時(shí)間管理與自我管理PPT課件

1、 小故事 有兩個(gè)人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當(dāng)他們?cè)谙朐趺崔k時(shí)，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過(guò)來(lái)，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運(yùn)動(dòng)鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運(yùn)動(dòng)鞋就搖搖頭說(shuō)：“沒(méi)用啊，你怎么跑也沒(méi)有獅子跑得快?！蓖檎f(shuō)：“嗨，你當(dāng)然不知道了，在這個(gè)緊要關(guān)頭最主要的是我要跑得比你快?！钡?頁(yè)/共60頁(yè) 課程結(jié)構(gòu)1、時(shí)間管理概論2、時(shí)間管理之道3、浪費(fèi)時(shí)間的解決方法4、人生目標(biāo)管理5、突破思維格局第2頁(yè)/共60頁(yè)時(shí)間管理概論時(shí)間管理概論第3頁(yè)/共60頁(yè)時(shí)間的意義2.時(shí)間對(duì)您意味著什么1.您有足夠的時(shí)間嗎3.您如何對(duì)待時(shí)間4.您還有多少時(shí)間時(shí)間圈時(shí)間圈第4頁(yè)/共60頁(yè)假如每一個(gè)

2、人60歲退休，把這60歲減去你現(xiàn)在的年齡，計(jì)算一下，你還剩下多少小時(shí)。歲X220工作日X8小時(shí)60歲現(xiàn)在年齡退休年齡時(shí)=至退休前的工作時(shí)間小時(shí)X220工作日X3小時(shí)=X145工作日X12小時(shí)=小時(shí)小時(shí)至退休前的工作時(shí)間你的時(shí)間資產(chǎn)小時(shí)_第5頁(yè)/共60頁(yè)時(shí)間盤(pán)點(diǎn)典型的錯(cuò)誤工作作風(fēng)產(chǎn)生原因： 不知道把時(shí)間花到什么地方處了 不知道完成一項(xiàng)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間 不知道迄今為止所表現(xiàn)出的工作作風(fēng)的優(yōu)缺點(diǎn) 不知道哪些因素防礙自己的工作業(yè)績(jī)所以我們要對(duì)我們的時(shí)間進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)第6頁(yè)/共60頁(yè)1、時(shí)間利用分析2、時(shí)間損失分析3、耗時(shí)因子分析時(shí)間盤(pán)點(diǎn)時(shí)間消耗的測(cè)量時(shí)間損失的錯(cuò)誤根源不必要損耗時(shí)間的原因時(shí)間管理方法清 單活

3、 動(dòng)時(shí)間價(jià)值分析干擾打斷時(shí)間盤(pán)點(diǎn)的步驟時(shí)間盤(pán)點(diǎn)的步驟第7頁(yè)/共60頁(yè)時(shí)間管理的致命禁忌A.迷惑：目標(biāo)是什么？B.猶豫不決：我們?cè)撟鍪裁矗緾.精力分散：精神和體力超負(fù)荷？D.消極拖延：可以等明天？E.完美主義F.逃避G.打擾第8頁(yè)/共60頁(yè)時(shí)間管理的發(fā)展第一代備忘錄型第二代事先規(guī)劃安排行程第三代規(guī)劃、制定優(yōu)先 順序，操之在我第四代強(qiáng)調(diào)一切以自然法則為 中心的羅盤(pán)理論第9頁(yè)/共60頁(yè)案 例 分 析 我叫王力，現(xiàn)在一家公司擔(dān)任銷售業(yè)務(wù)主管，自從我擔(dān)任這個(gè)銷售業(yè)務(wù)主管工作以后，每一天都感覺(jué)非常的疲勞，而且我的上司，銷售經(jīng)理對(duì)我的績(jī)效好像還不是很滿意，所以我今天想把制訂的一份計(jì)劃出來(lái)與大家分享一下，請(qǐng)大

