企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

1、    企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考    馮文嬌摘 要：在企業(yè)信息系統(tǒng)中，檔案資料是極為重要的組成部分，對檔案信息進行科學管理具有舉足輕重的意義。由于當前檔案管理領(lǐng)域中存在管理水平落后、信息化建設(shè)缺乏長遠規(guī)劃、安全性不達標、人員素質(zhì)不足以及信息化專業(yè)水平低等問題，企業(yè)的發(fā)展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對性措施，提升信息化建設(shè)質(zhì)量。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;檔案管理doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.1011 企業(yè)檔案管理的重要性企業(yè)在各種復雜業(yè)務(wù)的經(jīng)營過程中產(chǎn)生了越來越豐富的數(shù)據(jù)信息，這就要求企業(yè)針

2、對檔案管理工作采取進一步的規(guī)范化措施，從而確保檔案管理的質(zhì)量和效率。事實上，企業(yè)的檔案管理職責范圍包括對公司檔案資料進行全面記錄與整合，從而幫助管理層及決策人員從豐富的檔案管理數(shù)據(jù)中把握公司日常運營的實際情況與基本特征，決策人員需要對企業(yè)運營過程中的風險有深入、清晰地認識，做出更有利于規(guī)避風險、創(chuàng)造可觀收益的決策。此外，企業(yè)形成完善的檔案管理數(shù)據(jù)還能形成強大的技術(shù)支持作用，幫助企業(yè)管理層對市場發(fā)展狀況及企業(yè)自身的業(yè)務(wù)運營形成客觀判斷，為企業(yè)創(chuàng)造更大的獲益空間。總之，建設(shè)全面的檔案數(shù)據(jù)庫，可以為企業(yè)開展業(yè)務(wù)運營提供基本的數(shù)據(jù)支持，從而維護企業(yè)的正當核心利益，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有不可否認的重

3、要價值。2 檔案管理信息化建設(shè)的總目標由于檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代企業(yè)的生存與發(fā)展中具有重要價值，因此必須對其建設(shè)目標有清晰地設(shè)定，確保形成具體可行的戰(zhàn)略目標。對應到現(xiàn)代化企業(yè)上，開展檔案管理信息化建設(shè)工作，必然會將提升檔案管理質(zhì)量、促進企業(yè)良性發(fā)展作為基本目標。而處于市場經(jīng)濟體系內(nèi)不同單位與發(fā)展水平的企業(yè)會因為各自的起步、發(fā)展、定位、信息化程度等客觀條件的不同，就檔案管理信息化建設(shè)問題提出差異化策略，并且結(jié)合發(fā)展需要確定科學的信息化建設(shè)重點。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理人員將新發(fā)生的事件信息實時記錄下來，企事業(yè)單位內(nèi)部人員也可以在手機等移動終端上進入檔案，及時接收、并且結(jié)合個人需要隨時搜尋其他相關(guān)信息

4、，極為便捷迅速。3 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題3.1 管理水平落后企業(yè)內(nèi)部用于檔案管理的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息平臺建設(shè)不夠完善，尚未引進足夠先進的文件管理軟件，這使得信息管理的方法相對滯后，員工對信息的搜索與提取更多地依靠手工模式，這就造成了嚴重的人力、物力浪費。此外，在對檔案進行歸檔處理時，缺乏專業(yè)的檔案分類步驟，因此許多存儲在數(shù)據(jù)庫中的檔案并沒有設(shè)置準確的目錄號、其標題規(guī)范性、案卷完備性都得不到足夠的保證，使得各類檔案亂為一團，最終造成檔案丟失等嚴重后果。3.2 信息化建設(shè)缺乏長遠規(guī)劃結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實際看，其具有極為明顯的綜合性特征，內(nèi)容輻射到不同學科、不同領(lǐng)域的專業(yè)知識。企業(yè)如果

