元認知策略對商務秘書下作的啟示

1、元認知策略對商務秘書下作的啟示元認知策略對商務秘書下作的啟示 作者/ 林素真 眾所周知，商務秘書一般承當三大功 能：直接輔助功能，輔助領(lǐng)導決策和實施綜合管理，充當領(lǐng) 導的智囊；行政執(zhí)行功能，幫助公司處理事務辦文、辦 會、辦事；技術(shù)操作功能，運用專業(yè)和技術(shù)知識開展工作。 無論是哪種功能， 歸根到底都是效勞與管理 i 在工作層面上， 雖說是效勞與管理他人，但是要做到優(yōu)質(zhì)的效勞與管理，必 須先做好自我的效勞與管理。 商務秘書自我效勞與 管理的水平直接影響著工作的質(zhì)量，沒有良好的工作狀態(tài)， 是很難將工作水平提到一定層次的，因而元認知策略對商務 秘書工作有一定的啟示作用。元認知策略本是教育心理學學 習策

2、略中的一種，該理論代表人物弗拉維爾認為， “元認 知就是主體對自身認知活動的認知 ，其原理同?學記?中 的“學然后知缺乏，教然后知困。知缺乏然后能自反也；知 困然后能自強也的道理相同。只有意識到自己知識與能力 的匱乏，才能讓自己強大起來在“自反中學會增強自 己的本領(lǐng)。此道理對商務秘書工作同樣適用。商務秘書的工 作實質(zhì)就是效勞，要效勞好他人自己先要具有效勞的本領(lǐng)。 當意識到自己的效勞本領(lǐng)有欠缺時，就要想方設法去完善自 己，有了良好的效勞狀態(tài)才會提供良好的效勞，這是相互影 響的：元認知策略包含元認知知識清楚地自我定位、元 認知體驗有效地自我提升和元認知監(jiān)控準確地自我監(jiān)控與調(diào)整三方面內(nèi)容。下面一一闡

3、述其對商務秘書工作的啟示。一、準確定位元認知知識提示，要清楚地把握認識自身和外界的關(guān)系，清楚地了解影響自身 開展的因素，為自我開展的實施監(jiān)控做好預案。商務秘書明 白自己在公司所處的位置和在具體業(yè)務活動中的位置非常 必要。盡管在業(yè)務工作中商務秘書大致具有三大功能，但是 它們并不是齊驅(qū)并駕地發(fā)揮作用的，而是需要審時度勢與恰 如其分地發(fā)揮作用。例如某公司兩位老總因某項業(yè)務發(fā)生爭執(zhí)，你作為其中一位老總的秘書，假設貿(mào)然去阻攔某 一位老總的發(fā)言或在現(xiàn)場表示出偏袒某位老總的言論，均不 適宜。這時候你要做的是適時干預，緩解現(xiàn)場氣氛。勸架是 需要藝術(shù)的。大家都明白冷靜是調(diào)解矛盾的良藥。這時要做 的是找個借口將兩

4、位老總勸開，別在爭吵與辯白的緊張氣氛 中醞釀更大的矛盾。其實說到底，爭辯的僅僅是公司的業(yè)務 開展而不是因為個人恩怨，業(yè)務的開展與公司的收益均是共 同的目標，因而爭吵不是最終的解決途徑，但是波動的情緒、暴躁的脾氣均是劇烈爭吵的酵母，這些很容易讓人進入不理 智的境況中，于是隔離兩人是最好的方式。這考驗著秘書的 智慧。秘書可以適時向兩位老總送茶遞水，緩解氣氛。假設氣 氛到了劍拔弩張的境地，可以給老總遞送外面重要業(yè)務的接 聽 ，假假設真有此類救急 更好；假設沒有，等老總出來 接 后，秘書馬上抱歉并向領(lǐng)導解釋。更換了氣氛環(huán)境， 明事理的領(lǐng)導此時應該會冷靜地對待此事。處理諸如此類的 危機，如幫上司擋駕處理

