網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)進程中的問題與對策探析

1、    網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)進程中的問題與對策探析    摘要：檔案信息化建設(shè)工作是高等院校建設(shè)與發(fā)展過程中一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是高校檔案工作適應(yīng)社會與學(xué)校發(fā)展的必然趨勢。校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，為檔案信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)平臺。本文就當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的認識和組織、技術(shù)以及人才等方面的問題進行了深入探討，并分析了應(yīng)采取的相應(yīng)對策。關(guān)鍵詞：高校，檔案信息化，校園網(wǎng)中圖分類號：g203 文獻標識碼：a 文章編號：1673-8454（2012）05-0004-03高校檔案信息化建設(shè)是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用高

2、校檔案資源，目的是提高高校檔案管理效率與效益，以及充分發(fā)掘、摘取高校檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。如何逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為高校教學(xué)、科研、管理的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息服務(wù)，已成為高校檔案工作者當前必須思考的重要問題。一、高校檔案信息化建設(shè)過程中存在的主要問題1認識和組織方面的問題從社會發(fā)展的需求來看，隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，需求日益增長。當前，大多數(shù)檔案利用者希望能夠到檔案館查詢的同時，更希望能在自己家中和辦公室里隨時查詢所需檔案信息。

3、因此，高校檔案信息化管理日漸成為廣大利用者的強烈要求。即社會發(fā)展迫切需要高校推動以辦公自動化、信息化建設(shè)為主軸的網(wǎng)絡(luò)化管理。從高校發(fā)展的需求來看，高校的教育信息化建設(shè)進程對檔案管理工作提出了新的思路和要求。首先，在檔案材料的形式上，數(shù)字化的教材、教學(xué)資源、科研材料、管理文件等在全部檔案材料中占有比重逐漸增大，我們要對各種多媒體文件、文本文件、網(wǎng)頁文檔、數(shù)據(jù)庫文件以及各種軟件系統(tǒng)進行科學(xué)管理。其次，在歸檔范圍上，隨著教育信息化的深入，伴隨新的教學(xué)方式、方法而產(chǎn)生的各種新型的教學(xué)材料、科研材料、管理材料也被納入到歸檔范圍，我們也要對這些材料進行合理規(guī)劃和科學(xué)管理。最后，在管理方式上，隨著高校教育信

4、息化進程的不斷深入，校園網(wǎng)成了信息化環(huán)境下教學(xué)、科研、管理活動的重要支撐，教育信息網(wǎng)絡(luò)化深入的同時也要求高校檔案工作與之相適應(yīng)，這意味著高校迫切需要推動檔案信息化建設(shè)。而當前高校檔案信息化建設(shè)卻存在較嚴重的認識和組織方面的問題，主要表現(xiàn)為不少高校對檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代教育事業(yè)發(fā)展中的必要性和緊迫性沒有充分的認識。對檔案信息化建設(shè)工作既無清晰的發(fā)展方向和建設(shè)目標，也無相應(yīng)的建設(shè)規(guī)劃、組織機構(gòu)以及配套的政策和措施。大多數(shù)高校的檔案信息化建設(shè)只是簡單地要求檔案館來負責，并沒有一個檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組來統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)全校的檔案信息化建設(shè)，也沒有給予檔案館足夠的權(quán)力和支持力度，特別是對檔案信息化建設(shè)過

5、程中的難度預(yù)計不足等，所以在具體實踐中經(jīng)常會造成檔案信息化建設(shè)工作難以很好地推進和完成。這些在很大程度上制約著高校檔案信息化的推廣和應(yīng)用。2技術(shù)方面的問題（1）數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一，信息資源無法有效共享和處理在高校檔案信息化建設(shè)的過程中，由于缺乏全局統(tǒng)一的系統(tǒng)規(guī)劃，新舊系統(tǒng)采用的軟件系統(tǒng)不一致、數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一等問題，使信息之間難以交換，更難以在更高的層次上進行信息的處理，如信息挖掘、決策支持等。比如學(xué)生部門統(tǒng)計的學(xué)生人數(shù)和教務(wù)部門統(tǒng)計的學(xué)生人數(shù)、人事部門統(tǒng)計的教職工人數(shù)和財務(wù)部門統(tǒng)計的人數(shù)等有較大的出入，對整個學(xué)校應(yīng)用系統(tǒng)的運行效率和準確性都產(chǎn)生了重大的影響。教育信息資源建設(shè)的嚴重滯后和互操作性、共

6、享性等方面的問題已成為高校檔案信息化建設(shè)進一步發(fā)展的另一個瓶頸。1（2）缺乏統(tǒng)一的接口和建設(shè)標準，電子文件難統(tǒng)一歸檔20世紀90年代初，一位英國信息管理專家曾預(yù)言：“如果我們現(xiàn)在不努力著手抓好電子文件的管理，將有可能在20世紀末、21世紀初形成可怕的歷史空白?！蹦壳埃娮游募詷O快的速度和極大的覆蓋面逐步替代在全世界通行了數(shù)百年的紙質(zhì)文件而成為主要的記錄工具。1電子文件及檔案管理信息化對高校來說還是一個新課題，高校的電子檔案管理工作還處于初級階段。盡管各高校產(chǎn)生了大量的電子文件，但都未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標準的管理軟件和完善的管理制度，造成這些寶貴資源的散失。現(xiàn)有的