4、家指正一下我的工作中有哪一些不足。昨天晚上，也就是星期天的晚上，我自己在家制訂了一個(gè)一周的工作計(jì)劃。今天上午一上班，一進(jìn)辦公室，首先第一個(gè)先修正一下我的計(jì)劃，然后再做今天一天的工作計(jì)劃，下面是我的一天工作計(jì)劃的一個(gè)清單。第10頁(yè)/共60頁(yè) 首先我今天必須拿出3個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)制定一份與華金公司價(jià)格談判的工作準(zhǔn)備，同時(shí)還要做出跟他簽約的準(zhǔn)備；我還要拿出2個(gè)小時(shí)的時(shí)間做一份給中實(shí)公司的合作協(xié)議書(shū)，而且要在下午上班之前傳給對(duì)方；另外我還要用將近1個(gè)小時(shí)的時(shí)間通過(guò)電話拜訪十二個(gè)客戶；中午的時(shí)候我要和我的銷售經(jīng)理共度午餐，大概用1.5小時(shí)來(lái)探討一個(gè)關(guān)于促銷的活動(dòng)；同時(shí)我還要閱讀一下公司里的內(nèi)部文件，內(nèi)部刊

5、物這大概要10分鐘時(shí)間；同時(shí)因?yàn)槲也⒉皇敲繒r(shí)每刻都在辦公室，我還要接聽(tīng)一下我的電話留言，并且做一下記錄，這大概要15分鐘；我還要把我的一些工作文件整理歸檔，我估計(jì)要1小時(shí)的時(shí)間； 第11頁(yè)/共60頁(yè) 同時(shí)今天還有一個(gè)工作計(jì)劃的改動(dòng)，原訂于周五的一個(gè)業(yè)務(wù)工作會(huì)議，被調(diào)整到今天下午的三點(diǎn)鐘；同時(shí)還要處理一下我的一個(gè)大客戶他原訂于本月5號(hào)要到的貨沒(méi)有到，我要處理這個(gè)事情，這兩件事總計(jì)要2小時(shí)的時(shí)間；同時(shí)還要跟我的業(yè)務(wù)人員共同討論一個(gè)索賠的案件，這個(gè)要占用我1小時(shí)的時(shí)間；而早上我剛進(jìn)辦公室的時(shí)候，人力資源部的經(jīng)理找到我，說(shuō)在明天上午前一定要我把新員工的工作表現(xiàn)報(bào)告寫(xiě)出來(lái)交給他，我考慮最起碼要占用我1小

6、時(shí)的時(shí)間；另外我在寫(xiě)今天的工作計(jì)劃時(shí)，我的經(jīng)理進(jìn)來(lái)了，要求我今天必須拿出近三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)告。 我沒(méi)有細(xì)算，也沒(méi)有仔細(xì)看具體今天要用多少時(shí)間，但我知道我今天恐怕又是一個(gè)不眠之夜了。第12頁(yè)/共60頁(yè)第一步:將各項(xiàng)工作按其價(jià)值的大小一分為二， 1、2象限為重要；3、4象限為不重要。第二步：根據(jù)各項(xiàng)工作的完工期限，遠(yuǎn)近分為 1、4為急迫的；2、3為不急迫的。第13頁(yè)/共60頁(yè)緊急重要重要緊急又重要重要不緊急緊急不重要不重要不緊急第14頁(yè)/共60頁(yè) 造成干擾的事、 電話信件、報(bào)告 某些會(huì)議 許多迫在眉捷的 符合別人期望事 四象限工作性質(zhì)分析不 急 迫急 迫不重要重要 忙碌瑣碎的事某些信件某些電話 浪費(fèi)

