第三章入職管理

1、第三章 入職管理一、 目的：規(guī)范新員工報到手續(xù)辦理流程，審核新員工資料，確保資料的齊全、真實。二、范圍：適用于所有新員工的入職管理。第一節(jié) 入職辦理流程一、報到前準備工作（一）進人報告審批完畢后，人事部門通知錄用員工到人事部門領取錄用通知書，告知報到日期和要求。（二）人事部門提前通知新員工報到部門，相關部門做好迎接新員工的準備。（三）新員工報到資料的準備員工入職前應做好相應的準備工作，需事先將進人報告、面試資料及員工錄用通知書、空白入職資料審核表1份、員工登記表1份、勞動合同2份、承諾書1份、工作考核日志1份、員工手冊1份、工號牌（芯）放入新員工檔案袋中，以提高入職手續(xù)辦理效率，減少失誤。（四

2、）新員工報到時攜帶下列資料1、錄用通知書原件；2、身份證原件及復印件二份；3、學歷證書原件及復印件一份；4、其它相關證件原件及復印件一份；5、戶口簿原件或由當?shù)嘏沙鏊鼍叩膽艨谧C明原件及復印件一份；6、政審函；7、與原單位解除勞動關系證明原件或離職證明原件一份；8、指定醫(yī)院體檢合格證明或健康證原件一份；9、就（失）業(yè)證或勞動手冊；10、近期免冠一寸紅底彩照四張；11、社會保險關系轉(zhuǎn)移單（或個人繳費卡、折）；12、經(jīng)濟擔保書。二、人事部門辦理報到手續(xù)流程：（一）向新入職員工表示歡迎；（二）各項入職資料核對1、查驗身份證原件，重點在姓名、身份證號是否與職位申請表相符，如身份證有可疑之處（如有手寫、

3、照片模糊、字跡不清、顏色不正等），暫停辦理，給發(fā)證機關打電話詢問，待確定無誤之后，再予辦理；2、查驗學歷證書原件，如新員工為大專以上學歷畢業(yè)，則登錄網(wǎng)站，查驗其畢業(yè)證書的真實性；如為大專以下學歷，查看其畢業(yè)證書是否有可疑之處，如有，即暫停辦理，打電話至其畢業(yè)學校詢問，待確定無誤之后，再予辦理；3、查驗戶口簿或戶口證明、政審函、身份證，戶籍地址是否一致；4、查驗解除勞動關系證明或離職證明，證明上是否為原單位公章或人事章，出具離職證明單位是否與職位申請表上最后工作單位一致，是否完全與原單位已徹底解除關系，所有寫有“長期病假”、“因事請假”、“停薪留職”等，均視為不符合要求。如發(fā)現(xiàn)有可疑之處，需有合

4、理解釋，否則不予辦理手續(xù)；5、查驗體檢證明，如體檢證明新員工身體狀況是否良好，如為傳染病攜帶者及其它重大疾病者一律不得錄用；6、查驗經(jīng)濟擔保書中擔保人身份、蓋章是否有效；7、上述資料缺少任何一份，都不予報到。如通知報到時間較緊或其它確實原因，不能提供相關證件，經(jīng)人事部門負責人批準，可以提前報到，但須發(fā)出人事資料缺檔通告書，要求其在一周之內(nèi)將相關資料交到人力資源部，否則予以停職，停職期間工資不發(fā)；8、查驗上述1-6項資料合格后，發(fā)放員工登記表、勞動合同、競業(yè)承諾書、駕駛員安全行車責任約定書（駕駛員專用），要求新員工審閱完畢后，填寫和簽字確認，如新員工表示不簽或需考慮再簽，不予辦理報到；9、新開公

5、司員工報到時除第8項資料外，還需簽訂培訓協(xié)議。對于新開公司報到人員先簽訂大區(qū)所在公司備案通過的合同，如新開公司當?shù)貏趧硬块T備案通過的文本與大區(qū)所在公司的文本存在差異，需對前期已簽訂的合同進行變更，重新簽訂當?shù)匚谋?，合同開始日期為員工入職日期。如尚未設立大區(qū)，簽訂總部合同文本；10、第8項資料填寫和簽字無誤后，向新員工發(fā)放非接觸式感應卡（工號牌、考勤卡合用）或考勤卡和工號牌、員工手冊、考核日志、試用通知書，開具服裝收據(jù)；11、新員工憑服裝收據(jù)和試用通知書到行政部領取工作服、餐券，憑試用通知書到部門報到；12、未來報到的，人事部門需電話詢問原因，整理未報到員工分析報表，反饋給負責招聘的人員。第二節(jié)

