檔案管理制度(20210219192133)

1、項(xiàng)目前期與工程管理部檔案管理制度一、 檔案管理手冊(cè)第一章 總則1.1 建立、健全檔案管理制度，統(tǒng)一管理工程進(jìn)度、質(zhì)量、安 全及項(xiàng)目管理文件檔案等各種檔案資料。 對(duì)工程項(xiàng)目的開展及公 司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用； 工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組 成部分，為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合 施工企業(yè)的實(shí)際情況，特制定制度。1.2 本制度適用于鑫誠集團(tuán)工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建、 技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過程中的文件編制、 收集、歸檔、管理、借閱及銷毀。1.3 項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項(xiàng)目前期與工 程管理部的檔案口統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案口保 管

2、，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。工程完 工后，負(fù)責(zé)把項(xiàng)目資料和竣工資料移交集團(tuán)統(tǒng)一管理。 項(xiàng)目經(jīng)理 負(fù)責(zé)對(duì)移交集團(tuán)的檔案進(jìn)行審核。1.4 根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、 歸檔的工作體系。第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)1.1 負(fù)責(zé)組織相關(guān)合作單位、合作部門和相關(guān)人員收集整理項(xiàng) 目從立項(xiàng)到最終竣工驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件。1.2 接收相關(guān)合作單位移交的項(xiàng)目檔案，并加以分類、整理、 管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。1.3 在工程項(xiàng)目過程中， 項(xiàng)目檔案管理員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料， 應(yīng)按不同專業(yè)和文件類別進(jìn)行分類、 編號(hào)、裝盒標(biāo)識(shí)并分別存放。 公司所開發(fā)的項(xiàng)目均

3、有項(xiàng)目名稱，且檔案盒使用統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)。1.4 項(xiàng)目檔案管理員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料，在專業(yè)不同的基礎(chǔ) 上分類后按接收的先后順序進(jìn)行編號(hào)，并在首頁打印出目錄表。 對(duì)已分類和編號(hào)的文件， 應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識(shí)， 標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單清 晰、明了、易懂。在項(xiàng)目建設(shè)過程中， 各部門如需借用相關(guān)資料， 應(yīng)到項(xiàng)目部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)， 填寫借閱登記表， 使用 完后，立即歸還。第三章 項(xiàng)目工程檔案管理1.1 工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的 信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和 竣工驗(yàn)收文件等。 具有保存價(jià)值的各種載體的文件， 均應(yīng)收集齊 全，整理立卷后歸檔。1.2 工程項(xiàng)目檔案

4、從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收交付過程中，施工、監(jiān)理 等相關(guān)方應(yīng)遵循施工的節(jié)點(diǎn)， 主動(dòng)將相關(guān)資料準(zhǔn)備完善， 然后移 交給檔案管理口。 同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)及時(shí)收集、 催促相關(guān)合 作單位按照工程節(jié)點(diǎn)籌備資料。1.3 檔案收集工作的要求（1）認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目工程檔案的原則；（2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；（3）保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確；（4）檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。（5）認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字蓋章的檔案資料，要求 相關(guān)人員按節(jié)點(diǎn)及時(shí)補(bǔ)齊；（6）資料移交方和接收方均需做好資料備份和移交手續(xù)留底；1.4 工程項(xiàng)目資料的收集管理1.4.1 工程檔案的立卷（1）工程文件可劃分為工程

5、準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文 件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。（2）工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。（3）監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。（4）施工文件按單位工程、分部工程組卷。（5）竣工圖按專業(yè)組卷。（6）竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。1.4.2 各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、 積累和整理項(xiàng)目前期文件 工前）以及設(shè)備，工藝和涉外文件、勘查文件、設(shè)計(jì)文件等。1.4.3 項(xiàng)目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目施工部分全部文 件的收集、積累、整理；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理 文件。1.4.4 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、 整理。檔案管理1. 建立臺(tái)賬1.1 建立一份電子臺(tái)賬方

6、便日常查閱。1.2 電子臺(tái)賬明細(xì)中需包含：項(xiàng)目名稱、報(bào)送資料的單位信息、 報(bào)送資料的類別、報(bào)送資料的數(shù)量、報(bào)送的時(shí)間、報(bào)送人的聯(lián)系 方式、資料存放的位置、已發(fā)放數(shù)量和發(fā)放去向、剩余數(shù)量。1.3 同一項(xiàng)目建立一份臺(tái)賬。2. 檔案資料存放2.1 將檔案資料存放室合理劃分區(qū)域，用編號(hào)的方式給材料架 編號(hào)。同一項(xiàng)目的檔案資料存放到附近集中區(qū)域。 工程檔案管理 人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。 保持檔案室的干燥和 通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。3. 給檔案資料編寫?yīng)毩⒌纳矸菥幋a3.1 每一份資料編寫一個(gè)獨(dú)立的身份編碼。（與電子版臺(tái)賬同 步）3.2 制作身份編碼標(biāo)簽貼在相應(yīng)的檔案資料上。（方便查閱）4

7、. 資料查詢流程4.1 打開電子版臺(tái)賬。4.2 查詢臺(tái)賬登錄訊息，找到相應(yīng)的資料存放區(qū)域。4.3 到檔案存放區(qū)域查閱資料檔案。5. 檔案資料發(fā)放5.1 檔案核查后，資料管理人員通知相關(guān)部門來項(xiàng)目前期與工程管理領(lǐng)取資料。（需 48 小時(shí)內(nèi)領(lǐng)走）。5.2 工程檔案管理人員必須每月對(duì)發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并做好 登記。6. 檔案資料借閱6.1 借閱時(shí)限為 3 天，如有特殊情況需要重新續(xù)簽。6.2 工程檔案管理人員必須每月對(duì)借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催 促借閱到期文件的歸還并做好登記。三、接收立項(xiàng)等前置手續(xù)原件1. 由各項(xiàng)目前期手續(xù)辦理人員提供。2. 做好登記。四、接收?qǐng)D紙1. 報(bào)送單位需將圖紙?jiān)敿?xì)分類。2. 提供承諾書和詳細(xì)的移交明細(xì)。3. 圖紙接收后要查看確認(rèn)圖紙的規(guī)范性、版本、內(nèi)容變化等。3. 做好書面交接記錄。（及時(shí)做好臺(tái)賬，備注清楚接收人、接收 渠道、接收日期、圖紙編號(hào)等信息。）五、審核后簽發(fā)1. 通知相關(guān)接收部門領(lǐng)取。（ 48 小時(shí)內(nèi)領(lǐng)走）2. 做好登記。六、檔案交底（工程技術(shù)檔案）參照遼東1.將各類項(xiàng)目或各工程所需要準(zhǔn)備的檔案資料的明細(xì)清單下發(fā) 給相關(guān)合作單位，請(qǐng)他們按照清單里面的內(nèi)容準(zhǔn)備。灣檔案館的要求）七、技術(shù)聯(lián)系單等接收簽發(fā)1. 通知相關(guān)接收部門領(lǐng)取。（ 48 小時(shí)內(nèi)領(lǐng)走）2. 做好登記。八、接收檔案1.核對(duì)報(bào)送單位報(bào)送的檔案資料是否完善。2.報(bào)送單位需提供承諾書和