7、時(shí)間 逃避性活動(dòng) 緊急狀況 危機(jī) 迫切的問(wèn)題 限期完成的工作 準(zhǔn)備工作計(jì)劃 預(yù)防措施 價(jià)值觀的澄清 人際關(guān)系的建立 保持身體健康第15頁(yè)/共60頁(yè)第三步 ：對(duì)王力的工作定位，并分析工作現(xiàn)狀 重要重要不重要不重要急急不急不急與華金公司的討論定價(jià)3H中實(shí)公司的合作意向書(shū)2H天際公司的貨未到問(wèn)題？上級(jí)要求上報(bào)三個(gè)月的業(yè)績(jī)報(bào)表2H周五業(yè)務(wù)會(huì)提前1H 品質(zhì)部明天要顧客意見(jiàn)反饋總結(jié)報(bào)告1H共進(jìn)午餐，討論促銷會(huì)1.5H商討索賠案處理1H 閱讀內(nèi)部刊物10分鐘打電話給12客戶30分鐘聆聽(tīng)電話留言10分鐘完成文件歸檔1H 第16頁(yè)/共60頁(yè) 第四步：?jiǎn)栴}與措施第一象限：抓緊做；返回第二象限第二象限：重點(diǎn)做,按計(jì)

8、劃步驟做；為明天準(zhǔn)備第三象限：不花時(shí)間；少花時(shí)間；授權(quán)部下做第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑，爭(zhēng)取 自由返回一、二象限 第17頁(yè)/共60頁(yè) 將4個(gè)象限時(shí)間合理的科學(xué)配置，將會(huì)遇到六項(xiàng)阻力，第五步 時(shí)間價(jià)值=工作價(jià)值阻力控制計(jì)劃組織決策指揮信息傳遞第18頁(yè)/共60頁(yè)第六步：系統(tǒng)思維 面對(duì)變化的環(huán)境應(yīng)變能力要強(qiáng)突出第二象限管理法，牢牢抓住關(guān)系企業(yè)持續(xù)發(fā)展，價(jià)值創(chuàng)造的大事，上下左右系統(tǒng)思維步調(diào)一致第19頁(yè)/共60頁(yè)第七步 有效運(yùn)用工作日程管理表分析每項(xiàng)工作的性質(zhì)，排出優(yōu)先次序?qū)⒚刻旃ぷ鲀?nèi)容列入表格擬定處理對(duì)策第20頁(yè)/共60頁(yè)時(shí)間管理之道時(shí)間管理之道第21頁(yè)/共60頁(yè)最適狀態(tài)最適狀態(tài)效率效率方

9、式方式效益效益時(shí)間管理之道第22頁(yè)/共60頁(yè)A、生物節(jié)律識(shí)別n生物節(jié)律n體力周期23天n情緒周期28天n智力周期33天第23頁(yè)/共60頁(yè)B、設(shè)定目標(biāo)：規(guī)劃好您的人生與事業(yè)設(shè)定目標(biāo)：規(guī)劃好您的人生與事業(yè)設(shè)定目標(biāo)的意義找到目標(biāo)境況分析目標(biāo)表述總結(jié)與評(píng)估第24頁(yè)/共60頁(yè)C、4D原則n(Drop it or Delete it )-是否有必要n(Delay it )-為什么是現(xiàn)在n(Delegate it )-為什么是我？n(Do it )-親自做第25頁(yè)/共60頁(yè)D、授權(quán)11.等待批示2.問(wèn)3.提出你最好的想法4.自已判斷，讓我知道你做了什么5.自已判斷，定期報(bào)告。6.自已判斷，不用報(bào)告。授權(quán)水平

10、等級(jí)授權(quán)水平等級(jí)第26頁(yè)/共60頁(yè)E、阿爾卑斯山方法（A）列出任務(wù)第二天想要完成和必須完成（L）估計(jì)工作需要的時(shí)間（P）60：40規(guī)劃預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間經(jīng)意外事情（E）決定優(yōu)先、刪減和授權(quán)（N）事后檢查將未完成的任務(wù)轉(zhuǎn)移第27頁(yè)/共60頁(yè)F、帕雷托時(shí)間管理原則（80/20）得到20的效果得到80的效果產(chǎn)出造成消耗80的時(shí)間消耗20的時(shí)間投入帕雷托時(shí)間管理原則（80/20）第28頁(yè)/共60頁(yè)G、ABC法則A級(jí)任務(wù)B級(jí)任務(wù)C級(jí)任務(wù)極其重要極其重要數(shù)量占數(shù)量占15價(jià)值占價(jià)值占65自己干，不授權(quán)自己干，不授權(quán)重要性一般重要性一般數(shù)量占數(shù)量占20價(jià)值占價(jià)值占20策略性規(guī)劃，規(guī)定期限策略性規(guī)劃，規(guī)定期限不太重要

