學(xué)術(shù)會(huì)議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)

1、學(xué)術(shù)會(huì)議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)我從 1998 年參與全國(guó)中西醫(yī)結(jié)合肝病學(xué)術(shù)會(huì)議和全國(guó)中醫(yī)肝膽病學(xué)術(shù)會(huì)議的籌備工作，至今已十年有余，對(duì)于會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)組織及會(huì)后安排等有一些體會(huì)，在此簡(jiǎn)要介紹以方便于后來(lái)者。一、會(huì)前準(zhǔn)備1. 擬定會(huì)議計(jì)劃：擬定會(huì)議主題、名稱、地點(diǎn)、規(guī)模等（常常由總會(huì)在前一年 11 月份前后征求各分會(huì)意見確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）和贊助商；確定會(huì)議日期、日程及議程及預(yù)備會(huì)議內(nèi)容（如委員會(huì)議、換屆選舉會(huì)議等）；排出會(huì)議作息時(shí)間及注意事項(xiàng)；做出會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和籌資方案；成立會(huì)務(wù)組，明確會(huì)務(wù)分工。2. 發(fā)出會(huì)議通知：會(huì)議征稿 ( 各委員、委員單位、雜志社 ) ；第一輪通知（

2、告知會(huì)議具體時(shí)間、 地點(diǎn)、學(xué)術(shù)委員會(huì)名單、 演講專家及講題等） ；正式通知及回執(zhí)（包括會(huì)址、交通、報(bào)道和接站時(shí)間、回執(zhí)時(shí)間、住宿要求、返程票預(yù)訂、是否大會(huì)發(fā)言、會(huì)議壁報(bào)準(zhǔn)備等等）。3. 準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議審稿，確定大會(huì)發(fā)言名單；編輯出版論文集（包括投稿論文、講座論文、會(huì)議日程、贊助商致謝、廣告等；確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；編印會(huì)議指南（包括會(huì)議日程、代表須知等）；準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要和通訊錄。4. 準(zhǔn)備會(huì)議標(biāo)識(shí)：代表證；會(huì)場(chǎng)背景幕布、會(huì)標(biāo)（賓館門口）、指引標(biāo)志（會(huì)議和就餐）、海報(bào)、會(huì)議日程（報(bào)到處）等；參展商的展覽布置（宣傳標(biāo)語(yǔ)、廣告牌、充氣拱門等）；壁報(bào)。5. 安排會(huì)議生活：預(yù)定交通工具

3、；預(yù)訂賓館，安排住宿、餐飲、會(huì)場(chǎng)；聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動(dòng)；確定財(cái)務(wù)、接待、保衛(wèi)人員；安排茶歇和娛樂活動(dòng)。6. 選定布置會(huì)場(chǎng)：排定會(huì)議座次；布置環(huán)境；檢查并配置電化設(shè)備；展臺(tái)安排。二、會(huì)議接待1. 會(huì)議報(bào)到：接站；填寫報(bào)到單；分發(fā)會(huì)議材料，安排住宿；收取代表費(fèi)用；通知有關(guān)事項(xiàng)。2. 會(huì)場(chǎng)組織：檢查會(huì)議設(shè)備；接待嘉賓；保證會(huì)議主持人、發(fā)言人到位；調(diào)動(dòng)與會(huì)者提問和討論；會(huì)議記錄；評(píng)選優(yōu)秀論文或優(yōu)秀壁報(bào)。3. 會(huì)議生活服務(wù)：及時(shí)定購(gòu)代表回程票；印刷并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄；檢查住房設(shè)施；征求膳食意見；保證參觀、訪問及娛樂活動(dòng)順利進(jìn)行。三、會(huì)后安排1. 整理會(huì)議文件： 整理會(huì)議記錄； 形成會(huì)議決定 （

4、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要）；寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)情況或發(fā)布；將會(huì)議材料分類、立卷、歸檔；向總會(huì)和情報(bào)信息單位提交論文集。2. 送別會(huì)議代表：分發(fā)回程票；結(jié)清會(huì)議費(fèi)用；根據(jù)返程時(shí)間安排車輛；發(fā)放會(huì)議學(xué)分、照片和通訊錄。3. 會(huì)后工作：結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用；歸還會(huì)議所借物品。召開學(xué)術(shù)會(huì)議最重要的環(huán)節(jié)是征集論文， 這是學(xué)術(shù)會(huì)議水平和質(zhì)量的基本保障。學(xué)術(shù)論文的征集通知應(yīng)至少在開會(huì)前 6 個(gè)月或更早一些時(shí)間發(fā)出。國(guó)際會(huì)議一般要在 12 個(gè)月之前發(fā)送通知。通知中要寫清楚學(xué)術(shù)會(huì)議的目的意義、會(huì)議主題、 論文議題、論文選錄標(biāo)準(zhǔn)、 論文報(bào)送時(shí)間、 論文格式體例，以及開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容，以便投稿和確定參會(huì)否。同時(shí)還要根據(jù)會(huì)議需要，選

5、定一些專家或?qū)W者進(jìn)行專題講座。學(xué)術(shù)會(huì)議的主體是與會(huì)代表，組織好代表是開好會(huì)議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會(huì)議一般規(guī)范較?。ㄒ?yàn)闀?huì)議頻繁），參會(huì)代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過(guò)廠家或公司特邀一些專業(yè)人員參會(huì)，盡量保證會(huì)場(chǎng)人員。特別是會(huì)議選擇在風(fēng)景區(qū)，往往開幕式人數(shù)不少，閉幕式則寥寥無(wú)幾，成為典型的虎頭蛇尾。學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開，往往取決于一些必不可少細(xì)節(jié)方面的充分準(zhǔn)備。如會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強(qiáng)或與會(huì)議研討內(nèi)容相關(guān)的地區(qū)，最好在當(dāng)?shù)赜幸劳袉挝?。?huì)場(chǎng)的布置，包括主席臺(tái)的設(shè)置、橫幅標(biāo)語(yǔ)、背景幕布、桌簽的擺放、投影設(shè)備的安裝使用、茶水服務(wù)、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過(guò)充分準(zhǔn)備的學(xué)術(shù)會(huì)議，一定要按期召開。會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)就討論的主題進(jìn)行廣泛深入的研討。學(xué)術(shù)會(huì)議要安排緊湊，緊扣主題，對(duì)會(huì)上所作的大會(huì)報(bào)告和宣讀的主要論文，要圍繞重點(diǎn)議題認(rèn)真組織評(píng)議，通過(guò)討論力求解決一些理論問題和實(shí)際問題。要貫徹“雙百”方針，倡導(dǎo)學(xué)術(shù)民主，提倡各種不同學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的碰撞，對(duì)與會(huì)者應(yīng)一視同仁，努力營(yíng)造學(xué)術(shù)自由、平等的氣氛。要注意發(fā)現(xiàn)和選拔優(yōu)秀人才，參加學(xué)術(shù)會(huì)議的資深專家要注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的青年人才，并向有關(guān)部門進(jìn)行舉薦，使優(yōu)秀人才更好地成長(zhǎng)。 學(xué)術(shù)會(huì)議期間，除進(jìn)行學(xué)術(shù)討論外， 還要根據(jù)情況，組織專家針對(duì)科學(xué)發(fā)展問題（如診療規(guī)范、共識(shí)等）提出意見和建