編碼原則-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

1、第四章基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備 第一部分 編碼原則 ERP 系統(tǒng)的實(shí)施涉及到很多的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括零件、物料、設(shè)備、工具等硬件也包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程等各種文檔資料。如何管理這些數(shù)據(jù)呢這就涉及到對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼了。一說(shuō)到編碼大家首先想到的就是個(gè)人身份證它唯一且能很方便的讓人記憶和查詢。編碼就是物料的唯一身份證。 編碼的主要用途是幫助用戶進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)快速選擇或輸入，它是 ERP 系統(tǒng)最基礎(chǔ)的內(nèi)容，其編制是否公道，直接關(guān)系到 ERP 項(xiàng)目能否成功。編制編碼時(shí)，必須滿足以下特性要求 1、唯一性一物一碼絕不能出現(xiàn)一物多碼或多物一碼的情況。 2、規(guī)則性編碼應(yīng)當(dāng)是按照一定的編碼原則編制出來(lái)的并配合描述進(jìn)行規(guī)范。 一說(shuō)

2、到規(guī)則就有人想到這是一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)比如 XX-XXXXXXXX這些 X 是必填數(shù)據(jù)。這種想法不可取。在實(shí)際運(yùn)用上一個(gè)企業(yè)針對(duì)不同物料會(huì)有不同的編碼規(guī)則所以通常是幾個(gè)規(guī)則并存。 通用的規(guī)則為“大類+中類+小類+流水號(hào)” 再加上描述一些參數(shù)如零件規(guī)格。在查詢時(shí)選擇大類后在描述中輸入規(guī)規(guī)加上一個(gè)通配符% 就可以最大限度的滿足用戶查詢的需要。就像圖書館都是按大類、中類、小類逐步檢索書籍的。比如要查詢一本小說(shuō)倚天屠龍記 先后按照文學(xué)(大類)、小說(shuō)(中類)、武俠(小類)再輸入“*倚天”就能找到對(duì)應(yīng)的書架。這大大的減少了我們檢索的范圍進(jìn)步檢索的效率。 企業(yè)還會(huì)針對(duì)零件容易成系列化的物料如標(biāo)準(zhǔn)件單獨(dú)設(shè)置一個(gè)較

3、為簡(jiǎn)潔的規(guī)則 “大類+中類+流水號(hào)” 。 3、可使用性編碼的長(zhǎng)度應(yīng)在 6-20 之間不宜過(guò)長(zhǎng)否則不易識(shí)別記憶。 在物料編碼中不要想把全部信息都納進(jìn)其中。一般來(lái)說(shuō)編碼時(shí)只要考慮物料的大中小類即可如此的話12 位已經(jīng)足夠使用。若把物料的顏色、尺寸、供給商、加工工藝等信息都包括進(jìn)往的話20 位都不夠的反而增加記憶難度。同時(shí)限定這些信息之后反而不能變更了。 比如有的編碼限定供應(yīng)商供應(yīng)材料、塑料制品、標(biāo)準(zhǔn)件等那么一個(gè)供應(yīng)商現(xiàn)目前供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)件如果以后它還能提供質(zhì)量更好、價(jià)格更低的材料就只能重新添加一個(gè)編碼了。 再如有的編碼將員工設(shè)定為經(jīng)理部編碼為 JLB0001 如果以后調(diào)入銷售部那這個(gè)編碼就作廢了。 4、

4、可讀性可檢索性 物料編碼不一定要求一看就知道是哪種物料但應(yīng)當(dāng)做到一看到物料就能夠識(shí)別出它屬于哪一個(gè)大類、小類的物料。同時(shí)應(yīng)避免使用“i、O、Z”等容易與數(shù)字混淆的字母編碼。 物料編碼應(yīng)盡量使用字母+數(shù)字的比如有些公司喜歡用數(shù)字來(lái)進(jìn)行編碼。如用 10 表示零件20 表示包裝材料。在零件10之后又用 10 表示一個(gè)小分類鋼制品最后用 01 表示兩位流水碼。這個(gè)零件的編碼就是 101001。這個(gè)編碼無(wú)論誰(shuí)都難以接受也比較難理解特別是剛到公司的新員工記不住這么多材料、這么多分類也就會(huì)影響其工作效率。當(dāng)然如果全部采用機(jī)器處理流程那就無(wú)所謂了比如采用 POS 機(jī)的超市員工。 5、通用性同一編碼原則應(yīng)能涵蓋