11、，不重要不太重要，不重要數(shù)量占數(shù)量占65價(jià)值占價(jià)值占15授權(quán)、刪減授權(quán)、刪減任務(wù)消耗10035156585100第29頁(yè)/共60頁(yè)浪費(fèi)時(shí)間的解決方法浪費(fèi)時(shí)間的解決方法第30頁(yè)/共60頁(yè)浪費(fèi)時(shí)間的原因害怕冒犯別人希望保持消息靈通自我膨脹享受社交的樂(lè)趣解決方法阻絕干擾集合電話電話干擾的原因及解決方法第31頁(yè)/共60頁(yè)不速之客的原因及解決方法 （1） 延后處理 （2） 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 （3） 另外安排時(shí)間 （4）學(xué)會(huì)過(guò)濾 （5）不要讓別人找到你第32頁(yè)/共60頁(yè)用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法1、公司雇人程序出了錯(cuò)2、該職位提供了不正當(dāng) 的訓(xùn)練1、教導(dǎo)員工善用時(shí)間2、提升員工時(shí)間管理 的成本意識(shí)第33頁(yè)/

12、共60頁(yè)社交閑談的原因及解決方法（1） 過(guò)濾訪客與電話（2） 衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng)（3） 設(shè)置一些暗示社交時(shí)間的 結(jié)束技巧第34頁(yè)/共60頁(yè)權(quán)責(zé)混淆的原因及解決方法v權(quán)責(zé)問(wèn)題主要是發(fā)生在工 作項(xiàng)目的說(shuō)明上，說(shuō)明 含糊不清就會(huì)導(dǎo)致權(quán)責(zé) 不清。v權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會(huì)浪費(fèi)許 多時(shí)間，甚至浪費(fèi)精力。v定期更新所有員工的工作說(shuō)明， 以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚 的界定v權(quán)責(zé)對(duì)等第35頁(yè)/共60頁(yè)溝通不良的原因及解決方法 1、 不明白事情的重要性 2、 沒(méi)有時(shí)間 3、 沒(méi)有傾聽(tīng) 4、 溝通的目的不明確 5、 時(shí)機(jī)不當(dāng) 6、溝通的機(jī)會(huì)不夠 （1） 學(xué)會(huì)傾聽(tīng)（2） 使用恰當(dāng)?shù)淖盅郏?） 運(yùn)用非語(yǔ)言式的溝通第36頁(yè)

13、/共60頁(yè)進(jìn)度失控的原因及解決方法 進(jìn)度失控造成的浪費(fèi)時(shí)間就是不明白事情的重要性，不知道控制的進(jìn)度工具，認(rèn)為完善的計(jì)劃會(huì)自行達(dá)成目標(biāo)，沒(méi)有加強(qiáng)控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報(bào)告。 解決的方法就是擬定計(jì)劃。什么時(shí)候完成什么事情，由誰(shuí)來(lái)執(zhí)行，完成以后誰(shuí)匯報(bào)等程序，擬定詳細(xì)的計(jì)劃。第37頁(yè)/共60頁(yè)會(huì)議耽誤的原因及解決方法v會(huì)議沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，或者沒(méi)有會(huì)議目的v會(huì)議沒(méi)有議程v開(kāi)會(huì)找錯(cuò)人參加，或者是參加的人太多或太少，或者是關(guān)鍵的人沒(méi)有到會(huì)v開(kāi)會(huì)沒(méi)有計(jì)劃v會(huì)議過(guò)多或會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)v不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，或者不能準(zhǔn)時(shí)散會(huì)v開(kāi)會(huì)時(shí)有外來(lái)干擾v討論脫離議程的內(nèi)容浪費(fèi)時(shí)間v會(huì)議沒(méi)有結(jié)論，甚至?xí)鵁o(wú)議，議而未決v沒(méi)有追蹤對(duì)會(huì)議的執(zhí)

