檔案管理制度(20210219192133)

1、項目前期與工程管理部檔案管理制度一、 檔案管理手冊第一章 總則1.1 建立、健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理工程進度、質(zhì)量、安 全及項目管理文件檔案等各種檔案資料。 對工程項目的開展及公 司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用； 工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組 成部分，為加強工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合 施工企業(yè)的實際情況，特制定制度。1.2 本制度適用于鑫誠集團工程建設(shè)項目的新建、擴建、改建、 技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、 收集、歸檔、管理、借閱及銷毀。1.3 項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目前期與工 程管理部的檔案口統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案口保 管

2、，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。工程完 工后，負(fù)責(zé)把項目資料和竣工資料移交集團統(tǒng)一管理。 項目經(jīng)理 負(fù)責(zé)對移交集團的檔案進行審核。1.4 根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、 歸檔的工作體系。第二章 工程檔案管理機構(gòu)的職責(zé)1.1 負(fù)責(zé)組織相關(guān)合作單位、合作部門和相關(guān)人員收集整理項 目從立項到最終竣工驗收交付的所有相關(guān)文件。1.2 接收相關(guān)合作單位移交的項目檔案，并加以分類、整理、 管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。1.3 在工程項目過程中， 項目檔案管理員對所接收的項目資料， 應(yīng)按不同專業(yè)和文件類別進行分類、 編號、裝盒標(biāo)識并分別存放。 公司所開發(fā)的項目均

3、有項目名稱，且檔案盒使用統(tǒng)一的標(biāo)識。1.4 項目檔案管理員對所接收的項目資料，在專業(yè)不同的基礎(chǔ) 上分類后按接收的先后順序進行編號，并在首頁打印出目錄表。 對已分類和編號的文件， 應(yīng)在檔案盒上進行標(biāo)識， 標(biāo)識應(yīng)簡單清 晰、明了、易懂。在項目建設(shè)過程中， 各部門如需借用相關(guān)資料， 應(yīng)到項目部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)， 填寫借閱登記表， 使用 完后，立即歸還。第三章 項目工程檔案管理1.1 工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的 信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和 竣工驗收文件等。 具有保存價值的各種載體的文件， 均應(yīng)收集齊 全，整理立卷后歸檔。1.2 工程項目檔案

4、從立項到竣工驗收交付過程中，施工、監(jiān)理 等相關(guān)方應(yīng)遵循施工的節(jié)點， 主動將相關(guān)資料準(zhǔn)備完善， 然后移 交給檔案管理口。 同時檔案管理人員也應(yīng)及時收集、 催促相關(guān)合 作單位按照工程節(jié)點籌備資料。1.3 檔案收集工作的要求（1）認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目工程檔案的原則；（2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；（3）保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確；（4）檔案的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。（5）認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批簽字蓋章的檔案資料，要求 相關(guān)人員按節(jié)點及時補齊；（6）資料移交方和接收方均需做好資料備份和移交手續(xù)留底；1.4 工程項目資料的收集管理1.4.1 工程檔案的立卷（1）工程文件可劃分為工程

5、準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文 件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。（2）工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。（3）監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。（4）施工文件按單位工程、分部工程組卷。（5）竣工圖按專業(yè)組卷。（6）竣工驗收文件按單位工程組卷。1.4.2 各個項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、 積累和整理項目前期文件 工前）以及設(shè)備，工藝和涉外文件、勘查文件、設(shè)計文件等。1.4.3 項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目施工部分全部文 件的收集、積累、整理；項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項目監(jiān)理 文件。1.4.4 項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、 整理。檔案管理1. 建立臺賬1.1 建立一份電子臺賬方

6、便日常查閱。1.2 電子臺賬明細(xì)中需包含：項目名稱、報送資料的單位信息、 報送資料的類別、報送資料的數(shù)量、報送的時間、報送人的聯(lián)系 方式、資料存放的位置、已發(fā)放數(shù)量和發(fā)放去向、剩余數(shù)量。1.3 同一項目建立一份臺賬。2. 檔案資料存放2.1 將檔案資料存放室合理劃分區(qū)域，用編號的方式給材料架 編號。同一項目的檔案資料存放到附近集中區(qū)域。 工程檔案管理 人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。 保持檔案室的干燥和 通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。3. 給檔案資料編寫?yīng)毩⒌纳矸菥幋a3.1 每一份資料編寫一個獨立的身份編碼。（與電子版臺賬同 步）3.2 制作身份編碼標(biāo)簽貼在相應(yīng)的檔案資料上。（方便查閱）4

7、. 資料查詢流程4.1 打開電子版臺賬。4.2 查詢臺賬登錄訊息，找到相應(yīng)的資料存放區(qū)域。4.3 到檔案存放區(qū)域查閱資料檔案。5. 檔案資料發(fā)放5.1 檔案核查后，資料管理人員通知相關(guān)部門來項目前期與工程管理領(lǐng)取資料。（需 48 小時內(nèi)領(lǐng)走）。5.2 工程檔案管理人員必須每月對發(fā)放情況進行統(tǒng)計，并做好 登記。6. 檔案資料借閱6.1 借閱時限為 3 天，如有特殊情況需要重新續(xù)簽。6.2 工程檔案管理人員必須每月對借閱情況進行統(tǒng)計，及時催 促借閱到期文件的歸還并做好登記。三、接收立項等前置手續(xù)原件1. 由各項目前期手續(xù)辦理人員提供。2. 做好登記。四、接收圖紙1. 報送單位需將圖紙詳細(xì)分類。2. 提供承諾書和詳細(xì)的移交明細(xì)。3. 圖紙接收后要查看確認(rèn)圖紙的規(guī)范性、版本、內(nèi)容變化等。3. 做好書面交接記錄。（及時做好臺賬，備注清楚接收人、接收 渠道、接收日期、圖紙編號等信息。）五、審核后簽發(fā)1. 通知相關(guān)接收部門領(lǐng)取。（ 48 小時內(nèi)領(lǐng)走）2. 做好登記。六、檔案交底（工程技術(shù)檔案）參照遼東1.將各類項目或各工程所需要準(zhǔn)備的檔案資料的明細(xì)清單下發(fā) 給相關(guān)合作單位，請他們按照清單里面的內(nèi)容準(zhǔn)備。灣檔案館的要求）七、技術(shù)聯(lián)系單等接收簽發(fā)1. 通知相關(guān)接收部門領(lǐng)取。（ 48 小時內(nèi)領(lǐng)走）2. 做好登記。八、接收檔案1.核對報送單位報送的檔案資料是否完善。2.報送單位需提供承諾書和