5、沒有在發(fā)展過程中重視檔案管理工作，就會使得檔案系統(tǒng)存在巨大的缺陷，也會導致當前急需開展的檔案管理信息化建設(shè)工作面臨巨大的漏洞修補困難，甚至無法再對現(xiàn)存檔案資料進行補充完善。3.3 安全性的缺乏企業(yè)信息系統(tǒng)的安全對企業(yè)的整體發(fā)展有著重要意義，一旦發(fā)生企業(yè)數(shù)據(jù)、檔案信息外泄的問題，都會給企業(yè)帶來難以承受的經(jīng)濟損失。企業(yè)檔案管理的安全性首先表現(xiàn)在網(wǎng)上電子文件、有關(guān)文檔的安全使用上，如果檔案管理人員在信息查詢、提取與使用過程中操作不當，會影響檔案的完善性與準確性;或者檔案管理人員對信息系統(tǒng)的維護不到位，也很可能導致文件遺失。3.4 檔案管理人員素質(zhì)不高，信息化專業(yè)水平低由于企業(yè)對檔案管理工作的開展未能

6、保持足夠的重視，導致專業(yè)員工的配置不到位，許多檔案管理人員沒有足夠?qū)I(yè)的素質(zhì)和基本的崗位資質(zhì)。但在市場競爭不斷加劇的今天，人才質(zhì)量反而是企業(yè)決勝的重要條件，企業(yè)對檔案管理人員的質(zhì)量把關(guān)不嚴格、對培訓活動安排不力，都會使得企業(yè)面臨嚴重的人力資源瓶頸，這對實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)無疑是巨大的障礙。4 檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路4.1 重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查企業(yè)單位在長期的信息化建設(shè)過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關(guān)注，并且通過完善相關(guān)機制體系來推動信息化成為現(xiàn)實。因此，企業(yè)要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補漏，刪除內(nèi)部無價值的內(nèi)容，借助信息平臺及電子技

7、術(shù)等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內(nèi)容及價值進行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠?qū)嵱?。從總體上看，這能夠幫助企業(yè)單位有效節(jié)約資金、人力成本，提升檔案管理的準確性及經(jīng)濟性。4.2 規(guī)范檔案分類，提高檔案使用效率由于當前許多企業(yè)在檔案管理過程中造成了檔案分類歸檔不專業(yè)、管理流程不夠規(guī)范等問題，為實現(xiàn)管理的信息化和智能化，必須首先對案卷分類進行修正。工作人員要首先明確不同檔案間的差別，對其進行必要的聯(lián)系整合，形成科學的檔案系統(tǒng)。只有在做好檔案分類工作基礎(chǔ)上，才能進一步提升檔案的使用價值，幫助企業(yè)在人事資源調(diào)配、內(nèi)部綜合管理方面做出成績。4.3 提高檔案管理人員信息化專業(yè)素質(zhì)和水平在檔案管理的信息化

8、建設(shè)過程中，計算機是當之無愧的核心工具，但計算機作用的發(fā)揮卻完全離不開人為的操作和控制，這就要求提升檔案管理人員對信息技術(shù)的操作技能。企業(yè)應針對檔案管理的信息化建設(shè)組織系統(tǒng)化的培訓工作，幫助員工接觸專業(yè)的理論知識，使其接觸行業(yè)前沿的技術(shù)手段，使得信息化建設(shè)的步伐得到加快。4.4 推進檔案信息安全保障建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)的推廣運用改變了群眾的生活方式，為企業(yè)工作提供了巨大的便利，但網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)也存在巨大的安全隱患。企業(yè)的檔案管理不善將可能導致內(nèi)部信息的泄漏，進而影響企業(yè)的經(jīng)濟收益。為此，需要對信息系統(tǒng)運行狀況進行全面監(jiān)控，保障檔案信息安全。總之，對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題的探討意義重大。相關(guān)人員要意識到該項事業(yè)建設(shè)的重要實用價值及其可能面臨的挑戰(zhàn)，并在此基礎(chǔ)上提出檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路，重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查，規(guī)范檔案分類，提高檔案使用效率，提高檔案管理人員的信息化專業(yè)素質(zhì)和水平，推進檔案信息安全保障建設(shè)。參考文獻1李衛(wèi)東.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問題研究j.黑龍江科技信