14、行情況1、會(huì)議要有目的，沒(méi)有目的就不開(kāi)會(huì)2、召開(kāi)會(huì)議首先安排會(huì)議的議程3、對(duì)找錯(cuò)人參加，參加的人數(shù)太多，太少的解 決方法4、 安排適當(dāng)?shù)挠?jì)劃5、會(huì)議的時(shí)間和次數(shù)要適當(dāng)6、務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)與散會(huì)7、應(yīng)付干擾、提高效率的辦法就是制定規(guī)則8、對(duì)于脫離討論議題的解決方法9、會(huì)要有議，議要有決，決要有行10、追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行第38頁(yè)/共60頁(yè)擱置的原因及解決方法v不明白問(wèn)題所在v沒(méi)有目標(biāo)，優(yōu)先的次序、完成的期 限不明確v沒(méi)有自我獎(jiǎng)勵(lì)v遇到急事立刻反應(yīng)v桌上一片混亂，沒(méi)有條理v缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)， 懶惰成性v沒(méi)法把事情分派出去，授權(quán)不當(dāng)v接受干擾v變更優(yōu)先程序v不完全，或者不可靠的資料妨礙了 工作

15、的完成1、 應(yīng)明白問(wèn)題所在2、 對(duì)于沒(méi)有目標(biāo)、先后次序、完成期限的解 決方法3、 自我獎(jiǎng)勵(lì)4、 遇到急事不立刻反應(yīng)5、 對(duì)于桌上一片混亂，沒(méi)有條理的解決方法6、對(duì)于缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)，懶惰 成性的解決方法7、 學(xué)會(huì)授權(quán)8、排除干擾9、保持優(yōu)先程序10、對(duì)于不完全和不可靠的資源妨礙工作的完 成的解決方法第39頁(yè)/共60頁(yè)危機(jī)應(yīng)付的原因及解決方法v不明白事情的重要性v沒(méi)有預(yù)期會(huì)發(fā)生問(wèn)題v反映過(guò)度把問(wèn)題當(dāng)危機(jī)看v忙著救火v做事拖延v工作時(shí)間預(yù)算的不切實(shí)際v機(jī)械故障，人為錯(cuò)誤v部屬不愿透露壞消息v因重要人物提出要求而引起的過(guò)度反應(yīng)v 進(jìn)度失控1、 解決方法是記錄危機(jī)工作日志，分析危機(jī) 的來(lái)源

16、、原因、重要性以及可控制的因素2、把潛在的問(wèn)題列出來(lái)，根據(jù)嚴(yán)重性及可能性 分門(mén)別類，然后提出可能的防范的措施，或 不可能防范的狀況下減輕不良后果的步驟。3、反應(yīng)不要過(guò)度4、事前預(yù)防5、做事不拖延6、工作時(shí)間預(yù)算的要切實(shí)際7、減少機(jī)械故障、人為的錯(cuò)誤8、部屬要透露壞消息9、因重要人物提出要求而不要引起過(guò)度的反應(yīng)10、進(jìn)度的失控要防范第40頁(yè)/共60頁(yè)事必躬親的原因及解決方法1、管理人員的上級(jí)引導(dǎo)v學(xué)會(huì)讓他獨(dú)當(dāng)一面v不斷地教他要接納錯(cuò)誤，從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)v引導(dǎo)他如何授權(quán)，去信任部屬，利用進(jìn)度報(bào)告加以控制2、管理人員自身應(yīng)注意v 學(xué)會(huì)表達(dá)完整，不讓人覺(jué)得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容v 把標(biāo)準(zhǔn)降到

