企業(yè)公司公文處理辦法制度范本

1、企業(yè)公司公文處理辦法制度范本第一章總則第一條為使本公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦文效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況，制定本辦法。第二條公司的公文是傳達(dá)上級(jí)指示精神、發(fā)布公司規(guī)章制度、實(shí)施內(nèi)部管理措施、請(qǐng)求和答復(fù)問(wèn)題報(bào)告和交流情況的重要工具。第三條公司綜合管理部是公司處理公文的管理部門(mén)。第四條公文處理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確。第五條在公文處理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和公司有關(guān)保密規(guī)定。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分類(lèi)、遞送、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。第二章公文主要種類(lèi)第六條公司公文主要包括：(一)決定對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排用“決定”。(二)通知轉(zhuǎn)發(fā)公

2、文； 發(fā)布規(guī)章制度； 傳達(dá)要求有關(guān)部門(mén)辦理和有關(guān)部門(mén)需要通知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知” 。(三)請(qǐng)示向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。(四)報(bào)告向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、 提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的詢(xún)問(wèn)，用“報(bào)告”。(五)通報(bào)表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況，用“通報(bào)”。(六)批復(fù)答復(fù)屬下請(qǐng)求事項(xiàng)，用“批復(fù)”。(七)函與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題； 向有關(guān)部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。( 八) 會(huì)議紀(jì)要記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，用“會(huì)議紀(jì)要”。(九)簡(jiǎn)報(bào)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、股東定期報(bào)告公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或其他重要活動(dòng)，用“簡(jiǎn)報(bào)”。( 十 ) 綜合管理部、財(cái)務(wù)

3、部發(fā)的管理文件。第三章公文格式第七條公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、 緊急程度、 文號(hào)、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送單位、主發(fā)單位、和時(shí)間等部分組成。( 一 ) 發(fā)文單位。應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)聯(lián)合行文時(shí)，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。( 二 ) 秘密公文。必須標(biāo)明密級(jí)。( 三 ) 緊急文件。應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。( 四 ) 發(fā)文字號(hào)。 包括發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文， 只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。( 五 ) 公司發(fā)出的公文，應(yīng)當(dāng)在公文首面文頭橫線右上方注明已閱人、簽發(fā)人姓名。 一般已閱人為董事長(zhǎng)、簽發(fā)人為總經(jīng)理。( 六 ) 公文標(biāo)題。 應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)

4、確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)或引用、轉(zhuǎn)發(fā)的文件名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。( 七 ) 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)。( 八 ) 除會(huì)議紀(jì)要外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。( 九 ) 成文時(shí)間。以總經(jīng)理簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。( 十 ) 文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞；上報(bào)的文件， 應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)部門(mén)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞應(yīng)位于發(fā)文時(shí)間的下方，抄送單位的上方。( 十一 ) 文件的主送單位應(yīng)用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。( 十二 ) 抄送單位一般按上行、平行、下行次序排列。( 十三 ) 公文文字從左至右橫寫(xiě)橫排。( 十四 ) 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4

5、型紙。左側(cè)裝訂。第四章行文方式第八條行文方式分為公司發(fā)文和公司部門(mén)便函。第九條公司發(fā)文時(shí)，文頭該置為“××擔(dān)保有限公司文件”紅色宋體字樣，文件編號(hào)為“××”，加主辦部門(mén)代字加年號(hào)加文件序號(hào)( 詳見(jiàn)附件 ) 。公司發(fā)文用于各類(lèi)以公司名義處理的事務(wù)，如對(duì)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、決定、批復(fù)，對(duì)重要事項(xiàng)的通知、通報(bào)。第十條便函用于不必標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的一般事務(wù)的聯(lián)系。第五章行文規(guī)則第十一條應(yīng)以公司名義行文的有：( 一 ) 向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告工作。( 二 ) 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)的文件。( 三 ) 對(duì)外聯(lián)系重要事務(wù)。( 四 ) 向公司各部門(mén)下達(dá)重要通知、決定、批復(fù)、通報(bào)、指示