5、棘手業(yè)務或甘當“丫頭幫上司處 理私人事務，或許這些不屬于商務秘書角色功能所要承當 的，但是這又是必須處理的，這需要彰顯商務秘書的智慧 需要你對自己的身份與對老總的脾性和當時當?shù)氐木硾r 準確的把握。而這能力無關(guān)學識，無關(guān)業(yè)務技能，只關(guān)乎膽 識與才識。膽識與才識不是一朝一夕就能養(yǎng)成的，需歷練。 二、準確體驗 元認知知識雖然告訴商務秘書要具備 智慧與能力，但是如何具備還得靠元認知體驗，只有經(jīng)過歷 練才能將學識、膽識、才識融為一體，實踐出真知。 ?101 個 影響職業(yè)開展的經(jīng)典寓言?中有個捕魚技能高超的漁王，幾 乎是手把手地傳授兒子捕魚技能，兒子捕魚過程他絲毫沒敢 松懈，時時刻刻提醒與監(jiān)控跟蹤，但是兒

6、子的捕魚技術(shù)一點 也不見提升。原因是兒子雖然有“實踐的時機，但是沒有 犯錯誤的時機，旁人的經(jīng)驗不如自我體驗來得更真實可靠。 其實自我體驗的深刻就在于實踐的深度。整個捕魚過程就像 提線木偶一樣，漁王的兒子哪能獲得真知灼見呢？ 某名牌大學中文系畢業(yè)生柳某畢業(yè)后進入一家大型國有企 業(yè)做運營部總經(jīng)理的行政助理，該公司從事包裝運輸效勞， 運營部每天都跟打仗一樣，業(yè)務繁忙，不但要接待大量客戶 的訂單，還要接受眾多客戶的咨詢。 經(jīng)常會打給行政助 理，業(yè)務咨詢、資金流轉(zhuǎn)、物品調(diào)配、方案調(diào)整、方案設計 等都需要行政助理去處理。這個部門事務雜、變化多、壓力 大，要求工作人員反響快、判斷準。柳某剛進入這樣的工作 單

7、位，一開始并不能適應其崗位業(yè)務，再加上行政助理這個 崗位要求懂一些財務、物流、采購、人力資源管理等方面的 知識，這對她的專業(yè)技能提出了新的挑戰(zhàn)。盡管她在大學期 間專修或選修過上述業(yè)務的相關(guān)課程，但是柳某仍感到力不 從心。經(jīng)過半個多月疲于奔命的應付，她只好選擇向部門總 經(jīng)理尋求幫助，同老總詳談后，她認識到自己缺乏相關(guān)的體 驗經(jīng)歷，不能勝任此崗位，于是主動提出到相關(guān)業(yè)務部門去 輪崗半個月，希望掌握相關(guān)業(yè)務的處理流程，以便以后做好 商務秘書的工作。該案例中，柳某是幸運的，她在獲得職業(yè) 資格的同時還有時機去做職業(yè)準入的準備并不是每個 人都是如此幸運的。柳某明白自己假設不進行自我提升，獲得 相關(guān)的經(jīng)驗，

8、就無法在這樣的綜合崗位留任，更不用說開展 了。其實元認知體驗中的自我管理理論就包括自我提升，這 是職業(yè)開展必需的環(huán)節(jié)。其實自我提升最好是在職業(yè)準入前 就做好相關(guān)準備，如參加相關(guān)的技能培訓或?qū)W歷深造或基層 鍛煉。像會計、物流、人力資源等的相關(guān)業(yè)務能力，可以通 過參加有關(guān)技能培訓，并考取資格證書來獲得；而學歷深造 因為相對本錢高，需花時間、金錢，所以并不提倡；自我提 升的最便捷途徑就是人基層鍛練，如先應聘公司干部儲藏生 或?qū)嵙暽惖膷徫?，從基層干起，積累相關(guān)的經(jīng)驗；以免 正式進入崗位后無力應對。 元認知的體驗理論提示 商務秘書要不斷自我體驗，在此過程中獲得自我提升，進而 完善自我管理。自我體驗分

9、為直接體驗與間接體驗，感同身 受的體驗也是自我體驗，這種體驗有時是要付出沉重代價 的。電視劇?杜拉拉升職記之似水年華?第 14 集中，人力 資源部蘇淺唱到市場部串門，杜拉拉告訴她該部門很多重要文件需要謹慎對待，別在此處逛了，她也容許了。杜拉拉離 開后，恰遇該部門同事都外出，蘇淺唱又接到跟市場部索求 相關(guān)工程回收點地址的 ，她發(fā)現(xiàn) 旁就有對方所需要 的文案，二話不說就將方案 給對方。事后她才發(fā)現(xiàn)剛剛 杜拉拉提醒她市場部文案有兩套，對內(nèi)和對外的文案是不同 的，這是營銷策略也是商業(yè)機密，可是已經(jīng)晚了，因為蘇淺 唱將內(nèi)部文案 出去了，已間接泄露了公司秘密。其實蘇 淺唱是知道這回事的，但同事在告訴她時沒

