淺析當前高校干部人事檔案管理存在問題及對策

1、    淺析當前高校干部人事檔案管理存在問題及對策    廖冰曲摘 要：干部人事檔案是組織人事部門在對人員的考核管理中形成的檔案。其記載和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，由單位整理并集中保存。主要記錄當事人個人經(jīng)歷、政治立場、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及工作實績等內(nèi)容的文字資料，是組織了解選拔人才的重要信息源。筆者就當前高職院校干部人事檔案工作存在的問題展開并提出解決對策，以期更好地促進高校干部人事檔案管理工作。關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理問題；對策1 當前高校人事檔案管理中存在的問題及成因人事檔案在干部人事工作中起著重要的作用。當前，一些高校人事檔案還存在分

2、散管理，有關(guān)個人存檔材料還分別由組織部、人事處、科研處、教務(wù)處、學(xué)生處等部門管理，已不能適應(yīng)新時期人事工作的需要，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1.1 千人一面，缺乏個性人事檔案是人個人信息的另一種表現(xiàn)，完整的記錄了人的各方面狀況，就像“閱卷如見人”。因此，做好人事檔案工作尤為重要，而現(xiàn)實工作中各高校人事檔案管理問題不斷，檔案管理效率低、利用率不高。資料信息不完整、空洞、虛假等，多集中于人的學(xué)歷、經(jīng)歷、政治面貌記錄，缺少個人道德、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長，特別是一些定性結(jié)論較多，定量分析少之又少。此外，檔案材料中對人的評價不夠客觀，多集中于人的優(yōu)點闡述，揚長避短，語言評價官方，無法全面、客觀的展示每個人的實

3、際狀態(tài)。1.2 信息搜集范圍狹隘人事部門一味的強調(diào)搜集管理層人員信息資料，而忽視了廣大教職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少。在基層干部及職工檔案內(nèi)只有表示身份畢業(yè)生登記表或錄用通知、晉升工資表、個人履歷表，很少有組織鑒定等面全反映其他狀態(tài)的信息。人事檔案資料搜集應(yīng)是多方面的，全范圍的，而非局限于領(lǐng)導(dǎo)層面，每個職工都應(yīng)有全面的記錄。不管職工在任何崗位，是否出眾，各校或單位都應(yīng)作為寶貴的資源，還需要人事部門擴大搜集范圍，保證資料搜集完整。1.3 檔案更新不及時因為檔案信息隨著人的成長經(jīng)歷變化而不斷增多，并非固定不變的。因此，檔案管理工作也包括檔案資料的更新，實時添加新內(nèi)容，補

4、充新材料。然而，由于存檔材料需要不同崗位的工作人員收集提供，而他們的檔案意識不強，對該歸檔的檔案材料沒有及時收集并提交檔案管理人員歸檔，造成現(xiàn)有檔案資料無法反映現(xiàn)在個人狀態(tài)，而停留于過去表現(xiàn)及狀態(tài)，對于當下工作崗位與進展沒有及時更新，如：年度考核登記表、工資晉升（變動）表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)登記表等，以及當前所參與的學(xué)習(xí)活動、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果等。在人事管理中，既要有過去的信息記錄也要有當下的個人狀態(tài)記錄。只有這樣，才能更加準確的做好人才評價，挖掘人才，選拔人才，做到人盡其才。1.4 整理不規(guī)范由于人事檔案較多、較為復(fù)雜，使得檔案整理具有一定困難性。對此，還需要管理人員仔細、認真，精準分類、編排有序

5、、目錄清晰、裝訂整齊。把個人檔案歸檔成冊作為檔案管理工作有效性的前提條件，由于單位人員較多，人事檔案管理缺少專職人員，導(dǎo)致材料混雜、散亂。盡管部分檔案已經(jīng)裝訂成冊，但是缺少分類整理從而影響檔案的使用與查詢。1.5 人檔分離隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，編制內(nèi)教師已遠遠不能滿足當前的教學(xué)需求，一些院校采用編外制聘用教師以實現(xiàn)教學(xué)目的，而在當前市場經(jīng)濟條件下，受聘的編外人員流動性較大，在單位沒有專職人事檔案管理員或是存放庫房有限的情況下，他們的人事檔案往往是存放在當?shù)氐娜瞬攀袌龃鸀楣芾?，出現(xiàn)人檔分離。2 解決問題及對策針對上述存在的人事檔案管理中存在問題，結(jié)合當前管理水平與實際，筆者認為可以從以下幾方面