6、等。( 五 ) 其他總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)經(jīng)公司名義行文的事務(wù)。第十二條向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)示問(wèn)題和報(bào)告工作要公開(kāi)行文，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。向上級(jí)的請(qǐng)示，在沒(méi)有得到指示前，不得下達(dá)。第十三條公司上報(bào)的公文， 除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外， 不得直接送交領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。確需要寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的文件， 應(yīng)以便函形式加蓋公司印章或以白頭文件形式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后發(fā)出。第十四條除主報(bào)單位外，送其他上級(jí)部門(mén)閱知的公司文件，合用“抄報(bào)”，送其部門(mén)或單位閱知的公司文件，均用“抄送”。第十五條公司部門(mén)之間不行文。第十六條公司業(yè)務(wù)部門(mén)以公司名義發(fā)文時(shí)須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱并由綜合管理部核稿。綜合管理部主要核對(duì)要否行文，以及文稿內(nèi)容、文種、

7、文字修辭及格式等是否符合行文要求。未經(jīng)綜合管理部核稿的文件，總經(jīng)理不予簽發(fā)。第十七條送發(fā)總經(jīng)理審閱簽發(fā)的公文，一般應(yīng)當(dāng)是無(wú)大的修改、紙面整潔的文稿。第十八條發(fā)文內(nèi)容涉及其他部門(mén)權(quán)限職能時(shí)，主辦部門(mén)應(yīng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商并組織會(huì)簽。第十九條外單位送公司會(huì)簽的聯(lián)合發(fā)文稿，由綜合管理部先送有關(guān)部門(mén)提出會(huì)簽意見(jiàn)，再送公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。會(huì)簽后由綜合管理部將會(huì)簽文稿退送外單位。第二十條發(fā)文文稿一般應(yīng)由微機(jī)打印。第二十一條經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件， 由綜合管理部編號(hào)、 打印。發(fā)文底稿留綜合管理部存檔。第六章公文辦理第二十二條公文辦理程序通常包括收文、登記、編號(hào)、分文、催辦、遞送、立卷、銷(xiāo)毀等。凡公司收到的公文，一律由綜合管

8、理部按辦理程序處理。第二十三條上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件，由綜合管理部登記后，送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，再送有關(guān)部門(mén)辦理。第二十四條對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的須辦文件，應(yīng)立即辦理，并在要求的期限內(nèi)辦文回復(fù)。第二十五條公文中凡涉及業(yè)務(wù)且分工明確可判的，由綜合管理部直接送公司有關(guān)部門(mén)處理。 分工不明確的，或明確但涉及重要事項(xiàng)的，由綜合管理部送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再按批示處理。第二十六條起草公文時(shí)應(yīng)當(dāng)做到：( 一 ) 要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律和有關(guān)規(guī)定。( 二 ) 符合公司的經(jīng)營(yíng)宗旨和利益。( 三 ) 情況真實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉、用語(yǔ)恰當(dāng)、條理清晰、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，要先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。( 四

9、) 使用人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年、月、日。( 五 ) 正文在內(nèi)容層次較多時(shí)，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)按以下排列：第一層為“一、”，第二層為“( 一 ) 、”，第三層為“ 1. ”，第四層為“ (1) ”。( 六 ) 必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。( 七 ) 不得使用獨(dú)創(chuàng)、費(fèi)解和容易使人產(chǎn)生歧義的詞語(yǔ)。( 八 ) 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。( 九 ) 草擬、修改公文要使用鋼筆或毛筆( 草擬時(shí)也可先在微機(jī)上進(jìn)行，打印后交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱修改 ) 。(

10、 十 ) 準(zhǔn)確填寫(xiě)公文抄送單位。送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件應(yīng)是整潔清楚的打印件，情況復(fù)雜的文稿要有說(shuō)明。第二十七條公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由綜合管理部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是： 是否需要行文； 是否符合國(guó)家的法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定；是否反映了公司的實(shí)際情況和符合公司的利益；是否需要與有關(guān)單位協(xié)商、會(huì)簽；文字表述、公文格式是否規(guī)范。第二十八條審批公文， 主審人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)在姓名和審批時(shí)間。其它審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。修改和簽批公文應(yīng)使用鋼筆或毛筆。第二十九條凡經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文內(nèi)容，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得改動(dòng)。第三十條公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)，記錄發(fā)文總份數(shù)。第三十一條送交打印的公文，必須有簽發(fā)人同意簽發(fā)的字樣。第三十二條公文首頁(yè)用紙應(yīng)用印有“××擔(dān)保有限公司文件”的文頭紙。第三十三條公文辦理完畢后， 綜合管理部應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。第三十四條沒(méi)有歸檔的和存查價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以定期銷(xiāo)毀。第三十五條各部門(mén)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告等各類(lèi)公文， 均應(yīng)送交公司綜合管理部統(tǒng)一轉(zhuǎn)呈。 公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后的公文仍由