5、大多數(shù)物料新增加的品種也能夠適應(yīng)。請(qǐng)盡量不要將似是而非的信息寫入編碼比如顏色、1#、2#、大、小、長(zhǎng)、短等信息。 建議盡量采用通用編碼比如身份證號(hào)碼所用的全國(guó)行政區(qū)域編碼、長(zhǎng)途電話區(qū)號(hào)。比如供應(yīng)商、客戶這一類代碼就可以輸入電話區(qū)號(hào)比如“GYS010-001”表示北京市的供應(yīng)商序號(hào)碼 001。 建議盡量不要采用中英文結(jié)合的編碼方式要么全部采用英文外資企業(yè) 要么全部采用拼音簡(jiǎn)稱或單字母表示。 比如部門編碼 如果用英文表示 經(jīng)理部 Mange 和生產(chǎn)部 Manufacture都可以是 M外貿(mào)部Trading和技術(shù)部Technician都可以是 T、財(cái)務(wù)部Accounting和廣告部Advertisi

6、ng都可以是 A。建議按照不排名順序表示AZ 分別表示財(cái)務(wù)部、經(jīng)理部、銷售部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、采購(gòu)部、廣告部、資產(chǎn)部等。 建議盡量不要采用具有常規(guī)意義的字符比如 Kg 字符大家常用來(lái)代表公斤這個(gè)單位。 6、可擴(kuò)展性編碼原則的制定應(yīng)能考慮公司 5-10 年內(nèi)物料的變化趨勢(shì)并且要對(duì)不同的情況留有一定的余地。 建議各類的編號(hào)采用數(shù)字甚至多位數(shù)比如 X1-XX12-XXX123-12341234 就是可擴(kuò)展的零部件。 建議盡量不要使用自動(dòng)編碼更不要全部采用數(shù)字的自動(dòng)編碼。特別是企業(yè)零部件分解層級(jí)較多、數(shù)量巨大時(shí)前兩級(jí)大類+小類 、三級(jí)大類+中類+小類之后都將歸為同一個(gè)類別反而不容易檢索和歸類。2Biz

7、box 系統(tǒng)的自動(dòng)編碼就只有兩級(jí)層級(jí)很多差異較大的零件都?xì)w在了同一類中。同時(shí)企業(yè)上 ERP 前進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)初始化時(shí)大家為了追趕進(jìn)度反而容易漏掉或重復(fù)零部件。 建議不要將供應(yīng)商信息或加工性質(zhì)外委或自制、鑄造或鍛壓等信息加入編碼也許以后會(huì)調(diào)整供應(yīng)商 或是改變生產(chǎn)模式 外委變成了自制生產(chǎn) 、 生產(chǎn)工藝 鑄造改為了鍛壓工藝 。 7、效率性編碼原則不僅要考慮使用者是否可以較容易地解讀方便記憶和識(shí)別還應(yīng)當(dāng)考慮是否有助于提高日常操作的效率。 編碼時(shí)位數(shù)越少越好能夠 7 位解決的就不要用 8 位只要能建議盡量不要采用中英文結(jié)合的編碼方式這樣將影響鍵盤的輸入效率頻繁切換中英文輸入法很耽誤時(shí)間。 建議盡量不要采用特

8、殊符號(hào)的編碼方式比如加 Shift 鍵才能輸入的“.” 、 “_” 、 “&”等比如轉(zhuǎn)換輸入法才能輸入的日文俄文“” 、 “” 、 “ ” 、 “” 它們不但影響鍵盤輸入效率也容易忽略、混淆。如果能用“-” 不用加 Shift 鍵就能輸入 就不要用“.” 、 “_” 。 建議為不同種類的物料設(shè)置不同的編碼長(zhǎng)度。企業(yè)在設(shè)置物料編碼規(guī)則時(shí)可以為不同的物料設(shè)置不同的長(zhǎng)度沒(méi)有必要為了統(tǒng)一而把一些無(wú)用的編碼加進(jìn)其中。如企業(yè)某種物料的編碼至少要 11 碼而有的物料只需要 9 碼而企業(yè)為了追求統(tǒng)一把這種物料的編碼增加到11 碼這是沒(méi)有必要的。 8、兼容性本公司的物料編碼應(yīng)當(dāng)考慮與主要客戶、重要供應(yīng)商