10、有引起她足夠的 重視與注意，以至于在 過程中漫不經(jīng)心，沒有留意文件 右上角“內(nèi)部資料的標注。粗心或漫不經(jīng)心都不能成為工 作失誤的借口，作為一名商務秘書，最根本的業(yè)務素養(yǎng)就是 謹慎。行為養(yǎng)成習慣，習慣形成性格，性格決定命運，這是 職業(yè)開展必背的口訣。相信任何商務秘書經(jīng)歷此事后都會對 此口訣銘記于心。有些自我體驗其實不必親自經(jīng)歷，可以從 閱讀及他人的經(jīng)驗中獲得，閱讀、觀察與總結(jié)均能拓寬知識 面，經(jīng)歷他人的體驗也能獲得智慧。三、準確監(jiān)控元認知體驗提示商務秘書在業(yè)務素養(yǎng)養(yǎng)成過程中要謹慎對 待自己的工作，并認同自我體驗對自我提升的重要性。商務 秘書自我提升的方法方式很多，不必拘泥于某種，但其核心 理念是

11、不能缺乏的一一有準確的判斷力。無論是元認知知識 的獲取一一清楚而準確地把握自己與外界的關(guān)系，以此來判 斷自己的行為動向，還是元認知體驗的踐行一一理智而清晰 地把握自我提升的方向，都需要準確的行動判斷與導向。同 樣，元認知監(jiān)控也離不開準確的判斷力。商務秘書的角色功能雖然有明確定位，但在業(yè)務工作中并不是每個人都能清醒 把握自己的位置。元認知監(jiān)控理論提示在業(yè)務工作過程中要不斷對自己的工作狀態(tài)進行評估、判斷、調(diào)整，以 便進入更好的境況。盡管商務秘書一般都具有敏銳的洞察 力，但商務秘書對自己工作境況的評估往往不甚理想。某高 職院校文秘專業(yè)畢業(yè)生曾某畢業(yè)后的第一份工作是做一家 銷售碳粉的小型民營企業(yè)老總的

12、秘書，由于公司規(guī)模不大， 行政部、財務部、市場部、銷售部、外聯(lián)部等部門均在一個 辦公室辦公。小曾一直保持良好的工作狀態(tài)，逢人求助必幫，同事請她幫助打印文件、接聽 、下訂單、發(fā)貨，甚至跑 稅務局報稅等業(yè)務，她從不拒絕。雖然這沒有影響到她的秘 書工作，因為老總對秘書的要求也不高，只要求她草擬和整 理公司日常業(yè)務文件，但是三年下來，小曾發(fā)現(xiàn)自己的業(yè)務 能力并沒有多大提高，仍停留在處理瑣碎事務的水平。而和 她同時進入銷售部的小鄭已經(jīng)做到部門主管了。其實在幫助 同事接汀單、發(fā)貨的過程中也幫助小鄭談成了幾筆大生意， 小鄭也請過她吃飯表示感謝，但是提成與業(yè)績均與她無關(guān)。 某次聚會時遇到了在獵頭公司任職的高中同學小陳，同小陳 聊完自己的所作所為后她才發(fā)現(xiàn)：自己的工作境況處于非常 糟糕的狀態(tài)。秘書最根本的業(yè)務素養(yǎng)一一洞察力雖然全用在 了工作上，卻忽略了對自我職業(yè)開展的洞察。小曾開始疑心 自己是否適合做商務秘書，也想嘗試轉(zhuǎn)到銷售部一一因為老 同學幫其分析后她發(fā)現(xiàn)自己具有良好的溝通與談判能力，是 公關(guān)型能手，適合銷售崗位；她又擔憂轉(zhuǎn)崗后收入不穩(wěn)定，畢竟銷售部的收入主要靠提成，不如秘書崗位穩(wěn)定。之后小 陳幫助其釋疑并為其成功介紹工作：仍然應聘某商會的秘 書，協(xié)助會長對外開展公關(guān)業(yè)務，同時從協(xié)助商會下屬公司 談妥交易業(yè)務中獲得相應提成。這既滿足了她的職業(yè)興趣， 又可使她獲得經(jīng)濟