6、 工號牌管理一、工號牌種類和適用范圍1、紙制工號牌：用于工人、廠家促銷員、新開公司培訓學員、實習生。2、非接觸式感應工號牌（電子）：用于除上述以外的其他正式員工。二、工號牌管理1、人事部在新員工入職當日發(fā)放工號牌，工號牌上的姓名、部門、職務、工號欄一律電腦打印。新員工在未定崗前，職務欄可暫空缺，待轉(zhuǎn)正定崗后，再予以打印。2、如為發(fā)放非接觸式感應卡，則應當日將數(shù)據(jù)錄入考勤系統(tǒng)中。3、工號牌上照片一律為一寸紅底免冠正面照片。4、員工離職后，原工號保留三個月。5、電子工號牌標簽字體規(guī)定：（1）字體一律為宋體；（2）字號，除“姓名”用12號外，其余為10號；三、工號編制規(guī)則（一）工號在員工檔案管理、人

7、員管理中起著重要作用，人事系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)中工號作為唯一標識來識別人事數(shù)據(jù)，充分反應員工基本信息。（二）編制工號的規(guī)則如下：1、正式員工：區(qū)號（3位數(shù)）+所屬體系代碼（2位數(shù)）+序號（4位數(shù)），共九位數(shù)。（1）當?shù)貐^(qū)號為3位數(shù)字。如南京區(qū)號為025，則選取025；如杭州區(qū)號為0571，則先取后3位571； （2）體系代碼如下：體 系代碼體 系代碼總監(jiān)辦體系01客戶服務體系09營銷體系02連鎖店管理體系10財務體系03連鎖發(fā)展體系11人力資源體系04連鎖店體系12市場策劃體系05信息系統(tǒng)體系13結算體系06行政物業(yè)體系14配送體系07團購體系15售后服務體系08辦公室體系16（3）工號序號為4位數(shù)

8、，從0001開始，下同；（4）為與蘇皖地區(qū)員工區(qū)別，總部員工編號中的區(qū)域碼規(guī)定為“000”而非“025”，且總裁（監(jiān)、經(jīng)）辦、審計辦、戰(zhàn)略規(guī)劃部、集團辦、黨委等部門均記為辦公室體系。舉例：浙江公司人力資源體系員工編號為：571040001；總部連鎖發(fā)展體系員工編號為：000110001。2、廠家促銷員：“C”+當?shù)貐^(qū)號（3位數(shù)）+序號（4位數(shù)）舉例：南京公司廠家促銷員編號為：C0250001。3、工人：按照工人管理手冊編制。4、所有員工的工號必須唯一，永恒不變、不重復，即使跨公司、跨體系調(diào)動工號也不得改變。第三節(jié) 人事協(xié)議及相關表格的規(guī)范要求一、人事協(xié)議及相關規(guī)范要求（一）錄用通知書1、適用范

9、圍：新報到員工。2、要求：進人報告批復后，通知被錄用員工到人事部門領取，并簽字確認，報到時憑錄用通知書原件辦理手續(xù)。（二）政審函1、適用范圍：新報到員工。2、要求：進人報告批復后，被錄用員工到人事部門領取錄用通知時，一并領取政審函，新員工在辦理報到時必須提供政審函，不能提供的，不予辦理報到手續(xù)。（三）經(jīng)濟擔保書1、適用范圍：子公司第一負責人、各級負責人秘書、營銷崗位、財務崗位、結算和商務崗位、行政物品采購和保管崗位、連鎖店店長、連鎖店督導、連鎖店柜長、連鎖店內(nèi)勤、收銀崗位、保安崗位、駕駛員崗位、倉庫保管崗位。2、經(jīng)濟擔保人資格要求：父母、兄弟姐妹、親朋好友、同事。3、擔保方式：（1）經(jīng)濟擔保書

