng)? 6：對于項(xiàng)目生命周期有什么影響? 7：項(xiàng)目的敏捷性降低了嗎?