9、的編碼的兼容這要求建立一個(gè)物料編碼對(duì)照表 把客戶、 主要供應(yīng)商的編碼、 本公司編碼放在一張表內(nèi)可以自由查詢。 1盡量對(duì)各種五金標(biāo)準(zhǔn)件、電子元件、常規(guī)件、各種材料等能按照 GB 生產(chǎn)的物料統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃。 比如五金標(biāo)準(zhǔn)件取為 B 常用的 12 大類緊固標(biāo)準(zhǔn)件有螺栓可取為 B01 、螺柱可取為 B02 、螺釘可取為 B03 、螺母可取為 B04 、自攻螺釘可取為 B05 、木螺釘可取為 B06 、墊圈可取為 B07 、擋圈可取為 B08 、銷可取為 B09 、鉚釘可取為 B10 、組合件和連接副可取為 B11 、焊釘可取為 B12 其他還有很多種五金標(biāo)準(zhǔn)件。 螺栓一類取的是B01 那么方頭螺栓取為B

10、0101 六角螺栓取為B0102 內(nèi)六角螺栓取為B0103。 在此之后的流水號(hào)可以取標(biāo)準(zhǔn)號(hào) 也可以取順序號(hào)。 比如M8的方頭螺栓取為B0101-M8 0001 M12 的方頭螺栓取為 B0101-M120002 M16 的方頭螺栓取為 B0101-M160003 。 又如螺母一類取為 B04六角螺母取為 B0401薄螺母取為 B0402加厚螺母取為 B0403方螺母取為 B0404。 M8 的六角螺母取為 B0401-M8 0001 M12 的六角螺母取為 B0401-M12 0002 M16 的六角螺母取為 B0401-M160003 。 又如各種材料取為 C 根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品不同企業(yè)有不同的

11、材料常用到的材料可分為鋼材可取為 C01 、化工原料 可取為 C02 、 橡塑原料 可取為 C03 、 建筑材料 可取為 C04 、 醫(yī)藥原料 可取為 C05 、農(nóng)產(chǎn)品原料可取為 C06 、布料可取為 C07等很多種。 鋼材一類取的是 C01其中又分為板材、棒材、管材、型材等可分別取為 C0101C0104 鑒于板材 C0101 分類太多不同尺寸、不同材質(zhì)可以組合成幾千上萬(wàn)個(gè)規(guī)格建議之后的流水號(hào)取順序號(hào)。 比如 C0101-0001 代表的是熱軋工藝、 Q235D 材質(zhì)、 厚 2mm、 寬 1500mm、 長(zhǎng) 6000mm的板材。 再如電子元件取為 D 電阻一類取為 D01、電容一類取為 D0

12、2、二極管一類取為 D03、三極管一類取為 D04 等等。 電阻一類取的是D01 那么實(shí)芯碳質(zhì)電阻取為D0101 繞線電阻取為D0102 碳膜電阻取為D0103金屬膜電阻取為 D0104金屬氧化膜電阻取為 D0105合成膜電阻取為 D0106金屬玻璃鈾電阻取為 D0107貼片電阻 SMT 取為 D0108壓敏電阻取為 D0109濕敏電阻取為 D0110光敏電阻取為 D0111氣敏電阻取為 D0112力敏電阻取為 D0113 等。 其中考慮到電阻常用的參數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)電阻值1 、1.1 、1.5 10m 另外還包括額定功率 1/8W1/2W、1W、2W、4W 等 、尺寸規(guī)格、溫度條件、精度等這些參數(shù)都

