新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式探究

1、    新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式探究    劉哲摘要：創(chuàng)新檔案管理與服務模式是新形勢下行政事業(yè)單位改革的重要內容之一。檔案不僅具有保存價值，而且還具有潛在的利用和借鑒價值，為當前行政事業(yè)單位各項工作的開展起到了一定的幫助作用。因此檔案管理人員要結合行政事業(yè)單位工作需要和發(fā)展計劃，與時俱進的創(chuàng)新檔案管理與服務模式，發(fā)揮檔案應有作用。本文首先指出了現階段行政事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的不足，隨后從加強管理隊伍建設、建立健全規(guī)章制度等方面，就新形勢下如何實現檔案管理創(chuàng)新提出了幾點建議。關鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務模式引言：檔案

2、管理是一項服務性工作，在確保檔案完整與安全的同時，還要滿足行政事業(yè)單位其他工作人員的檔案查找、借閱需求。但我們也應當看到在行政事業(yè)單位改革過程中，仍然有一些檔案管理人員沒有意識到自身職責的重要性，沿用以往的檔案管理模式，一方面是工作效率低下，另一方面則是檔案的價值沒有得到體現。在這種情況下，探究行政事業(yè)單位檔案管理與服務模式的創(chuàng)新策略具有重要的應用價值。一、現階段行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題1、檔案管理的方法單一落后在信息技術不斷發(fā)展、信息傳播渠道日趨多樣化的新條件下，基于計算機信息技術之上的檔案管理系統(tǒng)開始在行政事業(yè)單位內部得到比較廣泛地應用。但是各個行政事業(yè)單位在加快利用計算機信息技術的

3、同時，并沒有讓電子檔案管理得到同步發(fā)展，缺乏與檔案管理工作相匹配的電子檔案管理專業(yè)人才、計算機和軟硬件設施等；即便建立了電子檔案管理系統(tǒng)，在崗的檔案管理人員也沒有掌握運用的方法，致使實際的檔案管理工作缺乏科學性，很多先進的系統(tǒng)沒有得到充分、有效地利用。2、檔案管理人員的綜合素質參差不齊很多人都認為檔案管理的工作任務無非就是做好檔案的收集、保存和管理。而在實際工作中除了這些基本工作外，檔案管理人員還要利用專業(yè)手段，挖掘檔案的利用價值，為行政事業(yè)單位工作開展提供經驗借鑒，所以說檔案管理對專業(yè)性有著較高的要求。此外在信息時代，信息技術也逐漸應用到檔案管理中，對檔案管理人員的信息技術水平也有更加嚴格的

4、要求。目前來看，行政事業(yè)單位檔案管理隊伍的年齡結構偏大，許多檔案管理人員對信息化設備的操作不熟練，加上行政事業(yè)單位沒有提供相應的培訓機會，導致檔案管理隊伍的綜合素質參差不齊，也就不能勝任新形勢下的檔案管理創(chuàng)新要求。3、缺乏完善的檔案管理機制一套完善的檔案管理機制，能夠為行政事業(yè)單位檔案管理工作的開展以及管理與服務的創(chuàng)新提供必要的指導。隨著行政事業(yè)單位改革進程不斷推進，對檔案管理制度的內容也有了新的要求。新形勢下行政事業(yè)單位在檔案管理機制創(chuàng)新方面還存在兩方面的問題：其一是檔案管理制度的創(chuàng)新能力不足，不能與現階段檔案管理工作需要相配套；其二是即便有完善的檔案管理機制，能不能在工作中加以落實仍然是一

5、個問題，這也是下一步行政事業(yè)單位檔案管理部門需要重點解決的問題。二、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略1、建立信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率在行政事業(yè)單位的各項管理工作中，信息技術發(fā)揮的優(yōu)勢不言而喻，將信息技術與檔案管理工作相結合也成為新形勢下提高檔案管理效率、挖掘檔案利用價值的必然選擇。行政事業(yè)單位的領導要加強對信息技術的重視，并為檔案管理信息化建設提供多方面的支持。例如，拿出專項資金用于信息設備的采購和安裝，后期還要定期做好信息化管理系統(tǒng)的運行維護。通過加強硬件和軟件建設為實現檔案的信息化管理奠定基礎，減輕管理人員的工作壓力。2、定期開展技能培訓，加強管理隊伍建設雖然信息技術的應用能

6、夠為檔案管理帶來一定的便利，但是歸根到底還是由人來操作。針對現階段行政事業(yè)單位部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不高的情況，要及時開展技能培訓，切實提升檔案管理人員的工作水平。例如，行政事業(yè)單位可以每個季度或每年開展一次培訓工作，利用五一、十一小長假提供免費的培訓機會。讓檔案管理人員能夠了解信息設備的操作技巧，在提高檔案管理效率的同時也實現了個人的發(fā)展。除了技能教育外還可以開展一定的職業(yè)道德教育，認識到檔案工作的重要性，確保做到“干一行，愛一行”，兢兢業(yè)業(yè)的完成檔案管理工作。3、補充完善管理制度，為檔案管理提供保障在檔案管理工作中制度建設是一項基礎性的工作，只有建立起一套完善的管理制度，才能確保檔案管理

7、工作的規(guī)范性和標準性。行政事業(yè)單位要將檔案管理制度建設作為現階段檔案管理創(chuàng)新的重要任務。在制定的過程中還要注意應具備靈活機動的特征，方便根據工作中的發(fā)展方向進行調整與創(chuàng)新，進一步對行政事業(yè)單位檔案管理進行完善，在對檔案管理制度完善的過程中，要提高檔案管理人員的積極性，對每一個地方以及每一個環(huán)節(jié)都要精準的覆蓋到。特別要注意的一點就是檔案管理的安全問題，其中包括物理、系統(tǒng)、信息等安全問題，因此在此過程中要做好行政事業(yè)單位安全管理措施，并將此措施納入到行政事業(yè)單位安全體系中，以保障電子檔案以及其他相關資料的安全。4、不斷創(chuàng)新服務模式，挖掘檔案潛在利用價值檔案管理的服務性，決定了檔案管理人員在做好本職

8、工作外，還要為其他檔案使用者提供相應的服務。例如，行政事業(yè)單位的人事檔案，因為人事調動等原因需要定期進行檔案內容的更新。檔案管理人員就要借助于信息管理系統(tǒng)，及時做好內容變更。而一些技術性的檔案則具有較高的利用價值，檔案管理人員需要挖掘潛在價值，為行政事業(yè)單位領導制定決策提供一定的參考。新形勢下，檔案價值的重要性得到了凸顯，只有不斷創(chuàng)新服務模式才能更好的發(fā)揮檔案價值。結語：檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，不僅對檔案管理人員的專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)提出了嚴格要求，而且還要根據行政事業(yè)單位工作需要不斷進行管理模式的創(chuàng)新。作為一名檔案管理人員要樹立創(chuàng)新意識和發(fā)展眼光，密切關注行政事業(yè)單位改革進程以及當前檔案管理工作需要，通過提高個人的專業(yè)水平更好的服務于檔案管理，支持行政事業(yè)單位各項工作的開展。參