17、大家可以接受的程度而不是自己的表現(xiàn)，并適當(dāng)?shù)目刂乒ぷ鬟M(jìn)度v 如果人手不足，部屬工作過(guò)量，當(dāng)一個(gè)主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)完成一部分，再完成另一部分，先把這個(gè)階段的事情完成，再把下一具階段完成，而不要一次性的賦予他們更多的任務(wù)或事情第41頁(yè)/共60頁(yè)人生目標(biāo)管理第42頁(yè)/共60頁(yè) 人生的領(lǐng)域心心心靈凈化理財(cái)規(guī)劃休閑藝術(shù)家庭和諧身體健康事業(yè)工作心智成長(zhǎng)人際關(guān)系第43頁(yè)/共60頁(yè)Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)的Relevant 與價(jià)值相關(guān)的Tractable 可跟進(jìn)的SMART第44頁(yè)/共60頁(yè) 目標(biāo)設(shè)定的步驟1、強(qiáng)烈的欲望 2、信念、信仰、信心 3、白紙黑

18、字寫(xiě)下來(lái) 4、要問(wèn)自己怎么做 5、分析現(xiàn)在的位子 6、你有哪些障礙 7、所需要的知識(shí) 8、誰(shuí)是你的客戶 9、堅(jiān)持不懈的努力第45頁(yè)/共60頁(yè)21項(xiàng)時(shí)間管理策略1、確定明確的目標(biāo)2、這些目標(biāo)要去分割、量化3、方向大于效率4、目標(biāo)要與價(jià)值觀吻合5、明確詳細(xì)的計(jì)劃6、每天的目標(biāo)必須完成7、輔助方案8、固定的時(shí)間做計(jì)劃9、每一件事情都要設(shè)定期限10、馬上行動(dòng)11、辨清事情的輕、重、緩、急12、把重要的事情辦成很緊急13、改變自我的意向14、專心專注于每一件事情15、遵循40/30/30法則（被動(dòng)/主動(dòng)/突破）16、第一次就把事情做對(duì)17、檢討是成功之母18、做最有價(jià)值的事情19、每天30分鐘獨(dú)處時(shí)間2

19、0、注意行動(dòng)的姿態(tài)21、把握痛苦和快樂(lè)的杠桿第46頁(yè)/共60頁(yè)突破思維格局第47頁(yè)/共60頁(yè) 思維方式與思維系統(tǒng) 電燈是否發(fā)光，首先取決于所在的電路系統(tǒng)是否正常，同樣，我們能否卓越，首先取決于我們的思維系統(tǒng)是否卓越。思路決定出路，思維的廣度和深度決定人生的高度。第48頁(yè)/共60頁(yè) 人生的狀態(tài)第49頁(yè)/共60頁(yè) 愛(ài)擁有快樂(lè)人生的根源四神：知足、感恩、善解、包容三寶：舍得、放下、忘記 心核以德為先，背負(fù)責(zé)任內(nèi)圣、回饋社會(huì)、接受、負(fù)責(zé)、每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)第50頁(yè)/共60頁(yè) 心幔積極心態(tài)，在黑暗中發(fā)現(xiàn)星星 動(dòng)作創(chuàng)造情緒，生理狀態(tài)影響心理狀態(tài) 不是因?yàn)槟憧鞓?lè)而笑了，而是因?yàn)槟阈α瞬趴鞓?lè) 一時(shí)心境一時(shí)心動(dòng)，長(zhǎng)久心境長(zhǎng)久行動(dòng)，永恒心境永恒行動(dòng) 三大層次：態(tài)度、激情創(chuàng)造奇跡、信念 兩大因素：改變生理狀態(tài)、改變注意力第51頁(yè)/共60頁(yè) 心殼外圓內(nèi)方，外化而內(nèi)不化