13、可以在描述中表示。它涉及到的規(guī)格多達(dá)幾千個(gè)所以碳膜電阻 D0103 一類可取為“D0103-1234” 比如D0103-0001 代表國(guó)標(biāo)型號(hào)為 RT4-0.1255kI 5k 、 額定功率 1/8W、 精度 5% 的碳膜電阻D0104-0001 代表國(guó)標(biāo)型號(hào)為 RJ4-0.12518kI18k 、額定功率 1/8W、精度 5%的金屬膜電阻。 以此類推可按這個(gè)規(guī)則分別為電容、電感、電壓器、二極管、三極管等編碼。 2做好與客戶、供應(yīng)商的編碼兼容。 比如專門為客戶配套加工的企業(yè)客戶有一個(gè)零件 A編碼為 C01-1234。那么企業(yè)可取為A-C01-1234。如果企業(yè)內(nèi)部也是一個(gè)系列化的零件不如 B

14、系列則可取為 B-A-C01-1234。 3做好零部件的通用可替代編碼。 有的企業(yè)編碼時(shí)將每一件產(chǎn)品的每一個(gè)零部件都編一個(gè)碼即使很明顯就是同一個(gè)零件。他把這些零件設(shè)置成統(tǒng)一的大類、中類、小類只是流水號(hào)不同這樣做的目的是讓這些零件可以自動(dòng)歸為同一個(gè)小類再歸為同一個(gè)中類再歸為同一個(gè)大類顯得一目了然。實(shí)際上在操作上隨時(shí)都要考慮這些零件是否是同一個(gè)零件是否需要統(tǒng)一排產(chǎn)或采購(gòu)它所帶來(lái)的麻煩更大。 9、技巧性巧用“大類”分類 在考慮到物料的分類過(guò)程中 有時(shí)候一個(gè)小類只有一個(gè)物料 甚至一個(gè)大類都只有一個(gè)物料。針對(duì)這種情況若給其一個(gè)大類或小類編碼的話給人一種占著茅坑不拉屎的感覺。我們?cè)诰幋a時(shí)沒(méi)有必要為這種罕見

15、的物料進(jìn)行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合并在一起用其他類來(lái)表示。一方面可以減輕用戶記憶的壓力畢竟要記住這些意義不大的字符有點(diǎn)困難。另一方面由于其物料比較少而且不經(jīng)常用把他們歸為一類不會(huì)影響用戶的查詢效果。 比如企業(yè)包裝需要一小截單面巧用代用件比如一個(gè)產(chǎn)品使用的都是同一個(gè)包裝袋可以將其歸為第一個(gè)產(chǎn)品的一個(gè)零件其它產(chǎn)品都用這個(gè)號(hào)就不需要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)包裝材料的大類了。 還要巧用“B-”和“B01”之類的區(qū)分。比如“B-”代表一個(gè) B 類的產(chǎn)品及其非標(biāo)件有設(shè)計(jì)圖紙需要加工 “B01”代表一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)件大類。 10、綜合性編碼原則也應(yīng)考慮與產(chǎn)品BOM 單 、生產(chǎn)、采購(gòu)、貨倉(cāng)運(yùn)作、物料控制、財(cái)務(wù)

16、、使用軟件系統(tǒng)等相關(guān)方面的配合使用問(wèn)題。 比如倉(cāng)庫(kù)的編碼一般企業(yè)都有一個(gè)幾個(gè)庫(kù)房而倉(cāng)庫(kù)可以是庫(kù)房?jī)?nèi)的一排貨架或是一排柜子或者就是一塊空地。倉(cāng)庫(kù)編碼時(shí)考慮到物料編碼的字母大類所代表的意義可以將倉(cāng)庫(kù)的編碼一致設(shè)置。 比如一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)件 大類 的代碼是 B 那么倉(cāng)庫(kù)的編碼也不妨設(shè)為 B。再細(xì)化一點(diǎn)的流水號(hào)可以和物料的中類編碼一致。這樣很方便結(jié)合物料編碼來(lái)查找或領(lǐng)取物料。至于庫(kù)房是否需要設(shè)置編號(hào)就無(wú)所謂了可以在庫(kù)房門上貼上物料大類的代碼以示分別。 11、及時(shí)性這一點(diǎn)很不容易讓人理解。 在企業(yè)上 ERP 系統(tǒng)前或多或少都有了自己的編碼體制。但是這些編碼體制也許并不符合ERP 的要求或者說(shuō)不符合編碼的原則。比