6、對干部人事檔案的內(nèi)容、管理辦法、管理制度等進行改革與完善。2.1 加強各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對人事檔案管理的意識檔案管理工作問題重重的主要原因在于：各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工并未認識到檔案管理的重要作用，沒有從思想意識上重視檔案管理。因此，加強各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對人事檔案的意識成為當務(wù)之急，也是協(xié)調(diào)檔案管理不足的有效方法，是提高檔案管理效率的直接手段。檔案管理人員擴大宣傳范圍，及時向領(lǐng)導(dǎo)和教職工宣傳人事檔案的重要意義與影響，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋相關(guān)制度政策及方針，匯報人事檔案管理取得的成果與存在的困難存在問題。只有這樣，才能更好的提高領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理的重要性認識，得到教職工的積極配合。2.2 管理人員提高

7、專業(yè)水平及綜合素養(yǎng)人事檔案工作中，管理人員是其重要組成部分，是檔案的整理者、規(guī)劃者、管理者，具有決定性作用。因此，想要提高檔案管理效率首先就要從管理人員入手，提高其專業(yè)水平、綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。人事檔案人員必須與時俱進的創(chuàng)新思想，打破傳統(tǒng)被動服務(wù)理念，積極主動投入到人才政策與人事制度中，掌握組織人事部門實際需求進而為其提供詳細的、準確的、真實的人事檔案，提高服務(wù)水平。2.3 做到人、檔共同“進行時”關(guān)于檔案內(nèi)容不及時更新與陳舊問題，組織人事部門需要在檔案資料內(nèi)容中融入能夠反映當事人個性檔案的素材。首先，融入個人綜合素養(yǎng)的信息資料，例如：身體狀況、受教育程度、業(yè)務(wù)水平素養(yǎng)等，應(yīng)側(cè)重反映當事人的個

8、性、集體意識、合作精神、創(chuàng)新意識等。二是反映當事人工作政績的內(nèi)容。對教師崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績應(yīng)制定不同的標準，以教師檔案為例應(yīng)補充的材料包括：1）教師登記表。應(yīng)概括有教師所從事專業(yè)、畢業(yè)院校、學(xué)歷學(xué)位，學(xué)科及工作部門變動情況，出生年月、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)變動情況，外語及計算機水平等可以展示教師專業(yè)方面的狀態(tài)。2）教師教育教學(xué)情況。應(yīng)概括有教師每學(xué)年所授課程門類、上課時數(shù)、任課班級、實驗實習(xí)內(nèi)容、課外輔導(dǎo)、指導(dǎo)畢業(yè)生論文數(shù)、公開教學(xué)情況、聽課記錄、教學(xué)質(zhì)量評估表、校外兼課記錄、班主任工作情況、編寫講義等能反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作的質(zhì)量。3）科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動。應(yīng)概括有

9、歷年來教師完成的科研項目名稱、項目來源、經(jīng)費數(shù)量，論文著作、外出講學(xué)的講題、時間、地點等反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。4）業(yè)務(wù)進修情況。教師脫產(chǎn)、函授學(xué)習(xí)的計劃，進修學(xué)校、指導(dǎo)教師、進修總結(jié)、進修課程和成績，教師評語和鑒定及所取得的學(xué)歷學(xué)位證書等反映教師繼續(xù)教育的情況材料。5）獲獎和榮譽情況。包括教師在教學(xué)科研、管理活動中獲得的各種表揚獎勵的證書上、文件材料等。在教師原有的人事檔案條件下應(yīng)及時更新新的材料，做到人檔共同“進行時”，就能較全面地動態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，便于學(xué)校審核評價、科學(xué)化工作開展。同時，也能夠幫助教師正確決策，保證教師評價公平、公正，生成各校領(lǐng)導(dǎo)對教師評價的可恥性，形成良好的競爭氛圍。人事檔案部門和人事管理部門應(yīng)密切配合，互相銜接好相關(guān)工作，及時掌握人員錄用、調(diào)動、任免及職務(wù)變動信息，人員調(diào)動要堅持先調(diào)檔后調(diào)人，