10、上蓋擔保人單位有效公章（單位公章、辦公室或勞資或人事部門公章）。（2）如擔保單位不愿在經(jīng)濟擔保書上加蓋公章的，可由擔保人提供在職證明，證明內(nèi)容包括擔保人身份證號碼、性別、勞動合同起止日期，并由單位加蓋公章。（3）經(jīng)濟擔保人如是公司內(nèi)同事，擔保人須攜帶本人身份證原件、戶口簿原件，與被擔保人一起到人事部門，由人事部門確認身份證、戶口簿真實性后，在人事部門監(jiān)督下，擔保人和被擔保人共同在經(jīng)濟擔保書上簽字。4、擔保注意事項：（1）以上擔保方式擔保人必須提供身份證復印件、戶口簿復印件，夫妻間不可擔保。（2）采用同事?lián)７绞降模和惑w系內(nèi)人員不可相互擔保；員工間不可兩人進行相互擔?；蚨嗳诉M行循環(huán)擔保；每個員

11、工只能為一位同事進行擔保，不可同時擔保兩人；（3）各人事部門需每年定期對經(jīng)濟擔保書進行調(diào)查，如擔保人工作單位、聯(lián)系方式、地址變更，被擔保人需重新辦理經(jīng)濟擔保書。（四）員工登記表1、適用范圍：所有員工。2、要求：新員工報到時填寫員工登記表，簽字確認對所填寫內(nèi)容的真實性負責，如查實隱瞞或造假，立即予以辭退。員工登記表每兩年更新一次，各公司根據(jù)公司開業(yè)時間自行組織。（五）勞動合同書1、適用范圍：所有員工。2、要求：新員工報到之日起簽訂集團統(tǒng)一制定的勞動合同書，勞動合同書的試用期限、合同年限、違約金根據(jù)級別設定。對于勞動關系在原單位的，員工必須提供相關證明原件后，才可以簽訂勞動合同書。合同文本見第四章

12、勞動合同管理中合同文本。（六）承諾書1、適用范圍：管理崗位員工。2、要求：管理崗位員工報到之日起簽署承諾書，承諾書中的年限和違約金根據(jù)級別設定。員工簽訂承諾書時一律不得簽屬日期，簽訂日期一律無效，需重新簽訂。具體文本見第四章勞動合同管理中承諾書文本。（七）駕駛員安全行車責任約定書1、適用范圍：駕駛員崗位員工。2、要求：駕駛員崗位的新員工報到之日起簽訂駕駛員安全行車責任約定書。（八）培訓協(xié)議1、適用范圍：新開公司新報到員工。2、要求：報到之日起簽訂。（九）試用通知書1、適用范圍：集團新報到員工。2、要求：試用通知書明確試用部門、試用崗位，新員工憑試用通知書到部門報到，部門15天內(nèi)反饋試用意見。（

13、十）人事資料缺檔通告書1、適用范圍：所有員工。2、要求：新員工經(jīng)特批，報到時資料不完整，須一周內(nèi)將資料提供，逾期停職處理，停職期間工資不發(fā)。二、人事相關表格（一）未報到員工分析報表1、適用范圍：未報到人員。2、要求：每周統(tǒng)計未報到人員情況，反饋給招聘人員做分析備案。（二）入職資料審核表對于新入職員工必須對入職資料進行審核，根據(jù)審核情況填寫入職資料審核表，并將入職資料審核表存入員工檔案，具體審核要點如下：1、身份證（1）查看姓名、身份證號碼是否有手寫、字跡不清、顏色不正或照片模糊等情況；（2）根據(jù)統(tǒng)籌轉(zhuǎn)移單、政審函、戶口簿等資料進行核對。2、學歷證書（1）查看是否有字跡不清、顏色不正或發(fā)證機關蓋章模糊等情況；（2）大專以上學歷畢業(yè)，可登錄網(wǎng)站，查驗其畢業(yè)證書的真實性;（3）根據(jù)戶口簿核對學歷情況。3、原單位離職證明的審核要求（1）離職證明上是否為原單位公章或人事章；（2）出具證明單位是否與職位申請表上最后工作單位一致；（3）是否與原單位完全解除勞動關系，如離職證明上寫有“長期病假”、“因事請假”、“停薪留職”等字樣均視為不符合要求；4、體檢證明審核要求（1）是否在指定醫(yī)院體檢；（2）體檢項目是否齊全；（3）體檢結果是否正常，是否有傳染性疾病。5、經(jīng)濟擔保書的審核要求（1）查看單位蓋章是否有效；（2）根據(jù)擔保書上提供的電話號碼與擔保人確認擔保事宜；（3）至電擔保