7、電子檔案的管理與以前的紙質(zhì)檔案管理有著質(zhì)的不同，電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，不僅包括文字材料，還包括數(shù)據(jù)、表格、圖像、聲音等，因此，電子文件統(tǒng)一歸檔管理的難度較大，從目前看還面臨許多技術(shù)難題。（3）缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護體系，安全機制不健全隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，高校檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題日益突出。由于電子文件的輸入、存儲、傳輸和提供利用過程都可能存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒破壞的可能，因此，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全性是高校檔案信息化建設(shè)過程中要考慮的重要問題，也成為限制其發(fā)展的一個障礙。3人才方面的問題高校檔案信息化建設(shè)中，人是關(guān)鍵因素，各種技術(shù)以及軟硬件都必

8、須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。可長期以來，檔案工作部門常常不是從工作需要出發(fā)管理利用人才，而是成為安置富余人員的機構(gòu)，因而造成檔案工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，真正能勝任新時期檔案工作的人才非常缺乏，整個檔案隊伍素質(zhì)普遍偏低，嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。二、高校檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的主要對策1認識和組織方面的對策首先，學(xué)校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃應(yīng)當成為學(xué)校教育發(fā)展總體規(guī)劃的一個組成部分，要遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分期建設(shè)、逐步實施”的原則，根據(jù)學(xué)校的實際情況，收集各方面的意見和看法，咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家意見，最后形成完

9、善的學(xué)校檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，并以校內(nèi)文件的形式確定下來，以保證其權(quán)威性和指導(dǎo)性。形成全校一盤棋，大家通力合作，共同參與學(xué)校檔案信息化建設(shè)的良好局面。其次，要成立有校級領(lǐng)導(dǎo)直接負責、由專門責任部門以及院系負責人參加的學(xué)校檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu)，即檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。要從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃檔案信息化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展各階段的規(guī)劃，要有近期、中期和遠期的目標，對高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，使網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有章可循。2技術(shù)方面的對策第一，建立標準化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快檔案信息化建設(shè)步伐。標準

10、化檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。要加強檔案的網(wǎng)絡(luò)及信息化建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標準為依據(jù)，建成標準化、通用性好的條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。這要求各高校檔案部門一方面應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率和利用率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)完整，使數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與檔案信息化建設(shè)配套進行。2第二，做好電子文件歸檔工作，促進檔案信息管理與辦公自動化銜接。加強電子文件和電子檔案

11、的管理，可以有效促進檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動化管理的接軌。既能使檔案工作立竿見影地為學(xué)校各部門提供有效服務(wù)，又能抓住機遇，利用辦公自動化平臺推進檔案信息化的進程，把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移到文件形成部門。高校的各級領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)本校的校情，將電子檔案管理作為辦公自動化工作中的一項重要議程，提高人們對辦公自動化過程中產(chǎn)生的各類電子檔案的重要性的認識，形成具有一定覆蓋面的高層次的高校檔案信息運行網(wǎng)絡(luò)，及時將信息反饋給高校檔案信息管理部門。第三，重視數(shù)據(jù)安全，加強網(wǎng)絡(luò)安全防護工作。做好檔案信息的數(shù)據(jù)安全與防護工作，一是做好局域網(wǎng)的安全防護，設(shè)置防火墻，防止黑客的入侵、計算機病毒的攻擊，進行實時病毒監(jiān)控

12、等技術(shù)以增強安全性；二是對用戶實行電子身份認證制度，對用戶訪問檔案信息資源的權(quán)限進行嚴格的認證和控制，禁止非法來訪者登錄；三是注意數(shù)據(jù)加密及加密傳輸，對于機密性的、尚未開放的檔案不要存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，保護網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸，確保不宜公開的信息非公開化；四是注意信息備份和恢復(fù)，定期數(shù)據(jù)備份，一旦信息丟失，只要啟動該系統(tǒng)就能很快恢復(fù)原貌，減輕了網(wǎng)絡(luò)信息的不安全性；五是定期進行網(wǎng)絡(luò)安全檢查，由于涉及的計算機技術(shù)較多，單純依靠檔案部門難以實現(xiàn)，所以加強部門間尤其是與網(wǎng)絡(luò)中心的協(xié)同工作是非常必要的。33人才方面的對策檔案信息化建設(shè)與發(fā)展，迫切需要一大批既懂計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次人才。首先，要加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。其次，還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案信息化工作。最后，要對學(xué)校的全體人，包括上到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下到每個教師、管理人員和學(xué)生進行相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高他們對學(xué)校檔案信息化建設(shè)重要性的認識和應(yīng)用水平。4總之，高等院校的檔案信息化建設(shè)還有大量的工作要做，我們應(yīng)該不失時機地抓住和利用檔案信息化帶來的技術(shù)成果和發(fā)展