17、如對(duì)于同一種物料不同的供給商就按不同的編碼來(lái)歸類 物料全部按流水號(hào)進(jìn)行編寫 沒(méi)有分類 連最基本的原材料跟成品都沒(méi)有區(qū)分難以記憶甚至有的物料編碼都是正確的但一物二碼、二物一碼的情況都存在。最容易出現(xiàn)的上 ERP 系統(tǒng)前 建立物料編碼時(shí) 很多人不知道編碼的具體含義 查詢不到某種物料時(shí)就以為系統(tǒng)里沒(méi)有這個(gè)物料很隨意的重新建立這就導(dǎo)致了物料編碼的重復(fù)。 為此企業(yè)要特別留意即使企業(yè)已經(jīng)擁有編碼體系對(duì)物料編碼也要進(jìn)行逐一梳理逐一核對(duì)其正確性。對(duì)于不合理的編碼必須及時(shí)更正或拋棄。這么做固然比較花時(shí)間但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)絕對(duì)值得的。 第二部分 編碼案例 下面以一個(gè)遙控板生產(chǎn)廠的所涉及的軟硬件為例進(jìn)行討論。它涉及的產(chǎn)

18、品非常簡(jiǎn)單也易于理解。 一、產(chǎn)品型號(hào)分解 從產(chǎn)品上來(lái)分解它們包括電視遙控板、空調(diào)遙控板、DVD 遙控板、音響遙控板等。廠家將電視遙控板取為 A 系列、 空調(diào)遙控大家還會(huì)問(wèn)道 假如產(chǎn)品系列有幾百上千 AZ 不夠用呢那就用 AAZZ 吧。 以電視遙控板為例又按客戶來(lái)分比如長(zhǎng)虹、海信、海爾、創(chuàng)維、TCL 等。廠家將這幾類電視遙控板取為 A-CH、A-HX、A-HR、A-CWA-TCL 等系列。 以空調(diào)遙控板為例按客戶分有長(zhǎng)虹、海信、海爾、創(chuàng)維等。廠家將它們?nèi)?B-CH、B-HX、B-HR、B-CW 系列等。 繼續(xù)分解。以長(zhǎng)虹電視遙控板為例又按型號(hào)分可為液晶電視 LT42630FX、3DTV4273

19、8X、42860IX、ITV42850EB 等型號(hào)配套。廠家將配套長(zhǎng)虹電視 LT42630FX 的遙控板取為 A-CH01、長(zhǎng)虹電視 3DTV42738X 的遙控板取為 A-CH02、長(zhǎng)虹電視 42860IX 的遙控板取為 A-CH03、長(zhǎng)虹電視 ITV42850EB 的遙控板取為 A-CH04 等。 以海信電視遙控板為例又按型號(hào)分可為液晶電視 LT42630FX、3DTV42738X、42860IX、ITV42850EB 等型號(hào)配套。廠家將配套海信電視 LED48K510G3D 的遙控板取為 A-HX01、海信電視 LED46K16X3D 的遙控板取為 A-HX02、 海信電視 LED55T

20、36X3D 的遙控板取為 A-HX03、 海信電視 TLM42V78X3D 的遙控板取為 A-HX04 等。 以此類推可分解成各種型號(hào)規(guī)格的遙控板。 二、產(chǎn)品組成零部件分解 以上的 A-CH01 A-CH04、A-HX01 A-HX04 就是該遙控板廠家的最終產(chǎn)品。下面細(xì)分產(chǎn)品的構(gòu)成。 以 A-CH01 為例它是一個(gè)套件包括一個(gè)遙控板A-CH01-1、一個(gè)小紙盒A-CH01-2、一張說(shuō)明書A-CH01-3 、一個(gè)封口袋A-CH01-4 、一節(jié) 10 厘米長(zhǎng)的單面膠通用 、一對(duì)電池通用 。 再以遙控板 A-CH01-1 為例它包括遙控板線路板A-CH01-1-1 、底殼A-CH01-1-2 、電池蓋板A-CH01-1-3 、面殼A-CH01-1-4 、電池彈簧雙頭子、裝在底殼上的 、橡膠按紐、螺釘。 其中遙控板線路板 A-CH01-1-1又包括線路印刷板A-CH01-1-1-1 、電池彈簧單